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文化和技術(shù)秘書(shū)學(xué)教材品質(zhì)提升的兩翼論文
近年來(lái)，出版了不少秘書(shū)學(xué)教材，其中不乏優(yōu)秀之作。但通觀(guān)秘書(shū)學(xué)教材，質(zhì)量方面確也存在一些不足之處。例如，在秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技能部分，辦公設備操作、印章防偽和信息保密等知識體系陳舊、技術(shù)含量遠遠落后于信息時(shí)代秘書(shū)工作實(shí)踐要求；在秘書(shū)文化部分，雖論及了中外秘書(shū)制度、秘書(shū)機構、秘書(shū)職業(yè)的起源等，但也只是在秘書(shū)史部分一帶而過(guò)，沒(méi)有在秘書(shū)的時(shí)間管理、秘書(shū)接待、寫(xiě)作交際等工作領(lǐng)域一以貫之�！叭宋慕逃涂茖W(xué)教育的融合是社會(huì )發(fā)展的要求，是當代教育的一大趨勢，是全面推進(jìn)素質(zhì)教育的需要�！雹倜貢�(shū)學(xué)教材的水準要上一層樓，就必須汲取相關(guān)學(xué)科的前沿成果，整合技術(shù)和文化，真正拓展廣度和深度，實(shí)現質(zhì)的飛躍。為此，筆者研讀了近5年來(lái)12冊秘書(shū)學(xué)高校教材，并重點(diǎn)參照了《秘書(shū)國家職業(yè)資格培訓教程》（2006年版）和陸瑜芳著(zhù)第十九次印刷的獲獎教材《秘書(shū)學(xué)概論》。依據上述教材，結合保密學(xué)、符號學(xué)等理論，本文具體從以下三個(gè)方面展開(kāi)論述。
一、關(guān)注相關(guān)學(xué)科，引進(jìn)最新
技術(shù)，提高工作效能本文所說(shuō)的技術(shù)是指具體的、可操作的行為和方法，是關(guān)于如何實(shí)現從已知狀態(tài)向目標狀態(tài)轉化的知識。具體到秘書(shū)工作而言，技術(shù)主要是指在辦公自動(dòng)化系統中，對硬件設備、軟件、網(wǎng)絡(luò )及其外圍工具的操作、控制和維護。
本文主要以印章管理為例闡述引進(jìn)新技術(shù)的重要性�，F在許多秘書(shū)學(xué)教材，對印章頒發(fā)、啟用等均有詳細的介紹，而對印章防偽沒(méi)有提及。
事實(shí)上，近年來(lái)偽造印章欺詐的案件逐年上升，秘書(shū)應保持警覺(jué)意識，一旦發(fā)現可疑文件必須認真開(kāi)展辨偽鑒定工作，避免造成重大損失。
“秘書(shū)可以吸收公安管理學(xué)中的最新知識，采用預置標識、信息互證、技術(shù)鑒定等方法做好印章防偽工作�！雹谶@些操作起來(lái)并不復雜，如預置標識，就是在印章刻制的時(shí)候，要求制作商預先設置特殊字體、特殊痕跡。秘書(shū)可以使用光敏和熱敏印油等高科技產(chǎn)品，且定期輪換，這樣在光線(xiàn)照射和加熱情況下就可以顯示特殊外觀(guān)變化，從而辨識印痕真偽。
秘書(shū)學(xué)教材在辦公自動(dòng)化操作方面，還可以引進(jìn)速錄和電磁干擾保密技術(shù)；在檔案管理中，可以引進(jìn)非線(xiàn)性檢索技術(shù)；在大型會(huì )務(wù)管理方面，可以引進(jìn)“計劃評審法”進(jìn)行微機項目管理等。這些可以大大提高學(xué)生信息保密、信息分享和工作協(xié)作方面的技能。編寫(xiě)秘書(shū)學(xué)教材時(shí)及時(shí)引進(jìn)這些知識，有助于學(xué)生與時(shí)俱進(jìn)，汲取相關(guān)學(xué)科的源頭活水，緊跟秘書(shū)工作的實(shí)際需要。
二、遵循修辭規律，運用文化
符號，提升文化魅力本文所謂的文化是指精神文化。精神文化以符號系統為主要載體，代表一定群體的人文關(guān)懷、價(jià)值取向、倫理觀(guān)念、理想人格、審美情趣等精神成果的總和。秘書(shū)學(xué)教材應在傳授秘書(shū)知識、技能的同時(shí)，潛移默化地傳播精神文化。例如，日程安排是秘書(shū)的常務(wù)工作之一，筆者所選取的12冊教材中均有涉及。陸先生的《秘書(shū)學(xué)概論》和《秘書(shū)國家職業(yè)資格培訓教程》中都比較詳盡地介紹了時(shí)間管理的原則、內容、程序等知識，陸先生還提到了使用臺歷和備忘錄等時(shí)間管理工具③，國家職業(yè)資格培訓教程還提出了時(shí)間管理的ABCD法則④。
