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集中辦公對建設項目檔案管理意義
按國家檔案局要求，重大建設項目竣工驗收前必須先進(jìn)行檔案專(zhuān)項驗收。但重點(diǎn)項目工作難度大、要求高，參與單位眾多、關(guān)系龐雜、人員變動(dòng)大、周期長(cháng)、管理難。如何避免上述因素對檔案的影響，提高管理水平，是檔案工作人員一直思索的課題。
1 問(wèn)題存在的原因
眾所周知，重點(diǎn)建設項目管理難度大，檔案質(zhì)量難以保障。盡管建設單位從一開(kāi)始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實(shí)際上，在基本同步后仍需精心編制，故此文是在強調同步形成基礎上探討對后期檔案統一管理的必要性，而非過(guò)程失控的事后補救。探索推行集中辦公模式，主要出于以下考慮：一是避免檔案人員辦公時(shí)間難以保障。收尾階段幾乎沒(méi)人愿意留下承擔竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點(diǎn)和設備難以保障。結算期為節約成本，不少單位會(huì )退租或改租較小辦公場(chǎng)所，存在“不嚴肅、不正規、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡(jiǎn)，草率應付，安全環(huán)境大打折扣。留下的小型辦公設備一旦有故障，直接影響檔案工作質(zhì)量和進(jìn)度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無(wú)法落實(shí)，業(yè)主和監理就需要花更多時(shí)間精力指導。個(gè)別單位甚至會(huì )因結算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實(shí)體安全及整理質(zhì)量進(jìn)度更無(wú)從保障。
2 采取措施，分三步保障集中辦公效果
所謂“建設項目檔案工作人員集中辦公”，是指參建各方以節約成本、提高效能為目標，將各參建單位檔案工作人員集合到統一地點(diǎn)（同一大樓或大院），進(jìn)行集中辦公和管理的工作模式。此舉能加強溝通、提高效率，為竣工資料迅速按標準整理成檔案提供方便，外觀(guān)及內在質(zhì)量統一，提高項目檔案整體質(zhì)量效果顯著(zhù)。
3 推行集中辦公模式效果明顯
一是方便業(yè)主與施工、監理單位直接溝通，提高效率。同一地方辦公，遇到問(wèn)題及時(shí)解決，省時(shí)省力，比電話(huà)和網(wǎng)上溝通更直觀(guān)；具體細節可以手把手教。二是方式轉變和情感交流促進(jìn)工作效果。集中辦公增加了公開(kāi)性和透明度，對原來(lái)下去檢查或施工單位搬資料上門(mén)請教進(jìn)行改變；檔案集中由業(yè)主臨時(shí)保管，直至符合要求才按程序移交，保證安全，不易散失。業(yè)主也從原來(lái)的檢查指導角色，轉變?yōu)橥潞突锇殛P(guān)系，更好體察檔案員工作生活情況，感同身受的情感交流消除檔案員孤獨感，積極性得到提高，更樂(lè )意主動(dòng)做好工作。三是促進(jìn)檔案管理水平。溝通暢順帶來(lái)高效率，為移交和驗收留出更多時(shí)間，案卷內外質(zhì)量精益求精。四是成績(jì)顯著(zhù)。從上述兩項目實(shí)踐看，集中辦公對促進(jìn)檔案管理效果明顯，均被評為廣東“全省重大建設項目檔案工作質(zhì)量?jì)?yōu)秀項目”。湛江海灣大橋項目獲得“廣東省重大建設項目檔案金冊獎”，是對項目檔案工作質(zhì)量和管理水平的最好肯定。
綜上所述，要加強建設項目檔案管理，不但要重視檔案集中管理，更要加強對人員集中管理。集中辦公這種行之有效的模式可供有條件的單位嘗試推行，只有盡可能為檔案工作提供良好的大環(huán)境，才能更好地為項目檔案提供保障和有效服務(wù)。
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