會(huì )計信息化檔案管理中的問(wèn)題及對策

會(huì )計信息化檔案管理中的問(wèn)題及對策

　　一、事業(yè)單位會(huì )計檔案管理工作現狀

　�。ㄒ唬�會(huì )計檔案管理制度相對滯后

　　由于多方面的原因，會(huì )計檔案的管理目前還沒(méi)有及時(shí)制定相應的管理辦法。從技術(shù)條件講，首先是操作系統的版本偏低引起生成的會(huì )計信息出現運行問(wèn)題；其次是系統軟件的升級可能會(huì )造成舊數據無(wú)法讀取。這不僅會(huì )導致信息資源的流失，而且也會(huì )對將來(lái)的會(huì )計核算帶來(lái)很多不必要的負擔。

　�。ǘ�）會(huì )計檔案得不到充分利用

　　在單位內部，作為重要資料管理的會(huì )計檔案工作，對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要意義�？墒怯捎谑艿絺鹘y思維的影響，事業(yè)單位內部通常對支出和收入狀況相對重視，沒(méi)有做好會(huì )計檔案的管理工作。在經(jīng)濟管理和活動(dòng)中，會(huì )計檔案管理也未能發(fā)揮它應有的作用和效能。對檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業(yè)務(wù)不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，嚴重影響了這樣工作的開(kāi)展。

　　二、事業(yè)單位會(huì )計檔案管理工作應當采取的措施

　�。ㄒ唬┩晟剖聵I(yè)單位會(huì )計檔案管理制度

　　以事業(yè)單位的實(shí)際情況為基礎，同時(shí)，財務(wù)部門(mén)也要參考財政部《會(huì )計檔案管理辦法》，從實(shí)際出發(fā)制定會(huì )計檔案管理制度。細節內容包括定期規范打印產(chǎn)生的會(huì )計賬簿、報表、憑證、日志等數據條款，然后通過(guò)統一裝訂并存檔處理；會(huì )計賬簿的處理一定要填制科目目錄以及啟用表，并把單位和賬簿名稱(chēng)工整填于封面。同時(shí)，文件目錄和卷宗目錄也要正確填寫(xiě)，并在打印的時(shí)候必須附上相應的頁(yè)碼；事業(yè)單位的檔案移交工作也必須制定專(zhuān)門(mén)人員來(lái)負責，認真做好交接任務(wù)，確保會(huì )計檔案完整無(wú)損和送檔和歸檔無(wú)誤。對于電算系統產(chǎn)生的會(huì )計檔案，事業(yè)單位要進(jìn)行必要的備份管理。首先是專(zhuān)用計算機的備份；其次是使用光盤(pán)和磁盤(pán)備份；然后是對于一些特殊的檔案進(jìn)行異地備份；最后是會(huì )計電算化的管理和保存。

　�。ǘ�）加強事業(yè)單位會(huì )計檔案管理硬件管理

　　事業(yè)單位應該設置專(zhuān)門(mén)的電子會(huì )計檔案室，在硬件條件上要具備防潮、防塵和防磁的功能。會(huì )計電算化在入庫的時(shí)候，管理人員必須裝入軟件盒子中，并且要把這些盒子進(jìn)行防磁處理后放置在統一的固定位置。建立有效的授權批準制度，便于對這些電子數據的查詢(xún)和歸檔。除此之外，研制計算機防火墻和病毒庫，確保計算機數據安全，以避免數據丟失和外泄帶來(lái)的損失。對計算機系統加強監管，一般的計算機不要安裝光驅和軟驅設備，系統員統一安裝必要軟件，根本上避免中毒的可能。

　�。ㄈ�）加強組織領(lǐng)導，提高會(huì )計檔案管理水平

　　在國內，搞好會(huì )計檔案工作的關(guān)鍵的前提條件是得到領(lǐng)導的高度重視。在會(huì )計檔案管理人員的招聘上，單位要站在全局利益的高度，擇優(yōu)錄取。把那些有能力、有經(jīng)驗、有責任心的人員引進(jìn)到事業(yè)單位的會(huì )計檔案事業(yè)上。設置獎懲措施，優(yōu)則獎，劣則罰，公平對待。定期組織人員積極學(xué)習相關(guān)業(yè)內知識，把激勵制度引進(jìn)單位內部，不斷提高會(huì )計檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。與此同時(shí)，會(huì )計檔案管理制度以及《會(huì )計檔案管理辦法》也可以作為會(huì )計人員學(xué)習的參考內容，讓他們從知識和思想上認識到會(huì )計檔案的重要性。會(huì )計檔案的借閱手續制度和和使用權限制度也需要不斷完善，避免數據流失和泄漏。定期檢查存儲會(huì )計檔案數據的盤(pán)片，從而避免檔案數據的流失。

　　總之言之，不斷完善會(huì )計檔案管理制度，改進(jìn)和加強會(huì )計檔案管理工作，充分利用單位會(huì )計檔案信息資源，提高信息資源利用效率，使會(huì )計檔案在行政管理、科研、和后勤服務(wù)工作上發(fā)揮應有的作用。

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