這些處理時(shí)間的方法和原則具有普適性，針對的是事務(wù)的處理；而處理好時(shí)間還必須“對人”，即要契合不同對象的文化差異，正確解讀和書(shū)寫(xiě)文化符號，進(jìn)行文化的雙向認同。為此，教材至少應從以下方面加以改進(jìn)。
首先，教材應運用文化符號，傳達人文關(guān)懷。意大利著(zhù)名哲學(xué)家、符號學(xué)家艾柯（Eco）對符號的定義是：能用來(lái)明確指代某一其他東西的一切指號�！雹萑魏挝矬w，無(wú)論語(yǔ)言、文字、圖形、動(dòng)作還是生活用品都可以成為符號，因為它們在一定的語(yǔ)境中都具有“明確指代”的意義。因此秘書(shū)的日程安排、辦公室環(huán)境優(yōu)化等，不僅是事務(wù)本身的處理，更重要的是傳達特殊的符號意義。例如，從技術(shù)的視野看，時(shí)間是勻速流動(dòng)、質(zhì)量同一的存在方式；
但從文化符號角度看，時(shí)間具有豐富的表達意義�！霸诎才艖c典、開(kāi)業(yè)、展會(huì )等重要活動(dòng)時(shí)，應選擇特定文化視野中的良辰吉日，開(kāi)展七夕舞會(huì )、重陽(yáng)敬老、中秋賞月、清明郊游等活動(dòng)。這樣不僅可充分體現主辦方對參與者的心靈慰藉和美好期許，而且能利用節慶時(shí)日的非物質(zhì)文化遺產(chǎn)，把現實(shí)交際布置在醇釅的文化語(yǔ)境中，產(chǎn)生順時(shí)應人的良好效果，給人留下歲歲今朝的美好回憶�！雹抟虼�，秘書(shū)在處理事務(wù)時(shí)，不僅要考慮流程、效率、成本、組織制度等技術(shù)性因素，而且要考量事務(wù)處理所達到的溝通意義或情感效果。
其次，遵循修辭規律，實(shí)現文化的雙向認同。怎樣在事務(wù)處理過(guò)程中體現情感關(guān)懷？美國著(zhù)名新修辭學(xué)家肯尼斯·伯克認為，修辭成功的根本是在情感、利益和對立面上的認同⑦。秘書(shū)在安排日程時(shí)，選擇在建交五周年的日子邀請對方重訪(fǎng)，這種日期安排本身就是一種文化認同，表達了對彼此友誼的珍視。當然，不僅日程安排如此，在秘書(shū)接待、會(huì )務(wù)安排、禮品饋贈等活動(dòng)中都應正確表達文化符號，促進(jìn)文化認同。1986年英國女王伊麗莎白二世訪(fǎng)華前夕，女王的秘書(shū)團隊認真研究了中英交流史，選擇了一件特別的外交禮物。當時(shí)，女王向先念主席贈送了一封遲到390年的信———英國女王伊麗莎白一世在1596年寫(xiě)給明朝萬(wàn)歷皇帝的一封信，這封信表達了英中兩國之間貿易能得到發(fā)展的愿望。當時(shí)由于信使遭遇不幸，那封信一直沒(méi)有送到。這封遲到的信件認同了中英兩國友好往來(lái)的美好愿望，寄托著(zhù)對愿望成真的深深祝福，因而令先念主席非常感動(dòng)。
只有在認同對方的同時(shí)也讓對方認同自己，才能在溝通中獲得精神上的共鳴，建立長(cháng)久的合作關(guān)系。在秘書(shū)的辦公室環(huán)境優(yōu)化中，陸先生的《秘書(shū)學(xué)概論》和《秘書(shū)國家職業(yè)資格培訓教程》都提出了安全、美觀(guān)、協(xié)調等總體要求，但是均沒(méi)有提出文化表達和文化認同的概念。文化符號的表達無(wú)處不在，通過(guò)辦公室的藝術(shù)雕塑、名人字畫(huà)、人物合影、光榮榜、規章制度展示等多個(gè)環(huán)境元素，可以展示自身的組織文化。一個(gè)團隊特有的制度嚴格、團結奮進(jìn)、勇于爭先的精神風(fēng)貌，一個(gè)團隊的美學(xué)修養、社會(huì )人脈、思想境界都是組織的財富，是一種彌足珍貴的軟實(shí)力，在凝聚力量、促進(jìn)合作，贏(yíng)得社會(huì )競爭中將發(fā)揮重要作用。
三、以史為鑒，以人為范，
