辦公室檔案管理辦法

辦公室檔案管理辦法

辦公室檔案管理辦法1

　　第一條 為了加強標準檔案管理，充分發(fā)揮檔案的作用，根據《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法和有關(guān)標準管理的規定，制定本辦法。

　　第二條 標準檔案系指在制定、修訂標準過(guò)程中，直接形成的具有保存價(jià)值的各種文件、材料（包括圖表、文字材料、計算材料、音像制品和標樣等）。

　　標準檔案是國家檔案的重要組成部分。

　　第三條 標準的制定部門(mén)和單位應當建立健全標準檔案管理工作制度，達到標準檔案完整、準確、安全和有效利用的要求。有計劃地采用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現標準檔案管理的現代化。

　　第四條 標準檔案按保管期限，分為永久的和長(cháng)期的兩種。

　　下列文件材料需要永久保管：

　�。ㄒ唬┥霞壪逻_任務(wù)的文件；

　�。ǘ�）標準報批稿；

　�。ㄈ�）標準編制說(shuō)明及其附件；

　�。ㄋ模┮庖�(jiàn)匯總處理表；

　�。ㄎ澹�標準審查會(huì )議紀要或函審結論；

　�。�六）標準報批公文；

　�。ㄆ撸�標準申報單；

　�。ò耍�標準發(fā)布本；

　�。ň牛�標準正式出版本；

　�。ㄊ�）標準修改通知單及其附件；

　�。ㄊ�一）標準作廢通知單。

　　下列文件材料需要長(cháng)期保管：

　�。ㄒ唬┱撟C報告；

　�。ǘ�）調研報告；

　�。ㄈ�）試驗驗證報告；

　�。ㄋ模�標準征求意見(jiàn)稿（最后一稿）；

　�。ㄎ澹�標準送審稿；

　�。�六）等同、等效采用的國際標準或國外先進(jìn)標準原文或譯文，主要參考資料（只歸難得的，一般的只列目錄和出處）；

　�。ㄆ撸�標樣。

　　第五條 永久保管的，按國家檔案管理部門(mén)的規定辦理；長(cháng)期保管的，應當是現行的和最近兩次修訂的標準的檔案。屬長(cháng)期保管的廢止標準檔案，繼續保管十年。標樣在保管期限內已經(jīng)失效的，按保管到期的規定處理。

　　第六條 國務(wù)院標準化行政主管部門(mén)負責管理國家標準檔案。工程建設、藥品、食品衛生、獸藥和環(huán)境保護國家標準檔案，分別由國務(wù)院工程建設主管部門(mén)、衛生主管部門(mén)、農業(yè)主管部門(mén)、環(huán)境保護主管部門(mén)負責管理。

　　國務(wù)院行業(yè)標準歸口部門(mén)負責管理其主管范圍內的行業(yè)標準檔案。

　　省、自治區、直轄市標準化行政主管部門(mén)負責管理本行政區域內的地方標準檔案。

　　企業(yè)單位負責管理本單位的企業(yè)標準檔案。

　　第七條 本辦法所列部門(mén)和單位的檔案管理機構或人員，具體負責標準檔案管理工作。其職責：

　�。ㄒ唬┦占�、整理、立卷、歸檔、統計、保管和提供利用標準檔案；

　�。ǘ�）編制目錄、索引、卡片等查詢(xún)工具和參考材料；

　�。ㄈ�）負責組織和承擔標準檔案的鑒定和銷(xiāo)毀；

　�。ㄋ模┍O督檢查標準檔案的修改、補充和復制；

　�。ㄎ澹┌礄n案行政管理部門(mén)的要求，辦理永久的標準檔案的移交手續；

　�。�六）認真執行檔案管理制度。

　　第八條 標準檔案由標準起草單位負責收集有關(guān)材料并加以整理，向相應的標準檔案管理部門(mén)或單位負責提供。

　　第九條 標準起草單位、標準化技術(shù)委員會(huì )秘書(shū)單位或標準化技術(shù)歸口單位以及參與制定、修訂標準的其他單位，在制定、修訂標準工作中所積累的標準文件材料，交本單位檔案管理機構按長(cháng)期保管的要求管理。

　　第十條 標準檔案的文件材料，除標準正式文本外，在標準審批、發(fā)布后三個(gè)月內，由審批部門(mén)或單位的主辦人員按規定向檔案管理機構一次歸檔。標準正式文本出版后，及時(shí)補充歸檔。

　　第十一條 標準檔案的文件材料，由審批部門(mén)或單位的主辦人員負責整理，標準檔案管理人員負責立卷、登記、上架。

　　標準文件材料歸檔時(shí)，標準檔案管理人員應當檢查、核對；對不符合要求的，由審批部門(mén)或單位的主辦人員補充、更正。

　　第十二條 標準更改或廢止后，由審批部門(mén)或單位的主辦人員負責將更改單或廢止單的原稿、出版稿和審批文件及時(shí)歸檔。

　　第十三條 標準文件材料的立卷、歸檔，按“GB/T11182—89科學(xué)技術(shù)檔案構成的一般要求”執行，并應當符合下列要求：

　�。ㄒ唬└黝�(lèi)標準文件材料一般歸檔一份，使用頻繁的各種報告、標準草案各稿、正式版本以及意見(jiàn)匯總處理表可以歸檔兩份。

　�。ǘ�）歸檔的標準文件材料是原稿或打印稿、復印稿。

　�。ㄈ�）永久保管和長(cháng)期保管的'標準檔案分別裝訂立卷。

　�。ㄋ模�標準文件材料的幅面大于A(yíng)4（210×297mm）的，按A4幅面折疊；小于A(yíng)4的，粘貼在A(yíng)4幅面的紙上，并留出裝訂線(xiàn)。

　　第十四條 保管標準檔案，應當有檔案柜和庫房，并有防火、防潮、防曬、防蟲(chóng)鼠、防塵、防盜等安全措施。

　　第十五條 保管標準檔案，要建立定期檢查制度一般每?jì)赡隀z查一次，如有破損或變質(zhì)的檔案應當及時(shí)修補或復制。

　　第十六條 管理標準檔案的機構，應當建立健全標準檔案借閱制度。

　　標準檔案一般不外借。特殊情況需要外借時(shí)，應當經(jīng)主管領(lǐng)導批準，并限期歸還。

　　第十七條 任何個(gè)人不得將標準檔案占為私有，凡損壞、隱匿、丟失或泄密的，應當追究有關(guān)人員的責任。

　　第十八條 對標準檔案的保存價(jià)值，應當定期進(jìn)行鑒定。鑒定工作在有單位主管領(lǐng)導、標準化人員和標準檔案管理人員參加下進(jìn)行。

　　對已經(jīng)超過(guò)保管期、失去保存價(jià)值的標準檔案，應當編造清冊，經(jīng)主管領(lǐng)導簽字后銷(xiāo)毀，并注明銷(xiāo)毀時(shí)間和處所，由監銷(xiāo)人員簽字后，將清冊歸檔。

