民辦高校教學(xué)檔案規范化管理研究論文

民辦高校教學(xué)檔案規范化管理研究論文

　　【摘要】隨著(zhù)時(shí)代的不斷發(fā)展，民辦高校檔案管理工作也同其他工作一樣需要有所創(chuàng )新。在完善的校園網(wǎng)環(huán)境下，民辦高校的檔案工作性質(zhì)較以前發(fā)生了變化，從傳統的手工操作轉變?yōu)殡娮游募�讓管理工作從被�?dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)，而規范化管理則成為檔案工作的重中之重。

　　【關(guān)鍵詞】民辦高校；院系教學(xué)檔案室；規范化

　　民辦高校檔案管理工作可以在借鑒其他各高校優(yōu)質(zhì)的工作方法的基礎上，去引薦國外的先進(jìn)管理經(jīng)驗和管理技術(shù)，在一定程度上提高自身的檔案管理經(jīng)驗和能力。鑒于此，我校也應該不斷改進(jìn)，通過(guò)對資料進(jìn)行系統和全面的分類(lèi)，結合現代化的管理模式，認真總結現存的各種問(wèn)題，將建筑工程學(xué)歸檔資料實(shí)現規范化、制度化、系統化、專(zhuān)業(yè)化管理。

　　一、民辦高校檔案目前存在的問(wèn)題

　�。ㄒ唬┙ㄖ�工程學(xué)院檔案管理工作較其他學(xué)院相比稍顯落后。民辦高校檔案管理缺少一套合理且完整的規章制度和管理流程做輔助，在檔案的管理工作方面有所欠缺。

　�。ǘ�）作為教學(xué)活動(dòng)的一線(xiàn)教學(xué)單位，建筑工程學(xué)院身上承擔著(zhù)十分艱巨的教學(xué)目標和教學(xué)任務(wù)。但是在我國教育行政的管理部門(mén)下發(fā)的高校五年一周期的教學(xué)評估背景下，有許多教師紛紛把注意力放在教學(xué)計劃和教學(xué)工作的實(shí)踐當中，雖然有效提升了教學(xué)質(zhì)量，但是在教學(xué)檔案的管理方面出現了疏忽，平時(shí)的整理也大都是為了敷衍突擊檢查。

　�。ㄈ�）學(xué)校目前的檔案管理手段和管理方式仍舊屬于傳統基礎上的小變革，并未實(shí)現真正基礎上的創(chuàng )新。除此之外，隸屬學(xué)校教學(xué)檔案管理的業(yè)務(wù)指導和執行部門(mén)，即學(xué)校的檔案館（室）在建筑工程學(xué)院的監督和管理工作方面不夠嚴格，有時(shí)還出現指導不及時(shí)的情況，并且存檔的要求每年在改變而不是改進(jìn)。

　�。ㄋ模┮越ㄖ�工程學(xué)院的實(shí)習資料為基礎，學(xué)生的實(shí)習資料保存期限短。并且沒(méi)有得到充分利用，存檔后基本成了一堆廢品，到期就運走。

　　二、針對問(wèn)題的解決對策

　�。ㄒ唬┰鰪妼W(xué)生、教師的檔案意識。在民辦高校檔案管理工作的提高方面，首先要增強學(xué)生和教師的檔案意識，通知宣傳和規定的方式讓學(xué)生和教師充分感受到檔案的重要性，進(jìn)而明白檔案管理工作對于他們自身的重要性。讓學(xué)生在了解檔案重要性的基礎上在資料的填寫(xiě)和上交方面注入更多的細心與態(tài)度，以更好確保民辦高校學(xué)生檔案和材料的準確性和完整性。教師作為高校諸多管理者之一，更要以身作則在學(xué)生面前起到模范作用，端正自己在民辦高校檔案管理方面的態(tài)度，增強自身的責任心，才能更好的確保民辦高校檔案管理的各個(gè)環(huán)節盡可能做到最好。

