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職場(chǎng)英語(yǔ)電話(huà)全攻略
電話(huà)溝通不僅是商務(wù)溝通中的重要環(huán)節，更是外企生存的必備技能�？墒�，電話(huà)溝通中，我們既看不到說(shuō)話(huà)人，又需要立即作出反應，還要使用第二語(yǔ)言，頓時(shí)就讓人緊張起來(lái)了有木有?下面小編為大家帶來(lái)職場(chǎng)英語(yǔ)電話(huà)全攻略，僅供參考，希望能夠幫到大家。
職場(chǎng)英語(yǔ)電話(huà)攻略
1. Start off with some niceties
拿起電話(huà)的時(shí)候應該說(shuō)什么呢?大家都知道，“問(wèn)好+自報家門(mén)”。比如 “Good morning, Parkinson Machine Tools.” 或 “Good morning, Saran Williams speaking. ” 可是做到這一步就夠了嗎?答案是否定的。這個(gè)時(shí)候我們仍需要再加上一句客氣話(huà)(niceties)，即 “How can I help you?”或 “What can I do for you?” 因為通過(guò)語(yǔ)言和聲音，我們傳遞的是自己的職業(yè)素養，展示的是公司的企業(yè)形象。
如果是主動(dòng)打電話(huà)，介紹完自己之后說(shuō)些客氣話(huà)(niceties)也是必要的。比如對方剛剛休假回來(lái)，那么可以問(wèn)一句“How is your holiday?”這樣的寒暄(small talk)，能夠幫助我們build a rapport，拉近與對方的關(guān)系，溝通起來(lái)當然事半功倍了。當然也需要注意及時(shí)地回到主題(get to the point quickly)。
2. Make some positive noise
電話(huà)溝通的一半是傾聽(tīng)。而往往在做傾聽(tīng)者的時(shí)候，最常見(jiàn)的反應是不說(shuō)話(huà)，。這樣對方很可能誤以為電話(huà)另一端沒(méi)有人在傾聽(tīng)。那么如何做一個(gè)積極的傾聽(tīng)者(active listener)呢?最重要的就是要發(fā)出一些“正面的噪音”(positive noise)，讓對方知道你還在線(xiàn)上。比如 “Yes, OK, I’ve got that.” “Alright” “I see.” “Mmm” “Certainly”.
3. Double-check if you don’t hear the name properly
中國人在電話(huà)溝通中其中一個(gè)問(wèn)題在于“they are embarrassed to ask the person to spell the name again if they didn’t really hear properly.”當我們沒(méi)有聽(tīng)到某個(gè)信息或者聽(tīng)不懂的時(shí)候，一般會(huì )難以啟齒讓對方再重復一遍。但是這些信息有時(shí)是必須準確記錄的，甚至影響到工作的順利開(kāi)展。因此，當我們沒(méi)有聽(tīng)清或者沒(méi)有記錄下的時(shí)候，一定要跟對方確認，或者請求對方重復。這樣的表達有 “Can I read that back to you?” “So that’s 4007-021-021, right?” 或者 “Sorry, I didn’t catch that. Could you say it again please?” “The line is very bad. Could you speak up please?”(電話(huà)信號不好，您能說(shuō)大聲一點(diǎn)嗎?)
4. Summarise everything in the end
在電話(huà)進(jìn)行到尾聲的時(shí)候，請不要忘記總結一下談話(huà)的內容。一方面，可以確認雙方的共識;另一方面，這也是提醒對方的一種方式。接下來(lái)，就可以禮貌結束談話(huà)了， 可以感謝對方的時(shí)間，“Right, thanks for your time”;如果時(shí)間緊迫，那么可以說(shuō)“Well I really have to be off now”或者“I don’t want to take any more of your time”.
5. Follow-up with an email
大家應該覺(jué)得掛了電話(huà)也就大功告成了，其實(shí)不然。如果談話(huà)內容相對嚴肅，或者需要雙方的行動(dòng)落實(shí)，那么最好將要點(diǎn)總結成一封郵件發(fā)給對方。這不僅是一種書(shū)面明確，更是職業(yè)身份的體現。
常用商務(wù)英語(yǔ)電話(huà)的應答
情況 (一) 打電話(huà)的人找的是你自己
Is Daisy there? (Daisy 在嗎?) 我就是，絕對要看：15種商務(wù)英語(yǔ)電話(huà)的應答。
This is she. 我就是。 (注: 男的用 "This is he.")
You’re speaking/talking to her.
你正在跟她說(shuō)話(huà)。 (注: 男的用 "You’re speaking/talking to him.")
This is Daisy. 我就是 Daisy。
That’s me. 我就是。
情況 (二) 打電話(huà)的人要找的人不在
May I speak to Mr. Gates? (請問(wèn) Gates 先生在嗎?)
He’s not here right now. 他現在不在這里。
He’s out. 他出去了。
He’s in a meeting right now. 他現在正在開(kāi)會(huì )。
You’ve just missed him. 你剛好錯過(guò)他了。
He’s just stepped out. 他剛好出去了。
情況 (三) 打電話(huà)的人要找的人不在, 問(wèn)對方是否要留言
Can I talk to Mark? (我可以跟 Mark 講話(huà)嗎?)
He’s out on his lunch break right now. Would you like to leave a message?
他出去吃午飯了, 你要留言嗎?
He’s not available right now. Can I take a message?
他不在, 我可以幫你傳話(huà)嗎?
情況 (四) 打電話(huà)的人問(wèn)他要找的人何時(shí)回來(lái)
Do you know when he will be back?
你知道他什么時(shí)候會(huì )回來(lái)嗎?
I’m sorry. I don’t know.
抱歉, 我不知道，商務(wù)英語(yǔ)《絕對要看：15種商務(wù)英語(yǔ)電話(huà)的應答》。
I have no idea. 我不知道。
He should be back in 20 minutes.
他應該二十分鐘內會(huì )回來(lái)。
情況 (五) 打電話(huà)的人問(wèn)他要找的人在哪里
Do you have any idea where he is?
你知道他在哪里嗎?
Sorry. I don’t know. 抱歉, 我不知道。
He’s at work right now. Do you want his phone number?
他現在在上班。你要不要他的電話(huà)號碼?
情況 (六) 打電話(huà)的人要找的人不在, 愿意接受對方的留言
Can I leave a message? 我可以留個(gè)話(huà)?
Yes. Go ahead, please. 可以, 請繼續。
Of course. Hold on for just a second so I can grab a pen and paper.
當然, 稍等一下讓我拿個(gè)紙筆。
Sure, if you can excuse me for just a second. Let me find a piece of paper to write it down.
當然, 如果你可以等我一下下, 讓我找張紙寫(xiě)下來(lái)。
情況 (七) 接受對方留言時(shí)聽(tīng)不清楚, 希望對方重復
When he comes back, can you have him call me at (206) 5551212?
他回來(lái)后, 能不能讓他打 (206) 5551212 這個(gè)號碼給我?
Can you repeat again, please? 能不能請你再重復一次?
(Say) Again, please? 再說(shuō)一次好嗎?
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