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企業(yè)行政辦公室工作職責
企業(yè)行政辦公室工作職責1
企業(yè)行政辦公室主任是一個(gè)重要的崗位,負責協(xié)調和管理企業(yè)的行政事務(wù)。作為辦公室主任,您需要具備出色的組織能力、溝通技巧和決策能力,以確保企業(yè)日常運營(yíng)的順利進(jìn)行。以下是企業(yè)行政辦公室主任的主要工作職責:
1. 組織和管理行政事務(wù)
作為辦公室主任,您需要負責組織和管理企業(yè)的行政事務(wù),包括文件管理、會(huì )議安排、辦公用品和設備的采購和管理、員工出差和旅行安排等。您需要確保所有行政事務(wù)都得到妥善處理,以提高企業(yè)的效率和生產(chǎn)力。
2. 協(xié)調內部溝通和合作
辦公室主任需要扮演企業(yè)內外部溝通的橋梁,協(xié)調各部門(mén)之間的合作和溝通。您需要與員工、管理層、客戶(hù)和其他合作伙伴建立良好的關(guān)系,確保信息的準確傳遞和反饋。您還需要與其他部門(mén)協(xié)調工作,以確保企業(yè)運營(yíng)的順暢和高效。
3. 制定行政計劃和預算
辦公室主任需要制定企業(yè)的行政計劃和預算,以確保企業(yè)的資源得到合理利用和分配。您需要評估企業(yè)的需求和資源,制定預算方案,并與管理層和其他相關(guān)部門(mén)協(xié)商和批準。在預算執行過(guò)程中,您需要監督和控制預算的執行情況,確保預算的合理使用和節約。
4. 管理和維護企業(yè)文件和記錄
辦公室主任需要管理和維護企業(yè)的文件和記錄,以確保企業(yè)的歷史和數據得到妥善保存。您需要確保文件和記錄的準確性和完整性,并按照相關(guān)法規和企業(yè)政策進(jìn)行分類(lèi)、歸檔和保管。這包括各種文件、檔案、會(huì )議記錄、財務(wù)記錄等,以確保企業(yè)運營(yíng)的可追溯性和合法性。
5. 應對突發(fā)事件和危機管理
辦公室主任需要具備一定的應急管理和危機管理,以應對可能出現的突發(fā)事件和危機情況。您需要制定應急預案和危機管理計劃,并定期進(jìn)行演練和培訓,以確保員工了解如何應對緊急情況和危機情況。在緊急情況下,您需要迅速采取行動(dòng),協(xié)調各部門(mén)之間的合作和溝通,確保企業(yè)運營(yíng)的穩定和安全。
6. 監督員工表現和提供培訓
作為辦公室主任,您需要監督員工的行政事務(wù)處理能力和表現,以確保企業(yè)行政工作的質(zhì)量和效率。您需要定期評估員工的,提供必要的培訓和支持,以提高員工的`專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和工作效率。同時(shí),您還需要與其他部門(mén)的管理人員合作,提供必要的培訓和支持,以提高整個(gè)企業(yè)的運營(yíng)效率和質(zhì)量。
7. 參與決策和管理層會(huì )議
辦公室主任需要參與企業(yè)的決策和管理層會(huì )議,為管理層提供必要的建議和支持。您需要了解企業(yè)的戰略和發(fā)展方向,為管理層提供相關(guān)的行政事務(wù)建議和支持。在會(huì )議中,您需要積極發(fā)言、表達意見(jiàn)和建議,以確保企業(yè)的決策符合實(shí)際情況和長(cháng)遠發(fā)展。
總之,企業(yè)行政辦公室主任是一個(gè)重要的崗位,需要具備出色的組織能力、溝通技巧、決策能力和責任感。作為辦公室主任,您需要確保企業(yè)日常運營(yíng)的順利進(jìn)行,與其他部門(mén)協(xié)調合作,制定合理的行政計劃和預算,管理和維護企業(yè)文件和記錄,應對突發(fā)事件和危機管理,監督員工表現并提供培訓支持,以及參與決策和管理層會(huì )議。只有這樣,才能為企業(yè)的發(fā)展做出重要貢獻。
企業(yè)行政辦公室工作職責2
一、組織協(xié)調工作
行政辦公室負責企業(yè)的日常運營(yíng)工作,包括組織協(xié)調各部門(mén)之間的協(xié)作,確保企業(yè)運營(yíng)順暢無(wú)阻。辦公室工作人員需要定期召開(kāi)會(huì )議,匯報各部門(mén)的工作進(jìn)展,提出存在的問(wèn)題,并商討解決方案。此外,辦公室還負責安排各類(lèi)會(huì )議、活動(dòng)和旅行,以確保企業(yè)領(lǐng)導層和員工之間的溝通暢通無(wú)阻。