　　第十九條 對標準檔案工作做出顯著(zhù)成績(jì)的人員，應當給予獎勵，按《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第二十七條規定執行。

　　違反有關(guān)檔案管理規定，給標準檔案工作造成損失的，按《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第二十八條、第二十九條、第三十條、第三十一條的規定處理。

　　第二十條 本辦法由國家技術(shù)監督局負責解釋。

　　第二十一條 本辦法自發(fā)布之日起施行。

辦公室檔案管理辦法2

　　一、目的

　　為了更有效的的員工人事檔案進(jìn)行妥善管理，有效的保守機密；同時(shí)為了維護人事檔案的`完整，防止材料損壞，便于高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

　　二、檔案管理內容

　　1、員工入職檔案：個(gè)人簡(jiǎn)歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇核定事項審批、筆試試題、身份證復印件、學(xué)歷學(xué)位證復印件、離職證明、各類(lèi)合同及協(xié)議。

　　2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書(shū)原件）、員工培訓統計表。

　　3、績(jì)效管理檔案：將員工績(jì)效考核相關(guān)資料按月歸類(lèi)整理。

　　4、員工離職檔案：?jiǎn)T工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動(dòng)關(guān)系，死亡等情形。

　　三、檔案相關(guān)規定

　　1、基礎管理

　　1.1原則：分類(lèi)標準、歸檔及時(shí)、排列有序、層次清楚、整理規范。

　　1.2員工入職前，人力資源部對人事檔案的真實(shí)性、有效性進(jìn)行核查，如有虛假，可不予錄用和解聘處理。

　　1.3對人事檔案按入職時(shí)間分類(lèi)歸檔，按在職人員、離職人員進(jìn)行整理，并及時(shí)登記于《入職員工人事檔案登記》（見(jiàn)附件一）《離職員工人事檔案登記》，并在檔案前頁(yè)填寫(xiě)各種人事資料的名稱(chēng)及對檔案進(jìn)行編號，人事檔案原則上是永久保存。

　　1.4當在職員工的基本資料有變動(dòng)時(shí)（如學(xué)歷變動(dòng)、身份證號碼變動(dòng)、個(gè)人技術(shù)職稱(chēng)變動(dòng)、婚姻情況變動(dòng)等），應及時(shí)將相關(guān)資料復印件交人力資源部歸檔，原件當場(chǎng)查驗。

　　1.5調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案。在其報到新崗位前，對調入或新建立的檔案都應登記。

　　1.6對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲形成的材料要及時(shí)收集、整理保持檔案的完整性，歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)審批蓋章和本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　1.7員工離職檔案每月清查，另外存檔，檔案保存原則上三年后方可銷(xiāo)毀（高管及核心人員保留該員工離崗8年止）。

　　1.8人力資源部檔案員要注意檔案管理環(huán)境的清潔、整潔。

　　1.9檔案應分類(lèi)編號存放，一個(gè)員工一個(gè)編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

　　2、檔案的查、借閱

　　2.1檔案分為保密與非保密，保密檔案禁止查閱，只能在檔案室閱覽，不得外借；非保密級檔案因工作需要查、借閱，須填寫(xiě)《查、借閱人事檔案單》（附件三），經(jīng)過(guò)行政人力資源部經(jīng)理批準后方可查、借閱。

　　2.2任何單位一般不得垮部門(mén)查、借閱人事檔案，下級員工不得查、借閱上級員工的人事檔案。

　　2.3公司級領(lǐng)導、行政人力資源部可直接查、借閱員工人事檔案。

　　2.4所有經(jīng)過(guò)批準后借閱的人事檔案需在三天內歸還人力資源部（除特殊情況可延長(cháng)），對借閱后到期未歸還者、歸還損壞、私自復印檔案者、遺失者依照公司檔案管理的相關(guān)規定處理。

　　2.5人力資源部做好查、借閱登記，并在《人事檔案借閱登記本》簽字登記。

　　3、查、借閱檔案注意事項

　　3.1不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案材料。

　　3.2不得擅自復印、拍攝檔案內容，如有工作需要從檔案中取證須經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理同意。

　　3.3查、借閱者不得擅自泄露檔案內容，違反者視情節嚴重，予以懲處。

　　4、檔案的銷(xiāo)毀

　　4.1公司任何個(gè)人和部門(mén)非經(jīng)同意不得銷(xiāo)毀員工檔案資料。

　　4.2某些檔案到了銷(xiāo)毀期時(shí)，由人力資源部填寫(xiě)《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀審批登記》，經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后銷(xiāo)毀。

　　4.3經(jīng)批準銷(xiāo)毀的人事檔案，人力資源部須認真核對，將批準的《公司員工人事檔案銷(xiāo)毀登記》和將要銷(xiāo)毀的人事檔案做好登記并歸檔，登記表永久保存。

　　四、制定、修訂、廢除與實(shí)施

　　本管理辦法經(jīng)行政人力資源部經(jīng)理批準后，由人力資源部實(shí)施，修訂和廢止亦同。

辦公室檔案管理辦法3

　　第一條 為加強和規范員工檔案管理，依據《中華人民共和國檔案法》和《企業(yè)職工檔案管理工作規定》及《干部檔案工作條例》，制定本細則。

　　第二條 員工的檔案均由人力資源部檔案管理員負責管理。檔案管理人員不能保管本人的檔案。

　　第三條 員工失蹤或死亡后滿(mǎn)三年，其檔案應移交當地勞動(dòng)行政部門(mén)保存。對國家和企業(yè)有特殊貢獻的英雄、模范人物死亡以后，其檔案由公司檔案室按規定向有關(guān)檔案館移交。

