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職場(chǎng)郵件要注意7個(gè)細節
工作郵件也是人際溝通的一種方式，和打電話(huà)、面談一樣，有很多學(xué)問(wèn)講究，所以在發(fā)送郵件之前一定要深思熟慮。之前，默說(shuō)群里的加班狗與出差俠們就“職場(chǎng)郵件需要注意的小細節”展開(kāi)了討論。整理如下：
1、發(fā)送，抄送，密抄送，你明白嗎？
發(fā)送——發(fā)送是TO，只給一個(gè)人；這是一個(gè)權責關(guān)系，發(fā)送對象是需要對方回饋的，內容要針對對方說(shuō)，這個(gè)是起碼的，正規事項上，對方也有義務(wù)回復你的問(wèn)題，起碼要回復，已知悉；
抄送——抄送是CC，除了發(fā)送人，還給其他人員看到；其他人員可以看到其他收到郵件的人；如無(wú)問(wèn)題抄送是可以不回復的；職權上來(lái)說(shuō)，更像是給相關(guān)人員一個(gè)知情權；需要注意的是：在添加抄送對象時(shí)，了解被抄送人的職位等級高低還是非常重要的；
密送——密抄送BCC，收到密送的人，不會(huì )顯示出來(lái)，收件人彼此之間不知道。
那比如說(shuō)：一個(gè)項目郵件，有客戶(hù)方對應的接口人，有部門(mén)主任，其他相關(guān)人員，可能都需要發(fā)，那么如何選擇？
如果我是項目負責人，這個(gè)郵件內容需要對接的是客戶(hù)的接口人；那么郵件的發(fā)送對象就應該接口人，抄送是其他的部門(mén)負責人，本著(zhù)事情誰(shuí)辦郵件發(fā)給誰(shuí)的原則；如果可能都需要發(fā)，其實(shí)應該了解清楚，避免不必要的麻煩。比如我會(huì )跟那邊的對接人溝通，問(wèn)問(wèn)看是否需要抄送給他人，是否需要注意一些細節；發(fā)送人最好是一個(gè)，這樣比較明確；最直接的事件執行者應當是郵件的唯一接收人，其他人全部抄送。
2、一鍵回復轉發(fā)是個(gè)很可怕的東西
我遇見(jiàn)過(guò)某項目助理，給3個(gè)不同項目的負責人、相關(guān)人員發(fā)會(huì )議通知，但某項目負責人在回復郵件的時(shí)候，一鍵轉發(fā)了所有人。項目信息突然就泄密了。
某競爭對手把客戶(hù)群發(fā)的郵件，又全部回復了；結果就是他自己家公司的資料和報價(jià)出現在客戶(hù)的所有供應商的電腦上出現了。
重要的事情說(shuō)三遍：看清楚了再回復轉發(fā)，看清楚了再回復轉發(fā)，看清楚了再回復轉發(fā)！
3、附件一定要注意
1.發(fā)送郵件的時(shí)候，有附件先將附件上傳，然后寫(xiě)明內容、標題，檢查完成后再添加發(fā)送人、抄送人。
2.#文件命名是個(gè)大學(xué)問(wèn)#——附件名稱(chēng)上需注明“事項、提交人名稱(chēng)、時(shí)間或者編號”；不添加附件的，添加附件但是文件名亂七八糟的、或者是不同版本，沒(méi)有加時(shí)間和負責人后綴的，都會(huì )給對方造成閱讀溝通上的麻煩；
3.如果郵件內上傳的附件數量較多，需要考慮整理打壓縮包，或者逐個(gè)上傳、便于領(lǐng)導手機閱讀或者在線(xiàn)預覽；
4.發(fā)給外部客戶(hù)的文件，有很多是不能給客戶(hù)修改的協(xié)議，必須用pdf，哪怕對方覺(jué)得煩也要用；尤其是合同之類(lèi)的，有同事發(fā)了圖片格式，被點(diǎn)名批評，現在ps很厲害哦。
