公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧

公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧(實(shí)用)

公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧1

　　概括材料的寫(xiě)作是在不改變原文的主題思想、主要內容、情節結構的前提下，進(jìn)行集中、概括提煉，把一篇較長(cháng)的文章概括出短小的觀(guān)點(diǎn)，能夠較完整地、提綱摯領(lǐng)地體現出原作的精髓。因此必須認真閱讀原文，深入理解原文的思想內容，掌握原文的中心思想，找出各段的內容要點(diǎn)，將原文的材料進(jìn)行篩選、提煉，看看什么材料必須保留，什么材料應當刪掉，什么材料應當壓縮。要保留最能表達文章主題的材料，要壓縮與中心關(guān)系不密切的材料。此外，要把一些可有可無(wú)的過(guò)渡段、句及修飾語(yǔ)刪去，畫(huà)出表示內容要點(diǎn)的關(guān)鍵語(yǔ)句，從而列出段落提綱和要點(diǎn)，再進(jìn)行概括。在寫(xiě)作技巧上，掌握一定的方法，根據給定材料的寫(xiě)作具體要求，可以使概括材料寫(xiě)作“行之有效”。

　　(一)刪繁就簡(jiǎn)法

　　刪繁就簡(jiǎn)法就是要把材料中的次要人物、次要情節刪掉，把具體的描寫(xiě)、詳盡的敘述加以抽象和概括，把文章中的次要論據刪掉，把詳盡的.例證加以概括。一般而言，給定的材料往往是一組，包括人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結果等各種要素，對該組材料來(lái)說(shuō)，人物和事件是核心，它們表達了材料所反映的主要內容，而時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結果常常是輔助性要素，它們對材料的主題常常起補充說(shuō)明作用。因此，在寫(xiě)作中，應用精簡(jiǎn)的語(yǔ)言將作用內容抽象概括出來(lái)，去掉材料中的細枝末節，概括材料中的精髓，即將人物和事件從材料中抽出來(lái)，而對時(shí)間、地點(diǎn)、原因、結果等要素，可根據需要保留或刪減。

　　(二)聯(lián)想類(lèi)推法

　　聯(lián)想是指由某點(diǎn)觸發(fā)而想起其他相關(guān)的問(wèn)題，類(lèi)推是指在同類(lèi)或相近的事物之間的比較。聯(lián)想類(lèi)推法適用于要求概述觀(guān)點(diǎn)，主要用于某些可以由小見(jiàn)大的材料。即材料提供的，是一種帶有典型性或啟示意義的小事，它往往可以引導我們由小到大、由近及遠或由少到多的聯(lián)想和類(lèi)推，由小事想到大事，由局部想到全局，由小道理悟出大道理。這種聯(lián)想類(lèi)推到的全局性大道理，就是材料所表達的觀(guān)點(diǎn)。

　　(三)延伸開(kāi)拓法

　　延伸屬于深化，開(kāi)拓屬于全面。即在圍繞給定材料的基本上，通過(guò)點(diǎn)、面、正反、遠近、開(kāi)合、因果、類(lèi)比的運用，從不同角度，不同層次，采取不同方法進(jìn)行概括。這種方法能使寫(xiě)作者在全面把握思維對象的過(guò)程中，找到那些未被認識的方面或特征，從而確定一個(gè)思維的新角度，使思維得以引入、深入和全面。運用延伸拓展法時(shí)，要注意以下幾點(diǎn)：一是萬(wàn)變不離其宗，給定材料是前提;二是延伸要有因果關(guān)系、邏輯性，層層推進(jìn)，推得出;三是拓展要有必然聯(lián)系，可以類(lèi)比、參照借鑒。

　　(四)模式識別法

　　對事物的認識過(guò)程，其實(shí)就是個(gè)模式識別過(guò)程。面對一個(gè)材料，要弄清它的意義是什么，我們就得從頭腦中調動(dòng)出一個(gè)個(gè)哲理的、道德教訓的認知模式，一一與材料對照、匹配，通過(guò)比較、斟酌，最后確定哪一種哲理或道德教訓與之最吻合，那么，材料表達的就是哪種哲理或道德教訓。換句話(huà)說(shuō)，如果我們頭腦中沒(méi)有這份材料所表達的哲理或道德教訓方面的認識模式，那么，這份材料我們就不理解，或理解不確切，觀(guān)點(diǎn)就難以確立，或確立得不對。

　　(五)推理演繹法

　　推理演繹，是從一般的原則、原理出發(fā)，推演出關(guān)于特殊或個(gè)別事物的思維方法。這是概括材料寫(xiě)作常用的方法。一般性的原則或原理是我們行文的依據、前提、目的，由此出發(fā)，得到關(guān)于特殊或個(gè)別事物的判斷。推理演繹在概括材料寫(xiě)作中運用得最頻繁，也是最有效。寫(xiě)作者寫(xiě)作時(shí)應注意把握好這幾方面的內容：一是法律、政策、規章等。法律、政策、規章對指導工作具有指導意義，是概括的依據。二是上級指示精神。上級指示精神或傳達政令、或指導工作，或答復問(wèn)題。三是專(zhuān)業(yè)的標準。專(zhuān)業(yè)標準指的是業(yè)務(wù)的范圍、內容、要求等，專(zhuān)業(yè)標準同樣是概括材料寫(xiě)作的依據。