　　第四條 人事檔案管理員的職責

　�。ㄒ唬�、保管員工檔案；

　�。ǘ�）、及時(shí)索要、收集、鑒別和整理員工檔案材料；

　�。ㄈ�）、辦理員工檔案的查閱、借閱、和轉遞手續；

　�。ㄋ模�、登記員工工作、工資、獎懲情況；

　�。ㄎ澹�、為領(lǐng)導和有關(guān)部門(mén)提供員工的情況；

　�。�六）、做好員工檔案的安全、保密、保護工作；

　�。ㄆ撸�、定期向檔案室等部門(mén)移交檔案；

　�。ò耍�、辦理其它有關(guān)事項。

　　第五條 人事檔案的內容及分類(lèi)歸檔

　�。ㄒ唬�、本人歷年填寫(xiě)的個(gè)人簡(jiǎn)歷、履歷、登記表；

　�。ǘ�）、本人經(jīng)歷、家庭情況、社會(huì )關(guān)系、成長(cháng)歷史等自傳材料；

　�。ㄈ�）、本人自我鑒定，組織鑒定材料；對員工的考察、考核、評價(jià)材料；

　�。ㄋ模�、政治歷史審查及甄別復查材料；

　�。ㄎ澹�、員工參入黨、團材料；

　�。�六）、獎勵（包括科技和業(yè)務(wù)）及各種先進(jìn)事跡材料；

　�。ㄆ撸�、入伍、退伍、辭退職、出國等材料；

　�。ò耍�、處分、取消處分的材料；

　�。ň牛�、任免、工資、職稱(chēng)等材料；

　�。ㄊ�）、學(xué)歷和評定的.技能等材料；

　�。ㄊ�一）、其它有較大價(jià)值的可供參考的材料。

　　第六條 人事檔案材料的分類(lèi)嚴格按《干部檔案工作條例》、《企業(yè)職工檔案管理工作規定》的規定辦理。

　　第七條 人事檔案的收集、保管和銷(xiāo)毀

　　一、調動(dòng)和錄用入公司的員工，應在辦理手續前調閱檔案，在其報到一個(gè)月內立檔。對調入或新建立的檔案都應造冊登記。

　　二、對員工進(jìn)行考察、考核、培訓、獎懲等形成的材料要及時(shí)收集、整理立卷、保持檔案的完整。

　　三、立卷歸檔的材料必須認真鑒別，保證材料的真實(shí)、文字清楚、手續齊備。材料須經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，應在蓋章、簽字后歸檔。

　　四、人事檔案材料統一使用十六開(kāi)規格的辦公用紙，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及復寫(xiě)紙書(shū)寫(xiě)。

　　五、按規定需要銷(xiāo)毀檔案材料時(shí)，必須經(jīng)部門(mén)負責人、分管領(lǐng)導批準，并編制銷(xiāo)毀清冊。

　　六、人事檔案存放應配備檔案庫房、檔案櫥窗等設施。檔案要做到防盜、防火、防蛀、防潮、防光、防塵、防污染。

　　七、人事檔案材料應分類(lèi)，整理裝訂成冊后方能入卷存檔，不得直接入卷。每年要對檔案進(jìn)行一次整理、校對工作。

　　八、檔案應分類(lèi)編號后存放，編號應與員工編號統一，防止重名重姓員工材料入檔交叉，制檢索目錄，以便查找。

　　第八條 人事檔案的利用和傳遞

　　一、外單位來(lái)公司查閱檔案時(shí)，必須持蓋有公章的單位介紹信，經(jīng)分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。

　　二、本公司各部門(mén)因工作需要查閱員工檔案時(shí)，應由部門(mén)出具證明，由人力資源部負責人批準后方可查閱。

　　三、公司級領(lǐng)導、黨委辦公室、人力資源部可不經(jīng)審批查閱員工檔案。

四、建立檔案查閱登記制度，對查閱職工檔案的情況做好記錄。

　　五、檔案一般不借出查閱。如必須借出查閱時(shí)，應提交報告，分管領(lǐng)導批準，嚴格履行登記手續。

　　六、任何人不得查閱或借用本人及親屬（包括父母、配偶、子女及兄弟、姐妹等）的檔案。

　　七、查閱檔案必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定，嚴禁涂改、圈劃、抽取、撤換檔案。

　　八、員工被任免中層以上職務(wù)，應在任免職務(wù)后一個(gè)月內移交其檔案。

　　九、員工調動(dòng)、辭職，解除勞動(dòng)合同或被開(kāi)除、辭退等，已辦理離公司手續者，應在一個(gè)月內將其檔案移交新單位或戶(hù)口所在地的街道辦事處。

　　十、轉遞檔案應通過(guò)機要通訊或派專(zhuān)人送取，并履行登記手續，不準郵寄或交本人自帶。

　　十一、對轉出的檔案，必須按統一規定的“員工檔案轉遞通知單”的項目登記，并密封包裝，加蓋公章和經(jīng)辦人印章。

　　第九條 新接收檔案，檔案材料不全，可不予接收。接收檔案后，應將基本檔案資料錄入計算機內。員工調出，檔案材料轉出時(shí)，應從計算機內注銷(xiāo)員工基本檔案情況。

　　第十條 本細則未盡事宜按《企業(yè)職工檔案管理工作規定》和《干部檔案工作條例》辦理。

　　第十一條 本管理細則由公司人力資源部負責解釋。

辦公室檔案管理辦法4

　　第一條 為了規范人事檔案的管理和利用，為人力資源管理工作提供有效的信息依據，特制訂本制度。

　　第二條 集團公司員工檔案實(shí)行分級管理

　　由集團公司人力資源中心引進(jìn)的員工的檔案一律由集團人力資源中心統一管理。

　�。ㄒ唬┰�始檔案：?jiǎn)T工入司時(shí)隨轉的人事檔案材料，員工轉正后調入公司管理。

　�。ǘ�）新建檔案：?jiǎn)T工入司以后的任職情況、培訓情況、工資調整、學(xué)歷、職稱(chēng)變化、歷年考核等情況及員工基本情況復印件備查材料。

　�。ㄈ�）電子檔案：?jiǎn)T工的姓名、年齡、婚姻狀況、身份證號、家庭住址、戶(hù)籍所在地、畢業(yè)學(xué)校、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、職稱(chēng)、工作經(jīng)歷、崗位、職務(wù)、合同期限等情況通過(guò)電子信息系統的形式所形成的記錄。

　　經(jīng)集團人力資源中心授權自行招聘的各分（子）公司引進(jìn)的員工的檔案由各分（子）公司人資科管理。

　　第三條 人事檔案由各公司、部門(mén)總經(jīng)理分管或指導，該公司、部門(mén)人事負責人具體負責操作和管理，并對檔案的完整性、真實(shí)性和準確性負責。集團公司人力資源中心全權負責對各公司、部門(mén)人事檔案的監督考核。

　　一、人事檔案的建立

　　第四條 新建人事檔案收集范圍

　　由人力資源部門(mén)直接形成的材料：

　�。ㄒ唬└鞣N履歷表、登記表、面試評價(jià)表、個(gè)人經(jīng)歷材料及求職原始材料。求職原始材料包括：報名登記表、照片、面試記錄、身份證和畢業(yè)證復印件、肝功能、乙肝兩對半和胸透檢驗單（要求員工在進(jìn)公司之前須到公司指定的醫院進(jìn)行體檢，且出具的體檢證明須真實(shí)有效）等材料。

