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采購合同管理流程（通用10篇）
在人民愈發(fā)重視法律的社會(huì )中，能夠利用到合同的場(chǎng)合越來(lái)越多，正常情況下，簽訂合同必須經(jīng)過(guò)規定的方式。知道嗎，寫(xiě)合同可是有方法的哦，以下是小編為大家整理的采購合同管理流程，希望能夠幫助到大家。
采購合同管理流程 1
1. 主題
采購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務(wù)協(xié)議，以及臨時(shí)性運輸協(xié)議、協(xié)議補充條款等）簽訂及管理程序。
2. 目的
規范采購合同的簽訂和管理程序，提高合同簽訂的時(shí)效性，確保公司業(yè)務(wù)的正常運作及各部門(mén)按照規范的程序管理和使用合同。
3. 適用范圍
此程序適用于公司總部及各分支機構簽訂的所有采購合同（包括物流代理合同、倉庫租賃合同、裝卸服務(wù)協(xié)議，以及臨時(shí)性運輸協(xié)議、協(xié)議補充條款等）。
4. 職責
公司各分支機構負責人(或授權人員)負責尋找物流供應商（包括運輸代理商、倉儲資源提供及專(zhuān)業(yè)裝卸服務(wù)提供商），并商談價(jià)格和合同條款；總部運營(yíng)管理部代表公司審核供應商資格、價(jià)格及合同條款等內容；總部財務(wù)部代表公司審核合同中費用結算等內容；運營(yíng)管理部負責人負責簽訂臨時(shí)性協(xié)議；總經(jīng)理負責簽訂正式協(xié)議。
5. 參考
6. 程序
6.1 采購合同簽訂及管理流程物流采購合同簽訂及管理流程以《TPS運營(yíng)部采購合同簽訂與管理流程圖》的形式體現（見(jiàn)附件A）。
6.2 采購合同的簽訂規定采購合同簽訂分為新采購合同的簽訂、合同續簽、臨時(shí)性（一次性）協(xié)議簽訂、補充協(xié)議簽訂幾種類(lèi)型，新采購合同的簽訂主要包括新物流代理合同的簽訂與新倉庫租賃合同的簽訂（裝卸服務(wù)一般伴隨倉儲服務(wù)而存在，因此裝卸服務(wù)協(xié)議一般亦體現在倉庫租賃協(xié)議之中）。
6.2.1 新物流代理合同的簽訂新物流代理合同的簽訂可分為運力分析與測算、運輸資源需求申請、合同商談和審核、試用代理協(xié)議的簽訂、正式物流代理合同的簽訂幾個(gè)段。
6.2.1.1 運力分析與測算：分支機構負責人(或指定運輸負責人)經(jīng)過(guò)對本分支機構的運輸業(yè)務(wù)量、運力結構及運輸市場(chǎng)進(jìn)行分析和預測后，結合公司項目需求提出需要增加運力的承運線(xiàn)路、物流代理數量和所需的運輸方式等。
6.2.1.2 運輸資源需求申請：分支機構需要新增運力時(shí)，分支機構負責人（或指定運輸負責人）應首先填寫(xiě)《運輸資源需求申請表》（見(jiàn)附件B），由分支機構負責人簽訂意見(jiàn)后，將申請表轉交總部運營(yíng)管理部，運營(yíng)管理部負責人批準回復后，分支機構開(kāi)始與目標代理商洽商合同。
6.2.1.3 合同商談和資信審核：分支機構在確定目標物流代理商后，應盡快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：
A. 合作方式；
B. 運作內容；
C. 運輸價(jià)格；
D. 責任劃分；
E. 貨損貨差賠償辦法；
F. 保險和索賠；
G. 業(yè)務(wù)指標；
H. 費用結算；
I. 其它內容。
分支機構在商談物流代理合同的同時(shí)，應要求物流代理商證明其經(jīng)營(yíng)的合法性并具備成為T(mén)PS物流代理商的資格。具體需要代理商提供以下證明料：
A. 企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執照；
B. 稅務(wù)登記證；
C. 組織機構代碼證；
D. 道路運輸經(jīng)營(yíng)許可證（或其它行業(yè)資質(zhì)證明文件）；
E. 發(fā)票樣本；
F. 企業(yè)法人證明材料等。
6.2.1.4 試用代理協(xié)議的簽訂：（是否有必要）
a. 在確定與新物流代理商合作后，新物流代理商必須經(jīng)過(guò)三個(gè)月的.試用期。即試用
運輸協(xié)議為期三個(gè)月。
b. 試用期雙方簽訂臨時(shí)運輸協(xié)議。臨時(shí)運輸協(xié)議必須遵循雙方事先商定的條款和價(jià)
格。
c. 新物流代理商試運作前，如有必要，應先交納一定數量的運作風(fēng)險保證金。保證金在物流代理商試用期滿(mǎn)（若正式合作，則到正式合同期滿(mǎn)）之后，應退還給物流代理商。
d. 各分支機構直接將試用運輸協(xié)議送到總部運營(yíng)管理部審核。
e. 試用物流代理合同由總部運營(yíng)管理部負責人簽訂。
6.2.1.5 正式物流代理合同的簽訂：
a. 正式物流代理合同是建立在對物流代理商試用期考核的基礎之上。簽訂的條件是：物流代理商試用期內連續三個(gè)月綜合考核均達到TPS的運作要求且資質(zhì)合格。
b. 正式物流代理合同為期一年。協(xié)議條款或價(jià)格至少每半年審核一次。審核后需要修改內容做為合同補充條款執行。
c. 正式物流代理合同原則上執行臨時(shí)運輸協(xié)議內除協(xié)議期限以外的其它條款和價(jià)格。特殊情況下，可以修改臨時(shí)運輸協(xié)議，以形成正式物流代理合同，但修改必須經(jīng)過(guò)運營(yíng)管理部負責人的同意。
d. 各分支機構直接將正式物流代理合同送到總部運營(yíng)管理部審核。
e. 正式物流代理合同由公司總經(jīng)理簽訂。
6.2.2 新倉庫租賃合同的簽訂新倉庫租賃合同的簽訂可分為倉儲能力分析與測算、倉儲資源需求申請、合同商談和審核、倉庫租賃合同的簽訂幾個(gè)階段。
6.2.2.1 倉儲能力分析與測算：分支機構負責人(或指定倉儲負責人)經(jīng)過(guò)對本分支機構的倉儲業(yè)務(wù)量、倉儲能力結構及倉儲資源供應市場(chǎng)進(jìn)行分析和預測后，結合項目需求提出需要增加倉儲資源的地區、倉儲面積，以及倉儲條件要求等。
6.2.2.2 倉儲資源需求申請：分支機構需要新倉儲資源時(shí)，分支機構負責人（或指定倉儲負責人）應首先填寫(xiě)《倉儲資源需求申請表》（見(jiàn)附件C），由分支機構負責人簽訂意見(jiàn)后，將申請表轉交總部運營(yíng)管理部，分別由總部運營(yíng)管理部、市場(chǎng)部及總經(jīng)理批準回復后，分支機構開(kāi)始與目標倉儲資源供應商洽商合同。
6.2.2.3 合同商談和資信審核：分支機構在確定目標倉儲資源供應商后，應盡快商談、確定雙方合作的內容。具體內容如下：
A. 合作方式；
B. 倉儲價(jià)格；
C. 責任劃分；
D. 費用結算；
E. 其它內容。
分支機構在商談倉庫租賃合同的同時(shí)，應要求倉儲資源供應商證明其經(jīng)營(yíng)的合法性并具備成為T(mén)PS倉儲資源提供商的資格。具體需要其提供以下證明材料：
A. 營(yíng)業(yè)執照；
B. 稅務(wù)登記證；
C. 組織機構代碼證；
D. 倉庫經(jīng)營(yíng)許可證；