　�。ǘ�）建立健全檔案管理機制。增強民辦高校的法律法規建設，在民辦高校檔案的管理工作方面遵循有關(guān)教育部門(mén)下發(fā)的《檔案法》，并且依據民辦高校發(fā)展的實(shí)際情況做出適當性的整改和提高。除此之外，本校還需要在充分分析校園實(shí)際情況，并制定相對應的《高校學(xué)生檔案管理工作條例》，明確各個(gè)教師、管理者或者學(xué)生的職責所在，不僅有利于教師和管理者按規律辦事，使大學(xué)生檔案管理有章可循，有法可依，指導大學(xué)生檔案管理工作的順利開(kāi)展。

　�。ㄈ�）豐富學(xué)生檔案內容。為了進(jìn)一步與社會(huì )接軌，給學(xué)生就業(yè)提供比較優(yōu)勢，民辦高校應在學(xué)生檔案內容方面進(jìn)行創(chuàng )新，除了必要的對學(xué)生綜合素質(zhì)評定的資料，類(lèi)似英語(yǔ)等級證書(shū)、專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、計算機等級證書(shū)、社團實(shí)踐證明以及學(xué)生獲獎情況等可以充分表明學(xué)生德智體美全面發(fā)展的資料，民辦高校需要一并整理封裝在學(xué)生檔案中，為用人單位提供準確信息。在學(xué)生檔案中有幾個(gè)方面要注意：1.在學(xué)生的專(zhuān)業(yè)素養方面，主要以學(xué)生的專(zhuān)業(yè)資格證書(shū)、實(shí)習經(jīng)驗、社會(huì )實(shí)踐活動(dòng)證明等資料為主。2.在學(xué)生的綜合能力方面，學(xué)校要注重學(xué)生德智體美是否得到了全面發(fā)展，以學(xué)生的獲獎證書(shū)和獲獎作品來(lái)體現。3.在學(xué)生的心理素質(zhì)方面，可以給學(xué)生建立個(gè)人心理檔案，從學(xué)生的平時(shí)表現、課堂情況、心理課的學(xué)習等方面去跟蹤調查學(xué)生的心理素質(zhì)發(fā)展程度，在學(xué)生有需要的時(shí)候做輔導，提高學(xué)生的綜合心理素質(zhì)。

　　三、民辦高校檔案管理方法

　�。ㄒ唬┙�立規章制度。在確保管理者對檔案信息知識、檔案信息對個(gè)體和群體重要性的基礎上，要審核管理者的綜合素質(zhì)，并且以明確的規章制度制約其工作內容和行為，適當增加獎懲制度。經(jīng)過(guò)多年的努力，民辦高校檔案信息管理工作無(wú)論在軟件還是硬件上都得到了改善和加強。但即便如此，在對民辦高校檔案管理工作的審核過(guò)后，我們仍舊發(fā)現其中存在的問(wèn)題。比如檔案的管理方法不夠合理，科學(xué)性不強，在檔案的宣傳力度和持久性方面有所欠缺，使得檔案管理重要性的意識沒(méi)有真正深入人心。重視檔案管理工作，不僅要求檔案管理人員有著(zhù)良好的工作作風(fēng)，還需要增強管理人員在檔案管理工作方面的使命感和責任心，明確創(chuàng )新對檔案管理工作不可或缺的重要性。最后，民辦高校還需要結合自身的實(shí)際情況，制定與之相關(guān)的規章制度，并且嚴格遵守，保證管理工作的每個(gè)環(huán)節負責到位。

　�。ǘ�）開(kāi)創(chuàng )性地開(kāi)展基層檔案管理工作。在民辦高校的檔案管理工作過(guò)程中，容易出現文件收納不完整或者文件遺漏的情況，因此我們需要在民辦高校中開(kāi)創(chuàng )性地開(kāi)展基層檔案管理工作，在民辦高校建立檔案信息資源管理網(wǎng)。首先這個(gè)網(wǎng)絡(luò )需要有固定且管理經(jīng)驗豐富的人員進(jìn)行把關(guān)和管理。其次，民辦高校還要不定期給管理人員進(jìn)行實(shí)地培訓，不論是網(wǎng)絡(luò )上各個(gè)環(huán)節的管理和負責人，還有對資料收集的第一手負責人，要進(jìn)行管理知識的培訓，使他們認清管理的分類(lèi)、方式以及步驟，盡可能減少各個(gè)環(huán)節出現問(wèn)題。再者，民辦高校還應該指定專(zhuān)門(mén)的監督小組，不定時(shí)抽查管理人員的工作情況，有效監督民辦高校檔案管理工作的進(jìn)度和合理性。除此之外，在這一整套的管理工作當中，民辦高校還應該配備相應的硬件設施，提高民辦高校檔案管理工作網(wǎng)絡(luò )化管理的水平。在設備滿(mǎn)足的情況下，民辦高校還需要設置一定的獎懲制度，以物質(zhì)激勵和懲罰的方式增強管理人員工作的積極性，不僅更有利于提高管理工作的質(zhì)量，還在一定程度有助于管理工作的創(chuàng )新。

