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職場(chǎng)人士如何有效管理和利用碎片化時(shí)間?
越來(lái)越多的職場(chǎng)人發(fā)現，工作時(shí)間變得零碎起來(lái)：查看郵件時(shí)不由自主地上網(wǎng)“沖浪”；碰上個(gè)“極品”客戶(hù)難以遏制發(fā)微博的沖動(dòng)；正想打業(yè)務(wù)電話(huà)人事部門(mén)卻讓填表格；好不容易排除干擾想工作了，卻又不得不去修理“罷工”的打印機……
“時(shí)間碎片”自己制造出來(lái)的
李忻然準備在上午趕完一份報表，并打幾個(gè)電話(huà)核查一下數據。她正按著(zhù)號碼，“嘀嘀……”QQ上中學(xué)同學(xué)陳杰的頭像閃了起來(lái)，說(shuō)是商量下周同學(xué)聚會(huì )的相關(guān)事宜。于是，兩人在QQ上你來(lái)我往，一會(huì )是笑臉，一會(huì )是鮮花，本來(lái)一個(gè)電話(huà)就能解決的事，再QQshang卻聊了半天還沒(méi)過(guò)癮，不知不覺(jué)竟然快到午飯時(shí)間了。
看著(zhù)桌面上沒(méi)有完成的報表，李忻然直犯嘀咕：怎么回個(gè)信息，就耽擱了一個(gè)上午？
為了接收客戶(hù)的模板，張亮一早就上了QQ，可幾百兆一時(shí)半會(huì )兒也下不完，于是就順便瀏覽新聞；可瀏覽網(wǎng)頁(yè)不免影響下載速度，模板傳了幾個(gè)小時(shí)，傳來(lái)之后又因為格式問(wèn)題不得不下載軟件，再加上午飯時(shí)間，到真正打開(kāi)模板已經(jīng)過(guò)了5小時(shí)。后來(lái)跟客戶(hù)溝通后才知道，兩家的辦公樓只差500米，直接取樣絕對快多了。
何麗是一個(gè)“微博控”，碰上什么新鮮事，總是忍不住拿出手機發(fā)微博。剛開(kāi)始，她還為創(chuàng )意工作中這種難得的頭腦休息感到振奮，甚至覺(jué)得勤發(fā)微博給了不少靈感。但她很快就發(fā)現：“微博本來(lái)是利用碎片時(shí)間，現在則是在制造時(shí)間碎片�！�
工作中，無(wú)論你多么謹慎地安排工作，總會(huì )出現這樣那樣的“時(shí)間碎片”：乘坐的公交車(chē)晚點(diǎn)你只好耐心等待；開(kāi)會(huì )時(shí)有些同事遲到你又得等著(zhù)；正處理郵件突然遭遇網(wǎng)絡(luò )掉線(xiàn)你還得等……
管理“時(shí)間碎片”的有效幾招
作為時(shí)間管理專(zhuān)家，某檢驗檢疫機構高級協(xié)調員沈敏吉表示：“目前，大多數白領(lǐng)工作環(huán)境相對寬松，可以自由上網(wǎng)、聊天，時(shí)不時(shí)彈出的QQ、MSN消息，很容易打亂工作節奏，很少能長(cháng)時(shí)間集中注意力，導致工作效率低下�！�
所以，在web2.0工具泛濫的今天，杜絕“碎片時(shí)間”是找回工作效率的首要辦法。
沈敏吉建議：職場(chǎng)人可以從以下幾點(diǎn)開(kāi)始做起。首先，上班時(shí)間盡量不開(kāi)QQ、 MSN.其次，每天上班的前一兩個(gè)小時(shí)是精力最集中時(shí)段，保證用這段時(shí)間去處理最重要的工作。再次，一個(gè)問(wèn)題如果用QQ、MSN三句話(huà)無(wú)法解釋清楚，就直接用電話(huà)溝通。最后，兩分鐘內無(wú)法完成的臨時(shí)任務(wù)，如果不是緊急就延后，先解決當務(wù)之急。
而張亮則從技術(shù)上給琢磨出了杜絕“碎片時(shí)間”的方法：
首先，管理QQ、MSN等聊天工具，屏蔽無(wú)關(guān)的QQ群消息，公司內部溝通時(shí)盡量采用RTX，同時(shí)在任務(wù)欄中隱藏相關(guān)圖標。
其次，堅持用手機看微博，時(shí)間固定在上班前、下班后或午休時(shí)間。
再次，可以用Google reader訂閱源，訂閱感興趣的資訊，省得隨意上網(wǎng)瀏覽。這些信息了利用午飯后的半小時(shí)快速瀏覽，對于重要的文章進(jìn)行標記，或者存在IE收藏夾的臨時(shí)文件夾，等空閑時(shí)段再閱讀。
最后，工作或私人郵件用Formail、live-mail等工具架設，設置為5分鐘自動(dòng)收取一次，有新郵件時(shí)給出提示，避免登錄幾個(gè)郵箱網(wǎng)站查看浪費時(shí)間。
既然無(wú)法避免不妨主動(dòng)利用
無(wú)論如何規劃，總有一些“碎片時(shí)間”無(wú)法避免。沈敏吉建議，既然無(wú)法避免，不妨主動(dòng)利用�！八槠瑫r(shí)間”最適合用來(lái)處理瑣碎事務(wù)，每天可以事先在記事本或手機上做記錄，記下需要打的非重要電話(huà)、購買(mǎi)的小物品、查詢(xún)的相關(guān)資料等，并按完成時(shí)間進(jìn)行分類(lèi)。之后一旦碰上“碎片時(shí)間”，那么只需要拿出這個(gè)記錄直接照作就行。
李忻然也有自己的小竅門(mén)：她常常會(huì )預估碎片發(fā)生的情況，如果是經(jīng)常遇上的“碎片時(shí)間”，那么她會(huì )安排同時(shí)做兩件事。比如，她要打電話(huà)核實(shí)數據，這肯定需要頻繁地進(jìn)行來(lái)回溝通，在幾段等待對方回復電話(huà)的時(shí)間里，就抽空去做一部分報表，或者分類(lèi)整理一些單據。何麗的方法使是盡量集中辦事，比如她這一天既要開(kāi)會(huì )又要拜訪(fǎng)幾位客戶(hù)，那么她會(huì )是把拜訪(fǎng)客戶(hù)安排在一起，完成后再開(kāi)會(huì )。
沈敏吉指出，其實(shí)無(wú)論什么方法和竅門(mén)，關(guān)鍵是樹(shù)立起利用“碎片時(shí)間”的意識。某種程度上，時(shí)間被碎片化是現代社會(huì )一個(gè)不可逆轉的趨勢。對職場(chǎng)人而言，誰(shuí)能利用好“碎片時(shí)間”，誰(shuí)就能在工作中脫穎而出。
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