E. 發(fā)票樣本；
F. 其它證明材料（如消防合格證、土地使用證、房屋產(chǎn)權證、倉庫照片和其他資料）。
6.2.2.4 倉庫租賃合同的簽訂：
a. 倉庫租賃合同簽訂的條件是：經(jīng)過(guò)綜合考評，確定所選擇的倉儲資源滿(mǎn)足TPS的《倉庫選擇資質(zhì)標準》。
b. 倉庫租賃合同的期限一般根據公司的項目需求而定。
c. 各分支機構直接將倉庫租賃合同送到總部運營(yíng)管理部審核。
d. 倉庫租賃合同由公司總經(jīng)理簽訂。
6.2.3 新采購合同簽訂的其它內容新物流代理合同與新倉庫租賃合同的簽訂需要在總部的指導、支持下進(jìn)行。
6.2.3.1 總部運營(yíng)管理部提供標準合同版本。各分支機構可根據實(shí)際情況酌情修改。合同的商談?dòng)煞种C構負責人（或指定人）負責，必要時(shí)，運營(yíng)管理部負責人可以指派人員參與。
6.2.3.2 分支機構必要時(shí)需要實(shí)地考察物流供應商的經(jīng)營(yíng)場(chǎng)所和設施、設備等軟硬件資源的實(shí)際情況，并將考察情況（如代理的自有車(chē)輛情況、倉庫實(shí)景照片等）會(huì )同商談內容匯報給總部運營(yíng)管理部。
6.2.3.3 總部運營(yíng)管理部負責對商談內容和考察情況進(jìn)行審核，并有權要求分支機構對合同條款或價(jià)格做出解釋或要求分支機構與資源供應商新商討。必要時(shí)，運營(yíng)管理部負責人可指派人員對物流供應商進(jìn)行現場(chǎng)考察。
6.2.4 采購合同續簽
6.2.4.1 TPS分支負責人（或指定人）在合同到期一個(gè)月前，負責確定物流供應商評審的時(shí)間表，并報告給運營(yíng)管理部。
6.2.4.2 運營(yíng)管理部負責人（或指定采購人員）會(huì )同TPS分支機構及總部相關(guān)部門(mén)人員一起對即將到期的物流供應商的服務(wù)質(zhì)量、合同價(jià)格、合作內容及條款進(jìn)行綜合評審，并制定出相應的商談目標。
6.2.4.3 TPS分支機構負責人根據制定的商談目標與物流供應商就續約的相關(guān)情況進(jìn)行商談，必要時(shí)，運營(yíng)管理部負責人可指派人員直接參與。
6.2.4.4 倉庫租賃合同續簽仍需要分支機構負責人（或指定倉儲負責人）提交填并得到總部市場(chǎng)部、運營(yíng)管理部及總經(jīng)理批準回復的倉儲資源需求申請。
6.2.4.5 物流代理續約合同的簽訂參照6.2.1.5的d和e，倉庫租賃續約合同的簽訂參照
6.2.2.4的c和d。
6.2.4.6 續約合同的期限為一年（倉庫租賃續約合同的期限根據項目需求而定）。
6.2.5 臨時(shí)性運輸協(xié)議的簽訂
6.2.5.1 臨時(shí)性運輸協(xié)議的使用條件：
A. 分支機構運輸負責人員和物流代理商對現有合同中未涉及的運點(diǎn)、車(chē)型的價(jià)格或條款的臨時(shí)性協(xié)議；
B. 在緊急情況下，分支機構為保證客戶(hù)的要求，和物流代理商對現有合同中運力緊張的運輸路線(xiàn)或車(chē)型達成的臨時(shí)性協(xié)議；
C. 為降低分支機構的運輸成本，同到達地物流代理商簽訂的使用回程車(chē)的臨時(shí)性協(xié)議；
D. 其它需要簽訂臨時(shí)性或一次性運輸服務(wù)協(xié)議的情況。
6.2.5.2 分支機構負責人（或指定運輸負責人）在運用本規定時(shí)，必須填寫(xiě)《臨時(shí)性運輸協(xié)議表》（見(jiàn)附件D），交物流代理商簽字確認后返回分支機構。
6.2.5.3 臨時(shí)性運輸協(xié)議經(jīng)過(guò)分支機構負責人書(shū)面同意并得到總部運營(yíng)管理部負責人批示后即可執行。臨時(shí)性運輸協(xié)議需提交總部運營(yíng)管理部案并作為臨時(shí)運輸費用結算的依據。
6.2.5.4 若臨時(shí)協(xié)議涉及現有合作供應商，可將臨時(shí)性協(xié)議轉為協(xié)議補充條款。協(xié)議補充條款的簽訂遵循本程序第6.2.6條。
6.2.6 協(xié)議補充條款的簽訂
協(xié)議補充條款是指對現有物流供應商合同中未涉及的或雙方任何一方提出修改的，經(jīng)過(guò)雙方一致同意的合同部分。協(xié)議補充條款一旦經(jīng)雙方簽訂，應被視為正式合同等同使用。
6.2.6.1 協(xié)議補充條款要求如果由物流供應商提出，則:
a. 物流供應商必須以書(shū)面形式向分支機構負責人提出；
b. 分支機構負責人接到書(shū)面要求后，提出意見(jiàn)并轉交運營(yíng)管理部；
c. 運營(yíng)管理部負責人批復意見(jiàn)后，交分支機構負責人執行；
d. 臨時(shí)協(xié)議的補充條款由運營(yíng)管理部負責人簽訂；
e. 正式物流采購合同的補充條款由總經(jīng)理簽訂。
6.2.6.2 協(xié)議補充條款要求如果由TPS部門(mén)或分支機構提出，則:
a. 提出要求的單位必須向運營(yíng)管理部提出書(shū)面說(shuō)明；
b. 運營(yíng)管理部負責人簽訂意見(jiàn)后，交分支機構負責人執行；
c. 補充條款的簽訂同6.2.6.1的d和e。
6.3 采購合同的評審規定
6.3.1 TPS分支機構就物流業(yè)務(wù)與物流供應商洽談后制作合同文本。
采購合同管理流程 2
一、采購宗旨
為加強對醫院食堂食品原料、輔料等物資采購管理，合理控制食堂物料費用支出，降低采購運行成本，同時(shí)也為防止因采購劣質(zhì)食品而導致發(fā)生食品安全事故，進(jìn)而保障管理方利益。
二、采購原則
1、遵循“貨比三家”的原則，同樣產(chǎn)品比質(zhì)量、同樣質(zhì)量比價(jià)格、同樣價(jià)格比服務(wù)，追求質(zhì)優(yōu)價(jià)廉。
2、透明采購信息，嚴格按照三公制度，即公平、公正、公開(kāi)。
3、食堂將所需物料需求提交采購人員，由采購人員負責聯(lián)系供應商，所有供應商只接受公司采購人員的.采購指令，食堂不能自行聯(lián)系供應商。如出現公司采購人員不知情的自采行為，采購人員有權拒絕在送貨單上簽字，且費用不予報銷(xiāo)。
三、采購類(lèi)別
1、蔬菜類(lèi)，包括時(shí)令蔬菜、豆制品、瓜果等；
2、肉類(lèi)，包括畜禽肉、水產(chǎn)、海鮮等；
3、糧油類(lèi)，包括大米、面粉、雜糧、食用油等；
4、調味品干貨類(lèi)，包括調料、干制品等；
5、應急型易耗品物資，如口罩、手套等；
四、采購標準
1、蔬菜標準
蔬菜瓜果以時(shí)令為主，優(yōu)先選擇當地大棚菜，蔬菜及瓜果表面無(wú)蟲(chóng)、無(wú)斑點(diǎn)、無(wú)黃葉、無(wú)泥巴、無(wú)死根等。
2、肉類(lèi)標準
畜禽肉品顏色紅潤、新鮮無(wú)異味、質(zhì)地有彈性；水產(chǎn)海鮮生命有活力、體表衛生潔凈且無(wú)傷痕，如魚(yú)產(chǎn)品眼球飽滿(mǎn)、腮絲清晰鮮紅、粘液透明有光澤等；蛋類(lèi)表面清潔干凈、質(zhì)地新鮮無(wú)異味。
3、糧油標準
