高效會(huì )議8大原則，你做到了嗎？

高效會(huì )議8大原則，你做到了嗎？

　　頻繁、低效、無(wú)聊的會(huì )議不僅會(huì )浪費員工的精力和時(shí)間，嚴重影響員工的積極性，還會(huì )嚴重侵蝕高管們的領(lǐng)導力。如何才能讓每次會(huì )議都高效呢？下面是小編為大家收集的高效會(huì )議8大原則，僅供參考，大家一起來(lái)看看吧。

　　在說(shuō)原則之前，首先問(wèn)大家一個(gè)問(wèn)題：我們?yōu)槭裁匆�開(kāi)會(huì )？

　　無(wú)非有以下幾種：

　　1.溝通信息。如，上傳下達信息、工作進(jìn)展匯報等；

　　2.領(lǐng)導布置工作，明確或承諾任務(wù)要求；

　　3.方案的擬寫(xiě)敲定，意見(jiàn)采集；

　　4.進(jìn)行方案分析、評審和決策；

　　5.號召動(dòng)員大家完成某一項目。

　　因此不同目的的會(huì )議有不同的開(kāi)法，主會(huì )人要提前安排好工作，做好準備。

　　凡是會(huì )議，必有準備

　　會(huì )議最大的成本是時(shí)間成本，沒(méi)有準備的會(huì )議就等于一場(chǎng)集體謀殺。

　　因此，為高效會(huì )議打下基礎，需要提前做好充分準備。比如，明確會(huì )議目的，確定會(huì )議人員，準備相應材料。提前告知參會(huì )人員做準備，思考會(huì )議想法。同時(shí)，開(kāi)會(huì )組織在要提前到達會(huì )場(chǎng)測試所有開(kāi)會(huì )設施等。

　　凡是會(huì )議，必有主題

　　開(kāi)會(huì )必須要有明確的會(huì )議目的，沒(méi)有主題和流程的會(huì )議，或者議題過(guò)多，都是導致會(huì )議低效的根本原因。

　　因此，組織者要明確好主題，通知有必要的人員，集中討論高效解決。在專(zhuān)題會(huì )議中，主題只要一個(gè)；綜合性會(huì )議中，議題不要超過(guò)三個(gè)，議題越多，參加人數越多，導致效率就越低。

　　凡是會(huì )議，必有紀律

　　俗話(huà)說(shuō)，無(wú)規矩不成方圓，會(huì )議主持人在會(huì )前通知時(shí)說(shuō)明會(huì )議紀律，提醒遲到要處罰，不能在會(huì )議中私下討論，開(kāi)小差，遵守會(huì )議流程和規則，這樣對我們會(huì )議開(kāi)展很有幫助！

　　凡是會(huì )議，必有議程

　　很多主會(huì )人在組織開(kāi)會(huì )時(shí)，都是簡(jiǎn)單粗暴地告訴參會(huì )人員要開(kāi)會(huì )，請準時(shí)參加。比如，“周五我們開(kāi)個(gè)會(huì )，討論一下年會(huì )的事情！”

　　參會(huì )人員雖然知道主題，但具體要討論什么不清楚。正確做法應該是這樣：

　　周五我們開(kāi)個(gè)會(huì )，討論一下年會(huì )的事情。議程如下：

　　1、參會(huì )員分別用3分鐘時(shí)間匯報各個(gè)部門(mén)領(lǐng)導對年會(huì )的需求；

　　2、大家一起討論并匯總一下今年年會(huì )必須關(guān)注的5個(gè)點(diǎn)，時(shí)間是30分鐘；請大家提前準備相關(guān)內容，準時(shí)參會(huì )�！�

　　這樣明確清楚的會(huì )議議程，可以讓參會(huì )人員了解會(huì )議的目的、時(shí)間、內容，讓他們有充分的時(shí)間準備相關(guān)的資料和安排好工作。對每個(gè)議程定了大概的時(shí)間表，讓人看得更加嚴謹，會(huì )嚴格遵守。

　　凡是會(huì )議，必有結果

　　要知道，開(kāi)會(huì )的目的是解決問(wèn)題，如果會(huì )議最后結果是“待定”，將那就是在浪費大家時(shí)間，這樣是非常低效的。會(huì )議結束，必須有結果�；蛘哒f(shuō)，需要跟進(jìn)的事項，必須要確定下一步的行動(dòng)計劃。

　　這需要主會(huì )人把控好會(huì )議進(jìn)度和方向，出現偏離會(huì )議主題或者啰嗦冗長(cháng)附發(fā)言，要及時(shí)提出提醒。

　　凡是開(kāi)會(huì )，必須守時(shí)

　　有一些人工作非常拖沓，開(kāi)會(huì )也是經(jīng)常遲到，這樣會(huì )影響大家的進(jìn)度。守時(shí)，也是對別人的一種尊重。

　　有人列舉過(guò)一條公式：

　　時(shí)間成本＝參加會(huì )議的人數×（與會(huì )者的準備時(shí)間＋與會(huì )者的旅途時(shí)間＋正式會(huì )議時(shí)間＋會(huì )議休息及耽擱時(shí)間）。

