有效規避免HR各工作流程中的法律風(fēng)險

時(shí)間:2022-07-04 14:28:13 法律 我要投稿
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有效規避免HR各工作流程中的法律風(fēng)險

  我們在日常工作中該如何去規避這些法律風(fēng)險呢?

有效規避免HR各工作流程中的法律風(fēng)險

  我們都知道,當出現勞動(dòng)糾紛并進(jìn)行到法律訴訟階段時(shí),法庭或訴訟庭是要用證據說(shuō)話(huà)的,到了那個(gè)時(shí)候,不能僅僅用道德來(lái)約束雙方的行為了。例如:當一個(gè)員工3天沒(méi)有上班,公司主張說(shuō)我們已經(jīng)通知該員工過(guò)來(lái)上班了,可是員工沒(méi)有過(guò)來(lái),所以依據公司規定,我們與其解除了勞動(dòng)合同?墒菃T工只要一口否認你通知過(guò)他,那么如果你沒(méi)有相關(guān)的證據,你就必敗無(wú)疑。其實(shí),像這樣的日常感覺(jué)沒(méi)有什么,或感覺(jué)不是什么大問(wèn)題的小細節,在法律上則是事關(guān)成敗的重點(diǎn)。那么,我們在日常工作中該如何去規避這些法律風(fēng)險呢?

  一、我們從一個(gè)新員工入職開(kāi)始,就要準備所有有關(guān)信息。例如,大部分公司在新員工入職時(shí),都會(huì )讓員工填寫(xiě)一張記錄員工基本信息的表格,而在設計表格的時(shí)候,很多HR會(huì )認為,填寫(xiě)內容只要具備其基本個(gè)人信息,比如姓名、年齡、學(xué)歷、婚否、籍貫、身份證等即可,有些具備法律風(fēng)險意識的企業(yè)為了避免學(xué)歷等信息造假,會(huì )在表格上注明以上信息真實(shí)有效,如有虛構、虛假信息等本人愿意承擔法律責任并簽名。首先要說(shuō)的是,以上這句話(huà)是非常重要的,因為這是員工本人對表格內所有信息的書(shū)面確認,如有必要,能按上手印是最好的。但是,此份表格中,我還是建議大家別怕麻煩,多增加一些信息,例如,家庭住址、現住址、確保能收到郵件的郵政地址、郵政編碼、個(gè)人電子郵箱、緊急聯(lián)絡(luò )人、父母夫妻等近親聯(lián)系方式、郵政地址等。

  這樣,當我們需要給員工發(fā)出書(shū)面文件的時(shí)候,我們就有了員工本人親自確認的聯(lián)絡(luò )方式,即使我們發(fā)出的書(shū)面資料無(wú)法送達,這也會(huì )成為非公司過(guò)錯的一個(gè)重要證據。而我們同時(shí)在公司制度里一定要注明:?jiǎn)T工以上信息以及所提交的所有包括工資銀行卡、身份證復印件、戶(hù)口簿復印件等在內的個(gè)人資料如有任何變動(dòng)必須以書(shū)面的形式立刻通知公司,并制作員工信息變更確認表。另外,強調一點(diǎn),如需通過(guò)郵政發(fā)送書(shū)面文件的時(shí)候,最好選擇特快專(zhuān)遞,不要為了這一點(diǎn)點(diǎn)成本而選擇所謂的掛號信等其他方式,因為特快專(zhuān)遞有幾個(gè)好處,1、是特快專(zhuān)遞是直接送達到收件人的郵政方式;2、特快專(zhuān)遞封皮上我們可以明確寫(xiě)明我們送達的內容,避免員工否認不知道寄送的是什么,以為是廣告而拒收的理由;3、特快專(zhuān)遞可進(jìn)行郵寄過(guò)程追蹤;4、特快特快專(zhuān)遞有回執單可以作為直接證據使用。

  二、對于所有與員工有關(guān)的工作流程節點(diǎn),HR都必須制作相應的表格并由員工書(shū)面進(jìn)行確認,如無(wú)法做到親自確認也需要想辦法保留最有利的證據。例如,對于員工的入、轉、升、離、薪資變動(dòng)、假期申請、外出、離崗、績(jì)效考核結果等等都需要表格和員工親筆簽名的確認,嚴禁代簽等現象。而對于一些特殊情況,例如,當需要解聘一個(gè)員工的時(shí)候,我們應事先選擇一個(gè)具備攝像、錄音條件的場(chǎng)所,一旦員工拒絕在解聘通知上進(jìn)行簽字,錄像錄音也可以作為直接通知到本人的一個(gè)很好證據。

