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淺談如何提高遠程教育的檔案管理
一、遠程教育檔案管理改進(jìn)策略
�。ㄒ唬﹦�(chuàng )建檔案信息管理標準檔案管理信息化是確保檔案資源科學(xué)設施的重要前提條件。在實(shí)際的管理過(guò)程中，要結合本身的工作狀況，制定出科學(xué)、合理的信息化管理標準。良好的執行標準，也需要優(yōu)質(zhì)的組織管理能力才能夠保障其順利完成，所以在實(shí)際的管理過(guò)程中，要不斷提高相關(guān)部門(mén)的組織能力，實(shí)現“崗位責任落實(shí)到位，分工科學(xué)合理”。
1.統一電子文檔格式遠程教育學(xué)校檔案上網(wǎng)前，要按信息管理部門(mén)的統一要求進(jìn)行文件格式的轉換，保證數據的可靠性和通用性。那些未輸送到計算機信息管理網(wǎng)上的具有保存價(jià)值的電子文檔，應由電子文件形成部門(mén)編目整理，利用網(wǎng)絡(luò )技術(shù)向檔案部門(mén)傳輸；還可以借助信息管理網(wǎng)絡(luò )在各業(yè)務(wù)管理機構與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線(xiàn)；建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統傳輸給檔案部門(mén)。檔案部門(mén)經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出統一格式要求。無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統一格式編目整理后，傳輸給檔案部門(mén)，以保證電子文件形成部門(mén)對其數據的真實(shí)性、準確性負責。檔案部門(mén)接收的電子文件一律應存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。
2.分工負責，確保遠程教育學(xué)校電子檔案的質(zhì)量電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門(mén)獨家很難完成，應采取電子文件形成部門(mén)、檔案部門(mén)、計算機與信息管理部門(mén)三結合的方法。電子文檔形成部門(mén)熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規律和歷史聯(lián)系，是承擔歸檔工作的主要責任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權；檔案部門(mén)掌握歸檔的原則、方法，了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統籌作用；計算機與信息管理部門(mén)既是電子文件的形成單位，又是設計和維護信息管理網(wǎng)絡(luò )、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在電子文件歸檔制度化、標準化的工作中處于舉足輕重的地位。三個(gè)部門(mén)的職能應相互滲透，揚長(cháng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。
3.實(shí)施電子文件管理戰略新型文件材料的歸檔勢在必行，這就要求檔案工作者必須深入到現行文件工作領(lǐng)域，對產(chǎn)生的大量電子文件的接收、處置乃至存儲工作進(jìn)行指導，保護電子文件的原始信息，了解文件信息重新組合的來(lái)龍去脈，通過(guò)采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，從而識別和保護電子文件的原始結構，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì )效用。
�。ǘn案信息收集工作不斷加以完善隨著(zhù)遠程教育內容以及途徑的不斷拓展，很多檔案內容都需要進(jìn)一步增加，從而滿(mǎn)足更多方面的實(shí)際需求。遠程教育學(xué)校的人事、文書(shū)、會(huì )計及教師業(yè)務(wù)等檔案資料的完整收集、系統成卷、歸檔收藏以及信息數字化，僅是一種信息資源的存儲。開(kāi)放教育檔案的生命在于它的實(shí)用性，只有積極地開(kāi)展檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，才能真正實(shí)現開(kāi)放教育檔案資源的自身價(jià)值。遠程開(kāi)放教育檔案工作者要深入開(kāi)發(fā)加工檔案管理信息，充分利用校園網(wǎng)絡(luò )提升遠程開(kāi)放教育檔案信息科研成果的傳播效果，使封閉的檔案管理走向“開(kāi)放”，緊密配合中央電大各有關(guān)部門(mén)的工作，及時(shí)提供全方位的查詢(xún)、利用。為遠程教育學(xué)校各種主題活動(dòng)提供相關(guān)數據等檔案信息，拓寬檔案信息使用層面，使開(kāi)放教育檔案信息化管理成為遠程教育學(xué)校一項重要的基礎建設，并承擔起為遠程教育學(xué)校發(fā)展提供相關(guān)準確數據的重要職責。檔案信息化管理是通過(guò)檔案的自動(dòng)化來(lái)實(shí)現的，包括檔案自動(dòng)索引、多媒體技術(shù)、條形碼技術(shù)等。檔案管理除了使用信息技術(shù)外，還應該利用各類(lèi)高新技術(shù)手段，實(shí)現檔案信息化管理。使用空調、除濕器等裝置來(lái)保持檔案室的溫度及濕度，實(shí)現檔案保管條件的現代化；運用復印、彩印掃描、裝訂手段的機械化實(shí)現載體材料的現代化；運用微機編碼實(shí)現檢索手段的自動(dòng)化；運用檔案管理軟件進(jìn)行檔案歸類(lèi)，實(shí)現檔案管理標準化、規范化。
�。ㄈ┨岣邫n案管理者的綜合素質(zhì)遠程教育的檔案管理工作要想順利推行，就必須要有良好的執行人員加以高效推進(jìn)。傳統的檔案管理工作多是涉及的紙質(zhì)檔案，所以管理者在實(shí)際的管理過(guò)程中，對電子信息技術(shù)的掌握程度并不是很高，尤其是一些經(jīng)驗豐富的中老年職工，其更是難以接受更多的新鮮方式。因此，在遠程教育學(xué)校的實(shí)際管理過(guò)程中，要不斷提高檔案管理人員的電子信息技術(shù)水平，檔案人員必須從雜業(yè)型轉向專(zhuān)業(yè)型，保證檔案系統現代化管理工作有序、正常、持續的發(fā)展。人的因素是主要的，檔案管理領(lǐng)域缺乏懂軟件開(kāi)發(fā)又精通檔案專(zhuān)業(yè)知識的復合性人才，因此要提高整支隊伍素質(zhì)，就要創(chuàng )造條件，對不同工作崗位進(jìn)行有針對性的學(xué)習，不斷更新知識，適應對外指導工作和內部基礎管理工作；建立競爭機制，克服人的惰性，充分發(fā)揮人的主觀(guān)能動(dòng)性，有他們的用武之地和施展才能的場(chǎng)所；建立激勵機制，合理設置崗位，工作科學(xué)量化，體現一個(gè)單位內工作量大與小不一樣、專(zhuān)與不專(zhuān)不一樣，有利于工作人員的積極性和創(chuàng )造性充分發(fā)揮，有效地提高員工的信息技術(shù)素養。
二、結論
電子信息技術(shù)的不斷發(fā)展，極大地推動(dòng)了遠程教育課程的大規模發(fā)展，進(jìn)而有效地普及了各項成人教育，為社會(huì )發(fā)展提供了更多的實(shí)用型人才。然而，在遠程教育的檔案管理過(guò)程中，仍存在一定問(wèn)題有待進(jìn)一步解決。筆者結合當前遠程教育檔案管理工作中存在的問(wèn)題，探索了相應的應對措施。
作者：羅瓊 單位：黔南州廣播電視大學(xué)
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