大米顆粒均勻、色澤呈白色或微黃、無(wú)任何雜質(zhì)；食用油顏色純正、無(wú)哈欠味、無(wú)沉淀異物。
4、調味品干貨標準
料品有包裝且包裝細致、相關(guān)產(chǎn)品具有QS等相關(guān)標志、有檢驗合格證或報告。
五、報銷(xiāo)方式
1、食堂供應商：結算方式為月結，每月25日將送貨單交公司財務(wù)對賬（遇節假日順延）并完善報銷(xiāo)手續，經(jīng)公司領(lǐng)導簽字審批后，由財務(wù)直接把貨款匯入供應商指定的銀行賬號。
2、現金采購：食堂接待餐原料由廚師提出采購需求，由公司采購人員按實(shí)際需要進(jìn)行聯(lián)系購買(mǎi)，經(jīng)驗收合格后交廚房使用，采取備用金支付相關(guān)票據報銷(xiāo)機制。
六、食堂驗收管理規定
1、為確保驗收工作的公正性，驗收成員由采購人員、食堂雙方人員組成。
2、采購人員對所進(jìn)食品原料履行監督職能，對所進(jìn)食品原料進(jìn)行品質(zhì)檢查。并對所進(jìn)食品原料進(jìn)行數量核實(shí)。
3、食堂為食品原料實(shí)際使用者應對所進(jìn)食品原料的品質(zhì)、數量進(jìn)行檢查和核實(shí)。在使用過(guò)程中須厲行節約，杜絕鋪張浪費現象出現。
4、參與收貨人員須仔細核對來(lái)貨的質(zhì)量、數量，杜絕以次充好、短斤少兩的現象；同時(shí)調味品、干貨類(lèi)、凍貨類(lèi)原料必須查看規格、品牌、出廠(chǎng)地、有效日期等，確認收貨合格并在送貨單上簽字確認。
5、對不合格或有疑問(wèn)的食品原料，采購人員有權要求退貨、換貨，特殊情況及時(shí)向公司領(lǐng)導匯報處理。
6、收貨人員不得弄虛作假，一經(jīng)核實(shí)將嚴肅對其處理。
7、每日送貨單為一式三份（財務(wù)、食堂和送貨人各持一份），送貨單必須經(jīng)采購人員和食堂管理人員簽字確認后方可報銷(xiāo)。
七、食堂供應商管理規定
1、具備合法從事食品經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的相關(guān)證照，如營(yíng)業(yè)執照、衛生許可證、稅務(wù)登記證等。
2、供應商必須持有所屬原料攤位或店面，同時(shí)具有食品原料等物料配送車(chē)輛。
采購合同管理流程 3
第一條、為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度，公司所有需求物料必須由公司采購部統一采購，其所有的采購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依據并開(kāi)展各項工作;
第二條、采購部作為一個(gè)職能部門(mén)，在生產(chǎn)訂單的具體實(shí)施中擔負了不可推卸的重要責任，采購工作的好與壞，會(huì )直接影響到生產(chǎn)訂單的質(zhì)量、工期與成本;
第三條、建立高效、實(shí)用與完善的采購工作流程是提高采購效率與較低成本最有效的方法。
第四條、在生產(chǎn)訂單實(shí)施的過(guò)程中，采購部需要生產(chǎn)、財務(wù)、倉儲、質(zhì)檢等各個(gè)部門(mén)的大力支持才能順利的完成采購工作，每個(gè)部門(mén)之間的聯(lián)系都需要一個(gè)標準的規劃，來(lái)提升工作效率，減少工作失誤，為生產(chǎn)訂單的大貨順利實(shí)施做出各自的責任。
第二章：采購部人員職責
第五條、所有負責物資采購的人員必須充分掌握市場(chǎng)信息，及時(shí)預測市場(chǎng)供應變化，確保質(zhì)量過(guò)關(guān)，價(jià)格低廉，供貨及時(shí);
第六條、推行合同管理制度，大宗物資采購原則上要與供貨方簽訂合同，詳細注明供貨品種、規格、質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、貨款支付方式與違約責任等，否則，造成的損失由采購人員負責;
第七條、實(shí)行采購質(zhì)量制度，采購人員對所采購物品的質(zhì)量負有全面責任，如因失職而采購偽劣產(chǎn)品，應該由采購人員無(wú)條件退換采購物資，禁止采購人員收受回扣，如有收受回扣，一經(jīng)查證，除全額追繳回扣款項外，將視情節輕重進(jìn)行嚴肅處理;
第八條、實(shí)行比價(jià)采購制度，物資采購要貨比三家，確保所采購物資價(jià)格低廉，質(zhì)量上乘，大宗物資采購建議實(shí)行招投標制度;
第九條、及時(shí)協(xié)助財務(wù)部對照欠款數額或者合同要求安排對供應商進(jìn)行付款;
第十條、 所有采購人員，在采購完成后需做好材料采購的技術(shù)檔案，檔案的內容包括供應商電話(huà)、材料產(chǎn)地、品名、規格、檔次、單價(jià)、顏色、數量、質(zhì)量、供應能力、是否需定做加工、可供選擇的供應商名單等等，特別是技術(shù)部采購的材料，檔案必須清晰完整無(wú)誤，以備批量采購時(shí)不延誤生產(chǎn)。
第三章：公司物料采購范圍
第十一條、主要是公司日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所需的設備、原料、材料、輔助用料、包裝物、低值易耗品、辦公用品、機械零配件與后勤物品等都屬于公司采購制度管理的范疇內。具體可分為四大類(lèi)：生產(chǎn)部物資、技術(shù)部采樣、修理用備件、辦公設備與后勤物資。
第四章：采購工作流程
第十二條、在生產(chǎn)訂單的初始運作階段，采購部應根據倉儲部門(mén)書(shū)面《材料申購單》的具體內容和要求，大宗物資采購須進(jìn)行投標報價(jià)，并將詳細的一份《材料訂購合同》報經(jīng)公司總經(jīng)理簽批后，再開(kāi)始實(shí)施采購工作;
第十三條、生產(chǎn)訂單正式運作后，倉儲部門(mén)應該在第一時(shí)間開(kāi)始進(jìn)行所需材料的采購準備工作;
第十四條、倉儲部門(mén)依據訂單合同和對比庫存后的實(shí)際需求，對采購部下達《材料申購單》，此單由倉儲部門(mén)主管申請填寫(xiě)，然后須交內控部經(jīng)理簽字，填寫(xiě)時(shí)應注明申購物資的型號、顏色、材質(zhì)與要求等具體的技術(shù)參數和數量，應用庫存材料的同時(shí)應注明是否配合存倉物資的使用和存倉材料的'生產(chǎn)廠(chǎng)家等信息，也包括打樣，倉儲部門(mén)主管、內控部經(jīng)理與生產(chǎn)副總簽字后生效，一式三份，一份由倉儲部門(mén)申請主管留存，一份發(fā)往采購部并附樣品，一份公司財務(wù)部總監處;
第十五條、采購部接到《材料申購單》后，根據所需材料的規格，質(zhì)量要求，數量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向合格供應商中的三家以上單位發(fā)出材料詢(xún)價(jià)信息;
第十六條、供應商根據要求確認后，要及時(shí)將報價(jià)信息反饋到我司的采購部門(mén);
第十七條、采購部根據幾家供應商的對比研究后確定其中的一家或者幾家進(jìn)行供貨。向其發(fā)出《材料訂購合同》，同時(shí)向收貨的倉儲部門(mén)發(fā)送通知其準備收貨的指令;
