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七把解放HR的金鑰匙
新時(shí)代人力資源管理的特點(diǎn)之一就在于提高傳統人事管理效率，將HR從紛雜低效的重復勞動(dòng)中解放出來(lái)的同時(shí)，提高工作的質(zhì)量與準確度。而且隨著(zhù)企業(yè)的發(fā)展與規模擴張，員工數量不斷增加，面對海量的員工信息、成堆的報表、繁瑣的數據，HR的人事管理任務(wù)越來(lái)越重，苦不堪言，面對如此情形，HR應采取何種措施來(lái)解決這一難題呢?相信B企業(yè)的宏景世紀HRP系統應用實(shí)踐能夠帶來(lái)一些啟發(fā)與幫助。B企業(yè)是某市一家報業(yè)集團下屬的新聞性網(wǎng)站，是該市目前最大的網(wǎng)上新聞發(fā)布中心、網(wǎng)上公眾信息服務(wù)中心。隨著(zhù)網(wǎng)站內容的不斷豐富、國內寬帶上網(wǎng)環(huán)境的不斷改善，B企業(yè)的知名度不斷提高，業(yè)務(wù)規模也隨之逐漸擴大，員工數量從開(kāi)始的20人迅速增加到現在的近100人，這對企業(yè)人力資源管理工作提出了更高要求。面對如此大規模的員工隊伍，如何在動(dòng)態(tài)中準確掌握員工信息，如何搭建一個(gè)員工與管理層共享的人力資源管理信息平臺，如何更快、更好地為公司的決策層提供科學(xué)、詳盡的人事信息支持，如何有針對性為員工提供職業(yè)培訓，提高員工的滿(mǎn)意度和歸屬感，留住人才，這一切都已成為決定公司興衰成敗的關(guān)鍵所在。
在這種情況下，B企業(yè)迫切需要一套適用、高效的人力資源管理信息系統。為此，企業(yè)HR專(zhuān)門(mén)組織人員對市場(chǎng)上的多家人力資源管理信息系統進(jìn)行了系統調研工作，最終宏景世紀軟件有限公司提供的HRP人力資源管理系統憑借其六大特點(diǎn)，獲得HR人員的青睞，被及時(shí)引進(jìn)并投入使用。以其在實(shí)際工作中所起的突出效用來(lái)看，HRP系統的六大特點(diǎn)可譽(yù)為解放HR的七把金鑰匙。
金鑰匙之一：數據導入導出的暢行無(wú)阻
和大多數公司一樣，在引進(jìn)宏景世紀的HRP人力資源管理系統之前，B企業(yè)也自行研發(fā)了一定數量的人事管理軟件，且保存了將近2000人的信息資料。由此，在采用新系統時(shí)，就面臨著(zhù)原有資料錄入的繁重工作。如何完成數據導入工作，順利實(shí)現新舊系統的平穩過(guò)渡是B企業(yè)首先需要解決的問(wèn)題。而這正是宏景世紀HRP人力資源管理系統的一大優(yōu)勢所在，其方便全面的數據接口，能夠滿(mǎn)足不同格式數據的導入導出，很好的解決與其它軟件接口的融合性問(wèn)題，將原有系統中的人員信息資料，包括以前軟件里保存的一些工作成果通過(guò)數據導入功能，全部準確無(wú)誤地導入到HRP軟件數據庫中，充分利用原有的信息資源。另外，在數據導出方面，HRP可將員工登記表、臺賬花名冊、工資臺賬等資料輸出生成Word、 Excel或PDF等格式的文件，還可以將各種直觀(guān)的統計分析圖表復制粘貼到各類(lèi)文檔中，尤其是在編寫(xiě)工作總結、分析報告等文件時(shí)，有助于文章更生動(dòng)、更準確的表達。
金鑰匙之二：統計報表呈送的快速準確