  三、對于公司規章制度的確認。這是很多HR會(huì )忽略的一個(gè)地方。我們知道根據高院《最高人民法院關(guān)于審理勞動(dòng)爭議案件適用法律若干問(wèn)題的解釋》第十九條的規定,可以作為人民法院審理依據的規章制度必須同時(shí)具備以下三個(gè)條件(一)、通過(guò)民主程序制度(二)、內容合法(三)、已向勞動(dòng)者公示。如果員工在法庭上據此提出公司的規章制度沒(méi)有經(jīng)過(guò)民主程序、沒(méi)有向員工公示,那么很可能造成公司所依據的企業(yè)規章制度全部違法進(jìn)而做出的任何決定都違法的尷尬情況。所以,對于所有涉及員工的規章制度,公司首先應向員工提前說(shuō)明并發(fā)放意見(jiàn)收集表格,收集員工是否同意的意見(jiàn)(注意,不是對條款的意見(jiàn)而是對整個(gè)制度是否同意,是或者否),并要求員工同意,如果超過(guò)三分之二員工簽名同意,該制度即可算做經(jīng)過(guò)民主程序,但要關(guān)注一點(diǎn),如企業(yè)有公會(huì ),也要同時(shí)征詢(xún)公會(huì )意見(jiàn)。而后,在制度正式實(shí)施時(shí),應在公司顯著(zhù)位置予以懸掛,并拍照留存,同時(shí),給所有員工發(fā)放制度書(shū)面文本,并發(fā)放確認書(shū)要求員工簽字(同時(shí)寫(xiě)上自己的名字和身份證號碼)認可,認可內容為本人已經(jīng)完全了解制度內容,并將嚴格遵守。另外強調一點(diǎn),在企業(yè)規章制度里面,一定要寫(xiě)明什么樣的行為將導致什么樣的處罰后果,否則,不明了的規章制度是很難站得住腳的。

  四、對于員工日常工作中的所有違紀行為均需要有書(shū)面資料并由員工簽字。這樣做是為了一旦需要,這就是員工不勝任工作的證據之一。同時(shí),對于員工所提交的例如醫院證明等,如有必要(例如該醫院一向證明管理松散,或者聽(tīng)說(shuō)該員工沒(méi)有生病,或病假期間在外游玩)可以對證明進(jìn)行核對,并要求醫院對于作假醫療證明予以確認。

  五、建立重要工作預警機制。例如合同到期提醒、身份證到期換證提醒等,避免因證件合同等到期而造成風(fēng)險。

  六、HR應與當地法院、仲裁、勞動(dòng)監察、社保等部門(mén)建立良好關(guān)系,平時(shí)多去了解一些政策變化情況,或者了解當地法院或仲裁庭對于一些案例的審判方式和習慣。有案子時(shí)也可以提前了解并提前準備。

  七、養成良好的證據意識。不要輕信任何員工口頭承諾和保證,也不要怕麻煩,一切要嚴格按照法律法規執行。例如,員工因公受傷,可能是很小的傷,員工當時(shí)說(shuō)沒(méi)事,這個(gè)不用公司承擔工傷責任,自己解決即可。但是如果日后員工矢口否認要求享受工傷待遇,你就麻煩了。所以,工傷再小也要報。再例如:?jiǎn)T工因個(gè)人原因無(wú)法在入職后立刻將自己的社保轉入企業(yè),此時(shí),HR應要求員工以書(shū)面的形式予以確認因其本人原因無(wú)法為其按時(shí)交納社保,并保證在什么時(shí)候將社保轉入公司,如逾期愿意自行離職等等。

  總之,HR要保證自己對相關(guān)法律法規清晰準確的了解基礎上,不斷完善公司的制度漏洞,并養成良好法律意識和習慣,這才能做到有備無(wú)患。

  以上是自己在工作中的一點(diǎn)總結,可能還有遺漏和不足的地方,希望與大家探討、完善。

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