高校會(huì )計檔案監管路徑試議

高校會(huì )計檔案監管路徑試議

　　一、高校會(huì )計檔案管理存在問(wèn)題的成因分析

　�。ㄒ唬┱J識不到位，重視程度不夠高校分管財務(wù)領(lǐng)導和會(huì )計檔案管理人員對《檔案法》、《會(huì )計法》、《會(huì )計檔案管理辦法》等法律法規的學(xué)習理解不夠，對會(huì )計檔案資料的重要性和會(huì )計檔案管理工作的重要性認識不足。站在決策、監督的角度重會(huì )計資料的形成過(guò)程，忽視預測、事后檢查對完整會(huì )計資料的依賴(lài)作用。特別是忘記了決策失誤或監督管理不嚴出現經(jīng)濟問(wèn)題時(shí)，會(huì )計檔案資料對解決問(wèn)題提供的法律證據的重要性。

　�。ǘ�）內部管理制度不健全或執行不嚴格一是沒(méi)有嚴格執行《會(huì )計檔案管理辦法》，僅從減少會(huì )計人員數量或工作量、隨時(shí)查閱的角度看，確定會(huì )計檔案歸不歸檔或歸檔地點(diǎn)，必然導致會(huì )計檔案歸檔資料不完整，歸檔時(shí)間不及時(shí)，存放管理不統一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒(méi)有考慮會(huì )計檔案的保密性和完整性，審批權限不集中，查閱、借出、復印等沒(méi)有制度上明確區分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒(méi)有嚴格的責任追究制度。

　�。ㄈ�）財務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)職責不清會(huì )計檔案什么時(shí)間移交、移交的范圍、移交的手續辦理、什么時(shí)間鑒定與銷(xiāo)毀等等，在這些工作中財務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)沒(méi)有明確的職責分工，各自從減輕自己工作強度出發(fā)，都在被動(dòng)的工作。同時(shí)會(huì )計檔案的建立和日常管理尚未納入財務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的年度工作績(jì)效考核，自然兩個(gè)部門(mén)也就不太在意劃分各自的職責范圍了，由此帶來(lái)會(huì )計檔案管理的不規范。

　�。ㄋ模�專(zhuān)業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高會(huì )計檔案是一種專(zhuān)業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會(huì )計和檔案管理兩個(gè)方面的專(zhuān)業(yè)知識。會(huì )計檔案由于管理環(huán)節的分散造成檔案管理工作非常不規范。相當一部分高校由綜合檔案室非會(huì )計人員兼管，沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì )計業(yè)務(wù)知識的專(zhuān)門(mén)培訓，對會(huì )計檔案的歸檔范圍和管理標準不清楚，使得整理出來(lái)的會(huì )計檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會(huì )計檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對鑒定保存到期的會(huì )計檔案是否還存在繼續保存的價(jià)值，不敢輕易下結論，寧可無(wú)限期保存，也不肯按時(shí)鑒定與銷(xiāo)毀。

　�。ㄎ澹�會(huì )計檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠會(huì )計檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個(gè)方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設施和軟件配備的不足或不達標，無(wú)法實(shí)現或完全實(shí)現信息化管理。二是檔案管理人員計算機應用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實(shí)現檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標準與要求，檔案管理人員習慣于傳統的檔案管理手段，不管效率如何，沒(méi)人考核，大家都習以為常。

　　二、提高高校會(huì )計檔案管理水平的措施和辦法

　�。ㄒ唬┘哟笮麄髁Χ�，從思想上提高重視程度提高會(huì )計檔案管理水平，首先要通過(guò)學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強會(huì )計檔案管理規范性、政策性、重要性的宣傳，把會(huì )計檔案管理法律法規作為學(xué)校領(lǐng)導和教職工普法教育的重要學(xué)習內容。同時(shí)要編輯和整理重視和不重視會(huì )計檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應的案例加以宣傳，特別是對本校在不重視會(huì )計檔案管理中出現的問(wèn)題及其后果更應該加以總結和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導和相關(guān)人員的認識水平和重視程度。

