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辦公室主任應具備的素質(zhì)
無(wú)論什么機關(guān)的辦公室主任，都是那個(gè)機關(guān)領(lǐng)導者的耳目、參謀和助手。一個(gè)稱(chēng)職的辦公室主任，應該具備以下素質(zhì)：
一、具有正確領(lǐng)會(huì )領(lǐng)導意圖的理解能力。領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示一般都是通過(guò)辦公室主任上傳下達的。因此辦公室主任必須要正確理解領(lǐng)導的意圖，以便準確地上傳和下達領(lǐng)導的意見(jiàn)、指示。
二、具有組織大型會(huì )議和大型活動(dòng)的組織能力。大型會(huì )議和大型活動(dòng)，一般都由辦公室出面組織，需要辦公室主任作出詳盡的計劃與周密的安排，包括會(huì )議通知、材料準備、會(huì )場(chǎng)布置、食宿安排等等，凡涉及到的所有細小末節的事情都必須安排得十分周到，否則就會(huì )貽誤工作。
三、具有妥善處理事務(wù)的能力。因為辦公室主任有時(shí)候是代表領(lǐng)導者處理事務(wù)的，所以，無(wú)論是領(lǐng)導交辦的事務(wù)還是領(lǐng)導沒(méi)有交辦的機關(guān)其他事務(wù)，都必須一件一件處理得恰到好處，不能因事務(wù)處理得不妥當而損害領(lǐng)導的形象。
四、具有很強的駕馭文字的能力。辦公室主任不僅要做好會(huì )議記錄、綜合文字材料等簡(jiǎn)單的文字工作，更重要的是要參與審定或者親自撰寫(xiě)領(lǐng)導講話(huà)文稿、審核并修改以機關(guān)名義發(fā)文的各類(lèi)文稿。所有這些出臺的文字材料，都代表著(zhù)機關(guān)的形象。因此，辦公室主任應該具備很強的駕馭語(yǔ)言文字的能力，并不斷努力提高自己的寫(xiě)作水平。
五、要有很強的綜合、平衡、協(xié)凋能力。機關(guān)辦公室是具有綜合、平衡、協(xié)調職能的機構，很多時(shí)候都代表領(lǐng)導者綜合情況、平衡關(guān)系、協(xié)調工作。因此，辦公室主任要全面地了解和掌握全局情況，站在領(lǐng)導者的立場(chǎng)和角度做好全局各項工作。
六、要有一定的公關(guān)能力。辦公室主任經(jīng)常接待來(lái)訪(fǎng)人員和來(lái)客，領(lǐng)導不在場(chǎng)要接待得十分得體；領(lǐng)導在場(chǎng)時(shí)，不能喧賓奪主。代表領(lǐng)導者到外面辦事，要想方設法克服一切困難，千方百計把事情辦成。
七、要有超前的預測和參謀能力。某些事預計領(lǐng)導會(huì )想到，要提前作好準備；某些事領(lǐng)導暫時(shí)還沒(méi)有想到而辦公室主任想到了，要提醒領(lǐng)導；領(lǐng)導辦某一件事，辦公室主任要注意學(xué)習領(lǐng)導的辦事方法，設身處地想想這件事要是由自己來(lái)處理該怎么處理，必要時(shí)還可為領(lǐng)導當參謀，出主意。
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