　　(六)歸納、演繹結合法

　　歸納和演繹是概括材料寫(xiě)作不可或缺的方法，歸納和演繹經(jīng)常結合使用，由于歸納和演繹思維是辯證統一的思維方法，它們互相關(guān)聯(lián)、互為作用、互為前提。歸納以演繹為前提，任何歸納都是從個(gè)別出發(fā)，首先認識個(gè)別事物，即歸納之前先收集材料。但如何達到目的，要依靠演繹來(lái)解決，演繹得出的個(gè)別結論是歸納的前提。而演繹則以歸納為基礎，任何演繹都是從一般出發(fā)，認識一般原則或原理。這一般性原則或原理是借助歸納得到的，是演繹的根據，為演繹提供了前提。歸納和演繹，在概括材料寫(xiě)作的整個(gè)思維活動(dòng)中，互相補充、作用。演繹使主題提煉更為全面、深刻，歸納使主題提煉更為充實(shí)、客觀(guān)。

　　關(guān)于概括材料寫(xiě)作的方法還有很多，這里不一一贅述，以上的方法可以單獨運用，也可以綜合運用，不必拘泥。而運用的成功與否，則要依靠認識水平、知識結構和分析概括能力或思維能力等。

公文文書(shū)的寫(xiě)作技巧2

　　1.標題

　　公文標題是對文件內容的精確概括，要準確、簡(jiǎn)要，一般由發(fā)文單位、事由和文件三部分組成。它表明了文件的來(lái)源、主要內容及其性質(zhì)使用。

　　有版頭的文件或法規性文件，計劃和總結，通知和通報，可省略發(fā)文單位，有時(shí)或只標以文件種類(lèi)，如《通知》。

　　2.發(fā)文字號

　　包括機關(guān)代號、年號、順序號。編寫(xiě)發(fā)文字號的作用是有利于統計發(fā)文數量，便于公文管理，有利備案查找，在引用時(shí)，可以作為公文的代號使用。

　　例如"審辦發(fā)(1989)6號"，代表審計署(局)辦公廳xx年第6號文件，"審辦發(fā)"是審計署(局)辦公廳的代字，(1989)是年號，"6"號是發(fā)文順序號。

　　幾個(gè)機關(guān)聯(lián)合發(fā)文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。

　　編號的位置，凡有文件版頭的，放在文頭名稱(chēng)的下面;凡無(wú)文件版頭的，放在標題的右側方。

　　3.主送機關(guān)

　　主送機關(guān)是行文的主要對象，即要求主辦或答復這份文件的對方單位。準確地確定主送機關(guān)是公文發(fā)出后能否及時(shí)得到處理的關(guān)鍵。

　　對下級發(fā)出的指示、通知、通報等稱(chēng)為普發(fā)公文，可以主送幾個(gè)以上機關(guān)，凡其下屬機關(guān)都是主送機關(guān);向上級報告、請示的公文，一般只寫(xiě)一個(gè)主送機關(guān)，不能多頭主送，如需報送另一個(gè)上級機關(guān)時(shí)，可以用抄報的形式，以免責任不明，處理延誤。布告、通告、公告等公布性公文，不寫(xiě)主送機關(guān)，可在發(fā)表或發(fā)送時(shí)，另附一個(gè)通知或公函給主送機關(guān)。

　　主送機關(guān)一般寫(xiě)在正文之前、標題之下，頂格寫(xiě)。

　　4.正文

　　正文是公文的主體，請示問(wèn)題時(shí)，要求一文一事，不要一文數事。

　　正文的作用是：直接體現黨和國家的方針政策，反映文件作者的意圖。發(fā)文的目的能否實(shí)現，主要在正文的書(shū)寫(xiě)。因此，正文的寫(xiě)作應該觀(guān)點(diǎn)鮮明，內容清楚、簡(jiǎn)潔、通暢，標點(diǎn)符號準確。正文一般在主送機關(guān)之后另起一行空兩格書(shū)寫(xiě)。

　　正文一般分為開(kāi)頭、中段、結尾三個(gè)部分，不同文種的正文結構還有些細微的差別。

　　開(kāi)頭要開(kāi)篇明意，簡(jiǎn)要說(shuō)明發(fā)文的根據和理由、發(fā)文的目的或結論。如是復文，要引述來(lái)文的日期和標題。

　　中段是公文主體，要根據辦文的目的、國家的有關(guān)政策，將情況、問(wèn)題、要求闡述清楚。內容較多的，可依次表述，或分段寫(xiě)，或用序數表明項目，以資醒目。