　�。ǘ�）建立健全并嚴格執行高校會(huì )計檔案內部管理制度制度建設是做好各項工作的前提和基礎，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴格執行國家會(huì )計檔案管理辦法的考核制度，把考核結果同相關(guān)部門(mén)與人員的工作業(yè)績(jì)和績(jì)效分配結合起來(lái)，從制度上約束和激勵他們執行國家會(huì )計檔案管理辦法的積極性和主動(dòng)性。二是要建立財務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)職責分工制度。財務(wù)部門(mén)既是會(huì )計檔案形成部門(mén)，也是會(huì )計檔案經(jīng)常使用部門(mén)。通過(guò)制度確保責任明確，有利于確定會(huì )計檔案管理中存在問(wèn)題的責任承擔部門(mén)和人員，確保會(huì )計檔案的完整性、移交的及時(shí)性、保管的集中性。三是要建立會(huì )計檔案查閱、借出、復印的集中審批制度，明確不同情況的審批權限，無(wú)論是校內還是校外查閱或借出會(huì )計檔案，都必須嚴格遵循保密和安全原則。四是建立健全會(huì )計檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責任追究制度，無(wú)論是在會(huì )計檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復印等過(guò)程中，都要對造成會(huì )計檔案不完整的責任部門(mén)和責任人進(jìn)行處罰，確保會(huì )計檔案的完好無(wú)損。

　�。ㄈ�）配備會(huì )計檔案管理專(zhuān)職和專(zhuān)業(yè)人員，加強業(yè)務(wù)培訓配備既董會(huì )計業(yè)務(wù)掌握會(huì )計檔案管理知識專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)人員，是提高會(huì )計檔案管理水平的關(guān)鍵。會(huì )計人員擔任專(zhuān)職的會(huì )計檔案管理人員，應該加強檔案管理知識的培訓；檔案管理人員擔任專(zhuān)職的會(huì )計檔案管理人員，應加強會(huì )計知識的培訓。同時(shí)會(huì )計檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復合型的會(huì )計檔案管理人員隊伍，才能真正發(fā)現問(wèn)題、提出解決問(wèn)題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問(wèn)題。

　�。ㄋ模└母飼�(huì )計檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批辦法延遲進(jìn)行會(huì )計檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作是一種普遍的現象，形成問(wèn)題的原因也是共同的，僅從高校自身解決這個(gè)問(wèn)題是難以實(shí)現的，為此，應該重新審視《會(huì )計檔案管理辦法》有關(guān)會(huì )計檔案鑒定與銷(xiāo)毀的規定，改革現在的審批辦法。建議實(shí)行第三方審核、鑒定、提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)的辦法，如由財政檢查機關(guān)、或會(huì )計事務(wù)所、或審計事務(wù)所、或有公證作用的其他專(zhuān)業(yè)部門(mén)辦理鑒定與銷(xiāo)毀工作，由高校支付相應的費用，這樣做既可以發(fā)揮第三方的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢，也可以發(fā)揮他們對高校會(huì )計事項的歷史審計，高校領(lǐng)導銷(xiāo)毀過(guò)期檔案的后顧之憂(yōu)問(wèn)題得到有效解決。

　�。ㄎ澹┤�力推進(jìn)會(huì )計檔案管理信息化隨著(zhù)社會(huì )各個(gè)方面信息化速度的加快，檔案管理信息化是歷史的必然趨勢。高校應盡快按標準配備相應的檔案信息化管理所需要的硬件和軟件，加快會(huì )計檔案管理人員計算機和專(zhuān)用軟件使用的培訓，有條件的高校要帶頭開(kāi)發(fā)適合自己信息化管理的操作軟件，加快實(shí)現檔案管理信息化的速度，提高會(huì )計檔案信息化管理水平，最終提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。同時(shí)也可以解決會(huì )計電算化業(yè)務(wù)的電子檔案，因會(huì )計檔案人員計算機技術(shù)和會(huì )計電算化技術(shù)的缺乏，而不能與紙質(zhì)檔案同時(shí)移交、集中管理的問(wèn)題。

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