第十八條、供應商根據《材料訂購合同》安排生產(chǎn)運輸，各項具體要求以與我司簽訂的供貨合同為準，如有需要各種合格證和材質(zhì)證明書(shū)的，供應商必須隨貨攜帶;
第十九條、倉儲部門(mén)在所需材料到場(chǎng)后，應由內控部專(zhuān)人負責進(jìn)行材料質(zhì)量檢查，倉管員與質(zhì)檢員在檢查中，必須將供應商的《材料送貨單》與我司的《材料申購單》相對照，質(zhì)檢員負質(zhì)量責任，倉管員負數量責任，在質(zhì)量和數量都準確無(wú)誤后才能進(jìn)行收貨入庫，供應商結賬應憑本公司《材料入庫單》為準;
第二十條、倉儲部門(mén)在為供應商填寫(xiě)《材料入庫單》時(shí)，此《材料入庫單》必須是一式四份，分別有存根聯(lián)〈倉儲部〉、回單聯(lián)〈供應商〉、采購聯(lián)〈采購部〉與財務(wù)聯(lián)〈財務(wù)部〉，其《材料入庫單》上必須要有倉管員、質(zhì)檢員或采購員共同簽字。
第五章：采購結賬規定
第二十一條、公司所有月結的原材料所使用的《材料入庫單》增至四聯(lián)：分別為存根聯(lián)、回單聯(lián)、財務(wù)聯(lián)和采購聯(lián);
第二十二條、訂購的月結原材料送到倉庫入庫后，由倉庫開(kāi)具《材料入庫單》并簽收，回單交給供應商帶回作為月結憑證;財務(wù)聯(lián)、采購聯(lián)于次日上午集中至倉儲主管處，由專(zhuān)人分別移交到財務(wù)部和采購主管處;存根聯(lián)留倉庫備查;
第二十三條、各月結原材料的結算日期截止到每月的二十五日，財務(wù)部在每月二十六日至二十七日對各月結供應商的原材料賬目進(jìn)行匯總，并打印“月結材料結算清單”于每月二十八日移交給采購部主管。采購部主管收到“月結材料結算清單”后即與采購聯(lián)進(jìn)行核對;
第二十四條、供應商到月底結算時(shí)直接與采購部主管對賬。對賬相符后，由采購部主管在“月結材料結算清單”上簽字，再由采購部填寫(xiě)統一的《付款申請單》，同時(shí)向財務(wù)部遞交此批次材料的《材料訂購合同》附件，經(jīng)財務(wù)總監審核簽字后，由采購部主管根據各供應商的具體情況再交給財務(wù)部支付貨款;
第二十五條、供應商應于付款前開(kāi)具出相符的增值稅發(fā)票或者普通發(fā)票，財務(wù)部在收到發(fā)票后即向供應商付款，匯款以后，財務(wù)部應該及時(shí)將匯款單據反饋給采購部負責人;
第二六章：訂購的非月結原材料送到倉庫入庫后，也同樣必須要有本公司倉管人員、質(zhì)檢人員與采購人員的簽字，方可為效，否則不予結賬。
第六章： 采購運作紀律
第二十七條、采購部門(mén)在接到倉儲部門(mén)的《材料申購單》后，要認真實(shí)地進(jìn)行核實(shí)考查，為防止多報多采或有少報少采的現象，倉儲部門(mén)負責人與采購部門(mén)負責人都必須嚴格遵守公司的《物料使用損耗標準》，嚴禁任何人利用職務(wù)之便徇私舞弊或坑害公司的利益，嚴禁有超標報料和采購之行為;
第二十八條、本公司無(wú)論哪個(gè)部門(mén)需求材料的，都必須先行到倉儲部領(lǐng)取，若倉庫里確實(shí)沒(méi)有的，且必須需要申購的，也應由倉儲部門(mén)負責人來(lái)申購，所缺物品需要采購的，必須由本公司采購部門(mén)實(shí)施專(zhuān)門(mén)采購，其它任何部門(mén)任何人采購之，均無(wú)效，本公司不予報銷(xiāo)，但總經(jīng)理特批者除外;
第二十九條、本公司關(guān)于物料采購程序中所涉及到的各種簽批單據，簽批人必須嚴格到場(chǎng)執行，特殊情況因外出而不能到場(chǎng)及時(shí)辦理簽批手續的，簽批人應采取事前授權的方式去進(jìn)行辦理，不得拖延、耽誤單據的暢通運作，本公司嚴禁單據在簽批時(shí)有漏簽、不簽、補簽或超期簽批之不良現象;
第三十條、本公司對非生產(chǎn)性物料價(jià)格，原則上屬于五百元以下零星采購的資金由財務(wù)總監核準簽批，在五百元以上大額采購的資金，在財務(wù)總監審批后報總經(jīng)理核準簽批。
第七章：采購數據考核
第三十一條、本部門(mén)考核權歸于公司的財務(wù)部總監處，以每批次生產(chǎn)訂單為一基準，考核重點(diǎn)是在生產(chǎn)訂單量與采購實(shí)物量的吻合性，其中兼顧公司的《物料使用損耗標準》，對在考核和監督中所暴露出來(lái)的各項問(wèn)題或涉及到其它與此相關(guān)部門(mén)的人員，公司將照章嚴懲不怠。
采購合同管理流程 4
一、請購及其規定
1. 請購的定義
請購是指某人或者某部門(mén)根據生產(chǎn)需要確定一種或幾種物料，并按照規定的格式填寫(xiě)一份要求獲得這些物料的單子的整個(gè)過(guò)程。
2. 請購單的要素
完整的請購單應包括以下要素：
請購的部門(mén); 請購物品所屬項目; 請購的用途; 請購的物品名; 請購的物品數量;
請購的物品規格; 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等; 請購的物品的要求時(shí)間;
請購如有特殊需要請備注; 請購單填寫(xiě)人; 請購部門(mén)主管; 請購單審核人; 采購副總審核;
財務(wù)審核人; 公司總經(jīng)理。
3. 請購單及其提報規定
�、� 請購單應按照要素填寫(xiě)完整、清晰，由公司領(lǐng)導審核批準后報采購部門(mén);
�、� 固定資產(chǎn)申購按照附表一(固定資產(chǎn)購置申請表)的格式進(jìn)行填寫(xiě)提報;
�、� 其他材料設備及工程項目申購按照附表二(物資采購申請表)的格式填寫(xiě)提報;
�、� 日常零星采購按照公司印制的按照附表三(物資采購審批單)的格式填寫(xiě)提報;
�、� 請購部門(mén)在提報請購單是應要求采購部簽字接收人請購部門(mén)備份;
�、� 涉及到請購數量過(guò)多時(shí)可以附件清單的形式進(jìn)行提交，為提高效率該清單的單子文檔也需一并提交;
�、� 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情況，可以電話(huà)或其他形式請示，征得同意后提報采購部門(mén)，簽字確認手續后補。
�、� 如果是單一來(lái)源采購或指定采購廠(chǎng)家及品牌的產(chǎn)品，請購部門(mén)必須作出書(shū)面說(shuō)明。
�、驼堎弳蔚母暮脱a充應以書(shū)面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。
4. 公司物資請購單的提報部門(mén)
�、� 公司經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)的物資、勞務(wù)、固定資產(chǎn)、工程及其他項目由生產(chǎn)部門(mén)提報;
�、� 公司生活及辦公的物資、固定資產(chǎn)、服務(wù)或其他生活及辦公項目由辦公室提報; ⑶ 公司各部門(mén)專(zhuān)用的物資由各部門(mén)自行提報。
二. 請購單的接收及分發(fā)規定
1. 請購的接收要點(diǎn)
�、� 采購部在接收請購單時(shí)應檢查請購單的填寫(xiě)是否按照規定填寫(xiě)完整、清晰，檢查請