因行業(yè)的特殊性，B企業(yè)HR經(jīng)常需要向上級相關(guān)部門(mén)遞交各種統計報表以及各類(lèi)年報，此類(lèi)工作需要專(zhuān)人負責，企業(yè)規模越大，相應的填報任務(wù)就越繁重，耗時(shí)費力，還不能有效保證數據的準確性。宏景世紀HRP系統徹底解決了B企業(yè)的這一難題，它可以將所有統計報表輕松靈活地繪制出來(lái)并保存在系統中，通過(guò)對行條件和列條件定義取值公式，實(shí)現了各類(lèi)人力資源報表的自動(dòng)取數，在加上系統提供的數據校驗和反查功能，大大提高了報表的工作效率與準確性。利用HRP系統B企業(yè)在減輕HR工作量的同時(shí)，因遞交報表的快速、準確，對外塑造了公司高效率、高精準度的企業(yè)形象，使企業(yè)在行業(yè)內有了良好的口碑。
金鑰匙之三：培訓管理流程的完整可控
員工規模的擴大容易引發(fā)培訓針對性差、成本過(guò)高、管理難度加大等問(wèn)題，而作為提高人力資源利用率重要途徑的員工培訓一直以來(lái)都是B企業(yè)HR的工作要項之一，如何實(shí)現培訓工作的規范化管理是B企業(yè)HR亟需解決的重要問(wèn)題，宏景世紀HRP系統中培訓模塊強大而流程化的功能則很好地滿(mǎn)足了其此方面需求。從培訓需求調查表的網(wǎng)上發(fā)布、員工通過(guò)B/S( Browser-Server，瀏覽器/服務(wù)器，Server提供服務(wù)，Browser直接瀏覽)填報需求、培訓計劃的制定與領(lǐng)導審批、培訓課程的設計與發(fā)布、員工網(wǎng)上報名直到培訓效果的評估與反饋，這一系列業(yè)務(wù)流程都能夠在HRP系統中順利完成，培訓費用也可以根據員工本人參加培訓的次數和培訓課程實(shí)現自動(dòng)分攤，能夠對費用進(jìn)行很好的規劃與控制。
比如說(shuō)，B企業(yè)成功利用系統中的培訓模塊完成其“員工健身工程”。公司上下一向對員工身體素質(zhì)較為重視，這一點(diǎn)在所公布的培訓需求調查結果得到了及時(shí)反映。為滿(mǎn)足員工需求，HR將健身活動(dòng)作為一個(gè)新的培訓科目來(lái)對待，選擇合適場(chǎng)所、設計具體活動(dòng)項目，提供費用支持、做好員工健身效果測評記錄，有效促進(jìn)了“員工健身工程”項目的推進(jìn)與實(shí)施，在提高員工身體素質(zhì)的同時(shí)，營(yíng)造了輕松、愉快的工作氛圍。
金鑰匙之四：薪酬分類(lèi)管理的靈活全面
宏景世紀軟件完善的數據導入功能使B企業(yè)的全部薪酬資料順利導入HRP數據庫。在定義好各種計算公式后，每位員工的個(gè)人所得稅、各類(lèi)保險繳納額，以及住房公積金等多項數據都可以由系統自動(dòng)計算生成，實(shí)現了工資變動(dòng)與發(fā)放的智能處理，員工數量增多只對系統運算量有所影響而已。
除了上述基本的員工薪酬管理工作之外，針對B企業(yè)員工結構日益復雜、不同的人員工資項目有所區別的特殊情形，HRP系統所具備的多種工資類(lèi)別構建功能派上了大用場(chǎng)，它能夠使每個(gè)類(lèi)別里的工資項目不同，然后利用系統固有的漢化公式，將不同的工資項目關(guān)聯(lián)起來(lái)，實(shí)現工資的自動(dòng)計算，并且能直接生成銀行報盤(pán)數據、打印工資條和領(lǐng)取工資簽名表。原本費時(shí)費力的工作，現在只需HR輕輕一點(diǎn)鼠標，一切都輕松完成，成功地解決了過(guò)去因薪資調整變化、核算發(fā)放、統計分析耗費大量的時(shí)間和精力的問(wèn)題，大大提高了工作效率與工作質(zhì)量。同時(shí)，系統還能自動(dòng)生成各類(lèi)工資臺帳和工資分析報表，可以從不同角度、不同側面對公司的薪酬情況進(jìn)行統計分析，全面了解工資結構及工資項目設置是否合理，為企業(yè)領(lǐng)導的薪酬決策提供依據。
金鑰匙之五：在線(xiàn)績(jì)效考核的輕松快捷
