- 相關(guān)推薦
公司合同存檔管理流程
合同歸檔管理是企業(yè)管理的一項重要內容，也是企業(yè)為維護自身的合法權益而采取的必要手段。本文為大家整理了公司合同存檔管理流程，僅供參考！
公司合同存檔管理流程
1、合同應交由企業(yè)檔案管理部門(mén)進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門(mén)或行政部門(mén)。為保穩妥，建議企業(yè)每個(gè)合同至少應留存兩份原件，并分別放置兩個(gè)地方獨立留存。
2、合同登記的項目應由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門(mén)與歸檔部門(mén)一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠遠不夠的，登記應至少包括對方主體信息、主要項目?jì)热�、本企業(yè)合同負責人、對方合同負責人、主要權利義務(wù)履行期限、付款節點(diǎn)、收款節點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購買(mǎi)的還應進(jìn)行資產(chǎn)登記。
3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統一。日后非必須使用原件時(shí)，查詢(xún)電子版本即可。
4、建立客戶(hù)檔案信息。通過(guò)簽署合同得知的客戶(hù)信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢(xún)。匯總的信息應包括客戶(hù)主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過(guò)程中的重點(diǎn)注意事項等，為日后客戶(hù)回訪(fǎng)及老客戶(hù)維護提供信息支持。
5、建立客戶(hù)評價(jià)系統。每簽署一份并執行完畢的合同，請客戶(hù)對本企業(yè)進(jìn)行評價(jià)，以收集自身企業(yè)在合作過(guò)程中的不足，并進(jìn)行對應的完善改進(jìn)工作。
6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類(lèi)、分析。如在藝人經(jīng)紀公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類(lèi)，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀事務(wù)發(fā)展情況，給每一個(gè)藝人團隊的發(fā)展提供數據支持;可以按照業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)，這樣可以匯總公司的版權收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀業(yè)務(wù)來(lái)源分類(lèi)，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來(lái)源是哪里，能夠促進(jìn)銷(xiāo)售體系的完善。根據每個(gè)企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過(guò)合同來(lái)反映企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)而調整公司經(jīng)營(yíng)策略。
附：公司合同存檔管理制度
第一條 為了規范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構及其職責
1、公司檔案工作實(shí)行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門(mén)的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門(mén)的檔案管理員負責本部門(mén)檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進(jìn)行監督和指導，每年對二級檔案管理進(jìn)行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理及工程建設等活動(dòng)，具有查考利用價(jià)值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個(gè)人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門(mén)保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動(dòng)中收到的文件、函件承辦后均要及時(shí)歸檔；以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動(dòng)中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件；屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬于工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門(mén)應將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執行（或簽訂）部門(mén)各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門(mén)需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門(mén)自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設存放檔案的專(zhuān)門(mén)庫房，各部門(mén)應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲(chóng)等安全條件。
2、歸檔資料要進(jìn)行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學(xué)地編制分類(lèi)法，根據分類(lèi)法，編制分類(lèi)目錄；根據需要編制專(zhuān)題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類(lèi)、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學(xué)。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
7、根據有關(guān)規定及公司實(shí)際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進(jìn)行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷(xiāo)毀的檔案，由檔案管理員編造銷(xiāo)毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會(huì )審批準后銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動(dòng)手續。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門(mén)負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。
4、借出檔案材料的時(shí)間不得超過(guò)一周，必要時(shí)可以續借。過(guò)期由檔案管理員催還。需要長(cháng)期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時(shí)，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時(shí)間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時(shí)保證檔案材料完整無(wú)損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時(shí)，要及時(shí)追查，并報告主管部門(mén)及時(shí)處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應根據資料的性質(zhì)和部門(mén)需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。
【公司合同存檔管理流程】相關(guān)文章：
公司合同歸檔管理流程08-05
投資管理公司注冊流程12-15
小公司如何管理流程02-20
合同的管理制度及流程06-12
房地產(chǎn)合同管理流程范文12-12
采購合同管理流程（通用10篇）07-25
存檔介紹信03-27
開(kāi)公司的基本流程10-10
餐飲管理公司合同02-13