購單是否經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導審批;
�、� 接收請購單時(shí)應遵循無(wú)計劃不采購，名稱(chēng)規格等不完整清晰不采購，圖紙及技術(shù)資料不全不采購，庫存已超儲積壓的物資不采購的原則;
�、� 通知倉庫管理人員核查請購物資是否有庫存;
�、� 對于不符合規定和撤銷(xiāo)的請購物資應及時(shí)通知請購部門(mén)。
2. 請購單的分發(fā)規定
�、� 對于請購單采購部應按照人員分工和崗位職責進(jìn)行分工處理;
�、� 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
�、� 無(wú)法于請購部門(mén)需求日期辦妥的應通知請購部門(mén);
�、� 重要的項目采購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。
3. 采購周期的規定
�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以下的零星采購項目或預算在1萬(wàn)元以下可市區采購的`物資及產(chǎn)品的采購周期不應超過(guò)5天;
�、� 單次采購金額預算在1萬(wàn)元以上的項目比價(jià)采購，采購周期不應超過(guò)15天;
�、� 請購部門(mén)應按照以上規定的時(shí)間提前提報請購單采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)
時(shí)應向領(lǐng)導說(shuō)明原因;
�、� 遇到緊急采購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策略。
三. 詢(xún)價(jià)及其規定
1. 詢(xún)價(jià)前應認真審閱請購單的品名、規格、數量、名稱(chēng)，了解圖紙及其技術(shù)要求，遇到問(wèn)題應及時(shí)的與請購部門(mén)溝通;
2. 屬于相同類(lèi)型或屬性近似的產(chǎn)品應整理、歸類(lèi)集中打包采購;
3. 對于緊急請購項目應優(yōu)先處理;
4. 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠(chǎng)家或服務(wù)商直接詢(xún)價(jià)，原則能不通過(guò)其代理或各種中介結構詢(xún)價(jià);
5. 對于請購部門(mén)需求的物資或設備如有成本較低的替代品可以推薦采購替代品;
6. 詢(xún)價(jià)時(shí)對于相同規格和技術(shù)要求應對不同品牌進(jìn)行詢(xún)價(jià);
7. 在詢(xún)價(jià)時(shí)遇到特殊情況應書(shū)面報請公司領(lǐng)導批示。
四. 比價(jià)、議價(jià)
1. 對廠(chǎng)商的供應能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認;
2. 對于合格供應商的價(jià)格水平進(jìn)行市場(chǎng)分析，是否其他廠(chǎng)商的價(jià)格最低，所報價(jià)格的綜合條件更加突出;
3. 收到供應單位第一次報價(jià)后應向公司領(lǐng)導匯報情況，設定議價(jià)目標或理想中標價(jià)格。
4. 重要項目應通過(guò)一定的方法對于目標單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗證和審查，如通過(guò)進(jìn)行實(shí)地考察了解供應商的各方面的實(shí)力等;
5. 參考目標價(jià)格與擬合作單位進(jìn)行價(jià)格及條件的進(jìn)一步談判。
五. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總
1. 比價(jià)、議價(jià)匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后方可匯總;
2. 比價(jià)、議價(jià)結果匯總應按照附表六(比價(jià)/招標匯總表)的格式完整列出報價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核;
3. 如比價(jià)、議價(jià)結果未通過(guò)公司領(lǐng)導審核應進(jìn)行修改或重新處理。
采購合同管理流程 5
公司為進(jìn)一步規范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現銷(xiāo)售合同管理工作的規范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。
一、制度
所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。
二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應客戶(hù)的資質(zhì)、往來(lái)的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。
三、合同檔案管理原則
1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的采購、銷(xiāo)售均須訂立合同。
2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。
3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負責統籌、協(xié)調、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。
四、合同章管理原則
1、公司統一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。
2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。
3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續，使用完畢后即行交回。
五、合同文檔的管理要求
1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進(jìn)行分類(lèi)編號。
2、保存的'合同文檔每半年清理核對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責任。
3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄為依據，編制合同統計清單。
4、合同檔案管理人員應根據實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢(xún)、利用工作。
5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導簽字同意后方可辦理借閱手續，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。