　　結尾應簡(jiǎn)潔明晰，向對方提出要求，請求解決某項問(wèn)題。結尾用語(yǔ)要按照行文關(guān)系，寫(xiě)得妥貼得體：上行文，可用"以上報告妥否，請批示"、"以上報告如無(wú)不妥，請批轉";平行文，可用"專(zhuān)此函復"、"特此通知";下行文則常用"希遵照執行"、"此復"、"此令"等語(yǔ)。

　　5.發(fā)文機關(guān)

　　發(fā)文機關(guān)又稱(chēng)落款，應寫(xiě)在正文的下面偏右，與正文保留適當的空格，以便蓋章。發(fā)文機關(guān)應寫(xiě)明全稱(chēng)，以示嚴肅負責。以機關(guān)領(lǐng)導人名義行文時(shí)，應冠以職務(wù)、身份。

　　蓋章是表示發(fā)文機關(guān)對公文生效負責的憑證，應按GB9704-88"國家標準"規范執行，端正、清晰地蓋在成文日期上，做到上不壓正文，下壓成文日期年月日4～7個(gè)字，俗稱(chēng)"齊年蓋月"。領(lǐng)導機關(guān)大批印發(fā)的公文，因使用了規定格式的文件版頭，并由機關(guān)交通遞送，所以不蓋印章也同樣生效。

　　6.發(fā)文日期

　　發(fā)文日期是以文生效的起始時(shí)間，年月日須完整，年份不得略寫(xiě)，如1991年不得寫(xiě)成91年。發(fā)文日期一般以機關(guān)領(lǐng)導人簽發(fā)日期為準;會(huì )議通過(guò)文件以會(huì )議通過(guò)日期為準;一般性例行公文如通知、函等以實(shí)際發(fā)出日期為準;法規性以公文的批準日期為準，或公文最后專(zhuān)門(mén)規定生效、執行日期，如"本條例自發(fā)布之日起施行"。

　　發(fā)文日期寫(xiě)在公文末尾、發(fā)文機關(guān)下面，并稍向右錯開(kāi)。

　　7.抄報、抄送

　　抄報、抄送單位是指協(xié)助承辦或需要了解公文內容的有關(guān)單位。上行文列為抄報，平行、下行文列為抄送。為了提高工作效率，節省人力、物力，必須避免濫抄濫報，但也要防止漏抄漏報，以免工作脫節，影響協(xié)調。

　　抄報、抄送單位名稱(chēng)列于公文末頁(yè)下端。為了整齊美觀(guān)，文尾的報、送單位，印刷單位，印發(fā)時(shí)間，一般均用兩條線(xiàn)段隔開(kāi)，文件份數印在最后。

　　8.文件版頭

　　正式公文一般都有統一規格，標明發(fā)文機關(guān)的專(zhuān)用版頭。版頭以套紅大字印上"××××(機關(guān)名稱(chēng))文件"，下加一條紅線(xiàn)，中綴紅五星。公布性文件，如公告等通常不用版頭。

　　9.公文附件

　　附屬公文正文的材料叫公文附件。它是公文的`補充說(shuō)明或參考材料，是公文的重要組成部分，但并非每份公文都有附件。

　　公文附件應在正文之后，發(fā)文機關(guān)之前注明附件名稱(chēng)全稱(chēng)和件數，不可略寫(xiě)成"附件如文"或"附件×件"。

　　10.機密等級

　　公文內容涉及國家機密時(shí)，應根據機密程度，分別注明"絕密"、"機密"、"秘密"等字樣。劃分機密等級力求準確，寬了，造成失密，嚴了，妨礙工作開(kāi)展。

　　密級的位置，通常放在公文標題左上方醒目位置。密級不同，公文遞送方式也不同。

　　機密公文還要按份數編號，如"編號000××"或"No.000××"，印在文件版頭左上方，以便查對，清退。

　　11.緩急程度

　　緩急程度是公文送達和辦理時(shí)限的要求，有"急件"、"緊急"、"特急"三種。標明緩急程度是為了引起特別注意，保證公文時(shí)效和緊急工作的及時(shí)處理。

　　緩急程度的書(shū)寫(xiě)位置沒(méi)統一要求，為了醒目，常寫(xiě)在標題或編號的左側或放在版頭的右上角。有時(shí)緩急程度不單獨標出，而是放在標題中的公文種類(lèi)前面，如"國務(wù)院關(guān)于控制各單位上年結余存款的緊急通知"。

　　12.閱讀范圍

　　上級機關(guān)對下級發(fā)文，根據工作需要和機密程度，有些公文還要注明發(fā)送和閱讀范圍。閱讀范圍通常寫(xiě)在發(fā)文日期之下，抄報、抄送單位之上偏左的位置，并加括號，如"(此件發(fā)至縣、團級)"。

　　行政性、事務(wù)性的非機密公文，向上級機關(guān)的報請性公文都不必規定閱讀范圍。

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