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關(guān)于辦公時(shí)間管理
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第一招，瀏覽及按重要緊急劃分工作
所謂一年之計在于春，一日之計在于晨。每天上班第一件事甚至是瀏覽所有待辦事情，按重要，緊急情況排序。按四項類(lèi)別劃分，如下圖:
圖片發(fā)自簡(jiǎn)書(shū)App
分類(lèi)后，緊急重要程度一目了然。重要又緊急的事情，是需馬上完成的。同時(shí)，為避免別人催促，緊急不重要的事情，應該放入第二類(lèi)。第三類(lèi)，重要不緊急的事，做好計劃后，應由方向地完成。最后一類(lèi)，不重要又不緊急的事情，可安放待辦事情。我們工作時(shí)，特別在忙碌狀態(tài)下，大腦容易凌亂，往往會(huì )拿起一些較容易又可以快速完成的事情去做。其實(shí)這是個(gè)誤區，大腦也會(huì )偷懶，經(jīng)常會(huì )選擇容易的事情，這樣瑣碎又簡(jiǎn)單的事情做得越多，大腦會(huì )“誤以為”做了很多事情，產(chǎn)生愉悅感。往往這類(lèi)簡(jiǎn)單瑣碎的工作，是不緊急又不重要的'事。因此有必要瀏覽及分類(lèi)工作。這樣的好處，除了有意識地知道重點(diǎn)工作，記錄避免浪費腦力去記憶，最重要的是，預先知道所有的工作，有部分工作是需要旁人協(xié)助，如取到同事的信息，也可提前通知，有所準備，避免等待及因缺少信息，工作被推后等現象。
第二招，把工作放入對應的時(shí)間表
很多人都喜歡針對工作內容，評估大概的完成時(shí)間，如做工作匯總要花1小時(shí)，然后開(kāi)始工作。但這樣安排容易在工作過(guò)程中分散精神，也難達到催促工作的效果。如何優(yōu)化?只需兩步，預估工作完成所需時(shí)間，把任務(wù)放入時(shí)間表內。如工作匯總，需要1小時(shí)，安排在早上9點(diǎn)到10點(diǎn)。這樣精確的時(shí)間段，而且有截止時(shí)間，就會(huì )忍不住加快速度工作，一旦有分散注意力，就會(huì )警惕自己，專(zhuān)心繼續下去。在早上10點(diǎn)前，大部分人都未正式進(jìn)入工作狀態(tài)，所以為避免有打擾，瀏覽排序工作，以及第一第二重要緊急工作，應該在10點(diǎn)前完成，至少是盡最快速度完成。同時(shí)，把事情放入多應的時(shí)間表，時(shí)間單位越小越精確，避免時(shí)間觀(guān)念模糊，對加緊處理工作有提醒作用。
第三招，不同種類(lèi)的工作，輪流處理。
辦公時(shí)間太長(cháng)，或者遇到煩心事，不知道如何處理時(shí)，會(huì )忍不住拿起手邊的手機，刷微信，看小說(shuō)等放松心情�？墒謾C一拿起來(lái)，沉浸在愉悅的玩樂(lè )中，十幾分鐘又過(guò)去了。這類(lèi)現象的主要原因是大腦疲勞，導致厭倦工作內容�？梢詤⒖既缦罗k法，交替處理工作，像我們讀書(shū)時(shí)期，語(yǔ)文數學(xué)，文科理科是交替輪流上課的。至少不會(huì )出現一整天都是語(yǔ)文課，明天一整天是數學(xué)課。我們工作的安排也可參照交替處理。如安排半小時(shí)處理訂單，半小時(shí)工作匯總，再花幾分鐘寄快遞。這樣大腦得到短暫的休息，處理不同的內容，也能保持專(zhuān)注力，自然就不會(huì )想玩手機了。
第四招，處理障礙要等待
如今微信，QQ，電話(huà)等辦公交流方式，極大地縮短工作處理等待時(shí)間，可也帶來(lái)不少弊端。各種各樣的的消息跳出來(lái)，咨詢(xún)，投訴等問(wèn)題應接不暇。隨便一條消息都有可能是一個(gè)任務(wù)，對于處理這種信息，很多人都苦不堪言，看得眼花繚亂，而且一旦對某個(gè)信息回復，接下來(lái)仍有一番對話(huà)，你得來(lái)回切換對話(huà)框，手忙腳亂處理每個(gè)對話(huà)。甚至在辦公室里，不可能獨自處理事情，總會(huì )有人走來(lái)咨詢(xún)某些信息，打斷你的思路，甚至會(huì )讓你優(yōu)先處理他的事情。時(shí)間在你處理各種信息中，不知不覺(jué)失去了。如何避免這類(lèi)問(wèn)題?最佳處理辦法是，讓這些阻礙等。
對于各類(lèi)信息，無(wú)關(guān)的就取消提醒。若是直接聯(lián)系你，就需定期回復，比如是每隔一小時(shí)回復處理，一般有緊急的事，都會(huì )電話(huà)聯(lián)系，如果用郵件或QQ微信咨詢(xún)，都會(huì )有耐心等待回復的。這樣可避免消息轟炸。如果遇上現場(chǎng)咨詢(xún)信息，看解決方案。不是每個(gè)問(wèn)題都應該由你回復，有可能別人覺(jué)得與你有關(guān)，最重要的是，讓咨詢(xún)你的人，能夠自主找到解決問(wèn)題的途徑，所謂授人以魚(yú)，不如授人以漁就是這道理。最后，某類(lèi)非常緊急，又務(wù)必只能由你處理的事情，可以先記錄正在工作的事項進(jìn)度，再處理這些突發(fā)事件，避免重新處理當前任務(wù)時(shí)出現思路中斷的問(wèn)題。
沒(méi)有任何工作是一帆風(fēng)順?lè )Q心如意的，唯有不斷修正，懂得利用辦公時(shí)間，提高工作效率，才是最根本的。
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6點(diǎn)優(yōu)先工作制
該方法是效率大師艾維利向美國一家鋼鐵公司提供咨詢(xún)時(shí)提出的，它使這家公司用了5年的時(shí)間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當時(shí)全美最大的私營(yíng)鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬(wàn)美元咨詢(xún)費，故管理界將該方法喻為“價(jià)值2.5萬(wàn)美元的時(shí)間管理方法”。
這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標出6件最重要的事情。每天一開(kāi)始，先全力以赴做好標號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準備好，然后再全力以赴地做標號為“2”的事，依此類(lèi)推……