5.#溝通很重要#——其實(shí)還有一個(gè)常見(jiàn)的問(wèn)題。就是業(yè)務(wù)溝通一定要清楚。很多時(shí)候我要CDR格式文件，他非給我AI的，雖然這不是文件本身的問(wèn)題，但是我覺(jué)得跟前期溝通有關(guān)。往往廣告公司和設計常見(jiàn)這類(lèi)問(wèn)題。
4、格式切切不可忘
1.FYI——for your information，讓你知道這個(gè)事的意思；不過(guò)這個(gè)一般都是上級對下級，或者平級。不然慎用！
2.office的不同版本間的格式，最好還是存成2003版；自己公司統一用07的話(huà)倒無(wú)所謂；但是如果發(fā)給客戶(hù)，要注意了：很多地方目前仍使用2003版本，高階的文檔無(wú)法查閱，打不開(kāi)事小，耽擱了時(shí)間才是大問(wèn)題；另外office保存時(shí)必須弄成兼容模式。
5、快看看你的簽名檔！
1.自己的簽名，切勿使用奇奇怪怪的名字，例如“奧特曼”、“蝙蝠俠”等，不然你可不是奧特曼，而會(huì )變成笑柄；對方的簽名也不要存奇怪的東西，我看到過(guò)有人存了一個(gè)“xx公司 某某，急性子，來(lái)件速回”，但是你想想當事人看到是什么表情。
2.有些人身兼數職或需要在不同情境下用不同的身份說(shuō)明，那么有幾個(gè)公司名稱(chēng)，郵箱可以設置幾個(gè)簽名檔；簽名檔可以在郵件客戶(hù)端和郵件后臺自由設置；是否要使用英文的話(huà)，可依據個(gè)人習慣，但是一定要包含以下內容：公司名、姓名、電話(huà)、傳真（沒(méi)有可不選）、地址（中英對照）；ps：簽名檔內含有超鏈接，可能會(huì )被視作垃圾郵件哦!
舉個(gè)栗子：
順頌商祺！/祝今天工作順心！/祝身體健康！
——————
韓梅梅
xxxx公司
電話(huà)：xxxx
E-mail：xxx@xxx.com
6、正文匯報要分明
1.第一段行文里說(shuō)清楚一共有那幾件事匯報，例如“各位領(lǐng)導，晚上好，有關(guān)xxx、xx、xxx的事情，請參閱如下：”
2.然后下面開(kāi)始分點(diǎn)說(shuō)明，按重要程度列點(diǎn)，分標題加粗。后面括號里標注相關(guān)的附件；附件名稱(chēng)也修改成附件一、二、三的格式
3.涉及到具體的數據、更改項、需要重點(diǎn)關(guān)注的字眼/數字時(shí)，用下劃線(xiàn)標出來(lái)；
4.一般要是標題加粗了，那分標題的內容里就不會(huì )再用加粗了，不然視覺(jué)效果有點(diǎn)主次不分，下劃線(xiàn)也能起到這個(gè)效果。
5.其實(shí)內容很少變字體，簡(jiǎn)化描述，不廢話(huà)，要比寫(xiě)一大堆，然后再在里面標注重點(diǎn)要好得多。
7、發(fā)送完成記得提醒
重要的郵件，尤其是有明確時(shí)間節點(diǎn)，還有直系領(lǐng)導的事情，需要通過(guò)短信or電話(huà)方式提醒；如果覺(jué)得直接電話(huà)會(huì )打攪到對方的會(huì )議等，那么可以采取首先短信告知，如果過(guò)一兩個(gè)小時(shí)，沒(méi)有收到回復的短信，再去考慮電話(huà)通知。
我見(jiàn)過(guò)最滴水不漏的采購，發(fā)郵件完了以后5分鐘以?xún)�，必然收到郵件、短信、電話(huà)、QQ；然后抄送給了雙方的上一級直屬領(lǐng)導。
以上，就是達人們的友情提示了！
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