五、附則：
1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。
2、本制度由銷(xiāo)售部負責解釋。
六、附件：《合同檔案登記表》
采購合同管理流程 6
一、檔案資料
招標過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成后都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí)，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷(xiāo)手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。
二、歸檔及備案時(shí)間
總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發(fā)中標通知書(shū)前必須完成除中標通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項目資料歸檔前將該項目的中標通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時(shí)將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。
監管機構資料備案時(shí)間：
1、電子資料
電子資料文件夾格式為“項目編號+項目名稱(chēng)”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關(guān)的.電子資料（包括但不限于公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書(shū) 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認后才能辦理歸檔手續。
2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時(shí)應注意按過(guò)程順序整理，特別是招標過(guò)程比較復雜的項目。
2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標簽，保存期限為15年。
2.2湖南省政府采購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁(yè)設冊目錄，標注冊?xún)染幋a（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：
2.2.1盒內目錄
2.2.2備案資料
2.2.3招標文件
2.2.4投標文件正本
2.2.5中標通知書(shū)
2.2.6資料移交登記表
2.2.7客戶(hù)反饋意見(jiàn)表
2.2.8其它資料
成冊的資料要求膠裝（中標通知書(shū)、資料移交登記表、客戶(hù)反饋意見(jiàn)表不裝訂）。
采購合同管理流程 7
為加強合同管理，避免失誤，提高經(jīng)濟效益，根據《合同法》及其他有關(guān)法規的規定，結合公司的實(shí)際情況，制訂本制度。公司對外簽訂的各類(lèi)合同一律適用本制度。
一、采購合同的內容
公司采購合同的條款構成了采購合同的內容，應當在力求具體明確，便于執行，避免不必要糾紛的前提下，具備以下主要條款:
l、商品的品種、規格和數量
商品的品種應具體，避免使用綜合品名;商品的規格應具體規定顏色、式樣、尺碼和牌號等;商品的數量多少應按國家統一的計量單位標出。必要時(shí)，可附上商品品種、規格、數量明細表。
2、商品的質(zhì)量和包裝
合同中應規定商品所應符合的質(zhì)量標準，注明是國家或部頒標準;無(wú)國家和部頒標準的應由雙方協(xié)商憑樣訂(交)貨;對于副、次品應規定出一定的比例，并注明其標準;對實(shí)行保換、保修、保退辦法的商品，應寫(xiě)明具體條款;對商品包裝的辦法，使用的包裝材料，包裝式樣、規格、體積、重量、標志及包裝物的處理等，均應有詳細規定。
3、商品的價(jià)格和結算方式
合同中對商品的價(jià)格要作具體的規定，規定作價(jià)的辦法和變價(jià)處理等，以及規定對副品、次品的扣價(jià)辦法;規定結算方式和結算程序，同時(shí)約定開(kāi)票事宜。
4、交貨期限、地點(diǎn)和發(fā)送方式
交(提)貨期限(日期)要按照有關(guān)規定，并考慮雙方的實(shí)際情況、商品特點(diǎn)和交通運輸條件等確定。同時(shí)，應明確商品的發(fā)送方式是送貨、代運，還是自提。
5、商品驗收辦法
合同中要具體規定在數量上驗收和在質(zhì)量上驗收商品的辦法、期限和地點(diǎn)。
6、違約責任
簽約一方不履行合同，必將影響另一方經(jīng)濟活動(dòng)的進(jìn)行，因此違約方應負物質(zhì)責任，賠償對方遭受的損失。在簽訂合同時(shí)，應明確規定，供應者有以下三種情況時(shí)應付違約金或賠償金:
(1)不按合同規定的商品數量、品種、規格供應商品;
(2)不按合同中規定的商品質(zhì)量標準交貨;
(3)逾期發(fā)送商品。
7、合同的變更和解除條件
合同中應規定，在什么情況下可變更或解除合同，什么情況下不可變更或解除合同，通過(guò)什么手續來(lái)變更或解除合同等。
此外，采購合同應視實(shí)際情況，增加若干具體的補充規定，使簽訂的合同更切實(shí)際，行之有效。
二、合同的審查批準
1、合同在正式簽訂前，必須按規定上報領(lǐng)導審查批準后，方能正式簽訂。
2、合同原則上由部門(mén)負責人具體經(jīng)辦，擬訂初稿后必須經(jīng)公司領(lǐng)導審閱后按合同審批權限審批。重要合同必須經(jīng)法律顧問(wèn)審查。合同審查的要點(diǎn)是:
(1)合同的合法性。包括:當事人有無(wú)簽訂、履行該合同的權利能力和行為能力;合同內容是否符合國家法律、政策和本制度規定。
(2)合同的嚴密性。包括:合同應具備的條款是否齊全;當事人雙方的權利、義務(wù)是否具體、明確;文字表述是否確切無(wú)誤。
(3)合同的可行性。包括:當事人雙方特別是對方是否具備履行合同的能力、條件;預計取得的經(jīng)濟效益和可能承擔的風(fēng)險;合同非正常履行時(shí)可能受到的經(jīng)濟損失。
(4)根據法律規定或實(shí)際需要，合同還應當或可以呈報法律顧問(wèn)把關(guān)，或請公證處公證。
三、采購合同的簽訂
1、簽訂采購合同的原則
(1)合同的當事人必須具備法人資格或法人委托的代理人資格。
(2)合同必須合法。也就是必須遵照國家的法律、法令、方針和政策簽訂合同，其內容和手續應符合有關(guān)合同管理的具體條例和實(shí)施細則的規定。
(3)簽訂合同必須堅持平等互利、充分協(xié)商的原則。
(4)簽訂合同必須堅持等價(jià)、有償的原則。
(5)當事人應當以自己的名義簽訂經(jīng)濟合同。委托別人代簽，必須要有委托證明。
(6)采購合同應當采用書(shū)面形式。
2、簽訂采購合同的程序
簽訂合同的'程序是指合同當事人對合同的內容進(jìn)行協(xié)商，取得一致意見(jiàn)，并簽署書(shū)面協(xié)議的過(guò)程。
四、公司采購合同的管理
