職業(yè)院校教學(xué)檔案的管理

關(guān)于職業(yè)院校教學(xué)檔案的管理

　　職業(yè)院校教學(xué)檔案管理是學(xué)校管理工作中的一項十分重要內容，教學(xué)檔案的規范、完善程度，與各級評估指標體系的評價(jià)標準密切相關(guān)。檔案管理的科學(xué)與否，直接影響到整個(gè)職業(yè)院校教學(xué)工作能否合理有序地進(jìn)行，同時(shí)也是衡量職業(yè)院校管理水平的一把標尺。

　　一、職業(yè)院校教學(xué)檔案的分類(lèi)

　　職業(yè)院校教學(xué)檔案種類(lèi)繁多，內容龐雜，按類(lèi)劃分為四大類(lèi)。

　�。ㄒ唬┙虒W(xué)管理類(lèi)。上級教育行政管理部門(mén)下達的課程設置，教學(xué)大綱、教學(xué)質(zhì)量檢查、教學(xué)評估等資料，學(xué)籍檔案、招生計劃；各系部根據上級的精神制定的適合本系部的教學(xué)制度、辦法、規定、條例、守則等文件；各系部結合具體情況制定的專(zhuān)業(yè)建設規劃；各專(zhuān)業(yè)教學(xué)計劃；各課程的教學(xué)大綱；教師工作量的規定與課時(shí)計算規定；各學(xué)期的課程安排等。

　�。ǘ�）教師業(yè)務(wù)類(lèi)檔案。主要內容有教師的個(gè)人學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)和相關(guān)證明記錄材料，教師培訓方面的材料，教師晉升專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評審材料和聘任材料，教師教研情況，包括教學(xué)科研成果、成果轉化及獲獎情況，發(fā)表的學(xué)術(shù)論文、論著(zhù)、編撰的教材、教學(xué)計劃、教案等。

　�。ㄈ�）實(shí)驗室建設類(lèi)。實(shí)驗室建設的材料及實(shí)驗室的論證、評估、申報及審批材料，儀器設備的購置計劃，報告、安裝調試、保修單、移交文件、檢修使用的故障記錄、使用情況統計等。

　　二、職業(yè)院校教學(xué)檔案的特點(diǎn)

　　職業(yè)院校教學(xué)檔案是教學(xué)活動(dòng)的客觀(guān)反映和總結，它不同于一般的文書(shū)檔案，它有如下特點(diǎn)：

　�。ㄒ唬﹥热輳V泛多樣。一方面學(xué)校辦學(xué)規模越來(lái)越大，招生形式越來(lái)越多樣化，辦學(xué)領(lǐng)域不斷拓寬。新學(xué)科、新專(zhuān)業(yè)不斷涌現，使得教學(xué)檔案的內容也越來(lái)越廣泛，教學(xué)內容越來(lái)越豐富。隨著(zhù)專(zhuān)業(yè)的增多，多學(xué)科互相滲透，交差不斷加強，使得教學(xué)內容多學(xué)科越來(lái)明顯，與之相適應，檔案材料也越來(lái)越豐富。

　�。ǘ�）材料來(lái)源分散。職業(yè)院校教學(xué)檔案信息來(lái)源于教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節和教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，也包括來(lái)自上級教育主管部門(mén)對教學(xué)工作、教學(xué)改革和人才方面的培養等方面的指令、規定、條例。同時(shí)還有在日常教學(xué)活有關(guān)領(lǐng)導動(dòng)中形成的教學(xué)檔案。信息涉及的部門(mén)分散，既上級領(lǐng)導部門(mén)、本單位教研室、實(shí)驗室和教學(xué)管理部門(mén)等。

　�。ㄈ�）歸檔時(shí)間不同。教學(xué)檔案在年度劃分上與其它檔案不同。其它檔案按年度歸檔，而教學(xué)檔案是按學(xué)年度進(jìn)行歸檔的，歸檔時(shí)間從上一年的9月1日到當年的8月31日結束。

　　三、教學(xué)檔案管理存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬�檔案意識不強。很多職校的教師員工檔案意識比較淡薄，對檔案的重要性沒(méi)有充分的認識，特別是大多數教學(xué)和教輔人員對教學(xué)檔案工作認識不足，甚至于對教學(xué)檔案歸檔持抵觸態(tài)度。有的專(zhuān)家、教師認為，教學(xué)科研成果是他們自已的心血的結晶，自我保存得相當好，沒(méi)必要歸檔；有的教師認為，材料放在自己手中，用起來(lái)方便。還有檔案管理部門(mén)服務(wù)意識淡薄，墨守成規。坐等別人上門(mén)交檔案，很少深入到教學(xué)單位去宣傳教學(xué)檔案。應讓大家明確檔案在學(xué)校工作中的重要意義，喚醒教師的檔案意識，積極主動(dòng)的變等收上門(mén)指導與催收。

