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財務(wù)軟件如何建賬？會(huì )計軟件怎么建賬？
財務(wù)軟件建帳是指財務(wù)軟件在正式投入使用之前所做的初始設置。在建帳之前，會(huì )計科目還沒(méi)有設立，前期各科目的余額和發(fā)生額也無(wú)法輸入，所以建帳是帳務(wù)處理軟件正式使用之前必經(jīng)的首要步驟，“易記賬”為你詳細介紹財務(wù)軟件如何建賬。
步驟/方法
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一、數據收集
系統初始化需要收集手工帳中的會(huì )計科目和各科目的余額，如從年度中間開(kāi)始建帳還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預先從手工帳中整理出各級科目的名稱(chēng)、層次、余額、發(fā)生額。在此要注意完整地收集最底層明細科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時(shí)輸入的數據的準確、順利。
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二、編碼設置
帳務(wù)系統中廣泛應用代碼，在此主要介紹科目代碼的設置。建帳時(shí)要將收集到的會(huì )計科目加入帳務(wù)系統，建立帳務(wù)系統的會(huì )計科目體系。在電算化帳務(wù)系統中除了象手工帳務(wù)一樣要使用會(huì )計科目外，還要為每一個(gè)會(huì )計科目加入一個(gè)編碼。會(huì )計科目編碼通常用阿拉伯數字編制，采用群碼的編碼方式即分段組合編碼，從左到右分成數段，每一段設有固定的位數表示不同層次的會(huì )計科目。如第一段表示總帳科目，第二段表示二級明細科目，第三段表示三級明細科目。在設定科目編碼時(shí)需要重點(diǎn)注意以下問(wèn)題：
(一)系統性
財政部已制定的各行業(yè)會(huì )計制度中都系統地給出了總帳科目及少量二級科目的名稱(chēng)和科目編碼。在設定總帳科目編碼時(shí)必須符合財政部門(mén)制定的會(huì )計制度中的有關(guān)規定，設立明細科目編碼除會(huì )計制度有規定的以外，可按上級主管部門(mén)和本單位的管理要求設定，以保證科目代碼的系統性和統一性。
(二)一義性
要保證每一個(gè)代碼對應于一個(gè)會(huì )計科目，既不允許出現重復的科目編碼又不允許出現同名的會(huì )計科目，但如果同名的明細科目分屬不同的上級科目，則可以被系統接受而不認為是同名的會(huì )計科目。
(三)簡(jiǎn)潔性
在滿(mǎn)足管理要求和適合計算機處理的的前提下，力求代碼簡(jiǎn)單明了、位數越短越好，既便于記憶又能提高輸入憑證的速度。
(四)可擴展性
會(huì )計科目體系一經(jīng)設定，其代碼結構就無(wú)法改變。修改結構只能通過(guò)重新建帳實(shí)現，而重新建帳將丟失已輸入的所有初始化數據和已輸入的憑證資料。因此在設計代碼時(shí)一定要充分考慮各方面的要求�？値た颇烤幋a長(cháng)度由所選會(huì )計制度來(lái)決定通常為3～4位，而確定某一級明細科目的代碼長(cháng)度通常是以上級科目中所含明細科目最大可能達到的個(gè)數來(lái)確定的，以二級明細科目為例，總帳科目為其上級科目，銀行存款、應收帳款、銷(xiāo)售收入、管理費用等總帳科目都有二級明細科目，銀行存款通常以開(kāi)戶(hù)銀行及帳號為明細科目，少則二三個(gè)，多則二三十個(gè)，銷(xiāo)售收入、管理費用等科目下設的二級明細科目一般都不會(huì )超過(guò)九十九個(gè)，兩位長(cháng)的代碼應能滿(mǎn)足以后添加同級科目的需求，而應收帳款等往來(lái)科目通常以客戶(hù)或單位為來(lái)設置明細科目，明細科目的數量不同單位差異很大，少則幾十個(gè)，多則成百上千，兩位碼長(cháng)難以滿(mǎn)足要求，要增至三位甚至更長(cháng)，由于同級科目必須使用等長(cháng)的科目編碼，其他總帳科目下的二級科目也要使用三位或更長(cháng)的科目編碼。如果設定的分段代碼位數較長(cháng)而絕大多數上級科目所包含的明細科目個(gè)數不多時(shí)，其他科目的憑證輸入速度勢必會(huì )受到影響，與簡(jiǎn)潔性相矛盾。為了解決這一矛盾，可將明細科目先分類(lèi)，按分類(lèi)設置二級科目，然后再設置下級明細科目，如應收帳款總帳科目下先按客戶(hù)所屬地區分類(lèi)，設置二級明細科目，然后再按客戶(hù)名設置三級明細科目。更理想的解決方案是應用往來(lái)客戶(hù)輔助核算，目前的商品化會(huì )計軟件通常都提供了這一功能。因輔助核算中的項目代碼與會(huì )計科目的代碼完全獨立，自成體系，項目代碼只與其關(guān)聯(lián)會(huì )計科目如前述應收帳款等往來(lái)科目相關(guān)，不影響其他科目的代碼設定，與科目代碼的位數無(wú)關(guān)，非常便于擴充。如選用了輔助核算功能，在科目代碼設置之后，還要設置輔助項目代碼及名稱(chēng)。如果單位的會(huì )計業(yè)務(wù)，特別是貨幣資金涉及外幣，在建立科目體系時(shí)還要將外幣考慮進(jìn)去。會(huì )計軟件中提供了復幣核算的功能，在系統初始化時(shí)必須將外幣資料輸入系統，這些資料包括：外幣代碼、外幣名稱(chēng)、與本位幣的匯率等。
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三、數據輸入
