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電子信息技術(shù)與企業(yè)檔案管理
一、企業(yè)信息集成系統下的檔案工作
現代企業(yè)的社會(huì )化大生產(chǎn)逐步由過(guò)去的勞動(dòng)密集型走向自動(dòng)化、程序化。計算機管理廣泛應用于企業(yè)生產(chǎn)管理活動(dòng)的方方面面。計算機進(jìn)行產(chǎn)品的輔助設計(CAD)、輔助制造(CAM)和輔助數控編程(CAPP)，計算機參與企業(yè)管理系統的制作文件、統計和數據處理，進(jìn)而發(fā)展到把集合3C的產(chǎn)品數據管理系統(PDM)與有關(guān)人、財、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)的管理信息系統(MIS)和制造資源計劃系統(MRP)等組合在一起的企業(yè)信息集成系統。
置身于企業(yè)信息集成系統中，企業(yè)檔案工作者將發(fā)現企業(yè)檔案發(fā)生了巨大變化。
首先是企業(yè)檔案載體的轉變。在企業(yè)實(shí)現計算機全程管理后，適時(shí)實(shí)現了信息數據的遠近傳遞交換和處理。在企業(yè)各項管理活動(dòng)中，電子文件以其快捷的辦文進(jìn)度和傳遞速度逐步取代了紙質(zhì)文件。電子圖紙也以手工制作所無(wú)可比擬的優(yōu)勢大量出現。通過(guò)計算機輔助設計使產(chǎn)品圖紙的設計、存儲、查詢(xún)和修改變得快捷又方便。例如生產(chǎn)或開(kāi)發(fā)一項較大項目的產(chǎn)品就需產(chǎn)生上萬(wàn)份的圖紙，而其中許多又要承襲老產(chǎn)品的大部分成果，因此電子圖紙顯示了其比紙質(zhì)圖紙更旺盛的生命力，保存電子圖紙要比保存底圖方便、省時(shí)、省力并且有意義得多。
其次是企業(yè)檔案的分類(lèi)變化。舊有的企業(yè)關(guān)于文書(shū)檔案、科技檔案、產(chǎn)品檔案、基建檔案、會(huì )計檔案、人事檔案等傳統分類(lèi)方案將被打破，取而代之以企業(yè)信息集成系統中各個(gè)管理模塊、流程的設置。一份完整的檔案信息分散在幾個(gè)管理系統中，計算機依照規定指令根據工作目標隨時(shí)設立和調整類(lèi)目。各企業(yè)檔案信息的分類(lèi)不盡相同，但可以肯定的是計算機管理過(guò)程中企業(yè)的檔案分類(lèi)更能貼近企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各方面狀況，分類(lèi)也將更詳細、更科學(xué)、更規范。
此外，在企業(yè)檔案接收和保管上也有所改變。以往的企業(yè)檔案工作者以參加科研產(chǎn)品鑒定、重要設備開(kāi)箱及重要建設項目、技術(shù)改造竣工驗收做為對其企業(yè)檔案的監督、指導和接收就顯得有些滯后了�！霸陔娮迎h(huán)境中，如果檔案人員不積極介入文件的形成和保管過(guò)程，文件很可能不存在或至少不可能被鑒定、保存、編目或者提供利用”。這就是說(shuō)企業(yè)檔案人員如果不進(jìn)入到企業(yè)信息集成系統中去，則很難掌握到企業(yè)信息的核心部分甚至接收不到檔案。的確，無(wú)時(shí)無(wú)刻不在產(chǎn)生的電子文件、電子圖紙使企業(yè)檔案工作者再也無(wú)法坐等檔案的最后形成與歸檔了。他們必須在產(chǎn)生電子文件的源頭就行使檔案的監督指導職能。參照國家有關(guān)文件制定出本企業(yè)的《電子文件管理辦法》，提請企業(yè)信息集成系統的編制人員在其系統的設計和運行過(guò)程中加入電子檔案文件的鑒定、歸檔、保存、利用等檔案管理內容。例如在計算機輔助設計過(guò)程中，要求計算機詳細記錄設計、加工過(guò)程中的原始資料及相應的更改信息，要在不同的版本上注明當前的有效資料，以確保最終歸檔使用的是正確版本的圖形或圖紙。企業(yè)檔案工作者要在專(zhuān)業(yè)人員的指導下學(xué)會(huì )運用專(zhuān)門(mén)的檔案信息接收管理平臺，要懂得如何控制和維護檔案信息資源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集、管理。