　�。ǘ�）管理體制不完善。在管理體制上，部分職校校院系檔案機構不健全，人員安排不到位，經(jīng)費投入不足，從而導致教學(xué)資料管理處于無(wú)序狀態(tài)。在部門(mén)規劃和工作制度中，很少提及檔案工作，既使形成一些文件材料，也因為沒(méi)有相應的管理制度，缺少統一可執行的標準，從而導致教學(xué)檔案的分類(lèi)、整理處于混亂狀態(tài)。

　�。ㄈ�）教學(xué)檔案信息資源開(kāi)發(fā)力度不夠。教學(xué)管理內容的信息化程度不高。傳統的職校教學(xué)檔案基本上都是以紙質(zhì)檔案為主，占用了大量的庫房空間，管理成本高。另外，教學(xué)日常管理的材料存檔不全，各院系之間的檔案難以進(jìn)行交流。這些導致了教學(xué)檔案信息資源難以實(shí)現共享。

　　四、職業(yè)院校教學(xué)檔案管理工作的開(kāi)發(fā)建設

　�。ㄒ唬┘訌娊虒W(xué)檔案管理制度的開(kāi)發(fā)建設

　　職校的教學(xué)管理部門(mén)應根據國家的有關(guān)檔案法規和學(xué)院的實(shí)際情況，建立健全教學(xué)檔案管理工作的各項規章制度，把檔案建設工作列入學(xué)校工作計劃，并建立有效的監督管理和激勵機制。逐步做到“三納入”、“四同步”，即把檔案管理納入院系工作計劃、管理制度和教師的職責范圍，在布置、檢查、總結和驗收各項工作的同時(shí)，也布置檢查總結和驗收檔案工作。教學(xué)檔案是教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)紀錄，是進(jìn)行教學(xué)研究必不可少的素材，只有依據可靠的教學(xué)檔案作為研究依據，才能對教學(xué)的特點(diǎn)進(jìn)行定量和定性的分析，挖據科學(xué)、有效的教學(xué)方法，從而最大限度地提高教學(xué)質(zhì)量。

　�。ǘ�）加強教學(xué)檔案編研工作開(kāi)發(fā)

　　加強教學(xué)檔案的編研工作，有利于開(kāi)發(fā)檔案資源，發(fā)掘檔案的潛在功能。學(xué)院檔案管理人員應重視發(fā)掘教學(xué)檔案內容的工作，及時(shí)對教學(xué)檔案信息進(jìn)行分析、研究、篩選、加工、編篆，把原始的、分散的、零碎的、靜態(tài)檔案變成專(zhuān)指的、系統的、活的檔案信息，并及時(shí)準確地傳遞出去，以供學(xué)校師生和社會(huì )使用。此外，科學(xué)系統地做好編研工作，還可使檔案充分發(fā)揮其潛在的價(jià)值，為撰寫(xiě)校史，調整專(zhuān)業(yè)設置，分析學(xué)生畢業(yè)分配形勢，豐富教學(xué)和教研活動(dòng)等提供有力依據。

　�。ㄈ�）加強教學(xué)檔案管理隊伍建設

　　從當前形勢來(lái)看，擁有一支既懂檔案知識，又懂教學(xué)管理并能運用現代化手段的教學(xué)檔案管理隊伍是做好教學(xué)檔案管理工作的關(guān)鍵，職校應當配備專(zhuān)職的教學(xué)檔案管理人員，并對其進(jìn)行檔案專(zhuān)業(yè)知識培訓，使他們掌握檔案工作的基本知識和專(zhuān)業(yè)技能，計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)知識培訓。同時(shí)，檔案工作者在實(shí)踐中要解放思想，實(shí)事求是，與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平。

　�。ㄋ模�實(shí)現職校教學(xué)檔案管理現代化

　　實(shí)現職校教學(xué)檔案管理信息化，是提高職校教學(xué)檔案管理效率的必由之路。伴隨著(zhù)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，計算機應用技術(shù)的普及，校園局域網(wǎng)的建立，都為教學(xué)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò )化和現代化奠定了基礎。職校教學(xué)檔案管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，改變傳統的管理模式，將死檔案變成活檔案，將文字檔案變成電子檔案。以光盤(pán)和網(wǎng)頁(yè)等形式鮮活地顯現給更多人。因此，教學(xué)檔案管理者有必要了解和掌握先進(jìn)的管理知識，不斷學(xué)習和更新現代化管理經(jīng)驗。

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