　�。ǘ�）職務(wù)任免申請表、行政職務(wù)任免材料、晉升技術(shù)職稱(chēng)（學(xué)位等）審批材料。

　�。ㄈ�）工資調整審批表。

　�。ㄋ模╄b定書(shū)、鑒定表以及其它各種鑒定材料。

　�。ㄎ澹┛己�、考勤或其它類(lèi)材料。

　�。�六）有關(guān)培訓學(xué)習經(jīng)歷及成績(jì)、學(xué)歷情況等材料。

　�。ㄆ撸└鞣N處分、處罰材料和通報批評等材料。

　�。ò耍┯嘘P(guān)接收、調配、解聘等情況記錄材料。

　�。ň牛└鞣N重要的個(gè)人申請、承諾、聘用合同（協(xié)議）、保險等材料。

　�。ㄊ�）各種崗位責任書(shū)、競聘、施政方案等。

　　通過(guò)其它渠道形成的材料：

　�。ㄒ唬└黝�(lèi)組織成員或代表以及各種先進(jìn)模范或受獎勵材料。

　�。ǘ�）參加各級人大或各類(lèi)協(xié)會(huì )代表大會(huì )材料。

　�。ㄈ�）業(yè)務(wù)考績(jì)材料、技術(shù)方面的貢獻材料及各項論文著(zhù)作篇目等。

　�。ㄋ模┏鰢鴮徟�表及在外期間鑒定材料。

　�。ㄎ澹﹨⒓庸�司組織的各類(lèi)體檢材料、工傷證明材料。

　�。�六）在原工作單位形成的有關(guān)檔案材料。

　�。ㄆ撸┰诓筷牷驅W(xué)校等機關(guān)單位形成的有關(guān)檔案材料。

　�。ò耍┲匾�的社會(huì )關(guān)系、親屬關(guān)系的'記錄材料。

　�。ň牛�對違紀、違法事件的申訴、申報以及處理情況記錄等。

　　第五條 人事檔案歸檔材料要求

　　歸檔材料應具備的條件：

　�。ㄒ唬┍仨毷且呀�(jīng)處理完畢，而不是懸而未決或沒(méi)有最后審定和處理意見(jiàn)的文件。

　�。ǘ�）材料必須以個(gè)人為對象。對反映多人有關(guān)情況的材料，應當分別制成以個(gè)人為單位或反映本人情況的材料，方可歸入個(gè)人檔案。

　�。ㄈ�）凡歸檔材料必須具有憑證性標記，如個(gè)人簽字或加蓋個(gè)人印章、單位公章等；對屬于歸檔范圍但手續不完備的材料，應先將手續補齊，并在辦理完備后再行歸檔。

　�。ㄋ模�檔案內容必須實(shí)事求是，不能帶有虛構、想象、夸張的成份；人物傳記、寫(xiě)人物事跡的報告文學(xué)、個(gè)人回憶錄都不得歸檔。

　�。ㄎ澹�檔案內容應當完整，對頭尾不清、來(lái)源時(shí)間不明的材料，要盡可能查清注明；涉及個(gè)人重大問(wèn)題的材料，如需查清，應轉交相關(guān)部門(mén)處理后，方能歸檔。確定材料能否歸檔時(shí)，應針對具體問(wèn)題具體分析，不能一概而論；同時(shí)，還應對檔案中應當具備而缺少的材料予以登記，并有計劃地進(jìn)行收集補充。

　　應妥善處理不應歸檔的材料：

　�。ㄒ唬┙�(jīng)過(guò)鑒別，凡應轉往有關(guān)單位保存或處理的材料，應填制《人事檔案轉遞通知單》（此指干部或重要人員檔案）。

　�。ǘ�）接收單位清點(diǎn)核對后，應按程序辦理接收手續。

　�。ㄈ�）凡屬退還本人的材料、證章等，應開(kāi)列詳細清單，證明材料（物品）名稱(chēng)及份（件）數，經(jīng)批準后退還本人，并由本人在接收人處簽字或加蓋個(gè)人印章。

　�。ㄋ模�對不直接退還本人的材料，可經(jīng)批準后給予銷(xiāo)毀，并應對其本人說(shuō)明。

　�。ㄎ澹╀N(xiāo)毀人事檔案履行一定審批手續，任何個(gè)人都不得擅自銷(xiāo)毀。

　　第六條 人事檔案的整理要求：

　�。ㄒ唬�應遵循完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的原則。

　�。ǘ�）應做到認真鑒別、分類(lèi)準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。

　�。ㄈ�）人事檔案的保管范圍與人員管理應相一致。

　�。ㄋ模┎牧显鰷p時(shí)應進(jìn)行重新整理。

　�。ㄎ澹┤耸聶n案原件作為正本，對于機密性較高的人事檔案，可根據工作需要和人員管理情況建立副本。

　　第七條 人事檔案的建立

　�。ㄒ唬┘瘓F公司總部新進(jìn)員工由人力資源中心按要求收集整理求職人員原始求職材料，并對于員工在崗位工作期間形成的各類(lèi)檔案資料須及時(shí)予以補充完善。

　�。ǘ�）集團公司人力資源中心授權自行招聘的各分（子）公司直接按人事檔案建檔要求，經(jīng)該公司人事負責人審核后建立并逐步完善各員工的人事檔案。分（子）公司人資科于每月的5日前將員工電子文檔花名冊上報集團人力資源中心。

　�。ㄈ�）員工所在部門(mén)人事助理建立本部門(mén)員工基礎檔案，并對員工在職期間相關(guān)個(gè)人信息資料（身份證號、聯(lián)系方式、家庭住址、戶(hù)籍地、學(xué)歷、職稱(chēng)、崗位）的變更情況的記錄于每月5日前以電子文檔上報集團人力資源中心。

　　第八條 人事檔案的編號

　�。ㄒ唬┤耸聶n案編號構成：檔案代碼+四位數字，按順序編號。

　�。ǘ�）各分（子）公司、部門(mén)人事檔案代碼取正式名稱(chēng)前三個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一個(gè)字母（大寫(xiě)），如采購管理中心，其人事檔案編號為CGG。

　�。ㄈ�）員工辭職后的檔案編號繼續保留，不重復使用。

　�。ㄋ模┩�一部門(mén)員工的檔案要求放在一起，每10名員工的人事檔案存放在同一個(gè)檔案袋內，調動(dòng)或辭職抽出后不添加新的員工檔案，若檔案袋中員工檔案已抽完，此空檔案袋繼續保留。抽出檔案后應該在檔案袋上予以標明。

　　第九條 人事檔案建立的具體程序

　�。ㄒ唬┘瘓F人力資源中心以及各分（子）公司人事部門(mén)對材料進(jìn)行鑒別，看其是否符合歸檔的要求。

　�。ǘ�）按照材料的屬性、內容確定其歸檔的具體順序。

　�。ㄈ�））在檔案袋目錄上登記材料名稱(chēng)及其相關(guān)的內容。

　�。ㄋ模�將新的材料存入檔案。

　　第十條 員工在職期間形成的培訓、獎懲（考核）、晉升等材料的收集、整理與歸檔。

　�。ㄒ唬┐髮W(xué)生、聘用人員、科級（含）以上管理人員在職期間所形成的新檔案材料，由所在公司、部門(mén)每半年整理一次，后備管理干部的材料由其所在公司、部門(mén)每月收集整理一次，統一交集團公司人力資源中心存檔。