1、加強對公司采購合同簽訂的管理
加強對采購合同簽訂的管理，一是要對簽訂合同的準備工作加強管理，在簽訂合同之前，應當認真研究市場(chǎng)需要和貨源情況，掌握企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況、庫存情況和合同對方單位的情況，依據企業(yè)的購銷(xiāo)任務(wù)收集各方面的信息，為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據。另一方面是要對簽訂合同過(guò)程加強管理，在簽訂合同時(shí)，要按照有關(guān)的合同法規規定的要求，嚴格審查，使簽訂的合同合理合法。
2、建立合同管理機構和管理制度，以保證合同的履行企業(yè)應當設置專(zhuān)門(mén)機構或專(zhuān)職人員，建立合同登記、匯報檢查制度，以統一保管合同、統一監督和檢查合同的執行情況，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題，采取措施，處理違約，提出索賠，解決糾紛，保證合同的履行。同時(shí)，可以加強與合同對方的聯(lián)系，密切雙方的協(xié)作，以利于合同的實(shí)現。
3、處理好合同糾紛
當企業(yè)的經(jīng)濟合同發(fā)生糾紛時(shí)，雙方當事人可協(xié)商解決。協(xié)商不成時(shí)，企業(yè)可以向國家工商行政管理部門(mén)申請調解或仲裁，也可以直接向法院起訴。
4、信守合同，樹(shù)立企業(yè)良好形象
合同的履行情況好壞，不僅關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，而且也關(guān)系到企業(yè)的聲譽(yù)和形象。因此，加強合同管理，有利于樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
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1.目的：加強采購部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規范采購管理體系，制訂本制度。
2.適用范圍：適用于采購部對內部文件及檔案的控制。
3.職責：
3.1采購檔案管人員：負責采購部所有文件的整理及歸檔。
3.2采購經(jīng)理：負責采購檔案文件調閱、銷(xiāo)毀等事項的審批。
4.檔案管理辦法：
4.1歸檔內容分類(lèi)：
4.1.1采購內部文件的歸檔。
采購部工作中需存檔的文件，采購訂單、應付賬款對賬單、工作計劃、采購計劃、入庫單、退貨單及采購部門(mén)相關(guān)管理文件資料。
4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。
公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購申請單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。
4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。
供應商資料、采購合同、報價(jià)單、對賬單聯(lián)絡(luò )函或其他與供應商有聯(lián)系的文件資料。
4.1.4存儲在電腦或其它介質(zhì)上的.資料。
采購部的臺賬、電子檔的文件記錄。
4.2檔案保存期限：
4.2.1公司內部往來(lái)文件需保存3年。
4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。
4.2歸檔要求：
4.2.1歸檔文件材料應齊全完整，按照文件的自然形成規律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。
4.2.2所有文檔均要編號，并建立目錄，逐項填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。
4.2.3所有存檔文件格式統一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導簽字或蓋章，是有效文件。
4.2.4采購部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。
4.2.5采購部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。
4.3檔案調閱：
4.3.1需查閱或借閱采購部文件時(shí)，需向采購部領(lǐng)導匯報，得到批準后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續，得到采購領(lǐng)導簽字批準。
4.3.2查閱檔案人員要求嚴格執行安全和保密制度，不得泄露。
4.3.3查閱檔案應當日歸還；摘抄和復制檔案資料需經(jīng)采購經(jīng)理批準，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購經(jīng)理審批簽字。
4.3.4采購檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。
4.4檔案銷(xiāo)毀
4.4.1采購檔案保管期限已滿(mǎn)或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。
4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續，必須經(jīng)由采購經(jīng)理批準備，方能銷(xiāo)毀。
4.4.3采購檔案保管期已滿(mǎn)，但其中未了結的債權債務(wù)和合同文件，應單獨抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結清債權債務(wù)和合同改造完畢為止。
采購合同管理流程 9
第1章 總則
第1條 為加強公司對采購合同的管理，規范采購作業(yè)，根據國家相關(guān)法律法規和公司的規章 制度，特制定采購合同管理制度。
第2條 本制度適用于公司化工生產(chǎn)物料、設備、辦公用品等的采購管理工作。
第3條 公司采購部在授權范圍內負責采購合同的擬定、簽訂與履行等工作，財務(wù)部負責審核采購合同，并按合同進(jìn)行付款。
第4條 公司嚴格遵循平等自愿、互惠互利、誠實(shí)信用的原則訂立采購合同。
第5條 合同必須采取書(shū)面形式，經(jīng)協(xié)商有關(guān)修改合同的文書(shū)、傳真、電報圖表、電子郵件、報價(jià)書(shū)和會(huì )簽表等，均為合同的組成部分。
第6條 合同內容必須完整，條 款應當明確、具體，文字表達嚴謹，書(shū)寫(xiě)工整。
第2章 合同簽訂
第7條 公司總經(jīng)理是采購合同的法定簽訂人，采購部經(jīng)理在總經(jīng)理的授權下代表公司簽訂采購合同。
第8條 未經(jīng)公司總經(jīng)理授權，任何部門(mén)和個(gè)人不得以公司的名義對外簽訂采購合同。
第9條 采購部根據經(jīng)審批通過(guò)的采購申請制定采購方案，經(jīng)采購部經(jīng)理審批通過(guò)后嚴格執行。
