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如何做好員工檔案管理
身為企業(yè)的人事管理人員，應該要做好員工的檔案管理。下面就隨小編一起去閱讀如何做好員工檔案管理，相信能帶給大家幫助。
如何做好員工檔案管理
1、要遵循檔案管理一般規律。
員工的檔案雖然具有特殊性，但它也是檔案的一種，所以應遵循檔案管理的一般規律。比如說(shuō)，員工檔案應有紙質(zhì)檔與電子檔兩種，存放應有專(zhuān)門(mén)的檔案保管場(chǎng)所與設備，如鐵門(mén)、鐵窗、鐵鎖及防火、防潮、防盜、防鼠蟲(chóng)等等基本設施，設置空調、去濕、滅火等設備。
檔案應包括個(gè)人基本情況、個(gè)人簡(jiǎn)歷、各類(lèi)學(xué)歷、資格證書(shū)、獎勵證書(shū)，工作和學(xué)歷證明、婚育證明、人事任免、調崗、調級通知單、員工績(jì)效考核表、崗們績(jì)效指標承諾書(shū)、獎懲結果、黨團員證復印件、合同協(xié)議，身份證、工資卡、社�？�，員工入職登記表，員工關(guān)鍵事件登記表等內容。
以及員工檔案如何查閱，應保留多久，員工離職后又如何轉移，或者說(shuō)保留多久后即可銷(xiāo)毀，等等。
2、要落實(shí)責任制。
員工檔案是員工在企業(yè)工作和生活歷程的真實(shí)記錄，是企業(yè)歷史的一部分，單位領(lǐng)導要加強對檔案管理工作的檢查、指導、督促，及時(shí)發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題。要結合實(shí)際不斷完善各項檔案管理制度，狠抓落實(shí)。要加強員工檔案管理人員隊伍建設，選擇為人忠厚老實(shí)、工作扎扎實(shí)實(shí)、作風(fēng)嚴謹細致、認真堅持原則的人員擔任；要定期組織培訓業(yè)務(wù)知識，幫助檔案管理人員掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平。
要制定相對完善的員工檔案管理制度，對目的、意義、職責、定義、管理流程、審核權限、情況處置、獎懲標準等進(jìn)行較為具體而詳細的規定；要落實(shí)檢查制度，督促各項制度落到實(shí)處。
3、要發(fā)揮好信息技術(shù)優(yōu)勢。
現代條件下，信息化技術(shù)高度發(fā)達，員工檔案管理要切實(shí)運用好信息技術(shù)優(yōu)勢，一方面，對員工檔案實(shí)施計算機輔助管理，利用計算機、掃描儀等現代設備和現代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機，通過(guò)相應的技術(shù)處理，把文字、圖片、聲像資料等轉變成數據資料，實(shí)現員工檔案的紙質(zhì)與電子數據并存。
另一方面，要在基礎數據不斷完善的前提下，通過(guò)數據庫系統梳理、提煉各類(lèi)數據，為企業(yè)領(lǐng)導決策提供數據依據。
4、要跳出檔案看檔案。
員工檔案管理工作，不能僅僅停留在檔案管理員的層次上來(lái)看問(wèn)題，要站在企業(yè)發(fā)展的層面來(lái)看待，比如說(shuō)，企業(yè)要申報高新技術(shù)企業(yè)，對擁有高學(xué)歷的人員比例是有要求的，那么當公司領(lǐng)導需要這方面的數據時(shí)，檔案室應能夠迅速提供相應的數據；比如說(shuō)企業(yè)準備提拔一批優(yōu)秀的復合型人才，那么檔案室應能夠迅速提供曾經(jīng)在不少于3個(gè)專(zhuān)業(yè)崗位上任職人員的有關(guān)情況，以及他們在不同崗位上受到的獎懲情況。同時(shí)，檔案管理者應定期提供企業(yè)內符合退休條件的人員數量，預估退休高峰期、人員招聘高峰期等等，為企業(yè)領(lǐng)導的科學(xué)決策提供更多、更好、更有效的數據支持。
總之，做好員工檔案管理工作，雖然比較枯燥、無(wú)聊，但只有真正干一行、愛(ài)一行、鉆一行，你總會(huì )發(fā)現工作的樂(lè )趣，找到為企業(yè)創(chuàng )造價(jià)值的機會(huì )，同時(shí)，企業(yè)也會(huì )給予你更多的成長(cháng)機會(huì )與發(fā)展平臺。
檔案管理工作的作用：
檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來(lái)說(shuō)，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機構和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專(zhuān)門(mén)負責管理各部門(mén)形成的歷史文件的一種專(zhuān)業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統不是孤立的，而是各項社會(huì )管理系統中不可缺少的組成部分。通過(guò)提供檔案信息為社會(huì )實(shí)踐服務(wù)，是檔案管理工作區別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門(mén)雖然也研究檔案、進(jìn)行編著(zhù)等活動(dòng)，但其目的還是為了更好地適應社會(huì )的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會(huì )歷史的各個(gè)階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟、政治、文化服務(wù)，否則就不會(huì )存在，也難以發(fā)展。在階級社會(huì )中，檔案管理工作體現一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟、政治和文化服務(wù)，這個(gè)服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現。由于檔案的內容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開(kāi)放，而多數檔案則要在規定期滿(mǎn)后才開(kāi)放。這種機要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。
進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統一管理國家檔案，維護檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統一指國家全部檔案要由國家設立的各級各類(lèi)檔案保管機構分別集中保存,并制定統一的法規進(jìn)行管理。維護完整有兩方面的含義：一是從數量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長(cháng)檔案的壽命；一是保護檔案免遭有意破壞，檔案機密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動(dòng)的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個(gè)標準。檔案是歷史的見(jiàn)證，都反映一定的歷史事實(shí)，不允許任意篡改或修正，所以維護檔案的真實(shí)性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。
檔案管理系統是整個(gè)國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個(gè)社會(huì )的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會(huì )信息系統的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個(gè)社會(huì )也有意義，不僅具有當前的、現實(shí)的意義，也具有長(cháng)遠的、歷史的意義。
檔案管理工作的現狀：
1、社會(huì )的現代化發(fā)展管理軟件缺乏統一性。
檔案部門(mén)使用的計算機型號不一，規格各異，各自開(kāi)發(fā)的軟件不能互用，并且沒(méi)有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機管理軟件系統，由于不能互調，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。
2、檔案管理基礎工作標準化規范化仍需改進(jìn)。
檔案信息管理電于化的前提是基礎工作的規范化和標準化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類(lèi)檔案的著(zhù)錄細則相容性不強，系統軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無(wú)統一標準，僅著(zhù)眼于某一個(gè)館或某個(gè)專(zhuān)業(yè)系統，無(wú)法全面實(shí)施、推廣統一標準，這也制約了檔案信息工作電子化。
3、檔案管理的技術(shù)標準，組織工作程序標準未從計算機信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來(lái)越多的歸檔“文件資料”是磁盤(pán)、光盤(pán)，現行的檔案整理、分類(lèi)方法、著(zhù)錄標準及有關(guān)規定已不能完全適應。
4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。
實(shí)現檔案信息電子化。首先要有現代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿(mǎn)足于一般的計算機操作。從目前看，許多檔案部門(mén)缺乏現代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現代技術(shù)水平偏低。甚至有現代文盲現象。盡管引進(jìn)了現代化設備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。
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