　�。ǘ�）其他員工在職期間所形成的培訓、獎懲考核、晉升等人員在職期間所形成的新檔案材料由所在公司、部門(mén)按季度定期收集、整理，并要求歸檔。

　　二、 人事檔案的轉遞

　　第十一條 人事檔案轉遞的具體程序

　�。ㄒ唬┤耸仑撠熑艘罁�人力資源調配通知單或調令取出應轉走的員工檔案材料。

　�。ǘ�）在檔案袋的人員編號及姓名后注明抽出的時(shí)間、原因（調動(dòng)、辭職辭退和開(kāi)除、自離、晉升等）及轉入地點(diǎn)。

　�。ㄈ�）填寫(xiě)《人事檔案轉遞通知單》。

　�。ㄋ模�將《人事檔案轉遞通知單》放入員工檔案一起，并將檔案袋密封后轉往相應公司、部門(mén)。

　�。ㄎ澹┦諜n公司、部門(mén)在收到檔案，核對無(wú)誤后，必須在《人事檔案轉遞通知單》的回執單上簽字蓋章，且及時(shí)反饋到轉出公司、部門(mén)。

　　第十二條 人事檔案材料在轉遞過(guò)程中要嚴格執行保密制度，按要求裝袋密封交接，并在封口處加蓋公章，且不能由員工本人帶走，攜帶人員嚴禁私自拆封偷閱檔案。

　　第十三條 員工晉升科級（含）以上級別，轉正后一月內由所在公司、部門(mén)按轉檔程序和要求將檔案提交集團公司人力資源中心；科級管理干部被免職后，其檔案材料由集團公司人力資源中心按照轉檔程序和要求轉往相應公司、部門(mén)。

　　第十四條 員工離職后由其所在公司、部門(mén)一月之內將其檔案抽出，裝訂成冊存檔，并妥善保管二年。銷(xiāo)毀時(shí)須填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請單》，經(jīng)集團公司人力資源中心核準后予以銷(xiāo)毀。

　　三、人事檔案的查詢(xún)、借閱

　　第十五條 檔案查詢(xún)和借閱應按程序辦理

　�。ㄒ唬�檔案的查詢(xún)應先申請，說(shuō)明查詢(xún)的對象、理由和范圍，所在公司、部門(mén)人事負責人批準后，方可登記查閱。不得隨意讓人查閱員工檔案。

　�。ǘ�）外借員工檔案須經(jīng)所在公司、部門(mén)總經(jīng)理批準，并辦理借檔登記。最長(cháng)借閱期限為一星期。若需延長(cháng)，需辦理續借手續。

　�。ㄈ�）各公司、部門(mén)、個(gè)人需要出具人事檔案證明材料，由所在公司、部門(mén)開(kāi)具介紹信，說(shuō)明理由，再由集團公司人力資源中心或所在公司人事部按規定予以辦理。

　�。ㄋ模┤肆�資源中心或各公司、部門(mén)內部查閱、借檔和出具證明也應按照程序進(jìn)行。

　　四、人事檔案的保管

　　第十六條 人事檔案保管必須嚴格遵守保密的原則。

　　第十七條 人事檔案管理必須由專(zhuān)人負責，定期檢查核對，確保檔案完整、準確。

　　第十八條 人事檔案存放必須配備專(zhuān)門(mén)設備，不得與其它檔案混放一起。

　　第十九條 人事檔案存放應做到安全、保密、防火、防潮、防盜。

　　第二十條 任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場(chǎng)合。

　　五、考核辦法

　　第二十一條 凡出現以下情況，將根據情節輕重分別扣除所在公司、部門(mén)人事負責人績(jì)效獎金20—50元/次：

　�。ㄒ唬┤耸聶n案不全的。

　�。ǘ�）檔案交接不清致使員工檔案丟失的。

　�。ㄈ�）不遵守人事檔案保密制度的。

　�。ㄋ模┎宦男姓�當手續將人事檔案帶出檔案保管場(chǎng)所的。

　�。ㄎ澹┎话匆幎ㄤN(xiāo)毀人事檔案的。

辦公室檔案管理辦法5

　　會(huì )計檔案包括：會(huì )計憑證、會(huì )計帳簿和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料。會(huì )計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會(huì )計檔案管理工作，明確責任，使會(huì )計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。

　　一、會(huì )計檔案的立卷、歸卷制度

　　公司所屬會(huì )計人員必須對本單位的各種會(huì )計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會(huì )計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，并指定專(zhuān)人保管，防止丟失、損壞。

　　二、會(huì )計檔案的調閱制度

　　調閱會(huì )計檔案，要嚴格辦理手續，本單位人員調閱會(huì )計檔案，要經(jīng)過(guò)會(huì )計主管人員同意；外單位人員調閱要有正式介紹信，經(jīng)會(huì )計主管人員和單位領(lǐng)導批準，并詳細登記調閱檔案名稱(chēng)、日期、調閱人姓名、工作單位、調閱理由和歸還日期。調閱人員一般不得將會(huì )計檔案攜帶外出，需要復制應征得單位同意。

　　三、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀制度

　　會(huì )計檔案的保管期一般為20xx年，對保管期滿(mǎn)的.會(huì )計檔案，按照<檔案法>的規定由財會(huì )部門(mén)和檔案部門(mén)共同鑒定，報經(jīng)批準后進(jìn)行處理。對需要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案，要填寫(xiě)“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”，銷(xiāo)毀時(shí)由單位領(lǐng)導指定檔案部門(mén)和財會(huì )部門(mén)共同派員監銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，“會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊”要長(cháng)期保存。

　　四、會(huì )計檔案的交接制度

　　1、會(huì )計人員工作調動(dòng)或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續，沒(méi)有辦理交接手續的，不得離職。離職前，必須將本人經(jīng)管的會(huì )計工作在規定期限內全部交接清楚，接替人員應認真接管移交工作，并繼續辦理移交未了事項。移交后，如發(fā)現原經(jīng)管的會(huì )計業(yè)務(wù)有違反財務(wù)制度和法律規定等問(wèn)題，由原移交人負責。

　　2、合并、撤銷(xiāo)單位的會(huì )計檔案，應根據不同情況分別移交給并入單位，由上級主管部門(mén)或主管部門(mén)指定的其他單位接收代管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。

辦公室檔案管理辦法6

　　1、目的:

　　會(huì )計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。為了加強會(huì )計檔案管理，統一會(huì )計檔案管理制度，現根據<中華人民共和國會(huì )計法>和<中華人民共和國檔案法>的規定，制定本辦法。

　　2、適用范圍:

　　本規定適用于公司及分子公司。

　　3、會(huì )計檔案管理體系

　　3、1公司檔案室、財務(wù)部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會(huì )計檔案。

　　3、2公司總經(jīng)辦、財務(wù)部共同負責會(huì )計檔案工作的指導、監督和檢查。

　　3、3各單位必須加強對會(huì )計檔案管理工作的領(lǐng)導，建立會(huì )計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等管理制度，保證會(huì )計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。

　　4、會(huì )計檔案范圍

　　4、1會(huì )計檔案是指會(huì )計憑證、會(huì )計帳薄和會(huì )計報表等會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)的重要史料和證據。

　　4、2會(huì )計憑證類(lèi):原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會(huì )計憑證。

　　4、3會(huì )計帳薄類(lèi):總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會(huì )計帳薄。

　　4、4財務(wù)報告類(lèi):月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會(huì )計報表、附表、附注及文字說(shuō)明和其他財務(wù)報告。