第10條 采購合同的簽訂流程如下。
1.采購員采集供應商信息
(1)采購員從使用部門(mén)的需求、價(jià)格、質(zhì)量、服務(wù)、數量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應商，并根據考察結果編寫(xiě)《供應商情況分析表》，詳細登記供應商各個(gè)方面的.信息。
(2)采購員提出對供應商的分析意見(jiàn)和采購建議，填寫(xiě)《供應商情況分析表》，將《供應商情況分析表》交給采購部經(jīng)理。
2.確定備選供應商。采購部經(jīng)理根據《供應商情況分析表》，初步篩選符合條 件的供應商，分析各供應商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應商，并分配采購份額給各供應商。
3.采購合同談判。采購部經(jīng)理與備選供應商進(jìn)行談判，共同擬訂采購合同。需要時(shí)，可要求使用部門(mén)人員參與談判，擬定合同草案。
4.合同評審。采購部協(xié)同使用部門(mén)負責人、質(zhì)量管理部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理根據《供應商情況分析表》、備選合作供應商的采購合同進(jìn)行評審，提出評審意見(jiàn)，并確定各供應商的采購份額，報公司總經(jīng)理審批。
5.合同審批�？偨�(jīng)理總和評審意見(jiàn)，若采購合同金額在總經(jīng)理審批權限內，總經(jīng)理批準執行;若采購合同金額超出總經(jīng)理審批權限，總經(jīng)理將采購合同上報董事會(huì )審批，同時(shí)遞交評審意見(jiàn)。
6.合同簽訂。相關(guān)領(lǐng)導在授權范圍內簽訂采購合同。
第3章 合同履行
第11條 合同蓋章 生效后，合同雙方按照合同規定的內容，全面地履行各自承擔的權利與義務(wù)。
第12條 公司采購部和財務(wù)部應根據合同編號各立合同臺賬，每一合同設一臺賬，分別按采購情況和收付款情況一事一記。
第13條 在合同履行過(guò)程中，合同對方所開(kāi)具的發(fā)票必須先由具體經(jīng)辦人員審核簽字認可，經(jīng)總經(jīng)理簽字同意后，再轉財務(wù)審核付款。
第4章 合同的變更和解除
第12條 合同變更或解除必須依照合同的簽訂流程經(jīng)采購部、財務(wù)部、法律顧問(wèn)等相關(guān)負責人和公司總經(jīng)理審核通過(guò)方可。
第13條 變更或解除合同的通知和回復應采用書(shū)面形式符合公文收發(fā)的要求，并按規定經(jīng)審核后加蓋公章 或合同專(zhuān)用章 。掛號寄發(fā)或由對方簽收，掛號或簽收憑證作為合同組成部分交由辦公室保管。
第14條 變更或解除合同的文本作為原合同的組成部分或更新部分與原合同有同樣法律效力，納入本制度規定的管理范圍。
第15條 合同變更后，合同編號不予改變。
第16條 在合同履行中出現下列情況之一時(shí)，采購部應及時(shí)上報公司總經(jīng)理，并按照國家法律法規和本公司相關(guān)規定及合同約定與對方當事人協(xié)商變更或解除合同。
1.由于不可抗力致使合同不能履行的。
2.由于對方在合同約定的期限內沒(méi)有履行合同的。
3.由于情況變更，致使公司無(wú)法按約定履行合同，或雖能履行但會(huì )致公司重大損失的
4.其他合同約定的或法律規定的情形出現。
第17條 合同發(fā)生糾紛時(shí)，會(huì )同法律顧問(wèn)與合同對方協(xié)商解決，協(xié)商不成需進(jìn)行仲裁或訴訟的，協(xié)助法律顧問(wèn)辦理有關(guān)事宜。
第5章 其他
第18條 采購部定期將履行完畢或不再履行的合同有關(guān)資料，如文書(shū)、圖表、傳真件以及合同流轉單等，按合同編號整理，由法律顧問(wèn)確認后交檔案管理人員存檔，不得隨意處置、銷(xiāo)毀、遺失。
第19條 公司定期對采購合同管理進(jìn)行考核，合同簽約率、合同文本質(zhì)量、合同履行情況、合同臺賬記錄等將影響采購人員的績(jì)效考核結果。
第20條 凡因未按公司規定處理合用事宜、未及時(shí)匯報情況和遺失合同有關(guān)資料而給公司造成損失的，追究其經(jīng)濟和行政責任。
第21條 因故意或重大過(guò)失而給公司造成重大損失的，移送有關(guān)國家機關(guān)和司法機關(guān)追究其法律責任。
第6章 附則
第22條 本制度未盡事宜，依照國家有關(guān)的法律、法規和政策執行。
第23條 本制度由采購部制定，解釋權歸采購部所有。
第24條 本制度自頒布之日起開(kāi)始執行。
采購合同管理流程 10
為了加強公司基本建設的經(jīng)營(yíng)、財務(wù)管理，規范采購工作流程，進(jìn)一步提升公司采購工作效率，使之更好的為公司基建施工提供物資供應保障，根據公司建設發(fā)展的實(shí)際需要，特制定本制度。
1、煤礦自購物資由集團公司設立專(zhuān)職采購人員和管理人員，應當具備與其從事的采購工作相適應的政治素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，綜合科嚴格遵守公司的各種管理制度、采購管理流程，本著(zhù)服務(wù)煤礦基建的宗旨，忠于職守，廉潔自律。
2、公司財務(wù)部門(mén)負責對煤礦的所有采購合同進(jìn)行審核、監督，保證公司所有經(jīng)濟行為的合理性和經(jīng)濟性。計劃科負責對采購計劃的審批，確保采購行為的合理和采購資金的落實(shí)。
3、收集公司基建所需的物資、設備（公司集中控制的）采購需求，編制各期采購計劃，上報公司財務(wù)科審批并執行。
4、按時(shí)完成各期采購計劃和零星采購計劃，保質(zhì)保量、及時(shí)準確地為基建施工提供采購服務(wù)，并就供應的物資的質(zhì)量、數量、品種規格、價(jià)格、交貨期等要素及時(shí)征求施工單位的意見(jiàn)，改進(jìn)不足。
5、積極參與集團公司，煤礦組織的大宗物資采購及招標工作，并提交合理化建議。
6、采購合同的簽訂：
初步確定供應商和待采購物資、設備的市場(chǎng)價(jià)格后，集團公司供應科、辦公室應及時(shí)組織和相關(guān)供應商開(kāi)展關(guān)于采購物資、設備的價(jià)格談判，簽訂采購意向合同、協(xié)議。
公司供應科、辦公室將采購合同、協(xié)議以及采購計劃報公司計劃科審核，經(jīng)事前審計、確認其合法、經(jīng)濟后，報公司財務(wù)負責人審批、簽字許可后，和相關(guān)供應商簽訂正式采購合同、協(xié)議。
7、簽訂采購合同、協(xié)議的原則和注意事項自主、自愿，平等協(xié)商是簽訂采購合同協(xié)議的基本原則。簽訂采購合同、協(xié)議的注意事項為：
合同、協(xié)議的`條款、內容以及履行方式等必須符合法律規范。
合同、協(xié)議的規定必須符合公司的利益，或與公司的利益沒(méi)有抵觸。
合同、協(xié)議的履行條件及履行方式必須具有完整性和可操作性，避免不確定的法律和經(jīng)濟責任的糾紛。
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