有效規避免HR各工作流程中的法律風(fēng)險

有效規避免HR各工作流程中的法律風(fēng)險

　　我們在日常工作中該如何去規避這些法律風(fēng)險呢?

　　我們都知道，當出現勞動(dòng)糾紛并進(jìn)行到法律訴訟階段時(shí)，法庭或訴訟庭是要用證據說(shuō)話(huà)的，到了那個(gè)時(shí)候，不能僅僅用道德來(lái)約束雙方的行為了。例如：當一個(gè)員工3天沒(méi)有上班，公司主張說(shuō)我們已經(jīng)通知該員工過(guò)來(lái)上班了，可是員工沒(méi)有過(guò)來(lái)，所以依據公司規定，我們與其解除了勞動(dòng)合同�？墒菃T工只要一口否認你通知過(guò)他，那么如果你沒(méi)有相關(guān)的證據，你就必敗無(wú)疑。其實(shí)，像這樣的日常感覺(jué)沒(méi)有什么，或感覺(jué)不是什么大問(wèn)題的小細節，在法律上則是事關(guān)成敗的重點(diǎn)。那么，我們在日常工作中該如何去規避這些法律風(fēng)險呢？

　　一、我們從一個(gè)新員工入職開(kāi)始，就要準備所有有關(guān)信息。例如，大部分公司在新員工入職時(shí)，都會(huì )讓員工填寫(xiě)一張記錄員工基本信息的表格，而在設計表格的時(shí)候，很多HR會(huì )認為，填寫(xiě)內容只要具備其基本個(gè)人信息，比如姓名、年齡、學(xué)歷、婚否、籍貫、身份證等即可，有些具備法律風(fēng)險意識的企業(yè)為了避免學(xué)歷等信息造假，會(huì )在表格上注明以上信息真實(shí)有效，如有虛構、虛假信息等本人愿意承擔法律責任并簽名。首先要說(shuō)的是，以上這句話(huà)是非常重要的，因為這是員工本人對表格內所有信息的書(shū)面確認，如有必要，能按上手印是最好的。但是，此份表格中，我還是建議大家別怕麻煩，多增加一些信息，例如，家庭住址、現住址、確保能收到郵件的郵政地址、郵政編碼、個(gè)人電子郵箱、緊急聯(lián)絡(luò )人、父母夫妻等近親聯(lián)系方式、郵政地址等。

　　這樣，當我們需要給員工發(fā)出書(shū)面文件的時(shí)候，我們就有了員工本人親自確認的聯(lián)絡(luò )方式，即使我們發(fā)出的書(shū)面資料無(wú)法送達，這也會(huì )成為非公司過(guò)錯的一個(gè)重要證據。而我們同時(shí)在公司制度里一定要注明：?jiǎn)T工以上信息以及所提交的所有包括工資銀行卡、身份證復印件、戶(hù)口簿復印件等在內的個(gè)人資料如有任何變動(dòng)必須以書(shū)面的形式立刻通知公司，并制作員工信息變更確認表。另外，強調一點(diǎn)，如需通過(guò)郵政發(fā)送書(shū)面文件的時(shí)候，最好選擇特快專(zhuān)遞，不要為了這一點(diǎn)點(diǎn)成本而選擇所謂的掛號信等其他方式，因為特快專(zhuān)遞有幾個(gè)好處，1、是特快專(zhuān)遞是直接送達到收件人的郵政方式；2、特快專(zhuān)遞封皮上我們可以明確寫(xiě)明我們送達的內容，避免員工否認不知道寄送的是什么，以為是廣告而拒收的理由；3、特快專(zhuān)遞可進(jìn)行郵寄過(guò)程追蹤；4、特快特快專(zhuān)遞有回執單可以作為直接證據使用。

　　二、對于所有與員工有關(guān)的工作流程節點(diǎn)，HR都必須制作相應的表格并由員工書(shū)面進(jìn)行確認，如無(wú)法做到親自確認也需要想辦法保留最有利的證據。例如，對于員工的入、轉、升、離、薪資變動(dòng)、假期申請、外出、離崗、績(jì)效考核結果等等都需要表格和員工親筆簽名的確認，嚴禁代簽等現象。而對于一些特殊情況，例如，當需要解聘一個(gè)員工的時(shí)候，我們應事先選擇一個(gè)具備攝像、錄音條件的場(chǎng)所，一旦員工拒絕在解聘通知上進(jìn)行簽字，錄像錄音也可以作為直接通知到本人的一個(gè)很好證據。

