廣告公司前臺接待流程

廣告公司前臺接待流程

　　前臺接待的言語(yǔ)舉止將會(huì )給客戶(hù)留下深刻的第一印象。以下是小編搜索整理一篇廣告公司前臺接待流程，歡迎大家閱讀!

　　（一）上門(mén)客戶(hù)操作流程

　　1.客戶(hù)走到我們前臺時(shí)：

　　a.未服務(wù)于其他客戶(hù)時(shí)，前臺必須起身，然后說(shuō)：“您好，××號為您服務(wù)”。

　　b.正服務(wù)與其他客戶(hù)時(shí)：前臺應先說(shuō)：“您好，請稍等一下”。待服務(wù)該客戶(hù)時(shí)，必須起身相迎，然后說(shuō)：“您好××號為您服務(wù)”。

　　2.服務(wù)與客戶(hù)：（坐下）咨詢(xún)客戶(hù)要求，在電腦上打印制作結算清單。咨詢(xún)內容： 制作內容聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)等。（填寫(xiě)制作結算清單時(shí)間：1 分鐘內）。

　　3.讓客戶(hù)簽字：填寫(xiě)完以后請客戶(hù)簽字確認。

　　4.帶客戶(hù)操作間：填寫(xiě)完后，接待人員用夾子夾好加工聯(lián)，帶客戶(hù)進(jìn)打印區（裝幀 區）客戶(hù)進(jìn)打印區（裝幀區）時(shí)應說(shuō)：“請隨我來(lái)”或“這邊請”。

　　a.打印區（裝幀區）不忙時(shí)：直接帶客戶(hù)到操作員邊，把流程單交給相關(guān)的操作人員手中。并對客戶(hù)說(shuō)：“您好，您的單子由我們這位操作員為您服務(wù)”。

　　b.打印區（裝幀區）忙時(shí)，每個(gè)操作員都有單子：先讓客戶(hù)在旁邊的座位上休息一下，并對客戶(hù)說(shuō)：“您先在這坐一下，我先幫您安排一下，請稍等”。等 安排好后并對客戶(hù)說(shuō)：“您好，服務(wù)與您的操作員需要××時(shí)間，請您再這 等一下，我們的操作員完成后，馬上為您服務(wù)”。并為客戶(hù)倒上一杯水。

　　c.安排不了的單子：及時(shí)的通知營(yíng)業(yè)經(jīng)理來(lái)安排。注：如遇特殊客戶(hù)、量大的客戶(hù)、時(shí)間緊迫的客戶(hù)應向操作員特別關(guān)照，并告知 營(yíng)業(yè)經(jīng)理，由營(yíng)業(yè)經(jīng)理一起幫助完成。

　　5.制作過(guò)程中：要嚴格控制制作進(jìn)度，當文本制作不能在客戶(hù)預定時(shí)限內完成時(shí)， 應立刻告知客戶(hù)，做好相應的協(xié)調工作。

　　6.制作完成后：請客戶(hù)當面清點(diǎn)文本數量，確認文本質(zhì)量，確認后請客戶(hù)在制作結 算清單上簽字或付現金。（結帳時(shí)間：2 分鐘）。

　　7.收銀：站立

　　a.收銀：用雙手接客戶(hù)遞過(guò)來(lái)的現金，現金要當面清點(diǎn)，并在驗鈔機將錢(qián)正反面至少各驗一遍辨別真偽。

　　b.找零、發(fā)票：用雙手將零錢(qián)或發(fā)票放入客戶(hù)的手中。

　　c.營(yíng)業(yè)日報表上填寫(xiě)：制作單號、制作內容、實(shí)收額、發(fā)票額、發(fā)票號碼、付款方式、收款人。

　　8.包裝：按客戶(hù)的文本量，給客戶(hù)相應的包裝袋等，并替客戶(hù)整理好文本裝入袋子 或盒子中，必要時(shí)幫助客戶(hù)送到公司門(mén)口。