　�。ㄈ�）建立校園檔案信息登錄管理系統。前面我們也提到過(guò)，民辦高校擁有一個(gè)優(yōu)勢，就是完善的校園網(wǎng)，也因此民辦高校檔案管理工作的性質(zhì)較以前相比發(fā)生了質(zhì)的變化，從以前的被動(dòng)轉變了現如今的主動(dòng)。在先進(jìn)設備和技術(shù)的幫助下，民辦高校檔案管理工作的科學(xué)性和實(shí)用性得到充分的發(fā)展。但是，在民辦高校檔案管理工作中也存在著(zhù)一些問(wèn)題，比如檔案管理工作者的觀(guān)念落后，管理手段與一些優(yōu)秀高校相比略顯傳統，管理工作缺乏系統性的流程和規定等問(wèn)題，而這也充分表明了建立校園檔案信息登錄管理系統的重要性。通過(guò)完善的校園網(wǎng)建立起來(lái)的檔案管理系統，可以為有需要的讀者提供相關(guān)的資料，充分融入網(wǎng)絡(luò )時(shí)代的優(yōu)勢，彌補民辦高校自身檔案管理工作力所不能及之處，通過(guò)可行的軟件系統，給學(xué)生和工作人員建立專(zhuān)門(mén)的檔案信息收錄網(wǎng)站。這個(gè)網(wǎng)站還需要開(kāi)發(fā)兩個(gè)系統，一個(gè)是檔案資料存儲系統，可以分門(mén)別類(lèi)地把人員各個(gè)資料進(jìn)行整理和設置，如單位、姓名、是否存檔、項目、內容等清晰標注，構成一個(gè)完整的管理程序，方便管理人員更好地整合和分析。同時(shí)這個(gè)系統也可以有效地避免錄入資料的麻煩以及手工整理資料時(shí)容易出現紕漏的問(wèn)題；另一個(gè)系統是資料／項目查詢(xún)系統，方便使用者或者管理者借助強大的互聯(lián)網(wǎng)查找所需的內容，盡可能全方位滿(mǎn)足諸多的需求，再經(jīng)由網(wǎng)絡(luò )連接民辦高校本身的資料儲存系統，使資料查找和提取更具有合理性和科學(xué)性。在這樣一組系統的管理模式中，我們可以看到創(chuàng )新在其中發(fā)揮的作用，也明白了民辦高校檔案管理工作的任重而道遠。

　�。ㄋ模┙�立新的管理機制，深度研發(fā)檔案信息資源。檔案管理工作實(shí)現了科學(xué)化管理后，檔案管理部門(mén)也不能懈怠，需要就科學(xué)化的管理進(jìn)行自身的職能轉變，這樣有利于民辦高校開(kāi)拓新的管理機制。主要從以下三個(gè)方面著(zhù)手：一是著(zhù)重加強檔案著(zhù)錄，完善科學(xué)檢索體系。二是大力加強學(xué)校檔案的編研工作。三是提高檔案信息的系統化進(jìn)程。在這一方面可以適當依靠各種宣傳媒體或者宣傳渠道，比如在網(wǎng)絡(luò )和報考上為民辦高校的檔案管理工作專(zhuān)門(mén)開(kāi)辟一個(gè)“檔案利用”專(zhuān)欄，讓各民辦高校在專(zhuān)欄中分享自己的管理工作經(jīng)驗和技術(shù)，并且普及和介紹各式各樣先進(jìn)或有用的管理知識和技巧，如檔案管理人員在研究自身所在部門(mén)后得出的建議或者發(fā)現，將其寫(xiě)成課題，做成工程項目或者產(chǎn)品等，可以充分滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。

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