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高校辦公室文秘人員應具備的素質(zhì)與能力探討論文
摘要:高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質(zhì)和理論修養、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養等,新時(shí)期對高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質(zhì),為學(xué)校發(fā)展作出更大的貢獻。
關(guān)鍵詞: 高校辦公室 文秘人員素質(zhì) 探討
當今中國,高等教育的發(fā)展步伐越來(lái)越快,形勢不斷變化。高校辦公室的功能與作用也隨著(zhù)高等教育的發(fā)展變化不斷地發(fā)展變化,其主要功能之一——為領(lǐng)導起草、撰寫(xiě)各種文字材料,如報告、總結、講話(huà)稿等也不斷在加強和發(fā)展,而對撰寫(xiě)這些文字材料的主要工作人員——高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求也越來(lái)越高。綜合而言,當今高校辦公室文秘人員應具備以下幾方面的素質(zhì):
一、 及時(shí)、準確了解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質(zhì)和較高的理論修養
高校辦公室文秘人員政治素質(zhì)和理論修養的高低決定其所寫(xiě)文字材料政治高度和理論高度的高低。高校是國家的教育機構,承擔為國家培養中、高級人才的重要任務(wù)。高校培養出來(lái)的學(xué)生應當是具備相當政治素質(zhì)和理論修養、了解黨和國家的方針政策、能為社會(huì )主義建設貢獻力量的有用人才。這就要求高校管理者首先要具備這方面的素質(zhì)。高校管理者、特別是領(lǐng)導層向學(xué)生宣傳黨和國家的方針政策的方式主要是滲透在其所做的報告、講話(huà)中等。而承擔起草這些文字材料任務(wù)的辦公室文秘人員就必須及時(shí)、準確了解黨和國家的方針政策,具備較強的政治素質(zhì)和較高的理論修養,才能為領(lǐng)導起草合格的文字材料。因此,高校辦公室文秘人員必須關(guān)心國家大事,常閱讀各種與時(shí)政、教育有關(guān)的報刊雜志,思想上同上級部門(mén)及領(lǐng)導保持一致,不斷提高自身的政治素質(zhì)和理論修養,才能適應辦公室文秘的工作崗位。
二、吃苦耐勞,腳踏實(shí)地,做好基礎資料的收集工作
高校辦公室的文字材料大多數不同于詩(shī)歌、散文等文學(xué)作品,而是需要一些基礎數據和基本材料來(lái)支撐的應用型文字材料。辦公室文秘人員在起草文字材料之前,必須先收集各種與這些文字材料有關(guān)的基礎數據,如撰寫(xiě)學(xué)校年度工作總結,文秘人員必須先到各個(gè)部門(mén)收集材料,如全年學(xué)校共發(fā)展多少黨員、申請到幾門(mén)新專(zhuān)業(yè),科研立項多少。那怕寫(xiě)一篇開(kāi)學(xué)典禮講話(huà)稿,也要事先弄清楚學(xué)校發(fā)展歷史、辦學(xué)規模、已取得的成績(jì)、今后發(fā)展方向等。這是基礎性的工作,如果這項工作做不好,寫(xiě)出來(lái)的材料就成無(wú)米之炊,沒(méi)有多少實(shí)質(zhì)性?xún)热?缺乏可信性和真實(shí)性。要做好這項工作,高校辦公室文秘人員就必須具備吃苦耐勞、腳踏實(shí)地的精神,把應收集的材料收集齊全。
三、具備較強的文字能力,語(yǔ)言表達能力優(yōu)良
這是所有文字工作者必須具備的基本能力。高校辦公室文字材料雖然不是文學(xué)創(chuàng )作作品,仍然要求語(yǔ)言通順,表達準確、到位、規范。那怕是一篇總結、一個(gè)計劃、一篇講話(huà)稿都要求準確、到位、規范地反映和表達領(lǐng)導所要表達的內容,要使材料的閱讀者或聽(tīng)眾能看明白、聽(tīng)清楚材料所表達的內容和主要精神,要層次分明、結構合理、主次清楚,具有一定的可讀性。
四、具備把握全局的能力,能認清當前教育發(fā)展的形勢,善于與領(lǐng)導溝通,能為領(lǐng)導建言獻策
辦公室的主要功能之一是當好領(lǐng)導的參謀和助手,而“學(xué)校領(lǐng)導工作面廣、事多、性質(zhì)復雜,不能僅靠校長(cháng)一人,必須建設一個(gè)高素質(zhì)的領(lǐng)導群體才能負起全面的領(lǐng)導責任”[1](p483)。高校辦公室文秘人員撰寫(xiě)的許多材料屬于綜合性材料,是學(xué)校整個(gè)領(lǐng)導班子集體智慧的結晶,所以,辦公室文秘人員要善于與每一位領(lǐng)導溝通,善于把握和綜合提煉領(lǐng)導的意見(jiàn),同時(shí)認清當今教育發(fā)展的形勢,把握全局,在撰寫(xiě)出優(yōu)秀的材料的同時(shí),為領(lǐng)導建言獻策。
五、具備較高的文藝修養,熟悉各種文體的寫(xiě)作
高校辦公室屬于綜合服務(wù)部門(mén),辦公室文秘人員是綜合性工作人員,必須具備較強的綜合能力,文藝修養是其應當具備的素質(zhì)。傳統素質(zhì)理論提出“天才的領(lǐng)導者應具備以下七項天生的素質(zhì):善言辭;外表英俊瀟灑;智慧過(guò)人;具有自信心;心理健康;有支配他人的傾向;外向而敏感”[2](p249),這其中隱含著(zhù)文藝修養。高校辦公室文秘人員雖然不是領(lǐng)導者,卻是領(lǐng)導身邊的工作人員,除了一些常規性的工作外,有時(shí)還得幫助領(lǐng)導做好接待工作,甚至在下班時(shí)間陪領(lǐng)導唱唱歌、跳跳舞,以讓領(lǐng)導在緊張的工作后能放松身心,這就要求文秘人員具備較高的文藝修養。而且文秘工作本身就需要工作人員具備相當文學(xué)修養才能把工作做好。此外,高校辦公室文秘人員還必須熟悉各種文體的寫(xiě)作,因為辦公室的材料雖然主要是應用文,但各種文體都可能遇到,如許多場(chǎng)合領(lǐng)導的講話(huà)稿往往更傾向于散文文體。
綜上所述,高校辦公室文秘人員必須具備較高的政治素質(zhì)和理論修養、吃苦耐勞的精神、較強的文字能力和文藝修養等,屬于一種復合型人才和綜合性工作人員。新時(shí)期對高校辦公室文秘人員的素質(zhì)要求越來(lái)越高,希望高校辦公室文秘人員努力提高自身各方面的素質(zhì),為學(xué)校發(fā)展作出更大的貢獻。
參考文獻
[1] 陳孝彬主編.教育管理學(xué)(修訂版)[M].北京師范大學(xué)出版社,1999年5月第2版,483.
[2] 熊川武著(zhù).學(xué)校管理心理學(xué)[M].華東師范大學(xué)出版社,1996年8月第一版,249.
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