　　9.向客戶(hù)道別：“謝謝您的光臨，請慢走”。

　　（二）取件文本操作流程

　　1. 接到客戶(hù)的取件電話(huà)時(shí)：?jiǎn)?wèn)清對方單位、具體地址、電話(huà)、聯(lián)系人等，同時(shí)在取 件單上按要求記錄，包括客戶(hù)來(lái)電時(shí)間和出發(fā)時(shí)間，然后打電話(huà)通知美工人員取件；一般情況下，聯(lián)系取件人員時(shí)間不得超過(guò)  5  分鐘，如實(shí)在無(wú)法調動(dòng)由營(yíng)業(yè) 經(jīng)理另行安排。

　　2. 在接到美工從客戶(hù)處取回文件后：按客戶(hù)要求打印制作結算清單，包括交貨時(shí)間、 地址、收貨人。

　　3. 打印后：我們把加工聯(lián)和取件單夾好一起交于輸出員。如碰到很急或是大客戶(hù)文本，前臺應與接單的輸出員和營(yíng)業(yè)經(jīng)理說(shuō)明，讓他們有相應的準備，并在制作單上加以注明。

　　4. 制作過(guò)程中，要嚴格控制制作進(jìn)度，當文本制作不能在客戶(hù)預定時(shí)限內完成時(shí)， 應提前告知客戶(hù)，做好相應的協(xié)調工作。

　　5. 制作完成后：我們前臺是一套文本或圖板完成的最終質(zhì)檢員，在制作內容完成后 應對制作的內容質(zhì)量、裝訂方式、選用耗材是否合格，并檢查我們制作的文本是否與客戶(hù)要求一致等。如碰到質(zhì)量問(wèn)題及時(shí)的告訴營(yíng)業(yè)經(jīng)理處理。

　　6. 文本質(zhì)量檢查清點(diǎn)確認無(wú)誤后：打印制作結算清單，打印前還必須在電腦上輸入 文本的項目名稱(chēng)（掛帳客戶(hù)必須填寫(xiě)）、核對制作內容和價(jià)格。

　　7. 填寫(xiě)好送貨單：清點(diǎn)需要送的內容，通知相關(guān)人員包裝和送貨。送貨單上應按要 求填寫(xiě)文本數量、制作單位、地址、電話(huà)、收貨人、出發(fā)時(shí)間，同時(shí)在備注欄上注明客戶(hù)所提供的一些原始資料（如光盤(pán)、原稿等）。

　　8. 檢查美工歸還的制作結算清單：必須檢查客戶(hù)是否在制作結算清單簽字。如簽字， 此張制作單完成。如出現客戶(hù)沒(méi)有簽字，應向美工了解為什么客戶(hù)沒(méi)有簽字的原因，并馬上把制作結算清單交于業(yè)務(wù)員，由業(yè)務(wù)員到客戶(hù)處補簽。 注：如我們提前完成文本，我們應打電話(huà)與客戶(hù)聯(lián)系，說(shuō)明我們文本已經(jīng)完成， 告知客戶(hù)可以提前過(guò)來(lái)取件。我們不能在客戶(hù)來(lái)取件的時(shí)間內完成，必須提前與客戶(hù)說(shuō)明。

　　（三）待取件操作流程

　　1. 客戶(hù)中途離開(kāi)，說(shuō)明過(guò)會(huì )來(lái)取件的操作流程

　　a.我們前臺必須知道客戶(hù)的單位、姓名、電話(huà)和取件時(shí)間。

　　b.如不在本班客戶(hù)來(lái)取件，我們必須詳細交接清楚；

　　c.文本完成：檢查清點(diǎn)后，把文本放入包裝袋（盒子）中，用筆在上面注明開(kāi)單客戶(hù)的單位名稱(chēng)。

　　d.填寫(xiě)交接本：填寫(xiě)文本數量、聯(lián)系人、聯(lián)系電話(huà)，文本位置等。

　　e.客戶(hù)來(lái)取件時(shí)：我們必須咨詢(xún)客戶(hù)的姓名和客戶(hù)名稱(chēng)，并與制作單上填寫(xiě)的內容核對。

　　f.相符：打印制作結算清單，結帳。

　　g.不相符：打制作結算清單上的電話(huà)核對。 注：如我們提前完成文本，我們應電話(huà)與客戶(hù)聯(lián)系，說(shuō)明我們文本已經(jīng)完成，告知客戶(hù)可以提前過(guò)來(lái)取件。我們不能在客戶(hù)來(lái)取件的時(shí)間內完成，必須提前與客戶(hù)說(shuō)明。

