如何杜絕時(shí)間浪費，把會(huì )議開(kāi)得更高效？

如何杜絕時(shí)間浪費，把會(huì )議開(kāi)得更高效？

　　會(huì )議，是我們工作中不可缺少的一部分。大到公司年會(huì )，小到例會(huì )。十幾個(gè)人一個(gè)會(huì )議室，你三言我兩語(yǔ)，來(lái)來(lái)往往，可能幾個(gè)小時(shí)就過(guò)去了。結果還可能沒(méi)討論出結果。

　　作為職場(chǎng)人，我們時(shí)間都是非常寶貴的，假如總是參加一些低效或者無(wú)效的會(huì )議，會(huì )讓人覺(jué)得厭煩，而低效無(wú)聊的會(huì )議將會(huì )嚴重侵蝕高管們的領(lǐng)導力。

　　如何提高會(huì )議效率，幫助員工明確工作方向？這是今天畢老師想和大家討論的話(huà)題。

　　蘋(píng)果教父史蒂夫·喬布斯以前在參加蘋(píng)果廣告代理商洽談會(huì )時(shí)，看到一個(gè)生面孔后問(wèn)了她的姓名，也聽(tīng)了解釋?zhuān)�不過(guò)仍禮貌地請她離開(kāi)。他的話(huà)擲地有聲，“在這場(chǎng)會(huì )議中我認為我們不需要你，謝謝”。參加會(huì )議只需要讓有必要的人參加，其他人不論地位如何，沒(méi)有必要就不用參加會(huì )議。喬布斯認為，太多的人和聲音會(huì )妨礙精簡(jiǎn)核心想法的產(chǎn)生，造成適得其反的結果。

　　因為我們打多數會(huì )議是用來(lái)作決策，通常會(huì )涉及到討論。假如每個(gè)提出新思路的人能夠提供支撐自己觀(guān)點(diǎn)的數據，這樣能夠節省很多時(shí)間�；�于數據也會(huì )減少糟糕假設的數量，避免浪費不必要的時(shí)間和資源。

　　很多的會(huì )議，有時(shí)候討論的是不重要的東西。安排一個(gè)1小時(shí)的會(huì )議，你會(huì )刻意去把這些時(shí)間填補。當我們將時(shí)間縮短，就會(huì )強迫自己把重要的內容言簡(jiǎn)意賅地表達出來(lái)，提高會(huì )議效率，聚焦重點(diǎn)。

　　臉譜網(wǎng)“女王”雪莉·桑德伯格參加會(huì )議時(shí)，都會(huì )隨身攜帶一個(gè)筆記本，記錄著(zhù)會(huì )議討論要點(diǎn)和行動(dòng)項目的詳細清單。隨著(zhù)會(huì )議的進(jìn)展，她會(huì )一條條勾掉清單中的項目，當每個(gè)項目討論完成后，就會(huì )撕掉那一頁(yè)筆記，會(huì )議到此結束。

　　我們的主會(huì )人也應該如此，把有限的精力放在如何掌控會(huì )議方向上。當內容偏離了回憶主題，及時(shí)發(fā)現提醒；把控好會(huì )議進(jìn)度和方向，為成員答疑解惑，給予疏導。

　　開(kāi)會(huì )時(shí)，不要總是主會(huì )人發(fā)命令、安排計劃，這樣與會(huì )人員參與度很低。一定要保證預留部分時(shí)間，讓大家發(fā)表意見(jiàn)，帶動(dòng)參會(huì )者參與討論。

　　另外，預期讓與會(huì )人員會(huì )上即興說(shuō)出想法和建議，不如讓大家事先提交想法，讓更多人的意見(jiàn)得到傾聽(tīng)，也能收集更多有創(chuàng )意的想法，這樣更容易展開(kāi)討論。這樣也能讓內向的員工積極參與會(huì )議，節省時(shí)間。

　　有些老板或經(jīng)理很喜歡開(kāi)會(huì )自己把所有想法和觀(guān)點(diǎn)說(shuō)出來(lái)，然后再讓大家討論說(shuō)建議。這樣很多員工都會(huì )下意識地聽(tīng)從，得不到其他的新建議新想法。再讓大家在會(huì )議上提建議，很多時(shí)候是得不到答復的，也起不了討論的效果。

　　因此，會(huì )議組織者先聽(tīng)完大家的想法，然后再發(fā)表自己的意見(jiàn)。

　　主動(dòng)的情緒能夠營(yíng)造健康良好的辦公氛圍，與其讓員工們被動(dòng)地接受命令，執行工作，不如鼓勵員工自己設定好工作的目標。積極主動(dòng)的態(tài)度，能讓員工更加有效完成任務(wù)，克服困難。注意要求他們在給這個(gè)承諾加一個(gè)時(shí)間限制和進(jìn)度表，讓這個(gè)承諾無(wú)懈可擊。

　　會(huì )議是指有組織、有目的的言語(yǔ)溝通活動(dòng)方式，德魯克在《卓有成效的管理者》里說(shuō)，凡是會(huì )議過(guò)多，一定是管理出了問(wèn)題。而無(wú)效的會(huì )議也是管理出了問(wèn)題。

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