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外貿業(yè)務(wù)流程操作分析
作為外貿業(yè)務(wù)員，熟練掌握外貿的業(yè)務(wù)流程對于訂單的順利履行以及后續訂單的獲得是十分重要的。本文分析外貿業(yè)務(wù)流程操作，歡迎閱讀了解。
摘要：本文通過(guò)實(shí)際案例來(lái)分析了外貿業(yè)務(wù)的操作流程，同時(shí)也指出了各個(gè)環(huán)節中需要注意的一些問(wèn)題，希望能對國貿專(zhuān)業(yè)學(xué)生或者外貿從業(yè)人員有所幫助。
關(guān)鍵詞：外貿業(yè)務(wù)流程；案例分析；訂單
外貿業(yè)務(wù)員是從事對外貿易業(yè)務(wù)的銷(xiāo)售人員，主要負責進(jìn)口、出口合同簽訂和履行的工作。準確把握外貿流程對于一個(gè)單子的順利履行具有十分重要的作用。
一、做好網(wǎng)絡(luò )推廣、尋找客戶(hù)
目前環(huán)境下，互聯(lián)網(wǎng)成為了進(jìn)出口雙方相互接觸的一個(gè)重要的平臺。因此，如何進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )推廣也是很重要的一個(gè)命題。做業(yè)務(wù)不是守株待兔，我們需要來(lái)宣傳自己的網(wǎng)站，吸引流量，從而得到詢(xún)盤(pán)。很多公司有自己的獨立網(wǎng)站，也有自己的付費平臺，如阿里巴巴國際站與中國站，業(yè)務(wù)員需要進(jìn)行每天的更新，來(lái)讓客戶(hù)搜索到自己的產(chǎn)品，所以網(wǎng)站的宣傳也是很重要的。
當然，僅僅靠自己的網(wǎng)站來(lái)得到流量，獲得詢(xún)盤(pán)是不夠的。我們應該多去找一些B2B平臺，越多越好，不管是否與本行業(yè)相關(guān)，當注冊到一定的量，當從google，yahoo等搜索引擎上可以搜到我的產(chǎn)品時(shí)，就說(shuō)明我的工作不是徒勞而是有用的。并且每注冊一個(gè)網(wǎng)站我們就應該對這個(gè)網(wǎng)站進(jìn)行管理。有的時(shí)候沒(méi)有收到客戶(hù)的詢(xún)盤(pán)的時(shí)候，業(yè)務(wù)員要主動(dòng)從網(wǎng)上主動(dòng)搜索目標客戶(hù)，然后主動(dòng)與對方聯(lián)系。
二、收到客戶(hù)詢(xún)價(jià)
以下是客戶(hù)Maple Trade發(fā)來(lái)的詢(xún)盤(pán)：
三、報價(jià)
給客人報價(jià)時(shí)要考慮周全，太低公司不賺錢(qián)，太高客人不接受。原則上，要報客戶(hù)能接受的最高的價(jià)格。同時(shí)要分析詢(xún)盤(pán)質(zhì)量、調查背景、區別對待，要有所針對性，同時(shí)要對詢(xún)盤(pán)的處理做到恰倒好處。
在此案例中，首先要對客戶(hù)所在國家的市場(chǎng)做一個(gè)調查，了解我們產(chǎn)品的需求以及供應量，以更為準確的報價(jià)。綜合之前同一國家客戶(hù)的大概報價(jià)以及目前的市場(chǎng)情況，做出相關(guān)報價(jià)。
四、寄樣
根據產(chǎn)品類(lèi)型、公司情況、客戶(hù)情況的不同，樣品寄送是否收費都有不同，在該案例中，由于產(chǎn)品相對來(lái)講成本比較高，所以不是免費寄樣的，是向客戶(hù)收取產(chǎn)品費用和運費的。所以在收到客戶(hù)的樣品費時(shí)，我們才會(huì )把樣品寄出，但在寄出的時(shí)候要特別注意以下幾點(diǎn)：
1.要做寄樣準備。確認好要寄的樣品，以及確認客戶(hù)需要的樣品型號及規格，包裝、說(shuō)明書(shū)、每單數量要求、形式發(fā)票的格式等細節不容忽視。
2.取樣也必須有原則。樣品要有代表性，是從批量生產(chǎn)中抽樣而得。并且要保證待寄樣品的質(zhì)量是嚴格符合客戶(hù)的要求的。其次也要留樣品以及生產(chǎn)批次等相關(guān)資料以備日后核查。
3.要跟客戶(hù)確認好寄樣地址。
五、制作發(fā)票
發(fā)票是整套外貿單據中的核心單據，在制作發(fā)票時(shí)，我要特別注意以下幾點(diǎn)：
