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人力資源檔案信息化的相關(guān)知識
一、人力資源檔案信息化的動(dòng)力來(lái)源
1.現代信息技術(shù)普及應用的推動(dòng)因素�，F代信息技術(shù)是指完成信息獲取、加工、傳輸與利用等技術(shù)的總稱(chēng)。其主旨在于對各種類(lèi)型的信息進(jìn)行收集、處理、存儲、檢索、傳遞、分析與顯示，是信息社會(huì )背景下科技進(jìn)步的直接體現。伴隨著(zhù)經(jīng)濟社會(huì )的快速發(fā)展，現代信息技術(shù)的普及應用已成為實(shí)施人力資源檔案信息化建設的重要推動(dòng)力量。人力資源檔案作為“檔案大家族”的特殊成員，具有自身的鮮明特點(diǎn)：在來(lái)源主體與形成渠道方面，突破了傳統人事檔案管理的固有模式：人力資源檔案的來(lái)源主體由機構與組織內部擴展到社會(huì )各個(gè)領(lǐng)域，導致人力資源檔案形成范圍更為廣闊，不僅局限在企業(yè)單位，而且拓展到不同的社會(huì )機構與組織中；在載體形式與管理要求方面，人力資源檔案的載體類(lèi)型多樣、體裁規制差異明顯，導致對人力資源檔案管理的要求更加復雜而具體。即不僅要繼續堅持傳統的人力資源檔案實(shí)體管理方式，保障人力資源檔案的原始憑證屬性，而且要堅持在此基礎上，更多地應用現代信息技術(shù)手段，不斷地增加技術(shù)含量，在人力資源檔案信息內容的序化類(lèi)聚、檢索服務(wù)、開(kāi)發(fā)利用等方面實(shí)現變革，以最大限度地順應現代信息社會(huì )發(fā)展的要求；在利用需求與檢索手段方面，因人力資源檔案信息的需求取向零散繁復、人員構成復雜多樣、時(shí)空范圍延宕不定，導致人力資源檔案檢索手段必須朝著(zhù)集成化與復合化方向發(fā)展，建立內容蘊含豐富、傳遞途徑多樣、服務(wù)方式靈活的檢索體系等。在這種情況下，如果繼續沿用傳統人事檔案管理的模式，則難以達到服務(wù)人才培養選任、服務(wù)優(yōu)秀人才脫穎而出，進(jìn)而服務(wù)社會(huì )經(jīng)濟發(fā)展的基本要求。人力資源檔案信息化的社會(huì )需求已經(jīng)彰顯出強烈的迫切性，而現代信息技術(shù)在檔案管理活動(dòng)中的普及應用，既可以提高人力資源檔案管理的技術(shù)含量與服務(wù)手段，更為人力資源檔案信息化提供了強勁推動(dòng)力量。
2.人才培養選任機制轉變的帶動(dòng)因素。當前，隨著(zhù)社會(huì )政治、經(jīng)濟體制改革的深入，加強對優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)人才的培養、積蓄、選任等已成為各類(lèi)社會(huì )機構與組織履行職責、開(kāi)展業(yè)務(wù)、完成任務(wù)的基礎條件之一，導致加強人力資源管理、實(shí)施人力資源檔案信息化建設成為一種必然趨勢和普遍訴求。人力資源檔案對于實(shí)現人才素質(zhì)復合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調化目標具有不容低估的信息支撐作用，對其缺乏正確認識和深入理解，極易陷入人才任用受到制約甚至人才被埋沒(méi)的窘迫境地。因而，針對類(lèi)型不同、特長(cháng)各異的優(yōu)秀專(zhuān)業(yè)人才所產(chǎn)生的信息實(shí)施有目的、有針對性地分類(lèi)收集積累，形成反映人才成長(cháng)的個(gè)人業(yè)績(jì)、成果貢獻、綜合素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力等方面的檔案材料，從而更好地為選拔、培養、任用專(zhuān)業(yè)人才創(chuàng )造條件已成為一種必然選擇。人力資源檔案信息化有助于實(shí)現對優(yōu)質(zhì)人力資源的占有與配置，有助于實(shí)現人才素質(zhì)復合化、人才培養目標化、人才使用便捷化、人才管理協(xié)調化的人事管理目標。