　　4、5財會(huì )電算化檔案:主要是存儲會(huì )計數據和程序的磁盤(pán)或光盤(pán)及其它存儲介質(zhì)，系統開(kāi)發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會(huì )計資料。

　　4、6其他類(lèi):銀行存款余額調節表，銀行對帳單，物資盤(pán)存表，其他應當保存的會(huì )計核算專(zhuān)業(yè)資料，會(huì )計檔案移交清冊，會(huì )計檔案保管清冊，會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊等。

　　5、各單位每年形成的會(huì )計檔案，應當由會(huì )計機構按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會(huì )計檔案保管清冊。

　　5、1當年形成的會(huì )計檔案，在會(huì )計年度終了后，可暫由會(huì )計機構保管一年，期滿(mǎn)之后，應當由會(huì )計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統一保管;未設立檔案機構的，應當在會(huì )計機構內部指定專(zhuān)人保管。出納人員不得兼管會(huì )計檔案。

　　5、2移交本單位檔案機構保管的會(huì )計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個(gè)別需要拆封重新整理的，檔案機構應當同會(huì )計機構和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。

　　6、會(huì )計檔案不得自行借出。

　　6、1如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供會(huì )計資料的查閱或復制，并辦理登記手續。查閱或者復制會(huì )計檔案的人員，嚴禁在會(huì )計檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會(huì )資料時(shí)，應事前由公司總經(jīng)辦批準。

　　6、2各單位應當建立健全會(huì )計檔案查閱、復制登記制度。

　　7、會(huì )計檔案的保管期

　　7、1分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、20xx年5類(lèi)(會(huì )計檔案保管期限表附后)。

　　7、2會(huì )計檔案的保管期限，從會(huì )計年度終了后的第一天算起。

　　7、3本辦法規定的會(huì )計檔案保管期限為最低保管期限，各類(lèi)會(huì )計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。

　　7、4各單位會(huì )計檔案的具體名稱(chēng)如有同本辦法附表所列檔案名稱(chēng)不相符的，可以比照類(lèi)似的保管期限辦理。

　　8、會(huì )計檔案的銷(xiāo)毀

　　8、1保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案，除本辦法規定不得銷(xiāo)毀的情形外，可以按照以下程序銷(xiāo)毀:

　　8、1、1由本單位檔案機構會(huì )同會(huì )計機構提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊，列明銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內容;

　　8、1、2單位負責人在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽署意見(jiàn);

　　8、1、3銷(xiāo)毀會(huì )計檔案時(shí)，應當由檔案機構和會(huì )計機構共同派員監銷(xiāo);

　　8、1、4監銷(xiāo)人在銷(xiāo)毀會(huì )計檔案前，應當按照會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊所列內容清點(diǎn)核對所要銷(xiāo)毀的會(huì )計檔案;銷(xiāo)毀后，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊上簽名蓋章，并將監銷(xiāo)情況報告本單位負責人。

　　8、2保管期滿(mǎn)但未結清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結為止。單獨抽出立卷的會(huì )計檔案，應當在會(huì )計檔案銷(xiāo)毀清冊和會(huì )計檔案保管清冊中列明。

　　8、3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿(mǎn)的會(huì )計檔案不得銷(xiāo)毀。

　　9、會(huì )計檔案的管理

　　9、1采用電子計算機進(jìn)行核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案。

　　9、2單位因撤銷(xiāo)、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷(xiāo)登記手續之前形成的會(huì )計檔案，應當由終止單位的業(yè)務(wù)主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案代管。法律、行政法規規定的，從其規定。

　　9、3單位分立后原單位存續的，其會(huì )計檔案應當由分立后的存續方統一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立后原機構代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案。單位分立中未結清的.會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規定辦理交接手續。

　　9、4單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會(huì )計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會(huì )計檔案，對其中未結清的會(huì )計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規定辦理交接手續。

　　9、5單位合并后原各單位解散或一方存續其他方解散的，原各單位的會(huì )計檔案應當由合并后的單位統一保管;單位合并后原各單位仍存續的，其會(huì )計檔案仍應由原各單位保管。

　　9、6在建設項目建設期間形成的會(huì )計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規定辦理交接手續。

　　9、7單位之間交接會(huì )計檔案的，交接雙方應當辦理會(huì )計檔案交接手續。

　　9、7、1移交會(huì )計檔案的單位，應當編制會(huì )計檔案移交清冊，列明應當移交的會(huì )計檔案名稱(chēng)、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內容;

　　9、7、2交接會(huì )計檔案時(shí)，交接雙方應當按照會(huì )計檔案移交清冊所列內容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監交人應當在會(huì )計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。

　　9、8預算、計劃、制度等文件材料，應當執行文書(shū)檔案管理規定，不適用本辦法。

　　10、附則:

　　10、1本制度由公司財務(wù)部負責解釋。

　　10、2本制度施行后，凡既有的類(lèi)似規章制度或與之相抵觸的規定即行廢止。

　　10、3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執行。修改時(shí)亦同。

　　辦公室檔案管理辦法2

　　1.文書(shū)檔案管理。文書(shū)檔案包括上級領(lǐng)導機關(guān)來(lái)文、學(xué)校發(fā)文，包括各種通知、決定、批復、下達的計劃等;本館制定的規章制度、規則、細則、辦法、公約等，對此類(lèi)檔案資料的管理做到：

　　1)凡應歸檔的資料、文件，應在工作告一段落后，及時(shí)整理原始資料分類(lèi)歸檔。

　　2)對上級下發(fā)的有關(guān)文件，館領(lǐng)導閱后，及時(shí)收回歸檔并做好登記，存放辦公室備查。

　　3)對所保管的文件，應定期清點(diǎn)，凡與本館有關(guān)的備查文件原件歸檔，副件保留。

　　4)年底按檔案類(lèi)別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　2.業(yè)務(wù)檔案的管理。業(yè)務(wù)檔案包括日常業(yè)務(wù)工作統計、工作計劃、專(zhuān)題規劃、工作總結、業(yè)務(wù)報表、文獻采購留存、館長(cháng)辦公會(huì )及館務(wù)會(huì )議紀要、圖書(shū)館大事等。對此類(lèi)檔案資料的管理應做到：

　　1)各部室做好工作統計，每月上報辦公室歸檔。

　　2)業(yè)務(wù)報表，要留底歸檔存查。

　　3)工作計劃、專(zhuān)題規劃、工作總結、采購留存、館長(cháng)辦公會(huì )議紀要等，要及時(shí)分類(lèi)歸檔。

　　4)年底按業(yè)務(wù)類(lèi)別整理、裝訂成冊，建立目錄，存放辦公室備查。

　　3.人事檔案的管理。人事檔案包括圖書(shū)館職工的基本情況、科研情況、考核、獎勵情況、先進(jìn)模范典型材料等。對此類(lèi)檔案的管理做到：

　　1)掌握本館職工的學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)、年齡、業(yè)務(wù)、職稱(chēng)、工作履歷等基本情況，對調入、調出及離退休人員及時(shí)填寫(xiě)登記簿，建全人事檔案及跟蹤管理。