1.正確的輸入收貨人的名址，精確到標點(diǎn)、空格和字母。但這里的精確要以信用證為主。有時(shí)候由于開(kāi)證人的疏忽，搞錯了一個(gè)字母或一個(gè)空格，出于單證一致的原則，也要跟著(zhù)信用證錯。在審理信用證時(shí)，如果發(fā)現這種特殊的地方最好用熒光筆畫(huà)出來(lái)，以示突出。
2.其次要注意嘜頭。嘜頭一般在附加條款里規定，也最好用熒光筆重點(diǎn)畫(huà)出來(lái)。就如在日常業(yè)務(wù)中，客戶(hù)基本上是沒(méi)有規定嘜頭的，但有時(shí)也突然會(huì )規定個(gè)嘜頭，如果按照以往的經(jīng)驗來(lái)了個(gè)N/M，就會(huì )犯一個(gè)很?chē)乐氐腻e誤。
3.大小寫(xiě)金額一致。因為訂單較多，因此基本上每次做單時(shí)可以套用以前的格式。有時(shí)只要稍微改動(dòng)一下數量就可以了。這樣就出了一個(gè)經(jīng)常犯的錯誤：大小寫(xiě)金額不一致。因為把小寫(xiě)的金額改過(guò)來(lái)之后，很容易忽略大寫(xiě)金額相應改動(dòng)。
4.蓋章、手簽。這是一個(gè)需要注意的問(wèn)題。有的買(mǎi)家要求賣(mài)家出發(fā)票時(shí)不僅要蓋章還要手簽。
5.避免制作發(fā)票時(shí)出錯，最好的辦法莫過(guò)于細心再細心。只有這樣才可以最大可能地避免因制單失誤而產(chǎn)生的損失和費用。
六、向工廠(chǎng)下單、跟進(jìn)生產(chǎn)
客戶(hù)對樣品滿(mǎn)意，便下了訂單。此時(shí)，業(yè)務(wù)員則要給工廠(chǎng)下訂單，安排生產(chǎn)計劃，要求工廠(chǎng)負責人簽回，存檔留底。
業(yè)務(wù)員要跟進(jìn)工廠(chǎng)訂單的生產(chǎn)進(jìn)度，多到車(chē)間走走，向各工序的管理人員了解各款大貨在生產(chǎn)過(guò)種中所碰到的問(wèn)題，如有必要，需向客戶(hù)反映問(wèn)題及建議或征求意見(jiàn)。并且要注意，以下幾點(diǎn)：
1.貨期及質(zhì)量：跟進(jìn)貨期的同時(shí)要讓QC控制好質(zhì)量。
2.出貨箱單資料：需預先提供出裝箱單資料給船務(wù)部用于做報關(guān)資料。
3.包裝出貨：一般情況下，不同客戶(hù)有不同的嘜頭、嘜頭位置、包裝資料等，因此也需要注意確保包裝的準確性。
七、訂艙與發(fā)貨
在交貨期前十多天，詢(xún)問(wèn)工廠(chǎng)是否可以按時(shí)交貨，如可以，準備向貨代訂艙同時(shí)安排驗貨人員驗貨。驗貨合格后，向貨代訂艙。如是客戶(hù)指定貨代，則直接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數，產(chǎn)品名稱(chēng)，毛重，體積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會(huì )傳真進(jìn)倉單給你，注意進(jìn)倉單上面的截柜時(shí)間，截補料時(shí)間，傳真給工廠(chǎng)，讓工廠(chǎng)按上面注明的時(shí)間內將貨物送進(jìn)倉庫。如果是自己安排拖車(chē)拖柜，則需填好拖柜委托書(shū)，上面注明柜型，拖柜時(shí)間，裝貨地址，工廠(chǎng)聯(lián)系人，聯(lián)系電話(huà)等，與進(jìn)倉單一起傳真給拖車(chē)公司讓其安排拖柜。
八、協(xié)助商檢與報關(guān)
訂好艙后在文件補料時(shí)間至少三天以前，填寫(xiě)報關(guān)資料寄給報關(guān)行或讓貨代幫忙報關(guān)。報關(guān)資料包括：外銷(xiāo)合同，裝箱單，發(fā)票，報關(guān)單，核銷(xiāo)單（注意核銷(xiāo)單在寄給報關(guān)行或貨代前，必須先向商檢局備案），報檢委托書(shū)，換證憑條，C/O或Form A等。
九、售后跟進(jìn)
客戶(hù)收到貨后，要經(jīng)常與客戶(hù)保持聯(lián)系，注意售后工作。比如可以詢(xún)問(wèn)客戶(hù)產(chǎn)品是否符合對方的要求，是否暢銷(xiāo)、使用是否有其他問(wèn)題等等。好的售后也是后續訂單的一個(gè)良好的保障。
參考文獻：
[1]吳薇.外貿跟單實(shí)務(wù)[M].大連：大連理工大學(xué)出版社，2014.
[2]章安平.外貿單證操作[M].北京：機械工業(yè)出版社，2012.
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