辦公室接電話(huà)禮儀 為公司塑造良好的企業(yè)形象

辦公室接電話(huà)禮儀 為公司塑造良好的企業(yè)形象

　　隨著(zhù)科技的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話(huà)的普及率越來(lái)越高，人離不開(kāi)電話(huà)，每天要接、打大量的電話(huà)。接打電話(huà)看似很容易，其實(shí)不然，接打電話(huà)大有講究，可以說(shuō)是一門(mén)學(xué)問(wèn)、一門(mén)藝術(shù)。辦公人員打接電話(huà)要給對方留下一個(gè)良好的印象，應注意以下基本禮儀：

　　一、重要的第一聲。當我們打電話(huà)給某單位，若一接通，就能聽(tīng)到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì )很愉快，使雙方對話(huà)能順利展開(kāi)，對該單位有了較好的印象。在電話(huà)中只要稍微注意一下自己的行為，就會(huì )給對方留下完全不同的印象。要記住，接電話(huà)時(shí)，應有“我代表單位形象”的意識。

　　二、要有喜悅的心情。打電話(huà)時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見(jiàn)你，但是從歡快的語(yǔ)調中也會(huì )被你感染，給對方留下極佳的印象。在電話(huà)中，要抱著(zhù)“對方看著(zhù)我”的心態(tài)去應對。

　　三、清晰明朗的聲音。打電話(huà)時(shí)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽(tīng)”得出來(lái)。因此打電話(huà)時(shí)，即使看不見(jiàn)對方，也要當作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　四、迅速準確的接聽(tīng)�，F代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會(huì )有兩三部電話(huà)，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲，應準確迅速地拿起聽(tīng)筒，最好在三聲之內接聽(tīng)。即便電話(huà)離自己很遠，聽(tīng)到電話(huà)鈴聲后，附近沒(méi)有其他人，也應該用最快的速度拿起聽(tīng)筒。如果電話(huà)鈴響了五聲才拿起話(huà)筒，應該先向對方道歉；若電話(huà)響了許久，接起電話(huà)只是“喂”了一聲，會(huì )給對方留下不好的印象。

　　五、認真清楚的記錄。隨時(shí)牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指①when何時(shí)②who何人③where何地④what何事⑤why為什么⑥how如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的，對接打電話(huà)具有相同的重要性。電話(huà)記錄既要簡(jiǎn)潔又要完備，有賴(lài)于5w1h技巧。

　　六、了解來(lái)電話(huà)的目的。上班時(shí)間打來(lái)的電話(huà)幾乎都與工作有關(guān)，切不可敷衍，即使對方要找的人不在，不能只說(shuō)“不在”就把電話(huà)掛了。接電話(huà)時(shí)也要盡可能問(wèn)清事由，避免誤事。

　　七、掛電話(huà)前的禮貌。要結束電話(huà)交談時(shí)，一般應當由打電話(huà)的一方提出，然后彼此客氣地道別，說(shuō)一聲“再見(jiàn)”，再掛電話(huà)，不可只管自己講完就掛斷電話(huà)。

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