隨著(zhù)人力資源檔案收集渠道的拓寬、歸檔范圍的擴大，尤其是人力資源檔案信息利用方式與要求的變化，使以往單純依托“檔案實(shí)體”利用而達到滿(mǎn)足人力資源檔案信息需求的傳統手段，已難以適應當前社會(huì )條件下人才選拔、培養、任用機制變革的現實(shí)要求。因而，人才選拔、培養、任用機制的變革客觀(guān)要求人力資源檔案管理活動(dòng)亦應隨之發(fā)生變化：從收集積累到信息傳遞、內容范圍到載體形式、保管手段到利用服務(wù)，人力資源檔案管理的諸多業(yè)務(wù)環(huán)節，無(wú)一例外地應當建立與之相適應的新型運轉模式———通過(guò)人力資源檔案信息化的有效實(shí)施和不斷深入，滿(mǎn)足社會(huì )各類(lèi)機構與組織對專(zhuān)業(yè)人才選拔、培養、任用的需要，促進(jìn)人力資源檔案的整體開(kāi)發(fā)與優(yōu)化配置，進(jìn)而為形成優(yōu)勝劣汰的人才選拔、培養、任用競爭機制提供便捷途徑與信息支持，以增強各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才的責任感、使命感、危機感，激發(fā)各類(lèi)專(zhuān)業(yè)人才的積極性、主動(dòng)性、創(chuàng )造性。
3.社會(huì )檔案利用意識提高的驅動(dòng)因素。社會(huì )檔案意識是檔案及其所載信息內容在社會(huì )公眾思想意識中的直接反映。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展與社會(huì )公眾信息意識的覺(jué)醒，公開(kāi)檔案信息、實(shí)現檔案信息資源“為民所用”已成為整個(gè)社會(huì )普遍認同的基本理念，標志著(zhù)社會(huì )整體的檔案利用意識得到了切實(shí)提高———同樣也驅動(dòng)和影響著(zhù)人力資源檔案信息化的實(shí)施歷程。人力資源檔案信息化具有鮮明的創(chuàng )新特點(diǎn)，必然對傳統人事檔案的管理方法、理念模式等形成巨大沖擊。因此，要積極爭取社會(huì )各方面的支持、要變被動(dòng)為主動(dòng)，破除傳統人事檔案管理理念、模式的桎梏，倡導建立新型人事檔案管理體系，以人力資源檔案信息化的實(shí)際舉措達到滿(mǎn)足社會(huì )檔案利用意識，尤其是對人力資源信息利用意識提高的需要。人力資源檔案信息化的建設目標之一在于：實(shí)現人力資源檔案信息的共享，通過(guò)信息化平臺及配套的網(wǎng)絡(luò )體系，實(shí)現人力資源檔案的物質(zhì)載體與信息內容的“分離”，有助于滿(mǎn)足社會(huì )各方面對人力資源檔案信息的即時(shí)利用、專(zhuān)題利用等需求，實(shí)現不同社會(huì )組織、機構及個(gè)人均可依托網(wǎng)絡(luò )環(huán)境，通過(guò)人力資源檔案信息化平臺得到不同程度的信息服務(wù)支持，方便快捷地獲取所需人力資源檔案信息的目的。
二、人力資源檔案信息化的建設原則
1.“立足當前”與“著(zhù)眼未來(lái)”兼顧的原則。人力資源檔案信息化的階段性目標是強化人力資源檔案管理、實(shí)現人力資源檔案價(jià)值、發(fā)揮人力資源檔案作用，進(jìn)而使人力資源檔案管理由面向機構與組織人才選任的需求拓展到面向整個(gè)社會(huì )公共管理活動(dòng)的需求。因而，實(shí)施人力資源檔案信息化建設必須將“滿(mǎn)足當前的機構需要”與“滿(mǎn)足未來(lái)社會(huì )需要”結合為一體加以統籌考慮。人力資源檔案所特有的作用功能，理應使其成為現代社會(huì )公共管理活動(dòng)中不可缺少的信息載體和信任物品：既是人力資源檔案自身特有屬性的直接反映，也是加強人力資源檔案管理、實(shí)施人力資源檔案信息化建設的價(jià)值追求所在。伴隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，傳統“人事檔案”面臨著(zhù)新問(wèn)題———除因為必須依托檔案實(shí)體而受到制約等組織內部層面的問(wèn)題明顯外，涉及整個(gè)社會(huì )外部層面的問(wèn)題表現更為突出。