　　因此，開(kāi)會(huì )一定要準時(shí)，每項議程也要有大概的時(shí)間限制，不能討論過(guò)久影響其他議題。

　　凡是開(kāi)會(huì )，必有記錄

　　一個(gè)完整的會(huì )議，必須要安排專(zhuān)人做好會(huì )議記錄。因為大部分參會(huì )人員都只會(huì )記錄或者記住自己關(guān)注的內容，其他內容不怎么關(guān)心。專(zhuān)人的會(huì )議記錄，需要記錄會(huì )議的議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項、需要完成時(shí)間及要求、會(huì )議附件等。

　　當然，這需要我們記錄人員要做到反應快、寫(xiě)字快、知識面廣，記憶力、組織能力、傾聽(tīng)能力以及總結能力都很強的人來(lái)做。

　　凡是會(huì )議，必須追蹤

　　散會(huì )不追蹤，開(kāi)會(huì )一場(chǎng)空，會(huì )后的追蹤非常重要。會(huì )后，我們要對會(huì )議中的每項決策進(jìn)行跟蹤及檢查，發(fā)現又意外及時(shí)調整，確保會(huì )議上討論的事情能夠落實(shí)到位。

　　有人說(shuō)，衡量一個(gè)會(huì )議是否有成效，一是要看會(huì )議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì )后的決策是否能在規定的時(shí)間內實(shí)現。

　　記住三個(gè)簡(jiǎn)單又有意義的公式：

　�、匍_(kāi)會(huì )+不落實(shí)=零

　�、诓贾霉ぷ�+不檢查=零

　�、圩プ〔宦鋵�(shí)的事+追究不落實(shí)的人=落實(shí)。

　　拓展內容：關(guān)于高效管理控制會(huì )議時(shí)間的方法

　　制定22分鐘的會(huì )議 - 誰(shuí)規定會(huì )議時(shí)間應該是半小時(shí)或1小時(shí)的？這樣的會(huì )議時(shí)間是不是有數據支撐？當然沒(méi)有。30分鐘或者60分鐘這點(diǎn)時(shí)間要是留給每個(gè)人去闡述、辯論自己的觀(guān)點(diǎn)顯然不夠，平均每個(gè)人需要1小時(shí)才能把思路理清。實(shí)際上不是所有的會(huì )議都可以控制在22分鐘內，但是很多會(huì )議是可以控制的，我們可以盡可能的嘗試將會(huì )議的時(shí)間控制的越短越好。

　　1、有一個(gè)基于目標的議程 - 有個(gè)明確目標的議程將會(huì )使會(huì )議錦上添花、有的放矢�？梢钥紤]在白板上寫(xiě)出議程的內容，同時(shí)加粗相應的關(guān)鍵點(diǎn)，由此不斷提醒大家我們這個(gè)會(huì )議需要達到什么樣的目標。

　　2、提前3天發(fā)送會(huì )議邀請 - 雖然這可能是會(huì )議組織者的負擔，但這能為組員降低盡可能小的成本。千萬(wàn)不要讓會(huì )議變成大家先一起熟悉文檔，這樣做是對會(huì )議有準備的那些人的懲罰。（備注：個(gè)人任務(wù)提前24小時(shí)也是足夠的）

　　3、準時(shí)開(kāi)始 – 準時(shí)開(kāi)始的會(huì )議到底有多少？答案是幾乎沒(méi)有。部分情況可能是因為Outlook等程序沒(méi)有設置多個(gè)會(huì )議時(shí)間間隔的功能。為了償還每天的會(huì )議時(shí)間債務(wù)，把時(shí)間控制在22分鐘內可以讓你有足夠的時(shí)間來(lái)緩沖和休息。

　　4、站著(zhù)開(kāi)會(huì ) – 站著(zhù)開(kāi)會(huì )可以提醒大家不要染會(huì )議變得復雜或者引導到另外一個(gè)目標上去。發(fā)表你的觀(guān)點(diǎn)或需求，否則就要保持安靜。如果會(huì )上產(chǎn)生分歧，可以將分歧留到會(huì )后進(jìn)行處理。

　　5、不要帶筆記本電腦，只要一個(gè)主持人和會(huì )議記錄者 – 如果你能保證會(huì )議是在22分鐘內搞定，那么你就不需要帶任何無(wú)關(guān)的東西進(jìn)去，你需要做的是專(zhuān)心聆聽(tīng)。會(huì )議中只需一個(gè)人主持、一個(gè)人記錄即可。

　　6、沒(méi)有電話(huà)，以及其他 – 理由同上

　　7、注意會(huì )議重點(diǎn)！阻止議題蔓延 - 如果你有議程，會(huì )議主持人就要讓所有參會(huì )者遵守議程。如果議程已經(jīng)OK，那么開(kāi)會(huì )的時(shí)候要確保會(huì )議討論離議題太遠。

　　8、盡可能快的發(fā)送會(huì )議記錄 – 如果會(huì )議控制在了22分鐘，那么就需要在第二次會(huì )議前盡快的將會(huì )議內容和決議發(fā)出來(lái)。

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