電子檔案安全管理的策略論文

電子檔案安全管理的策略論文

　　1電子文件歸檔管理制度的安全策略

　�、匐娮游募�是指單位在內部管理和履行行政職能的過(guò)程中所產(chǎn)生并存儲在光盤(pán)、硬盤(pán)等載體中的，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )傳輸，并且可作為參考資料通過(guò)計算機系統調閱和使用的文件。

　�、谥挥形谋�、圖像、視頻、音頻等文件以及超媒體鏈接文件才可作為電子文件進(jìn)行歸檔處理。

　�、蹚臍w檔方式來(lái)看，電子文件支持邏輯歸檔方式，同時(shí)也可進(jìn)行物理歸檔�；�于計算機網(wǎng)絡(luò )的邏輯歸檔可將原電子文件直接移交檔案室歸檔，不必調整其存儲方式或存儲位置。而物理歸檔則需要借助可脫機存儲的載體，先將源電子檔案網(wǎng)絡(luò )傳輸到該載體中，經(jīng)由其轉換加工再移交檔案室。按照存儲載體的類(lèi)型，筆者首推光盤(pán)，另外還可以用磁帶、硬磁盤(pán)等。軟磁盤(pán)也不適合長(cháng)期存儲數據。由專(zhuān)用軟件生成的電子文件必須按照通用格式轉換，然后存儲在指定磁盤(pán)。

　�、茈娮游募�歸檔時(shí)，機讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等應與相對應的電子文件一同歸檔保存。

　�、蓦娮訖n案管理系統采用“計算機集中處理+電子檔案存儲數據資料+數據有效管理”的方式，實(shí)現對檔案資料“一次采集、反復利用、信息共享”。

　�、逇w檔方式由“紙質(zhì)”變“電子”。一改以往每年發(fā)一份表格，要求每人填完后裝入牛皮檔案盒就了事的方式，創(chuàng )新建立專(zhuān)門(mén)檔案管理系統，由專(zhuān)人負責錄入管理，一人一檔，定期校驗和轉存，實(shí)行檔隨人走“終身制”。

　�、邥r(shí)間由“短期”變“長(cháng)效”。新建立的電子檔案管理系統更具有連續性和長(cháng)效性，可做到隨時(shí)可添加，隨時(shí)可變更，隨時(shí)可查閱，有利于長(cháng)期保存。擯棄了以前填一年管一年，資料填報不持續完備的缺點(diǎn)。⑧需銷(xiāo)毀的電子文件必須編制銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)上級批示后統一銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀保密等級較高的電子文件時(shí)，若其所在載體上的痕跡不可擦除，應該一并銷(xiāo)毀其載體，確保不留任何痕跡。銷(xiāo)毀一般性文件則可邏輯刪除。行政管理人員負責監管電子文件的接收、保管和鑒定銷(xiāo)毀工作。

　　2安全保密制度

　�、俎k公室行政人員必須對數字檔案系統的登錄帳號、密碼保密。另外，為了保證系統安全，應該用數字+字母的形式設置登錄密碼，且不得少于八位數，每隔一段時(shí)間修改一次。非單位內部計算機未經(jīng)上級批示無(wú)權登錄檔案管理系統。

　�、诔龢I(yè)務(wù)檔案以外的電子檔案只允許單位內部查詢(xún)。③使用者本人可查閱電子檔案資料，未經(jīng)上級批示不得外傳。涉密檔案禁止網(wǎng)絡(luò )共享。

　　3數字檔案室提供各類(lèi)非涉密室藏檔案查詢(xún)

　�、俜菃挝粌炔咳藛T，未經(jīng)本單位領(lǐng)導批示不得調閱本單位檔案資料。若須查閱檔案資料，經(jīng)批示后由本單位后臺管理部門(mén)授予訪(fǎng)問(wèn)權限方可進(jìn)入系統進(jìn)行調閱。單位內部人員可通過(guò)提前申請的帳號登錄蘭臺檔案管理系統，根據需要調閱電子文件。

　�、诟鶕�檔案的保密等級，系統按照登錄權限將單位內部人員分為三類(lèi)，即普通用戶(hù)、中級用戶(hù)和高級用戶(hù)。

　�、劭梢詫ν忾_(kāi)放的文件有的設置了限制條件。比如調閱數字檔案時(shí)，要求調閱人提前通過(guò)網(wǎng)絡(luò )遞交調閱申請，經(jīng)檔案管理人員審查后自由調閱，調閱人不得擅自轉載文件資料。而紙質(zhì)文件則要通過(guò)上級批復再進(jìn)行調閱。

　　4檔案數據管理維護制度

　�、僬J真做好文件的收、發(fā)工作，檔案的收集整理工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統；做好檔案的統計、利用工作，對各類(lèi)檔案庫存、接收、銷(xiāo)毀、利用等進(jìn)行準確統計，積極做好檔案信息資源的開(kāi)發(fā)利用，以確保能為各局室的工作提供便捷的服務(wù)。

　�、跀底謾n案由檔案管理人員和計算機管理人員分別負責管理和維護，確保檔案數據安全；

　�、鄹鞑块T(mén)數字檔案經(jīng)主管部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后由行政秘書(shū)交檔案室統一管理；④非檔案管理者不得修刪數字檔案；數字檔案至少制作三套備份（一套硬盤(pán)，兩套光盤(pán)），其中一套異地保存，另外兩套分開(kāi)保管；行政秘書(shū)應請示領(lǐng)導配備專(zhuān)用的電子文件柜，規范存放歸檔電子文件和數字檔案。

　　5數字檔案鑒定銷(xiāo)毀制

　�、賵远〝底謾n案時(shí)，首先由領(lǐng)導批示，從各部門(mén)挑選專(zhuān)業(yè)人員成立工作組，按照檔案保管期限定期審查逾期的數字檔案，就檔案存毀給出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。然后，工作組統計出不再具有利用價(jià)值和存儲價(jià)值的檔案清單，編寫(xiě)銷(xiāo)毀清冊。

　�、跈n案鑒定工作組以報告的形式向上級如實(shí)反映檔案逾期情況，并遞交銷(xiāo)毀清冊。經(jīng)批示后按規定流程將逾期檔案一并銷(xiāo)毀。但是銷(xiāo)毀清冊必須永久保存。禁止任何部門(mén)或個(gè)人未經(jīng)批示擅自銷(xiāo)毀檔案資料。

　　6檔案數據網(wǎng)絡(luò )和信息設備維護使用制度

　�、贁底謾n案的使用和維護一律參照計算機操作規程操作。假設調閱時(shí)計算機突發(fā)故障，須盡快通知技術(shù)部進(jìn)行排障，切忌個(gè)人盲目處理。

　�、谥概蓪�(zhuān)人保管硬盤(pán)、光盤(pán)等存儲載體，切忌將介質(zhì)外接，也不允許在本單位計算機載體上使用外來(lái)存儲載體。檔案室的計算機未經(jīng)許可不得上網(wǎng)操作或供個(gè)人娛樂(lè )。

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