檔案管理基本要求

檔案管理基本要求

檔案管理的基本日常管理

一、 檔案資料的整理、分類(lèi)、編號、保管、利用;

一) 、整理 檔案的整理，檔案整理工作，簡(jiǎn)單的說(shuō)就是對零散的或者是需要整理的檔案進(jìn) 行分類(lèi)，排列編目，使之系統化，為了管理需要和日后查找方便，逐步條理化，這就 是檔案的整理工作。 檔案整理工作的步驟：

(1)、區分全宗 對我們來(lái)說(shuō)就是區分是哪個(gè)公司或者是哪個(gè)部門(mén)所歸檔來(lái)的文件等

(2)、全宗內檔案的分類(lèi) 把全部的檔案，按照來(lái)源、時(shí)間、內容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類(lèi)、排列。

(3)初步立卷 立卷就是組卷的意思

(4)卷內文件的整理編目 把卷內文件排列順序確定下來(lái)

(5)類(lèi)內案卷初步排列 同一類(lèi)的案卷的排列。

(6)案卷的加工整理 主要做備考表、填寫(xiě)案卷封面等其他項目

(7)案卷調整與編號 確定每一盒檔案排列順序后，逐卷編上案卷號。

(8)編寫(xiě)案卷目錄 將每一個(gè)案卷的標題、 保管期限、 卷內文件起止時(shí)間和頁(yè)數等逐項登記， 形成為一冊。 以后，編寫(xiě)頁(yè)號，填寫(xiě)卷內目錄。

二) 、檔案的分類(lèi)與編號

1、檔案的分原則;是要以重慶 XX 公司實(shí)業(yè)(集團)有限公司的全部檔案為以象， 結合檔案內容及其形成特征，保持檔的有機聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開(kāi)發(fā)利用。簡(jiǎn)單地 說(shuō)檔案的分類(lèi)就是把全部的檔案，按照來(lái)源、時(shí)間、內容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類(lèi)排 列。

2、檔案的分類(lèi)與設置

2.1 檔案有一級分類(lèi)與二級分類(lèi)，這里主要講一下一級分類(lèi) 檔案的一級分類(lèi)主要分為：黨群工作類(lèi)、行政工作類(lèi)、經(jīng)營(yíng)管一類(lèi)、生產(chǎn)技 術(shù)管理類(lèi)、產(chǎn)品類(lèi)、科學(xué)技術(shù)研究類(lèi)、基本建設類(lèi)、設備儀器類(lèi)、會(huì )計檔案類(lèi)、干部 職工類(lèi)等 10 個(gè)大類(lèi)。 XX 公司集團檔案分類(lèi)表 序號 分類(lèi)名稱(chēng) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 黨群工作類(lèi) 行政工作類(lèi) 經(jīng)營(yíng)管理類(lèi) 生產(chǎn)技術(shù)管理類(lèi) 產(chǎn)品類(lèi) 科學(xué)技術(shù)研究類(lèi) 基本建設類(lèi) 設備儀器類(lèi) 會(huì )計檔案類(lèi) 干部職工檔案類(lèi) 代號 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 我們公司的檔案基本就上面 10 種分類(lèi)，其實(shí)每種分類(lèi)詳細包括那些檔案資料就根據 各部門(mén)所有全部檔案資料進(jìn)行區分。

2.2 分類(lèi)過(guò)程中要按全宗內檔案的實(shí)際狀況和方便管理的現實(shí)需要出發(fā)

2.3 分類(lèi)方法及其分類(lèi)結果應反應全部檔案的客觀(guān)現狀，維護檔案的歷史本來(lái)面貌

2.4 分類(lèi)方法及其分類(lèi)結果應具有邏輯性，以便于管理和實(shí)際操作。

3、檔案的編號 3.1、公司檔案分類(lèi)編號主要采用純編號劃分，即檔案分類(lèi)類(lèi)目代號全部采用阿拉 伯數字，一、二、三級類(lèi)目采用“十進(jìn)位制”編號號，即各大類(lèi)代號分別為 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四級類(lèi)目采用自然順充號。 也就是說(shuō)檔案案卷內的編號全部使用簡(jiǎn)單明了的阿拉伯數字流水號編制，

三) 、檔案的保管與利用 檔案的保管工作

1、檔案保管的基本物質(zhì)條件 檔案庫房的選址或存放檔案地點(diǎn)

2、檔案包裝材料---卷皮

3、檔案的安全檢查包括對庫藏檔案的檢查和對借閱后歸還的檢查。

檔案的利用工作

1、利用工作的意義

(1)檔案利用工作體現檔案工作的根本目的

(2)檔案利用工作是衡量檔案部門(mén)成績(jì)大小的主要標志

(3)檔案利用工作是對檔案與檔案工作最有效的宣傳。

2、如何才能做好利用工作

(1)明確服務(wù)方向，堅定服務(wù)思想

(2)要熟悉自己的檔案資料，了解客觀(guān)需要，

(3)研究利用工作的特點(diǎn)和規律

(4)正確處理利用和保密的關(guān)系

(5)正確處理利用工作與基礎工作的關(guān)系。

前面介紹紙質(zhì)版本檔案資料的管理下面就說(shuō)電子檔案的基本管理的方法 電子檔案 電子檔案即公司各類(lèi)數據材料以光盤(pán)、錄像等各種載體保存的檔案 三方面：載體的物理保護、信息安全維護與電子檔案的利用

一、載體的物理保護

1、嚴格控制溫濕度：保存電子檔案的庫房濕度為 15℃-25 ℃，相對濕度控制在 40%-60%.最佳環(huán)境溫度為 18 ℃,相對濕度為 40%。

2、凈化外部環(huán)境：減少空氣中的灰塵含量及有害氣體，并保護良好 的通風(fēng)性：防止強光照射，特別是紫外線(xiàn)的直接照射，適時(shí)清除所用設備上的積塵。

3、防磁防震：電子文件在保存和使用時(shí)，一定要遠離磁場(chǎng)，磁性載體與磁源之間距 離不得少 于 76 毫米。

4、正確排放與使用，減少機械損傷。 ①載體應直接排放，避免擠壓、折疊或彎曲 ②嚴禁隨意擦拭或清洗盤(pán)片，如有必要可用干凈藥綿蘸高純度酒精擦洗裸露部門(mén) ③不可用筆在軟盤(pán)保護套上直接

5、標記，如需標記可使用標簽貼在封套上 ④不能用手直接觸摸光盤(pán)信息部位、讀寫(xiě)窗口等 ⑤使用過(guò)程中嚴格操作，避免因操作失誤造成載體的信息的破壞。

6、定期進(jìn)行檢測和拷貝

二、信息的安全維護

①采用備份和鏡像技術(shù)，防止文件信息的丟失。

②訪(fǎng)問(wèn)控制

③防治病毒

④安裝補丁程序，用以彌補程序缺陷

(6)電子檔案的利用

三、利用方法：

A.提供物質(zhì)載體的拷貝

B.利用網(wǎng)絡(luò )傳輸電子檔案

C.通過(guò)計算機直接提供利用等。

【檔案管理基本要求】相關(guān)文章：

保密檢查的基本要求07-03

誠信原則的基本要求12-02

事跡演講的基本要求08-27

總結寫(xiě)作的基本要求06-25

述職報告寫(xiě)作的基本要求07-13

畢業(yè)論文的基本要求07-10

產(chǎn)品設計的基本要求07-03

畢業(yè)設計基本要求07-10

包裝設計的基本要求07-14

演講手勢動(dòng)作基本要求03-28