艾維利認為，一般情況下，如果一個(gè)人每都能全力以赴地完6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士
帕累托原則
這是由19世紀意大利經(jīng)濟學(xué)家帕累托提出的。其核心內容是生活中80%的結果幾乎源于20%的活動(dòng)。比如，總是那些20%的客戶(hù)給你帶來(lái)了80%的業(yè)績(jì)，可能創(chuàng )造了80%的利潤;世界上創(chuàng )造了80%的財富是被20%的人掌握著(zhù)，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。
根據這一原則，我們應當對要做的事情分輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：
A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。
B.重要但不緊急(比如學(xué)習、做計劃、與人談心、體檢等)——只要沒(méi)有前一類(lèi)事的壓力，應該當成緊急的事去做，而不是拖延。
C.緊急但不重要(比如有人因為打麻將“三缺一”而緊急約你、有人突然打電話(huà)請吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來(lái)考慮這類(lèi)事。人們常犯的毛病是把“緊急”當成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的'事，拖一拖，甚至不辦，也無(wú)關(guān)大局。
D.既不緊急也不重要(比如娛樂(lè )、消遣等事情)——有閑工夫再說(shuō)。
麥肯錫30秒電梯理論
麥肯錫公司曾經(jīng)得到過(guò)一次沉痛的教訓：該公司曾經(jīng)為一家重要的客戶(hù)做咨詢(xún)。咨詢(xún)結束的時(shí)候，麥肯錫的項目負責人在電梯間里遇見(jiàn)了對方的董事長(cháng)，該董事長(cháng)問(wèn)麥肯錫的項目負責人：“你能不能說(shuō)一下現在的結果呢?”由于該項目負責人沒(méi)有準備，而且即使有準備也無(wú)法在電梯從30層1層運行的30秒鐘內把結果說(shuō)清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要的客戶(hù)。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時(shí)間內把結果表達清楚，凡事要直奔主題、直奔結果。麥肯錫認為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要歸納在3條以?xún)萡。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱(chēng)“電梯演講”。
辦公室美學(xué)
秩序是一種美。均勻、對稱(chēng)、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡(jiǎn)潔就是速度，條理就是效率。簡(jiǎn)潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。
我們應當養成如下良好習慣：
物以類(lèi)聚，東西用畢物歸原處;
不亂放東西;
把整理好的東西編上號，貼上標簽，做好登記;
好記性不如爛筆頭，要勤于記錄;
處理文件的3個(gè)環(huán)節：第一，迅速回復。
第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。
第三，及時(shí)銷(xiāo)毀。沒(méi)用的文件要及時(shí)處理掉，以免繼續浪費空間和時(shí)間。
莫法特休息法
《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書(shū)房里有3張桌子：第一張擺著(zhù)他正在翻譯的《圣經(jīng)?新約》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫(xiě)的一篇偵探小說(shuō)。
莫法特的休息方法就是從一張書(shū)桌搬到另一張書(shū)桌，繼續工作。
“間作套種”是農業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實(shí)踐中發(fā)現，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì )下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類(lèi)養分，長(cháng)此以往，地力就會(huì )枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果長(cháng)時(shí)間持續同一項工作內容，就會(huì )產(chǎn)生疲勞，使活動(dòng)能力下降。如果這時(shí)改變工作內容，就會(huì )產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來(lái)的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有交的調劑和放松。
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1、用精力最佳的時(shí)間完成最重要的工作。工作可能同時(shí)有很多，但不見(jiàn)得每件事都是重要的，拿到工作時(shí)首先將工作按照主次排序，把緊急、重要的工作放在前面。
2、反對浪費時(shí)間。既然已經(jīng)開(kāi)始工作，那就精力集中的投入進(jìn)去，不能三心二意，把時(shí)間浪費在沒(méi)有意義的事情上。
3、保持時(shí)間上的彈性，科學(xué)管理時(shí)間，文武之道，一張一弛。工作中也要適度的休息，很多時(shí)候，適度休息反而可以走的更遠，經(jīng)過(guò)短暫的休息，再開(kāi)始工作的.時(shí)候更容易產(chǎn)生新的靈感。
4、領(lǐng)導不能事必躬親。事必躬親是小生產(chǎn)的管理方法，不懂得授權，而滿(mǎn)足于自己辛辛苦苦，往往顧此失彼，管理不到位。
5、堅持自我。優(yōu)秀的人往往都有很強的自控力，能夠清楚自己在什么時(shí)間該做什么，而是不隨波逐流，看到別人做什么就做什么。
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