　　三、對于公司規章制度的確認。這是很多HR會(huì )忽略的一個(gè)地方。我們知道根據高院《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第十九條的規定，可以作為人民法院審理依據的規章制度必須同時(shí)具備以下三個(gè)條件（一）、通過(guò)民主程序制度（二）、內容合法（三）、已向勞動(dòng)者公示。如果員工在法庭上據此提出公司的規章制度沒(méi)有經(jīng)過(guò)民主程序、沒(méi)有向員工公示，那么很可能造成公司所依據的企業(yè)規章制度全部違法進(jìn)而做出的任何決定都違法的尷尬情況。所以，對于所有涉及員工的規章制度，公司首先應向員工提前說(shuō)明并發(fā)放意見(jiàn)收集表格，收集員工是否同意的意見(jiàn)（注意，不是對條款的意見(jiàn)而是對整個(gè)制度是否同意，是或者否），并要求員工同意，如果超過(guò)三分之二員工簽名同意，該制度即可算做經(jīng)過(guò)民主程序，但要關(guān)注一點(diǎn)，如企業(yè)有公會(huì )，也要同時(shí)征詢(xún)公會(huì )意見(jiàn)。而后，在制度正式實(shí)施時(shí)，應在公司顯著(zhù)位置予以懸掛，并拍照留存，同時(shí)，給所有員工發(fā)放制度書(shū)面文本，并發(fā)放確認書(shū)要求員工簽字（同時(shí)寫(xiě)上自己的名字和身份證號碼）認可，認可內容為本人已經(jīng)完全了解制度內容，并將嚴格遵守。另外強調一點(diǎn)，在企業(yè)規章制度里面，一定要寫(xiě)明什么樣的行為將導致什么樣的處罰后果，否則，不明了的規章制度是很難站得住腳的。

　　四、對于員工日常工作中的所有違紀行為均需要有書(shū)面資料并由員工簽字。這樣做是為了一旦需要，這就是員工不勝任工作的證據之一。同時(shí)，對于員工所提交的例如醫院證明等，如有必要（例如該醫院一向證明管理松散，或者聽(tīng)說(shuō)該員工沒(méi)有生病，或病假期間在外游玩）可以對證明進(jìn)行核對，并要求醫院對于作假醫療證明予以確認。

　　五、建立重要工作預警機制。例如合同到期提醒、身份證到期換證提醒等，避免因證件合同等到期而造成風(fēng)險。

　　六、HR應與當地法院、仲裁、勞動(dòng)監察、社保等部門(mén)建立良好關(guān)系，平時(shí)多去了解一些政策變化情況，或者了解當地法院或仲裁庭對于一些案例的審判方式和習慣。有案子時(shí)也可以提前了解并提前準備。

　　七、養成良好的證據意識。不要輕信任何員工口頭承諾和保證，也不要怕麻煩，一切要嚴格按照法律法規執行。例如，員工因公受傷，可能是很小的傷，員工當時(shí)說(shuō)沒(méi)事，這個(gè)不用公司承擔工傷責任，自己解決即可。但是如果日后員工矢口否認要求享受工傷待遇，你就麻煩了。所以，工傷再小也要報。再例如：?jiǎn)T工因個(gè)人原因無(wú)法在入職后立刻將自己的社保轉入企業(yè)，此時(shí)，HR應要求員工以書(shū)面的形式予以確認因其本人原因無(wú)法為其按時(shí)交納社保，并保證在什么時(shí)候將社保轉入公司，如逾期愿意自行離職等等。

　　總之，HR要保證自己對相關(guān)法律法規清晰準確的了解基礎上，不斷完善公司的制度漏洞，并養成良好法律意識和習慣，這才能做到有備無(wú)患。

　　以上是自己在工作中的一點(diǎn)總結，可能還有遺漏和不足的地方，希望與大家探討、完善。

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