如“死檔棄檔”問(wèn)題加大了檔案管理的業(yè)務(wù)投入成本“；人質(zhì)檔案”問(wèn)題極大地限制了優(yōu)秀人才在機構間的合理流動(dòng)“；克隆檔案”問(wèn)題頻頻引發(fā)機構間的人事糾紛“;注水檔案”問(wèn)題則嚴重地透支了社會(huì )信用，甚至達到挑戰“檔案公信力”的程度。而造成上述問(wèn)題的原因之一在于：傳統人事檔案過(guò)分關(guān)注政治控制與身份依附屬性，片面強調其對機構與組織的服務(wù)功能，而忽視人事檔案的信息記錄與信用憑證屬性，人為地制約其對整個(gè)社會(huì )的服務(wù)功能得到正確體現———暴露出傳統人事檔案管理的“短板”與“缺憾”！
2.“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則。統籌兼顧、協(xié)調發(fā)展是檔案工作一貫倡導的基本要求，人力資源檔案信息化亦應始終遵循這一基本要求組織實(shí)施。因此，要尊重人力資源檔案信息化的客觀(guān)規律，正確處理好“實(shí)體積累”與“信息集成”之間的關(guān)系，為實(shí)施人力資源檔案信息化建設提供科學(xué)保障。作為“真實(shí)記錄”和“原生信息”，決定了檔案必須是一種信息內容與物質(zhì)載體融為統一整體的真實(shí)的、客觀(guān)的物理存在。唯有如此，才能從根本上使檔案所特有的“憑證價(jià)值”屬性得到保障。因而，在人力資源檔案信息化建設過(guò)程中，應當始終堅持“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則，處理好兩者之間的關(guān)系。既不能因開(kāi)展了人力資源檔案信息化建設而忽視人力資源檔案實(shí)體的收集積累，也不可因片面強調實(shí)體積累而沖擊人力資源檔案信息化建設的有效實(shí)施———堅持“實(shí)體積累”與“信息集成”并重的原則，就是力圖以“實(shí)體積累”來(lái)保障人力資源檔案信息內容的“真”，維系信息內容的“依據與出處”；以“信息集成”來(lái)滿(mǎn)足人力資源檔案信息需求的“用”，實(shí)現不同利用群體之間“互通與共享”，構建人力資源檔案的集成系統，從而將人力資源檔案信息化的優(yōu)勢發(fā)揮到極致。
3.“技術(shù)應用”與“強化管理”結合的原則。事實(shí)上，人力資源檔案信息化的核心是運用現代信息技術(shù)對人力資源檔案及其信息進(jìn)行“編碼化”處理。即將人力資源檔案的實(shí)體內容、相互關(guān)系與利用過(guò)程等均置于計算機統籌的數字化環(huán)境之中。其目的在于充分發(fā)揮與有效利用人力資源檔案，更好地為社會(huì )各方面提供服務(wù)。人力資源檔案信息化取得社會(huì )普遍關(guān)注并發(fā)揮出巨大效能的關(guān)鍵所在，并不完全取決于人力資源檔案信息系統的內核層構建，亦即不完全取決于技術(shù)因素，而是更多地取決于整個(gè)運行系統的安全有序運轉。常言道“：三分技術(shù)，七分管理�！北M管人力資源檔案信息化離不開(kāi)技術(shù)手段的支撐，但并不意味著(zhù)人力資源檔案信息化可以忽視強化管理的作用！應當注意到：現代信息技術(shù)也是一柄“雙刃劍”，在極大便利人力資源檔案管理與利用的同時(shí)，也會(huì )因現代信息技術(shù)本身存在的脆弱性、不完善性等因素，使得人力資源檔案在信息存儲、處理、傳輸過(guò)程中受到諸如信息遺漏、數據丟失，甚至重要信息被泄露、被竊取、被篡改以及被消除等諸多干擾。因此，在人力資源檔案信息化活動(dòng)中,必須始終堅持“技術(shù)應用”與“強化管理”結合的原則———依托人力資源檔案信息化實(shí)踐，按照人力資源檔案信息化的內容特點(diǎn)、技術(shù)指標、安全規范等加以區分，制定科學(xué)的、標準化的制度與規則，從制度源頭上強化管理，切實(shí)保障人力資源檔案信息化能夠得到實(shí)現，充分發(fā)揮人力資源檔案信息化的作用和功能。
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