淺析離職面談技巧

淺析離職面談技巧

離職面談是人力資源管理的重要組成部分，從屬于離職溝通，是離職管理的重要工作。恰當方式、恰當時(shí)機的離職面談會(huì )大大降低企業(yè)的員工流失損失，提高企業(yè)的競爭力。本文提出了離職面談的技巧，從搜集離職員工信息、選擇面談人和面談溝通策略等角度對離職面談進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：離職面談 離職 離職管理

毋庸置疑，員工離職會(huì )給企業(yè)造成巨大的損失。由于離職管理處理失當，企業(yè)的核心技術(shù)、核心團隊和核心客戶(hù)流失的案例比比皆是，所以企業(yè)對員工的離職管理應該格外慎重。

離職面談從屬于離職溝通，是離職管理中的重要工作，特指員工準備離職前和員工進(jìn)行的溝通交流形式，是在員工準備離職或者已經(jīng)辦理離職即將離開(kāi)公司時(shí)，企業(yè)與員工進(jìn)行的談話(huà)。恰當方式、恰當時(shí)機的離職面談會(huì )大大降低企業(yè)的員工流失損失，提高企業(yè)的競爭力。筆者認為要高效的組織實(shí)施離職面談應主要從以下幾方面著(zhù)手。

一、注重離職員工信息搜集

“凡事預則立，不預則廢”。要保證組織離職溝通的有效性，在進(jìn)行離職溝通前進(jìn)行必要的準備，進(jìn)行與離職員工有關(guān)的信息的搜集，可以為進(jìn)行高效、成功的溝通打好基礎。

具體而言，搜集的信息應該包括三類(lèi)。第一類(lèi)為與所屬離職員工有關(guān)的個(gè)人信息，包括職位信息、心理狀況信息、閱歷與經(jīng)驗信息、家庭背景信息、生活狀況信息。第二類(lèi)是指與員工有關(guān)的績(jì)效和薪酬信息，包括所獲得的榮譽(yù)和獎勵信息、薪酬福利信息、績(jì)效表現等內容;第三類(lèi)是指員工離職信息，包括離職原因、離職后的目標單位、目標崗位。相比較而言，第一、二類(lèi)信息的獲取較為簡(jiǎn)單，第三類(lèi)信息搜集難度較大，但是此類(lèi)信息的有效獲得會(huì )有助于把握員工離職的核心原因，促進(jìn)離職面談的成功。

二、慎重選擇面談人

一般而言，離職面談通常應由企業(yè)人力資源管理部門(mén)負責實(shí)施。對于核心員工，由于其所處地位在企業(yè)舉足輕重，對于非常之人需要選擇高級官員主持面談。離職面談的人選有兩種思路：一是可以由人力資源部門(mén)相關(guān)人員實(shí)施面談;二是由企業(yè)管理人力資源業(yè)務(wù)的副總裁或者分管離職員工部門(mén)的副總裁執行。

當然對于最為稀缺的員工有時(shí)甚至需要企業(yè)最高領(lǐng)導親自出馬，以表示企業(yè)對該員工的重視和其離職行為的重視。根據二八管理的原則，對此類(lèi)員工的離職面談應該重點(diǎn)管理，對于非常之人由公司高層主持面談可以大大提高離職面談的效果。

三、正確選擇溝通目標策略

在員工離職前，對于面談策略的恰當把握，會(huì )有助于降低離職率以及緩解員工抱怨。通常面談策略應根據面談對象、面談時(shí)機以及面談原因的不同有所差別。

例如某些員工做出離職決定是因為工作中的某種突發(fā)事件為誘因，這類(lèi)員工離職決定往往事前難以預見(jiàn)。因此，對于這類(lèi)員工進(jìn)行離職面談首先更像是一次平息員工心中的怨氣的心理輔導，選擇適當的時(shí)機、適當的地點(diǎn)和員工一起共同冷靜地權衡離職的得失，從而使員工能夠放棄原先的離職決定。另外，對于這類(lèi)員工離職溝通的時(shí)機選擇應該恰到好處。如果溝通過(guò)于急迫，可能加劇員工的抵觸心理，從而使溝通功虧一簣;而過(guò)分拖延，也不利于提高溝通效果，可能溝通尚未啟動(dòng)，員工離職已經(jīng)木已成舟，無(wú)可挽回。

還有些員工對于離職決定的做出是進(jìn)行了長(cháng)期考慮的，相比較前一類(lèi)員工，這類(lèi)員工的離職決定非常堅決，進(jìn)行了充分的利害得失的分析。對于這類(lèi)員工離職面談進(jìn)行溝通時(shí)有雙層目的，其一希望通過(guò)離職面談能夠對核心員工進(jìn)行挽留，其二借離職面談之機反省企業(yè)的管理。在面談時(shí)對其離職動(dòng)機進(jìn)行全面的分析，從而來(lái)分析、判斷員工離職是否與企業(yè)管理或者政策有關(guān)，從而排除未來(lái)員工管理的隱患;如果通過(guò)離職面談發(fā)現了企業(yè)存在的問(wèn)題，應及時(shí)補漏，避免諸如多米諾骨牌情況的產(chǎn)生。

四、建立信任關(guān)系，注重溝通話(huà)題設計

在離職溝通過(guò)程中，應該注重信息的雙向傳遞。顯然，這里的注重傾聽(tīng)員工的看法絕不是機械地介紹企業(yè)的離職規定。因為真誠是有效溝通的開(kāi)始，應該給員工充分的表達機會(huì )，才能有效地傾聽(tīng)和了解員工的真實(shí)想法。

傾聽(tīng)也是建立信任關(guān)系的一種技巧。員工的離職溝通過(guò)程也可以看成是一種讓員工發(fā)泄的過(guò)程，通過(guò)幫助員工選擇一個(gè)和諧的環(huán)境，讓員工進(jìn)行情感的宣泄，溝通人再適時(shí)地進(jìn)行疏導，就很可能幫助實(shí)現離職溝通的成功。

為了促使溝通的順利，溝通話(huà)題的設計也應該仔細斟酌。話(huà)題中首先應該有選擇性的設計部分封閉式問(wèn)題，這可以幫助我們校正面談的方向，但是這類(lèi)問(wèn)題不宜設計過(guò)多;下一步為了提高溝通的效果，獲取溝通的深度信息，我們則應該多設計一些開(kāi)放式問(wèn)題。如針對公司績(jì)效考評系統優(yōu)劣的問(wèn)題，可以設計成“您覺(jué)得上次公司的考評方案在哪些方面有待改進(jìn)?”“你不太贊成公司的A實(shí)施方案，你覺(jué)得有哪些改進(jìn)方案?”，這樣會(huì )幫助打開(kāi)溝通的困境。

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