促進(jìn)技術(shù)和文化的融合以史為鑒，促進(jìn)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技術(shù)與秘書(shū)精神文化的融合。秘書(shū)的保密工作非常重要，但目教育與培訓●●41SECRETARY’SCOMPANION2013年第6期前的秘書(shū)學(xué)教材僅僅停留在保密重要性、保密制度等知識的介紹方面。這種專(zhuān)業(yè)知識體系的缺漏是非常危險的�，F代竊密者往往掌握先進(jìn)技術(shù)和專(zhuān)業(yè)設備，嚴峻的形式倒逼著(zhù)文秘教育者必須與時(shí)俱進(jìn)，在教材中引導未來(lái)的“秘書(shū)綜合運用文本限制、文本隱藏和文本加密等策略，真正有效地做好保密工作”。
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文本限制是讓盡可能少的人接觸文本，文本隱藏就是讓竊密者找不到文本，文本加密就是讓竊密者即便找到文本也看不懂文本內容。盡管這種技術(shù)處理的邏輯鏈是嚴密的，但在實(shí)際保密工作中遠遠不夠。
聯(lián)系我國公文保密的歷史，不難發(fā)現文件保密不僅涉及文本，還涉及保密制度、人員、機構、文種等眾多因素。而這在我國歷代保密制度中都有提及�！皻v代建立的專(zhuān)門(mén)的保密制度使公文的保密性得到了保證，從而為統治者提供了寶貴的治國經(jīng)驗，也為各代的典籍制定提供了完整的材料�！雹嶂袊糯鴷�(shū)《六韜·龍韜》記載，西周時(shí)期曾用物體長(cháng)短表示某種意義的“陰符”，還運用“陰書(shū)”方法將一份文件拆分成三個(gè)部分分別傳送進(jìn)行保密。這些保密技術(shù)對現代文本編碼和分拆隱藏仍有啟迪意義。在教材中引進(jìn)保密工作的歷史文化，可以把當代的保密技術(shù)放置在歷史發(fā)展的系統中觀(guān)察，更易于把握秘書(shū)工作的規律和時(shí)代趨勢；可以以史為鑒，避免犯類(lèi)似的錯誤。
以人為范，促進(jìn)秘書(shū)專(zhuān)業(yè)技術(shù)與秘書(shū)人文素養的融合。絕大多數泄密事件的發(fā)生并非技術(shù)落后或制度不完善所致，秘書(shū)職業(yè)道德和社會(huì )責任的缺失是重要原因。長(cháng)期以來(lái)，秘書(shū)教材缺少對職業(yè)道德應有的強調，即便有相關(guān)章節也只是教條式陳述，很少有教材凸顯秘書(shū)人物在職業(yè)教育上的示范作用。如果金融學(xué)教材中沒(méi)有巴菲特，電影學(xué)教材中沒(méi)有斯皮爾伯格，中藥學(xué)教材中沒(méi)有李時(shí)珍，那將是非常大的缺憾。這種沒(méi)有“人”的教材，在秘書(shū)界還真是不少。事實(shí)上唯有“人”才是至為珍貴的教育教學(xué)資源。把嚴守機密，“不言溫室之樹(shù)”的漢代大臣孔光，忠言直諫、輔弼盛世的魏征，紹興師爺王祖輝以及現代著(zhù)名秘書(shū)陳布雷和胡喬木等著(zhù)名秘書(shū)人物引進(jìn)教材，可以避免職業(yè)道德教育的枯燥說(shuō)教。他們獨特的職業(yè)魅力，既可以充實(shí)學(xué)生的精神生活，使學(xué)生在感悟、體認、欣賞乃至享受職業(yè)學(xué)習中獲得學(xué)習的興趣和意義，也可以使學(xué)生見(jiàn)賢思齊，實(shí)現由求業(yè)目標向獻生目標的飛躍。他們身上所體現出的“傳統文化的涵養熏陶對于文秘工作者身心的全面發(fā)展，對文秘工作自身的建設都有積極意義，特別是對有志于獻身文秘事業(yè)的文秘專(zhuān)業(yè)學(xué)生有著(zhù)特殊的價(jià)值”。
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總之，技術(shù)和文化是教材質(zhì)量提升的雙翼。秘書(shū)學(xué)教材就應汲取最新科研成果，拓展教材知識的深度和適用度，使教材緊跟社會(huì )實(shí)踐的步伐。教材如過(guò)于強調技術(shù)性，就成了操作內容刻板羅列的工具性操作手冊。秘書(shū)學(xué)教材只有實(shí)現技術(shù)性與文化性相結合，才能在培養學(xué)生職業(yè)技能的同時(shí)，提升學(xué)生的職業(yè)道德和人文情懷，使學(xué)生成為一個(gè)既能做事又會(huì )做人的有人情味的人。
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