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董事會(huì )辦公室秘書(shū)的主要職責是什么?
董事會(huì )秘書(shū)的職責如下
一是負責股東大會(huì )和董事會(huì )會(huì )議的準備和文件保管，即按照法定程序準備股東大會(huì )和董事會(huì )會(huì )議，準備和提交相關(guān)會(huì )議文件和資料；保管股東名單、董事名單、大股東、董事、監事、高級管理人員、股東大會(huì )、董事會(huì )會(huì )議文件和會(huì )議記錄。
二是負責公司股東資料的管理，如股東名冊等。
三是負責處理信息披露事務(wù)。督促公司制定和實(shí)施信息披露管理制度和重大信息內部報告制度，督促公司及有關(guān)當事人依法履行信息披露義務(wù)，定期向有關(guān)機構報告和臨時(shí)報告；負責與公司信息披露有關(guān)的工作，制定保密措施，鼓勵董事、監事等高級管理人員和相關(guān)知情人員在信息披露前保守秘密，及時(shí)采取內幕信息披露補救措施。
董事會(huì )秘書(shū)的相關(guān)信息
1.具備專(zhuān)業(yè)知識，提供專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。
董事會(huì )秘書(shū)應具備一定的專(zhuān)業(yè)知識，這是董事會(huì )秘書(shū)職業(yè)所必需的。不僅要掌握公司法、證券法、上市規則等相關(guān)法律法規，還要熟悉公司章程、信息披露規則和財務(wù)行政管理知識。只有這樣，我們才能有效地履行董事會(huì )秘書(shū)的職責，為董事會(huì )提供全面的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，確保公司的標準化運作，從而確立董事會(huì )秘書(shū)在公司中的地位和作用。
2.遵守職業(yè)道德，履行職業(yè)職能。
董事會(huì )秘書(shū)應當遵守公司章程，承擔高級管理人員的相關(guān)法律責任，對公司誠實(shí)勤勉，不得利用職權為自己或者他人謀取利益。董事會(huì )秘書(shū)作為專(zhuān)業(yè)人士，遵守職業(yè)道德，保持個(gè)人性格和地位，是履行職業(yè)職能的首要條件。
作為公司的高級管理人員，董事會(huì )秘書(shū)知道許多公司的決策和投資安排，保守公司的秘密，避免通過(guò)異常渠道傳播影響股價(jià)的消息。當得知公司作出或可能違反有關(guān)法律法規的決議時(shí)，應及時(shí)提醒公司相關(guān)人員，并提出解決問(wèn)題的辦法。一方面可以增強公司董事會(huì )對董事會(huì )秘書(shū)的信任，另一方面可以有效防范風(fēng)險。
董事會(huì )秘書(shū)也有權行使以下職責：
協(xié)助董事會(huì )依法行使職權，在董事會(huì )違反法律法規、公司章程、證券交易所有關(guān)規定作出決議時(shí)，及時(shí)提出異議。董事會(huì )堅持作出上述決議的，應當在會(huì )議紀要上記錄情況，并立即向上市公司的所有董事和監事提交會(huì )議紀要。
協(xié)助董事和經(jīng)理在行使職權時(shí)，認真履行國內外法律、法規、公司章程等有關(guān)規定。有義務(wù)及時(shí)提醒公司作出或者可能違反有關(guān)規定的決議，并有權如實(shí)向中國證監會(huì )和其他監管機構報告情況。
3.積累工作經(jīng)驗，提高工作質(zhì)量。
董事會(huì )秘書(shū)在工作實(shí)踐中積累了很多好的經(jīng)驗，有利于董事會(huì )秘書(shū)有效防范風(fēng)險。
注意工作方法，平等對待董事，提供同樣的專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)，與董事保持良好的關(guān)系，提高董事對董事會(huì )秘書(shū)的信任。努力理解和支持董事會(huì )成員，建立良好的工作環(huán)境。
提高工作技能，提前對董事會(huì )議案提出專(zhuān)業(yè)意見(jiàn)。在可能違反有關(guān)法律法規的情況下，應當在會(huì )議前表達意見(jiàn)，協(xié)助董事會(huì )在不違反有關(guān)法律法規的情況下提出解決問(wèn)題的方案。不要等到董事會(huì )提出反對意見(jiàn)，以免在董事會(huì )上引起爭議。如需請專(zhuān)業(yè)會(huì )計師或專(zhuān)業(yè)律師提供意見(jiàn)，應在會(huì )議前安排專(zhuān)業(yè)人員。
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