完成上一步工作后，即可將各科目余額輸入系統。帳務(wù)系統在一月份啟用時(shí)只需輸入上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。如帳務(wù)系統在其他月份啟用，除需要輸入啟用月份余額外，還必須輸入年初余額和一月到啟用帳務(wù)系統之前各月的累計發(fā)生額，這是為會(huì )計報表所準備的數據，如不輸入累計發(fā)生額，由于會(huì )計數據缺乏連續性，在以后的查詢(xún)及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統將無(wú)法提供正確的數據。在實(shí)際操作中大部分會(huì )計軟件都提供了簡(jiǎn)化操作的方法，即只需輸入最底層明細科目的年初余額和累計發(fā)生額，期初余額和各上級科目的年初余額、累計發(fā)生額、期初余額則由計算機自動(dòng)匯總。如果設立了輔助核算項目，各輔助核算項目的年初余額和累計發(fā)生額也需在初始化時(shí)輸入。余額輸入完成后，計算機能檢測余額是否平衡。在確認各項余額輸入無(wú)誤后，即可結束建帳，固化余額，避免以后對初始余額的錯誤修改。
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四、記帳憑證類(lèi)型最好只設一種通用格式
查帳是會(huì )計人員日常工作的一個(gè)重要部分，在手工操作時(shí)用分類(lèi)記帳憑證來(lái)處理會(huì )計業(yè)務(wù)，分別裝訂整理記帳憑證，以便于憑證的管理和方便查帳。會(huì )計人員可以按常見(jiàn)分類(lèi)方法分為收款憑證、付款憑證和轉帳憑證，也可根據單位的實(shí)際情況設定憑證類(lèi)型。應當指出的是，記帳憑證分類(lèi)不是一個(gè)必選項目，可以只用一種通用記帳憑證格式，即轉帳憑證。事實(shí)上，電算化后，查帳完全能通過(guò)計算機來(lái)快速實(shí)現，計算機的最顯著(zhù)的特點(diǎn)就是速度快，恰好彌補了手工查帳的缺陷。再者，設置了憑證類(lèi)型，增加了一個(gè)輸入項目，會(huì )影響憑證的輸入速度。又因各類(lèi)憑證要各自獨立編號，憑證整理保管更為煩瑣。會(huì )計軟件提供記帳憑證類(lèi)型設置功能更多的是為了適應會(huì )計人員手工記帳時(shí)的習慣。所以，電算化后，無(wú)須理會(huì )記帳憑證類(lèi)型設置項。
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五、初始化工作應注意的其他問(wèn)題
完成以上操作后，即可進(jìn)入日常的帳務(wù)處理，如輸入、修改、審核、打印記帳憑證、查帳、打印輸入帳簿等工作。但系統初始化時(shí)還應注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
(一)新增操作員要注意自行輸入密碼
系統會(huì )預設一個(gè)操作員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類(lèi)，這也是系統中權限最高的系統管理員，正式啟用系統時(shí)應將該用戶(hù)名更改為系統管理員，并加上密碼。如需要上機操作的會(huì )計不只一個(gè)，則應增加操作員，并為每個(gè)用戶(hù)確定相應的權限，新增加的操作員的密碼須由新增操作員自行輸入，以便分清責任。
(二)要注意充分利用自動(dòng)轉帳憑證功能
自動(dòng)轉帳憑證設置雖不是一個(gè)必選項，但利用自動(dòng)轉帳功能無(wú)疑能提供極大的便利。在單位的會(huì )計業(yè)務(wù)中，常有固定對應關(guān)系的記帳憑證，且其數據來(lái)源于已輸入系統的記帳憑證。如每月均需結轉的損益類(lèi)科目，在月末所有收入、成本費用憑證輸入、登記入帳后，須匯總結轉至類(lèi)似本年利潤一類(lèi)的科目，自動(dòng)轉帳憑證能自動(dòng)匯總指定科目的發(fā)生額或余額并自動(dòng)生成一張轉帳憑證。在使用該功能前須進(jìn)行必要的參數設置，包括轉出科目和轉入科目，以及匯總數據的性質(zhì)(余額、發(fā)生額)，注意轉出科目可設置多個(gè)，但轉入科目只能設一個(gè)。
(三)設置報表時(shí)應注意根據用戶(hù)手冊中公式的格式正確設置取數公式 會(huì )計報表是會(huì )計工作流程中的最后一個(gè)環(huán)節，在會(huì )計軟件中通常都預置了通用會(huì )計報表，但除通用會(huì )計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無(wú)法預置的，需要用戶(hù)自已完成設置。報表通常由表標題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設置是關(guān)鍵所在。表體中有兩類(lèi)數據，一類(lèi)是固定的表項目，另一類(lèi)是變動(dòng)的數值性數據。數值性數據須設置取數公式從帳簿、其他報表中取來(lái)，隨帳簿中的數據變化而變化。取數公式的格式在不同公司的會(huì )計軟件產(chǎn)品各不相同，必須參考會(huì )計軟件所屬的用戶(hù)操作手冊。
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總之，帳務(wù)軟件系統初始化是一項很重要的工作，對計算機操作不夠熟練的會(huì )計人員在系統初始化時(shí)尤其應當注意以上問(wèn)題，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮帳務(wù)處理軟件的作用。
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