　　2)及時(shí)準確記錄本館各業(yè)務(wù)部門(mén)人員的調動(dòng)情況及知識結構，年齡層次、職稱(chēng)結構情況。

　　3)及時(shí)做好職工的考勤、考核、獎勵與處分情況的記錄，要歸檔存留備查。

辦公室檔案管理辦法7

　　第一條 為了加強公司人事檔案管理，使之逐步實(shí)現科學(xué)化、制度化、系統化的要求，參照國家和上級主管部門(mén)有關(guān)檔案管理的規定，結合公司的實(shí)際情況，特制定本規則。

　　第二條 檔案管理的種類(lèi)；根據國家的規定要求和勞動(dòng)人事管理的特點(diǎn)，將勞動(dòng)人事工作形成的諸多材料整理分成三大類(lèi)：職工個(gè)人檔案、專(zhuān)業(yè)技術(shù)檔案、文書(shū)資料檔案。

　　第三條 職工個(gè)人檔案主要由記載個(gè)人在歷史各個(gè)時(shí)期表現情況的原始資料，各項工作能力素質(zhì)狀況和有關(guān)背景材料等構成。它主要包括職工履歷、社會(huì )關(guān)系、職務(wù)、學(xué)歷、工資變動(dòng)情況、獎懲記錄等以及各個(gè)時(shí)期的表現鑒定。

　　第四條 專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員（包括工人技師）檔案主要由記載其技術(shù)狀況的原始材料和考核評聘等有關(guān)的材料構成，它主要包括專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）評聘申請表、工作總結、所在單位鑒定、評審委員會(huì )評審結果記錄、聘任或解聘書(shū)、高、中、初等級變化記錄和評聘工作的有關(guān)資料。

　　第五條 文書(shū)資料檔案主要由記載公司勞動(dòng)人事管理活動(dòng)的主要過(guò)程原始材料、各項重要而且常用的勞動(dòng)人事政策規定的目錄或摘要、勞動(dòng)人事系統各崗位在工作中產(chǎn)生的各類(lèi)正式文書(shū)、各種勞動(dòng)人事統計報表和有關(guān)信息資料構成。

　　第六條 檔案管理的內容

　　一、檔案的建立

　　1、職工個(gè)人檔案，凡是新進(jìn)公司的職工，勞動(dòng)人事部門(mén)應按規定內容為其建立個(gè)人檔案，并按公司檔案管理規范統一整理分類(lèi)、編號。

　　2、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案，對專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）評聘管理部門(mén)或崗位提供的職稱(chēng)（職務(wù)）評聘的有關(guān)資料，按規定要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、編號、歸檔。

　　3、文書(shū)資料檔案。對文書(shū)管理提供的`各類(lèi)文書(shū)資料，按設計要求進(jìn)行分類(lèi)、整理、匯編成冊、編號歸檔。

　　二、檔案的日常維護：

　　檔案的日常維護主要包括整理、分類(lèi)、編號、裝訂、編目錄、內容增刪、訂正、輸入電腦等項內容，重點(diǎn)是增刪、訂正、更新。

　　三、檔案的查詢(xún)、借閱：

　　檔案查詢(xún)、借閱管理的內容主要根據上級有關(guān)規定或公司的管理需要制定查詢(xún)、借閱檔案規定，對檔案的查閱、借閱實(shí)施管理。

　　四、檔案的傳遞：

　　檔案的傳遞主要指職工個(gè)人檔案和專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案傳遞到流向單位。

　　第七條 檔案管理的標準

　　一、職工個(gè)人檔案

　　1、符合國家和上級主管部門(mén)規定的檔案管理要求。

　　2、能夠及時(shí)、準確、完整的提供反映公司專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）評聘情況。

　　二、文書(shū)資料檔案

　　1、能夠及時(shí)、準確地提供勞動(dòng)人事管理方面的文書(shū)資料。

　　2、能夠及時(shí)提供勞動(dòng)人事管理方面的政策規定的文號、文件、標題或摘要。

　　第八條 檔案的內部管理制度

一、凡新聘職工個(gè)人檔案應在報到后的一個(gè)月內完成。

　　二、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員檔案的建立，應在專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)（職務(wù)）評聘管理部門(mén)或崗位移交有關(guān)材料后的一個(gè)月內完成。

　　三、文書(shū)資料檔案的建立，首先由文書(shū)管理崗位每年二月前將上年度的文書(shū)資料交檔案管理崗位，然后由檔案管理崗位在接到后30天內完成整理、分類(lèi)、編號、裝訂、編目、摘錄、輸入電腦等工作。

　　四、應在有關(guān)崗位提供變更內容后的一個(gè)月內，對檔案的有關(guān)內容進(jìn)行增刪、修正。

　　五、檔案的查詢(xún)、借閱必須按有關(guān)規定執行。

　　六、每年4月前對公司的檔案管理工作進(jìn)行一次檢查。

　　七、文書(shū)資料檔案的分類(lèi)、目錄編排、編號由公司行政人事部統一確定。

　　八、檔案管理崗位應及時(shí)為公司各方面提供檔案資料查詢(xún)。

　　第九條 人事檔案查閱、借閱

　　一、查閱檔案的范圍

　　1、因干部考察、任免、調動(dòng)、政治審查、組織處理、入黨、出國、福利待遇、治喪等需要查閱本人檔案的。

　　2、與他人案件有密切關(guān)系，而該人已經(jīng)死亡或因病不能口述和書(shū)寫(xiě)，無(wú)法直接提供情況以及其他特殊原因，必須查閱其檔案取得證明材料的；

　　3、因某種特殊情況需要查閱本人檔案的；

　　4、編寫(xiě)公司史、地方志、撰寫(xiě)人物傳記等，一般不得查閱干部檔案，可直接向干部本人采訪(fǎng)。如該干部已經(jīng)死亡或年邁喪失記憶，有病不能口述、書(shū)寫(xiě)，可酌情提供其履歷和自傳材料給予查閱。

　　二、借用檔案的范圍

　　1、領(lǐng)導因審批職務(wù)任免、出國、晉升和享受待遇考察了解等需要借用有關(guān)人員的檔案；

　　2、商調職工需要，將檔案寄送接受部門(mén)（分支機構）審查；

　　3、本部門(mén)有關(guān)領(lǐng)導因對于政治審查、考察、考核需要詳盡研究而暫時(shí)借用。

　　三、出具證明材料的范圍：

　　出具證明材料，指的是按需要和允許提供利用的范圍，將人事檔案中的有關(guān)材料內容摘抄或復制成單項的材料，用以證明該人員的有關(guān)情況。這種方式一般只限于審批案件、出國留學(xué)所必須提供的證據、證件等。凡因入團、入黨、入學(xué)、參軍、提干、出國等進(jìn)行政治審查，需要了解其父母或親屬的情況時(shí)，一般不能查閱檔案，可由干部所在單位提供證明材料。