　　（四）取件和送貨

　　取件

　　流程：美工→司機→業(yè)務(wù)員→營(yíng)業(yè)經(jīng)理（盡量保證美工間有2人）

　　1．   在接到客戶(hù)的取件電話(huà)時(shí)，必須問(wèn)清對方單位、地址、電話(huà)、聯(lián)系人、是否需要帶移動(dòng)盤(pán)等，同時(shí)在取件單上按要求記錄，包知客戶(hù)來(lái)電時(shí)間。

　　2．   然后打電話(huà)通知美工人員或司機取件：一般情況下，安排時(shí)間不得超過(guò)5分鐘。取件忙時(shí)根據大客戶(hù)優(yōu)先原則，做到靈活性。

　　送貨

　　流程：司機→美工→業(yè)務(wù)員→營(yíng)業(yè)經(jīng)理（盡量保證美工有2人）

　　當文本制作完成，制作結算清單從裝幀員工或輸出員手中加到前臺時(shí)，前臺接待應做以下工作：

　　1．   送到客戶(hù)手中：

　　a.清點(diǎn)文本數量、檢查文本質(zhì)量。

　　b.找到相對應的制作結算清單，并在電腦上輸入項目名稱(chēng)，核對加工內容和金額，并打印交于送貨人員。

　　c.清點(diǎn)、整理客戶(hù)提供的資料，交送貨人員。

　　d.向送貨人員收回制作結算清單。

　　2.  客戶(hù)要求托運

　　a.清點(diǎn)文本數量、檢查文本質(zhì)量，讓包裝人員按托運包裝方式包裝本文。

　　b.找到相對應的制作結算清單，并在電腦上輸入項目名稱(chēng)，核對加工內容和金額。（不打�。�

　　c.打電話(huà)到快遞公司。

　　d.打電話(huà)與客戶(hù)核對提供的地址、聯(lián)系電話(huà)和聯(lián)系人等，并說(shuō)明抵達時(shí)間。

　　e.清點(diǎn)、整理客戶(hù)提供的資料，交托快遞人員。

　　f.在制作結算清單上輸入快遞費用并打印，并把制作結算清單交于負責該單位的業(yè)務(wù)員，讓業(yè)務(wù)員結帳。

　　3.  取件單填寫(xiě)

　　a. 必須問(wèn)清對方單位、地址、電話(huà)、聯(lián)系人。

　　b. “√”勾上取件單

　　c. �。ㄋ停┘�與制作結算清單一起交于操作人員。

　　4.  送件單填寫(xiě)

　　a. 必須填寫(xiě)清楚清對方單位、送貨地址、電話(huà)、聯(lián)系人，送貨內容。

　　b. 清點(diǎn)文本和整理客戶(hù)提供的資料，不可漏送。

　　（五）工作分配原則

　　工作分配的好壞直接影響到我們公司生產(chǎn)的節奏，在工作中起到很大的作用。前臺 接待在分配工作應按下列幾條操作。也應考慮公司的連鎖效益。

　　1. 根據客戶(hù)文本的重要程度：大客戶(hù)優(yōu)先原則

　　2. 客戶(hù)的交貨時(shí)間

　　3. 客戶(hù)的類(lèi)別

　　4. 客戶(hù)是否在場(chǎng)

　　5. 設備目前的性能狀態(tài)

　　6. 輸出員的技能特長(cháng)

　　（六）郵件、QQ、FTP 文件傳輸操作流程

　　1.接到客戶(hù)電話(huà)或信息，立即通知營(yíng)業(yè)經(jīng)理，由營(yíng)業(yè)經(jīng)理安排指定的輸出員接收；

　　2.根據接收的輸出員提供的信息打印制作結算清單；必須知道客戶(hù)的單位名稱(chēng)、聯(lián) 系人、聯(lián)系電話(huà)和結算方式。（注：散客戶(hù)不送貨）。

　　3.如無(wú)法收取，應與客戶(hù)取得聯(lián)系，建議客戶(hù)該用其他方式傳輸。

　　4.文件打印完畢后，一定要通知客戶(hù)來(lái)取件。

　　5.未在本班完成，需要在交接本上登記。

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