此時(shí)企業(yè)檔案的保管也不再只以卷盒和柜架為裝具，更多的經(jīng)過(guò)檔案人員鑒定歸檔的企業(yè)檔案信息將存入“虛擬庫房”。
為企業(yè)活動(dòng)提供利用檔案信息亦發(fā)生了轉變。掌握一般的計算機操作只是對企業(yè)檔案工作者的初級要求。重要的是要在企業(yè)信息集成系統中及時(shí)掌握企業(yè)的產(chǎn)品信息及開(kāi)發(fā)過(guò)程。一切以企業(yè)生產(chǎn)建設為中心，找準檔案工作為企業(yè)服務(wù)的切入點(diǎn)。做到把正確的信息，在正確的時(shí)間，以正確的方式，傳遞給正確的對象。要達到這樣高層次的檔案信息處理要求，檔案工作者絕不可是思想守舊、圖安逸、躲清靜者;檔案工作也絕不是僅靠幾種目錄、幾間庫房就可包容的。
二、電子商務(wù)活動(dòng)中的檔案工作
何為“電子商務(wù)”呢?電子商務(wù)即通過(guò)電子手段完成整個(gè)商品貿易活動(dòng)的過(guò)程。也就是通過(guò)網(wǎng)絡(luò )來(lái)實(shí)現從原材料的查詢(xún)、采購、產(chǎn)品的展示、定購，到出品儲運以及電子支付等一系列貿易活動(dòng)。電子商務(wù)強調的是在網(wǎng)絡(luò )計算機環(huán)境下，把買(mǎi)家、賣(mài)家、廠(chǎng)商和合作伙伴在因特網(wǎng)(Intemet)、企業(yè)肉部網(wǎng)、和企業(yè)外部網(wǎng)結合起來(lái)的應用。電子商務(wù)的核心內容是信息的互相溝通和交流。
伴隨著(zhù)企業(yè)電子商務(wù)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)檔案管理也伴隨著(zhù)企業(yè)信息資源的交流和互換進(jìn)入到社會(huì )信息網(wǎng)絡(luò )的新天地。企業(yè)檔案工作者對電子檔案的來(lái)源與形成的關(guān)注由原來(lái)的企業(yè)內部網(wǎng)而擴展到地區、國內及至國際范圍內的整個(gè)網(wǎng)絡(luò )。在這一新的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下，檔案人員除了繼續做好企業(yè)檔案信息資源的收集和保管，更多的要了解企業(yè)需求，擴大服務(wù)內容。一方面配合現代企業(yè)的營(yíng)銷(xiāo)手段，檔案人員應同企業(yè)領(lǐng)導及專(zhuān)業(yè)人員一道，建立企業(yè)信息資料庫，選取最能體現企業(yè)優(yōu)勢、樹(shù)立企業(yè)良好形象的信息資源上網(wǎng)，宣傳自己和展示自己。吸引客戶(hù)和占領(lǐng)市場(chǎng);另一方面從網(wǎng)上獲取有效信息為企業(yè)領(lǐng)導經(jīng)營(yíng)決策、為企業(yè)生產(chǎn)建設發(fā)展提供服務(wù)，主動(dòng)的、全過(guò)程地提供產(chǎn)、供、銷(xiāo)、科技、質(zhì)量、資金、政策等多層次的信息，建立起一套科學(xué)的、多功能的、高效的、靈活的緊盯市場(chǎng)的企業(yè)檔案信息管理體系。這的確給企業(yè)檔案工作者提出又一次挑戰。
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