辦公室文秘人員的能力結構探討論文

辦公室文秘人員的能力結構探討論文

　　【摘要】辦公室文秘工作是一份要求高、能力強的工作，它要求文秘人員要有較強的寫(xiě)作能力，這種寫(xiě)作涉及范圍很廣，有新聞寫(xiě)作，也有文章寫(xiě)作，還有宣傳稿的寫(xiě)作等等。同時(shí)辦公室文秘人員還必須擁有的一項能力是公關(guān)能力，它要求文秘人員能處理好辦公室工作的各項事情，尤其面對各種公關(guān)危機時(shí)的處理能力。本文以辦公室文秘人員為主線(xiàn)，探討文秘人員的能力結構。

　　【關(guān)鍵詞】辦公室；文秘人員；能力結構

　　隨著(zhù)時(shí)代的不斷發(fā)展，社會(huì )情況越來(lái)越復雜，社會(huì )對辦公室工作文秘人員需求量不斷增加的同時(shí)對文秘人員的從業(yè)要求也不斷加強。所以，作為一個(gè)辦公室文秘人員，必須提升自己的綜合素質(zhì)，讓自己具備強大的工作能力，只有這樣才能達到社會(huì )對辦公室文秘人員的要求，而自己本身也不會(huì )在激烈的競爭中處于淘汰邊緣。

　　一、現階段辦公室文秘人員的社會(huì )需求現狀調查

　　前文筆者提到，時(shí)代的發(fā)展，社會(huì )出現了很大變化，社會(huì )對于辦公室文秘需求量將不斷增加。從現實(shí)情況看，辦公室文秘人員確實(shí)擁有很強的能力，在完成自己本職工作的同時(shí)還可以為領(lǐng)導分擔部分工作，協(xié)助領(lǐng)導處理好各項事務(wù)，保證了工作的順利進(jìn)行。辦公室文秘屬于功能型以及綜合型人才，受到很多公司企業(yè)的青睞，不同領(lǐng)域對辦公室文秘人員的需求量也不盡相同。

　　站在整個(gè)社會(huì )的角度考慮，辦公室文秘呈現出需求量不斷增加的現象。然而，站在內部來(lái)看，辦公室文秘的職業(yè)崗位出現了很大改變。一般來(lái)講，大型公司內部分工比較細，對于細節工作要求比較嚴格，辦公室文秘人員在大型公司會(huì )受到很大重視。一些外資企業(yè)和民營(yíng)企業(yè)在辦公室文秘人員的需求量上也不斷增加。此外，事業(yè)單位、國家機關(guān)等部門(mén)對于辦公室文秘人員的需求量有所下降。

　　二、探討辦公室文秘人員能力結構

　　辦公室文秘人員工作能力主要表現在基礎能力和結構能力這兩個(gè)方面，這兩種能力可以很立體地反映出現代辦公室文秘人員的能力結構，構成了辦公室文秘人員的能力系統。

　�。ㄒ唬┗�礎能力結構。包括如下方面：

　　1.敏銳的觀(guān)察能力。有過(guò)辦公室工作經(jīng)驗的人都清楚觀(guān)察力對于辦公室文秘人員的重要性。辦公室文秘人員的觀(guān)察能力與一般工作人員的觀(guān)察能力不同，它主要表現在對上級領(lǐng)導言語(yǔ)、臉色、行動(dòng)等方面的觀(guān)察。對于辦公室文秘來(lái)講，他們最基本的的工作內容其實(shí)就是傳達信息，負責聯(lián)系上下級，方便人員溝通。正是由于這種工作內容的存在，所以辦公室文秘人員要能夠察言觀(guān)色，善于觀(guān)察并記住身邊的人和事�，F在的領(lǐng)導都是知識豐富、能力突出的領(lǐng)導，他們看待問(wèn)題處理事情的想法隨時(shí)可能產(chǎn)生變化，進(jìn)而給文秘人員來(lái)個(gè)突襲，文秘人員因為準備不足而工作沒(méi)做好。所以，辦公室文秘人員平常一定要對領(lǐng)導多了解，知道領(lǐng)導內心深處的想法，只有這樣才能將被動(dòng)變主動(dòng)，利于工作的進(jìn)行。

　　2.超強的記憶能力。通常來(lái)講，記憶力指得是人大腦記憶事物的能力，但是對于辦公室文秘人員來(lái)說(shuō)，僅僅擁有這種記憶力是遠遠不夠的，他們需要的更多是對于經(jīng)驗的存儲。辦公室文秘人員必須要牢牢記住上級領(lǐng)導傳達的每一項重要信息，以防因為信息的傳達失誤而造成工作的失職。超強的記憶能力是辦公室文秘人員必須具備的，對于突發(fā)事件的處理一定要沉著(zhù)冷靜，運用之前可能處理類(lèi)似突發(fā)情況時(shí)采取的措施進(jìn)行處理，不要讓自己手忙腳亂。同時(shí)，辦公室文秘人員處理繁雜工作的時(shí)候，需要記憶的東西很多，所以，超強的記憶力有助于辦公室文秘人員工作的順利進(jìn)行。

　�。ǘ�）專(zhuān)業(yè)能力結構。包括如下幾個(gè)方面：

　　1.良好的文字表達能力。文字表達能力是辦公室文秘人員進(jìn)行溝通交流的的一種能力，是辦公室文秘人員必須具備的。對于辦公室文秘人員來(lái)講，他們從事的工作就是經(jīng)常跟文字打交道，例如向上級領(lǐng)導反映情況，和同事進(jìn)行工作溝通，涉及到的都是文字方面。所以，辦公室文秘人員一定要具備良好的文字表達能力，也就是文字寫(xiě)作能力要強，精通寫(xiě)作技巧，擁有較高的寫(xiě)作水平。這就要求辦公室文秘人員在日常工作生活中多積累寫(xiě)作素材，多閱讀一些讀物，并不斷進(jìn)行寫(xiě)作練習，提高自己的文字表達能力，進(jìn)而提高自身工作能力。

　　2.熟練的辦公自動(dòng)化能力。辦公自動(dòng)化主要是辦公室文秘人員能夠熟練操作一些現代化辦公設備、器材、通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)等。一般辦公室最主要的設備主要有計算機、打印機以及傳真機等，辦公室文秘人員一定要對基本的辦公設備熟悉，掌握其操作規范。而且，隨著(zhù)時(shí)代的進(jìn)步，現在辦公室辦公很多都實(shí)現了數據、文字、事務(wù)處理一體化。因此，如果辦公室文秘人員沒(méi)有較強的辦公自動(dòng)化能力，那幺在他們日常的工作當中將會(huì )碰到很多困難。反之，具備良好的辦公自動(dòng)化能力有利于他們日常工作的順利進(jìn)行。

　　三、結語(yǔ)

　　作為一名辦公室文秘從業(yè)者，必須要掌握一些基本的從業(yè)能力，主要是基礎能力和結構能力，擁有這兩種能力是辦公室文秘人員順利工作的基礎，并促進(jìn)辦公室文秘人員綜合素質(zhì)的提高。

　　【參考文獻】

　　[1]呂沁芮.淺談辦公室文秘人員的能力結構[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，12（3）：1-1.

　　[2]周巍巍.探究黨委辦公室文秘人員的業(yè)務(wù)素養[J].企業(yè)文化旬刊，2016，25（7）：43-43.

　　[3]曹闖.提升辦公室秘書(shū)素質(zhì)的對策探討[J].中小企業(yè)管理與科技旬刊，2014，36（8）：2-2.

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