出納檔案的三大整理方法

出納檔案的三大整理方法

　　(1)分類(lèi)

　　出納檔案應按經(jīng)濟業(yè)務(wù)的性質(zhì)和本單位的財務(wù)管理要求進(jìn)行分類(lèi)，一般應與本單位的會(huì )計分類(lèi)相一致，兼屬檔案裝訂和使用的需要。在對檔案進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，應當對一些無(wú)效或不需用的單據進(jìn)行刪除。

　　(2)裝訂

　　由于原始憑證大多零落散亂，容易遺失，所以出納人員在對檔案歸類(lèi)后應加以裝訂，以保證會(huì )計資料不易散落遺失。在裝訂時(shí)，應當注意檔案厚度以便于使用;使用活頁(yè)賬或卡片賬的，在歸檔時(shí)應加以裝訂并編齊頁(yè)碼，對不宜裝訂的應當連號存裝，防止散落;對于采用財務(wù)軟件記賬的單位，其打印出的紙質(zhì)會(huì )計檔案必須裝訂編號;對于具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、微縮膠片等磁性介質(zhì)保存會(huì )計檔案條件的，由國務(wù)院業(yè)務(wù)主管部門(mén)統一規定，并報財政部、國家檔案局備案，保管時(shí)采用連號編排，保存在特定的檔案盒中。

　　(3)成冊

　　時(shí)于裝訂完畢的出納資料，應當立卷成冊，啟用封面或庫頁(yè)，甩以記錄每?jì)缘木幪�、所屬單位、所屬時(shí)期及頁(yè)教、經(jīng)辦人員等詳細內容，并加蓋單位公章和經(jīng)辦人員私章。在保管上有特殊要求的，可以加蓋騎縫章或加貼封條。

　　需要強調的是，出納賬簿在更換新賬簿后，應將舊賬歸入出納檔案。移交歸檔前應對舊賬進(jìn)行整理，對編號、扉頁(yè)內容、目錄等項目填寫(xiě)不全的，應按照有關(guān)要求填寫(xiě)齊全;使用活頁(yè)式(如用計算機記賬的單位，賬簿資料輸出裁剪后類(lèi)似活頁(yè)賬)或卡片式輔助 賬的單位，對于活頁(yè)式或卡片式賬，在歸檔時(shí)必須縮齊頁(yè)碼，加以裝訂，并要像訂本賬一樣加上扉頁(yè)，注明單位名稱(chēng)、所屬時(shí)期、共計頁(yè)數和記賬人員簽單等，并加蓋公章。