　　四、查閱、借用檔案辦理程序

　　1、借閱經(jīng)理級以上干部檔案欲申請人填寫(xiě)《查閱、借用檔案審批表》，經(jīng)借閱檔單位蓋章和負責人簽字，報公司領(lǐng)導審批；

　　2、借閱經(jīng)理級以下人員的檔案，經(jīng)申請人所在部門(mén)領(lǐng)導批準，行政人事部審核，方可調出檔案。

　　五、查閱、借用檔案的注意事項

　　1、查閱檔案的人員，必須攜帶本人工作證、身份證，在查閱時(shí)不準邊閱邊議檔案內容，更不準向無(wú)關(guān)人員泄露檔案內容。

　　2、查閱檔案時(shí)不得涂改、拆散、抽出、增添、圈劃、污損；

　　3、未經(jīng)批準，不得復印檔案材料，摘抄復制的材料應辦理登記手續并負責保管好，不得給無(wú)關(guān)人員閱看，用完必須自行銷(xiāo)毀；

　　4、查閱檔案需到檔案室進(jìn)行，原則上不得帶走；特殊情況需借出的，必須在當日歸還。

　　5、借用的檔案，必須保證絕對安全，要嚴格保密，妥善保存，不準轉借，不準交無(wú)關(guān)人員和本人翻閱，用完及時(shí)歸還。

辦公室檔案管理辦法8

　　為加強校研究生會(huì )辦公室檔案的科學(xué)管理，保證檔案資料的系統性與完整性，現結合實(shí)際情況，特制定本制度。

　　一、立卷、歸檔

　　第一條 各部門(mén)平時(shí)要做好文件的收集、整理，文件的整理、上繳工作是各部門(mén)的一項重要任務(wù)，必須認真做好。

　　第二條 各類(lèi)文件材料由辦公室負責整理立卷、歸檔。辦公室對各部門(mén)文件立卷工作進(jìn)行監督和指導，并做好應歸檔文件案卷的接收歸檔工作。

　　第三條 文件立卷歸檔范圍。凡是工作活動(dòng)中形成的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的各種文件（包括收、發(fā)文電，內部文件，各種會(huì )議文件，文件匯編，簿、冊、圖表，出版編輯物原稿、磁盤(pán)等），均屬立卷歸檔范圍。

　　第四條 立卷的原則。遵循文件的自然形成規律，保持文件之間的歷史聯(lián)系，區分文件的保存價(jià)值，便于保管和利用。

　　第五條 立卷方法。根據立卷原則、文件的分類(lèi)，分年度、分級別、分問(wèn)題、分保管期限的方法立卷。

　　1、分年度。將文件按其形成或針對的年度分開(kāi)。

　　2、分級別。將文件按其重要性分成公文和一般文件。

　　3、分問(wèn)題。將文件按其內容所反映的問(wèn)題分開(kāi)。

　　4、分期限。根據文件的不同保存價(jià)值，將文件按不同的保管期限分開(kāi)。

　　5、保管期限分為永久、長(cháng)期、短期三種。

　�。�1）永久保存。凡是反映部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的（例如章程、申請批文等）有長(cháng)遠利用價(jià)值的文件，劃為永久保存。

　�。�2）長(cháng)期保存。凡是在相當長(cháng)時(shí)間內部門(mén)需要查考的文件，劃為長(cháng)期保存。

　　長(cháng)期保存為20xx年至50年。

　�。�3）短期保存。凡是在較短時(shí)間內部門(mén)需要查考的各種文件，劃為短期保存。短期保存為20xx年以下。

　　第六條 文件的組合。組合的基本作法如下：

　　1、法規性文件，如制度、辦法、條例、規定等一般按單一問(wèn)題組合。同一問(wèn)題的請示與批復、轉發(fā)件與原件，應組合在一起。

　　2、會(huì )議文件應單獨組合。

　　3、統計、報表、名冊等各類(lèi)表格文件，應組合在一起。

　　4、工作計劃、總結等文件，一般可按部門(mén)或社團名稱(chēng)組合。

　　5、特殊性文件材料，可根據具體情況進(jìn)行組合。

　　第七條 檔案袋內文件的排列。檔案袋內文件應區分不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在后。其它文件按文件的.重要程度或形成時(shí)間先后排列。

　　第八條 文件歸檔份數。一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無(wú)保存價(jià)值和重份文件，需要辦理銷(xiāo)毀手續。

　　第九條 歸檔時(shí)間。部門(mén)應于活動(dòng)后一周內，將應立卷歸檔的文件整理立卷，向辦公室移交歸檔。

　　第十條 歸檔文件案卷的要求。部門(mén)移交歸檔文件案卷，應符合下列要求：

　　1、歸檔文件齊全、完整。

　　2、每個(gè)案卷必須填寫(xiě)案卷文件目錄、編件號、頁(yè)號、案卷封面，填寫(xiě)時(shí)用中性筆或鋼筆書(shū)寫(xiě)，字跡工整、清晰。

　　3、檔案袋的名稱(chēng)要注意內容準確，文字簡(jiǎn)練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份。

　　第十一條 案卷文件一式兩份，一份作為紙制文檔保存，另一份電子文檔保存在辦公室，電網(wǎng)檔案盒。

　　二、檔案的管理和利用

　　第十二條 辦公室按照校研究生會(huì )對檔案管理的要求，對存放的各類(lèi)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理，分類(lèi)保管，編制各類(lèi)檢索目錄，搞好檔案的借閱利用、統計等工作。

　　第十三條 經(jīng)鑒定失去保存價(jià)值需要銷(xiāo)毀的檔案，應經(jīng)分管主席審查批準后，按程序進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。

　　第十四條 辦公室的管理貫徹“以防為主，防治結合”的原則。經(jīng)常檢查防護設施和檔案保管狀況，對破損、字跡褪色、紙張變色的檔案，要有計劃的進(jìn)行修補、復制，保護檔案的安全與完整。

　　第十五條 檔案的利用。利用檔案人員，按規定辦理檔案利用審批手續與有關(guān)登記表，檔案用完后應及時(shí)歸還。

　　第十六條 借用檔案人員必須愛(ài)護檔案，要保證檔案的安全與保密。不得擅自涂改、勾劃、剪裁、拆散、翻印或轉借。歸還檔案時(shí)，辦公室人員要仔細檢查，檔案盒，發(fā)現對檔案有損壞或泄密者，應及時(shí)向分管主席報告，按有關(guān)規定處理。

　　第十七條 辦公室工作人員，接待檔案利用人員要熱情，認真負責，按規定提供利用。填寫(xiě)好查閱檔案登記表。

　　第十八條 平時(shí)匯集，按實(shí)際順序或內容分類(lèi)、收集、整理，應保持文件、材料之間的來(lái)源、時(shí)間、內容方面的聯(lián)系。若遇有上級漏發(fā)文件，應及時(shí)請求補發(fā)或取得復印件，干部檔案盒，以便存檔和查閱。

　　第十九條 確保文件、材料的安全，做好保密工作。

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