每當企業(yè)進(jìn)行年度績(jì)效考核工作時(shí)，人力資源部門(mén)常會(huì )出現工作任務(wù)繁重、數據收集費時(shí)、準確性難以保證、員工配合程度低等問(wèn)題，B企業(yè)也不例外，年度績(jì)效考核向來(lái)是令HR 萬(wàn)分頭痛的事情，員工人數的增加將此問(wèn)題進(jìn)一步升級。而宏景世紀HRP系統中的績(jì)效考核功能針對此問(wèn)題提供了有效的解決之道，具體應用步驟如圖1所示：
圖1：績(jì)效考核功能應用的四個(gè)步驟
通過(guò)網(wǎng)絡(luò )化的在線(xiàn)績(jì)效考核，B企業(yè)各級人員能夠且僅能夠看到各自權限范圍內的可評價(jià)人員與項目，并被允許對其進(jìn)行相關(guān)評價(jià)。由此，人力資源部門(mén)可以在第一時(shí)間收集到最真實(shí)有效的考核數據，利用軟件自動(dòng)分析所收集數據的功能，及時(shí)得到反映考核結果的數據匯總圖表，大大節省了HR的工作時(shí)間，降低了其工作強度。
金鑰匙之六：完善授權體系的安全可靠
為了提高HR的工作效率，現階段企業(yè)管理需要的是為全體員工所共享的人事管理信息平臺，宏景世紀HRP系統的C+B (Client+ Browser;客戶(hù)機+瀏覽器)運行模式，將使用者劃分為業(yè)務(wù)層、管理層和自助層三個(gè)層次，授予不同的權限。
按照“分工授權、數據共享，誰(shuí)管理誰(shuí)負責”的原則，六大模塊分由不同的HR進(jìn)行管理，規范了業(yè)務(wù)流程，分解了工作壓力，增強了數據的準確性與安全性。
由此，通過(guò)授權體系實(shí)現了數據的多點(diǎn)錄入、分級共享、一方錄入、多方使用，HR的傳統人事管理工作效率得到提升。全體員工在各自的層面上積極參與到公司的人力資源管理工作中來(lái)，比如說(shuō)，若員工對自己的薪酬福利數據有疑問(wèn),只要用鼠標輕輕點(diǎn)擊，就能清楚地了解到授權范圍內的所有相關(guān)數據,如若疑問(wèn)還未得到解決,只要在留言版上發(fā)個(gè)帖子,人力資源部門(mén)的負責人會(huì )盡快給予答復。此種管理方式增強了公司人事政策和信息的通明度，提高了員工的工作滿(mǎn)意度，保證了數據更新的及時(shí)性和準確性，為高層戰略規劃與決策提供可靠依據。
另外，企業(yè)人事管理系統必須保證信息安全的必要性與重要性不言而喻，尤其是像 B企業(yè)所處的IT行業(yè)，員工的計算機應用水平相對較高，其對人事信息系統的安全性要求就格外的高。針對這一問(wèn)題，宏景世紀HRP系統采用的集中式授權與分布式授權相結合方式，使得每位員工只能在自己相應的權限范圍內應用系統，從而保證了系統的安全性，HR根本不必擔心員工在查詢(xún)時(shí)更改資料，或者查詢(xún)到授權范圍之外的其他資料，滿(mǎn)足了企業(yè)管理的保密需求，也避免了員工之間因利益糾紛產(chǎn)生矛盾。
金鑰匙之七：簡(jiǎn)便操作界面的易學(xué)易用
功能完善的管理系統在使用方面是否極為復雜?面對宏景世紀的HRP系統，HR完全可以打消此顧慮。功能豐富，操作簡(jiǎn)便是宏景世紀HRP系統的一大特色，一個(gè)具備計算機初級操作水平的人員，無(wú)需培訓就能很快上手操作。而且，對于設置查詢(xún)條件、定義工資計算公式和報表統計條件時(shí)所使用的稍微復雜的函數功能，HRP還提供了特有漢化函數功能，讓非計算機專(zhuān)業(yè)的從業(yè)人員也能很快學(xué)會(huì )使用。
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2.面試了華夏金鑰匙、悠視網(wǎng)兩家公司的HR都很不友好!
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