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計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用及研究
計算機技術(shù)是實(shí)現辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵和基礎，不僅表現在各種計算機軟件和硬件設備，還表現在辦公自動(dòng)化的各個(gè)方面中。通過(guò)深入分析和研究計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用，積極推動(dòng)計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中更廣泛的應用，提高工作人員的工作效率，減輕工作量，為人們的工作提供更多的便利。
1 辦公自動(dòng)化概述
辦公自動(dòng)化是信息化時(shí)代的一種重要產(chǎn)物，通過(guò)引進(jìn)先進(jìn)的計算機技術(shù)，在辦公室中建立自動(dòng)化信息處理系統，實(shí)現自動(dòng)化的辦公室事務(wù)辦公。工作人員利用多種計算機軟件、硬件、辦公設備以及通信設備，進(jìn)行信息的維護、更新、儲存、加工、傳輸和收集工作，將企業(yè)的信息處理系統、自動(dòng)化辦公系統、公務(wù)管理系統等集中到計算機網(wǎng)絡(luò )中。從本質(zhì)上來(lái)講，辦公自動(dòng)化是一個(gè)利用、傳遞、處理、變化和收集信息的過(guò)程，由辦公環(huán)境、辦公信息、技術(shù)工具、辦公制度、組織結構、工作人員等要素構成。
辦公自動(dòng)化采用多種現代化計算機設備，以計算機技術(shù)為核心，利用行為科學(xué)、系統科學(xué)和通訊技術(shù)進(jìn)行自動(dòng)化的辦公，進(jìn)行使用、存儲和收集圖像、文字、圖形。數據、語(yǔ)音等多種信息資源的辦公事務(wù)工作，以工作人員為主體，以計算機科學(xué)技術(shù)為理論指導，綜合運用網(wǎng)絡(luò )通訊技術(shù)和計算機技術(shù)實(shí)現辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化將各種信息資源、辦公室和工作人員緊密結合在一起，構成一個(gè)完善的人機信息系統，以企業(yè)內部的計算機網(wǎng)絡(luò )系統為重要平臺，高效、安全、友好的進(jìn)行信息溝通交流，完成各種辦公事務(wù)，有效地提高辦公效率。
2 計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化的重要作用
如今的信息化時(shí)代，企業(yè)辦公的主要工作內容是準確、及時(shí)的收集和處理各種信息，只有準確、快速的獲取市場(chǎng)信息，企業(yè)才能掌握先機，及時(shí)做出反應，提高企業(yè)的綜合競爭力，推動(dòng)企業(yè)快速發(fā)展。計算機技術(shù)作為辦公自動(dòng)化的基礎，是信息處理和收集的重要載體，在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮著(zhù)不可替代的重要作用。以計算機技術(shù)為核心，辦公自動(dòng)化采用現代化的網(wǎng)絡(luò )通信技術(shù)以及多種辦公設備，快速、全面、廣泛的使用、存儲、加工、整理和收集各種信息資源，構建企業(yè)內部的自動(dòng)化信息處理系統，實(shí)現企業(yè)內部資源的共享，提高辦公效率。
3 計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用
3.1 計算機技術(shù)為辦公自動(dòng)化提供了多種軟件資源和硬件設備
在日常工作中，辦公自動(dòng)化主要負責信息檢索、信息傳輸、信息處理以及文字編輯等業(yè)務(wù)，而這些工作都需要使用計算機，因此無(wú)論是計算機硬件設備，還是多種計算機軟件系統都是辦公自動(dòng)化的關(guān)鍵設備。辦公自動(dòng)化的軟件資源主要包括專(zhuān)用軟件、通用軟件、支持軟件和系統軟件等。辦公自動(dòng)化的專(zhuān)用軟件主要包括設備管理軟件、財務(wù)管理軟件等；通用軟件主要包括圖形處理軟件、文字處理軟件等；支持軟件如計算機數據庫系統，如Access、SQL server 2008等；系統軟件主要是指計算機操作系統。
3.2 計算機技術(shù)實(shí)現了自動(dòng)化的文檔管理
在辦公文檔管理過(guò)程中應用計算機技術(shù)，在計算機網(wǎng)絡(luò )系統平臺上完成文件的批復和審閱，工作人員可以結合工作的實(shí)際要求設置工作流程，對于文檔的操作人、操作時(shí)間、修改痕跡以及批閱痕跡等都可以進(jìn)行保留。工作人員在收到公文時(shí)，首先在文檔管理系統中進(jìn)行登記，然后將文檔發(fā)送給擬辦人和承辦人，最后將文檔進(jìn)行保存歸檔。文件歸檔之后，可以根據文檔的機密、秘密和絕密等級進(jìn)行查詢(xún)，由文檔管理系統的管理人員設置不同用戶(hù)的查詢(xún)權限。在這個(gè)過(guò)程中應用計算機技術(shù)，可以實(shí)現自動(dòng)化的收發(fā)文控制，按照不同的權限和等級，使用、共享和保存各種信息、知識以及文件。計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用，用電子化文檔代替傳統的紙質(zhì)文檔，構建專(zhuān)門(mén)的文件管理數據庫，提高了文檔的保存和管理水平。
3.3 利用計算機技術(shù)構建信息平臺
很多企業(yè)都利用計算機技術(shù)構建用于信息交流和信息發(fā)布的信息平臺，例如電子刊物、電子論壇、電子公告等，在信息平臺上企業(yè)可以及時(shí)公布公告事項、技術(shù)交流、規章制度等，使工作人員及時(shí)了解企業(yè)的動(dòng)態(tài)變化。利用企業(yè)的信息平臺，可以為企業(yè)員工提供所有工作人員的電話(huà)號碼查詢(xún)，提供相關(guān)的法律法規、規章制度的查詢(xún)，在企業(yè)內部共享多種信息資源，同時(shí)在信息平臺向社會(huì )共享一些重要信息，如企業(yè)的文化內涵、形象宣傳、政務(wù)公開(kāi)等。
3.4 利用計算機技術(shù)實(shí)現自動(dòng)化的工作流程
在辦公自動(dòng)化中利用計算機技術(shù)，可以實(shí)時(shí)的監控和跟蹤整個(gè)辦公流程，協(xié)調各個(gè)部門(mén)、各個(gè)崗位之間的工作內容，提高企業(yè)人力、物力和財力等資源的利用率，提高辦公效率。每個(gè)企業(yè)都有很多流程化的工作，例如公文的匯報、請示、審批、沈發(fā)文以及處理等，這些工作的流程多是固定的，通過(guò)利用計算機技術(shù)，可以實(shí)現自動(dòng)化的工作流程，減少人為失誤，優(yōu)化資源配置，提高工作效率。計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用，可以在企業(yè)系統平臺上自主設置用餐管理、用章管理、接待日程、領(lǐng)導日程等內容，結合日常的辦公事務(wù)如圖書(shū)管理、物品管理、車(chē)輛管理、會(huì )議管理等，實(shí)現自動(dòng)化的事務(wù)管理工作。
4 結束語(yǔ)
計算機技術(shù)在辦公自動(dòng)化中的應用，改變了人們傳統的工作模式，不僅極大地提高了工作人員的辦公效率，而且提高了辦公的科學(xué)性和準確性，為人們的日常工作提供了很多的便利。隨著(zhù)現代化可續技術(shù)的快速發(fā)展，計算機技術(shù)將在辦公自動(dòng)化中發(fā)揮更加重要的作用，不斷提高企業(yè)的綜合競爭力，使企業(yè)獲取更多經(jīng)濟效益和社會(huì )效益。
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