辦公室檔案的規范化管理

辦公室檔案的規范化管理

　　一、辦公室檔案規范化管理的現狀

　�。ㄒ唬�對檔案工作重視程度偏低。一般來(lái)說(shuō)，企業(yè)只注重經(jīng)營(yíng)這一個(gè)“一線(xiàn)”業(yè)務(wù)，卻忽視了檔案與后勤這一類(lèi)型的“二線(xiàn)”業(yè)務(wù)，檔案管理人員往往是由企業(yè)其余的人員兼職，而檔案設施與庫房等準備也不夠齊全。

　�。ǘ�）管理水平無(wú)法跟上發(fā)展要求。由于企業(yè)檔案制度健全度偏低，缺少檔案管理方面的有效措施，使得檔案人員無(wú)法及時(shí)掌握法規規范；甚至出現部分企業(yè)未進(jìn)行各個(gè)部門(mén)資料的收集整理，也就無(wú)法涉及檔案的規范整理與利用。

　�。ㄈ�）繁多的檔案門(mén)類(lèi)，制約管理效率。在《工業(yè)企業(yè)檔案分類(lèi)試行規則》中，企業(yè)的檔案管理分為專(zhuān)門(mén)類(lèi)、科技類(lèi)、管理文書(shū)類(lèi)等方面，又設置有一級類(lèi)目十個(gè)，二級類(lèi)目若干個(gè)，但是各種檔案立卷歸檔的方式有所差異，因此，很難掌握新門(mén)類(lèi)檔案的歸檔問(wèn)題。

　�。ㄋ模�檔案人員素質(zhì)跟不上檔案工作提出的要求�？傮w來(lái)說(shuō)，大部分檔案管理人員都屬于“半路出家”，絕大部分檔案管理人員都達不到檔案管理業(yè)務(wù)水平的基本要求，更談不上高水平管理。

　　二、辦公室檔案管理規范化的有效途徑

　　面對企業(yè)檔案管理工作規范化現狀時(shí)，提出以下幾點(diǎn)措施，能夠讓相關(guān)的人員認識到辦公室檔案管理工作規范化的重要性，提升辦公室檔案管理效率。

　�。ㄒ唬┮幏稒n案管理程序。管理程序化是檔案管理規范化最明顯的特征。對于檔案的立卷、存檔以及調檔等檔案工作開(kāi)展時(shí)，需要制定相匹配的工作流程，并且在實(shí)際環(huán)節嚴格地遵守程序要求，確保每一道工序都能做到真實(shí)、準確，并且還有專(zhuān)門(mén)的負責人監督。另外，盡可能簡(jiǎn)化檔案管理程度，在滿(mǎn)足管理效率與管理質(zhì)量的前提下，簡(jiǎn)化工作程序，避免管理人員花費過(guò)多的精力與時(shí)間在檔案管理上。

　�。ǘ�）緊跟時(shí)代步伐，完善檔案管理設施。檔案管理工作效率會(huì )受到檔案管理設備的直接影響。無(wú)論是任何企業(yè)，都應該認識到只有投資才能有所回報。目前，檔案管理逐漸朝著(zhù)數字化信息管理的模式前進(jìn)，這不僅能提高檔案的安全性，同時(shí)也避免紙質(zhì)檔案的過(guò)渡消耗，并且相比傳統的管理模式，更加的高效、便捷。在檔案管理工作開(kāi)展時(shí)，應緊緊貼近時(shí)代潮流，引入最新的管理方法與設備，在培養人員實(shí)際操作能力的同時(shí)，提升檔案管理系統的應用能力，確保工作人員將理論與實(shí)際相互聯(lián)系，提升檔案管理工作效率。對于企業(yè)而言，只有認識到檔案管理運轉效率提升對企業(yè)發(fā)展的重要性，能夠及時(shí)地更新工作設備，才能提高檔案管理工作效率。信息化的檔案管理是為了合理地運用信息，最大化信息作用。當今社會(huì )強調智能化管理，這也是社會(huì )發(fā)展大勢所趨。在有限的財力之下，審時(shí)度勢、深入調查，確保信息化建設最核心的部分能夠得以有效運轉，確保硬件設施與檔案管理工作人員的工作保持最大程度的貼合，如此才能迎合可持續發(fā)展的要求，為企業(yè)發(fā)展奠定物質(zhì)方面的基礎。

　�。ㄈ�）注意檔案信息開(kāi)發(fā)利用，做好信息的反饋與收集。開(kāi)展檔案管理是為檔案的利用服務(wù)。在做好管理的同時(shí)，檔案管理人員還應調整原本被動(dòng)的服務(wù)方式，轉變成主動(dòng)出擊，完善檔案的開(kāi)發(fā)與利用，可以編寫(xiě)《機構沿革》《大事記》等檔案，利用定期的分析、匯集相關(guān)的參考材料，以便領(lǐng)導和相關(guān)部門(mén)在工作決策是有一定的參考依據。此外，重視檔案利用信息的反饋與收集。在日復一日的工作中，檔案人員從事了大量的工作，而成果的利用、信息收集作為檔案工作的延伸，也能夠成為最佳的工作成效證明，因此，注重信息開(kāi)發(fā)利用，就成為檔案管理的核心。

　�。ㄋ模┨岣邫n案管理人員的素質(zhì)。檔案管理規范化工作的開(kāi)展與辦公室檔案管理人員的素質(zhì)之間是相輔相成的。提高管理人員的基本素質(zhì)，就能規范化檔案管理工作，同樣，在檔案管理工作規范化開(kāi)展的進(jìn)程中，也能提高檔案管理人員的基本素質(zhì)。提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，不僅僅是專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與技術(shù)能力水平，同時(shí)，檔案工作責任重大，涉及到企業(yè)的機密，思想品質(zhì)也是檔案管理工作開(kāi)展不可或缺的一部分，保持檔案管理人員過(guò)硬的技術(shù)、高度的政治可信度也成為企業(yè)規范化檔案管理必備條件。

　　三、結語(yǔ)

　　在國內企業(yè)的檔案管理中，辦公室檔案管理規范化是核心任務(wù)，而規范化管理又具備積極作用。當然，檔案管理并非是檔案部門(mén)人員努力就能提升效率的，檔案管理需要企業(yè)各個(gè)部門(mén)人員的共同努力，才能提高檔案管理工作效率，確保企業(yè)檔案可以更好的為企業(yè)服務(wù)。

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