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如何做好辦公室信息工作
有效的辦公室信息工作可推動(dòng)其他部門(mén)的工作進(jìn)程，也有利于上級領(lǐng)導在有效信息中做出正確的抉擇，從而把握住大的發(fā)展方向，推動(dòng)整個(gè)公司快速發(fā)展。能夠充分認識辦公室信息工作的重要性是做好辦公室信息和其他各項工作的保證，對于確保各級領(lǐng)導正確決策，提高辦事效率，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。
辦公室信息工作第一是發(fā)揮 “耳目”作用，“耳”是指能聽(tīng)見(jiàn)群眾、下屬、社會(huì )層面等各個(gè)領(lǐng)域的聲音，“目”是指能看到在社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域中發(fā)生的事情，耳目作用就是要掌握并反饋社會(huì )的總動(dòng)態(tài)，通報情況，相互交流，做到下情上傳，上情下達。
一定要保持信息的及時(shí)性和有效性，收集所有相關(guān)的信息并對此加以篩檢，為上級領(lǐng)導提供做科學(xué)決策的依據和服務(wù)。
第二，做好辦公室信息工作可以起到較好的向導作用，通過(guò)信息可以反映出各個(gè)時(shí)期公司的政策方針，主推的策略，鼓勵什么或者禁止什么，以及上級領(lǐng)導布置的任務(wù)和要求等等。與此同時(shí)，做好宣傳本單位的優(yōu)勢和成果工作，有利于提高知名度。
第三，辦公室信息工作是通過(guò)各種信息渠道，來(lái)疏通不同的工作部門(mén)及工作人員，把各級的工作狀況、意見(jiàn)、建議及工作中所遇到的問(wèn)題都歸集到一起，統一解決重要和典型問(wèn)題；同時(shí)也將上級領(lǐng)導對工作的要求及工作整體的規劃傳達下去，使公司上下級信息是相通的，更有利于公司員工齊心協(xié)力去工作，快速推動(dòng)各項工作指標的完成。
第四，較為重要的作用當屬參謀作用，辦公室處理后的有效信息會(huì )輔助上級領(lǐng)導工作，避免在某些問(wèn)題上鉆牛角尖，信息工作是為了更好地規避事物的局限性，使領(lǐng)導能夠看得更清更透。在領(lǐng)導做大決策的時(shí)候，一定要做好信息調查研究工作，以免在前期就犯策略上的錯誤，為領(lǐng)導決策提供服務(wù)和依據。
既然明確了信息工作的重要性，那么我們來(lái)從實(shí)際工作中總結一下如何才能做好辦公室信息工作，有以下幾點(diǎn)：
一、加大調研力度，提高信息質(zhì)量
要加大調研力度，確保辦公室信息的質(zhì)量。需要在收集的信息庫中按原則保留最準確的部分，嚴格遵守實(shí)事求是的原則，以保證所反映的信息是真實(shí)情況，不掩飾工作中的任何問(wèn)題，也不夸大工作中的成果。要以客觀(guān)的眼光看待和處理信息，只有具有真實(shí)性才能保證信息的質(zhì)量，這也是做好信息工作的首要前提，只有在正確的基礎上才能有正確的決策。如果不能保證信息的準確性和有效性，就可能導致上級領(lǐng)導決策上的失誤或作出錯誤的工作規劃。所以信息的真實(shí)性極為重要，向上級領(lǐng)導提供的信息必須是經(jīng)過(guò)核實(shí)的準確數據或事實(shí)，不可人為地粉飾和修改，或為達到個(gè)人目的而篡改事實(shí)，也不可斷章取義、道聽(tīng)途說(shuō)，更不可報喜不報憂(yōu)。做好信息工作最必要的要求是將現實(shí)工作中的成績(jì)、經(jīng)驗、問(wèn)題都如實(shí)地向領(lǐng)導反映，正視工作中的困難，采取積極正確的態(tài)度去解決問(wèn)題，而不是掩蓋問(wèn)題，反之，會(huì )對公司造成更壞的影響。反映出工作中的問(wèn)題是促進(jìn)工作的便捷之路，它會(huì )像響起的警鐘，提醒上級領(lǐng)導注意某些方面的問(wèn)題，也提醒領(lǐng)導要更全面地看問(wèn)題，把握住整體的態(tài)勢，與此同時(shí)，做好信息工作還表現在對于信息的處理上要更加地仔細，要深入研究信息，并分析工作問(wèn)題產(chǎn)生的原因，以此幫助領(lǐng)導找出解決問(wèn)題的措施和途徑，供領(lǐng)導參考。
二、準確把握上級領(lǐng)導的導向
辦公室信息工作主要是服務(wù)于上級領(lǐng)導的，只有準確把握上級領(lǐng)導的導向，才能不偏離主題信息航道。所以信息的主要方向要明確，我們需要換位思考問(wèn)題，以上級領(lǐng)導為思考主體。這就要求我們不斷增強主動(dòng)服務(wù)和超前服務(wù)的意識，緊貼領(lǐng)導思路，緊跟領(lǐng)導思維，及時(shí)把握領(lǐng)導的關(guān)注點(diǎn)和興奮點(diǎn)，在辦公室信息工作中努力按領(lǐng)導要求和工作需要去處理信息，力爭掌握上級領(lǐng)導所關(guān)心的問(wèn)題，努力上報領(lǐng)導所需的信息。
三、突出“重點(diǎn)”信息
不同時(shí)期的信息工作有不同的側重方面，要抓住信息工作中的重點(diǎn)情況和問(wèn)題進(jìn)行反饋，抓住各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段、各項工作的側重方面，以便領(lǐng)導得到重要信息，有利于作出科學(xué)決策。抓住問(wèn)題的關(guān)鍵，反映群眾的呼聲和要求，讓領(lǐng)導注意到工作中的重點(diǎn)所在，收集并反映這些有效信息是有助于解決這些重要問(wèn)題有效途徑，以利于領(lǐng)導借鑒局部經(jīng)驗，從宏觀(guān)上指導和推動(dòng)整體工作。與此同時(shí)，還要緊扣在工作中遇到的各種矛盾和問(wèn)題，不僅要善于發(fā)現和反映問(wèn)題，而且要深入分析原因，尤其是對政策、決策貫徹落實(shí)中遇到的問(wèn)題，要針對性地提出建議，這樣才算是真正做好了辦公室信息工作的一部分。
四、保證信息的時(shí)效性
時(shí)效性對于信息來(lái)說(shuō)是至關(guān)重要的，信息除真實(shí)性以外，時(shí)效性也很重要。信息要及時(shí)地傳達到上級領(lǐng)導手上才能保持它的效用。同理，一個(gè)過(guò)時(shí)的信息是毫無(wú)價(jià)值的，一定要保證每一條有效的信息在一定時(shí)間內被傳達到。信息作為決策的基礎，一定要走在決策的前面，要與時(shí)俱進(jìn)，以“新鮮”為佳，信息的快速傳達也表示出信息工作的完成，但都是以信息真實(shí)性為基礎。保證信息的有效性還表現在對于緊急信息的處理上，若是發(fā)生重大事故或緊急事件等重大信息，一定要保證第一時(shí)間掌握有效信息，匯報給上級領(lǐng)導，以便領(lǐng)導有更多的時(shí)間作出工作的部署。在傳達信息的方式上也要跟上現代化信息傳遞的腳步，以便更快地傳達出去，決不能因個(gè)人原因阻礙信息的傳遞。
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