二、文件管理
行政辦公室負責企業(yè)的文件管理工作,包括合同、報告、信函、備忘錄等。辦公室工作人員需要確保文件的準確性和完整性,并進(jìn)行分類(lèi)、歸檔和存儲。同時(shí),他們還需要對文件進(jìn)行備份和加密,以防丟失或損壞。
三、物資管理
行政辦公室負責企業(yè)的物資管理工作,包括采購、庫存、發(fā)放等。他們需要確保企業(yè)日常運營(yíng)所需物資的充足供應,避免出現斷貨現象。此外,他們還需要定期檢查庫存物資,確保其質(zhì)量和使用期限,并及時(shí)進(jìn)行更新和替換。
四、人力資源管理
行政辦公室負責企業(yè)的人力資源管理工作,包括招聘、培訓、、薪酬福利等。他們需要為企業(yè)招聘到合適的員工,并協(xié)助員工完成手續。此外,他們還需要定期對員工進(jìn)行培訓和評估,以確保員工的能力和素質(zhì)能夠滿(mǎn)足企業(yè)的需求。同時(shí),他們還需要制定合理的薪酬福利制度,以提高員工的工作積極性和滿(mǎn)意度。
五、企業(yè)形象管理
行政辦公室負責企業(yè)的形象管理工作,包括企業(yè)標志、VI系統、宣傳資料等的設計和制作。他們需要確保企業(yè)形象的一致性和完整性,并積極參與企業(yè)宣傳活動(dòng),以提高企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。此外,他們還需要負責企業(yè)網(wǎng)站和社交媒體的管理和維護,以確保企業(yè)信息的準確性和及時(shí)性。
六、法律事務(wù)管理
行政辦公室需要負責企業(yè)的法律事務(wù)管理工作,包括合同審查、法律咨詢(xún)、知識產(chǎn)權保護等。他們需要為企業(yè)提供專(zhuān)業(yè)的法律咨詢(xún)和服務(wù),確保企業(yè)的合法權益不受侵害。同時(shí),他們還需要協(xié)助企業(yè)領(lǐng)導層處理各類(lèi)法律糾紛和訴訟案件,以確保企業(yè)的正常運營(yíng)不受影響。
七、環(huán)境、健康與安全管理
行政辦公室需要負責企業(yè)的環(huán)境、健康與安全管理工作,包括制定和實(shí)施安全規章制度、監督檢查等。他們需要確保企業(yè)工作場(chǎng)所的安全和衛生,減少事故和疾病的發(fā)生率。同時(shí),他們還需要積極推動(dòng)環(huán)保工作的`開(kāi)展,鼓勵員工參與環(huán);顒(dòng),共同保護環(huán)境和資源。
八、其他職責
除了以上提到的職責外,行政辦公室還可能承擔其他職責,如協(xié)助領(lǐng)導層制定企業(yè)戰略規劃、管理企業(yè)資產(chǎn)、監督財務(wù)預算等。他們需要具備全面的知識和技能,能夠應對各種復雜的工作任務(wù)。
總之,企業(yè)行政辦公室是企業(yè)日常運營(yíng)的重要支撐部門(mén),承擔著(zhù)組織協(xié)調、文件管理、物資管理、人力資源管理、企業(yè)形象管理、法律事務(wù)管理、環(huán)境健康安全管理等多項職責。他們的工作質(zhì)量和效率直接關(guān)系到企業(yè)的正常運營(yíng)和發(fā)展壯大。因此,企業(yè)應該重視行政辦公室的工作,為其提供必要的支持和資源,以確保企業(yè)取得更好的業(yè)績(jì)和可持續發(fā)展。
企業(yè)行政辦公室工作職責3
1、負責發(fā)揮總經(jīng)理參謀、協(xié)調和綜合管理職能,直接處理尚未分清職能的公司事務(wù);(工作日志)
2、根據總經(jīng)理指示,編排工作活動(dòng)日程表,安排重大活動(dòng)的組織和接待工作;(各類(lèi)方案)
3、負責公司的行政管理,根據工作計劃和目標責任指標,定期組織檢查落實(shí)情況,整理分析后向總經(jīng)理匯報; (工作計劃)
4、及時(shí)處理重要來(lái)往文電信函的審閱、傳遞,督促檢查領(lǐng)導批示、審核和修改以公司名義簽發(fā)的有關(guān)文件,以及公司行政、生產(chǎn)方面重要會(huì )議、重大活動(dòng)的組織籌備工作;
5、負責指導、管理、監督行政工作,改善工作質(zhì)量和服務(wù)態(tài)度,做好公司人員的績(jì)效考核和獎勵懲罰工作; (考核、獎罰)
6、定期組織做好辦公職能檢查,及時(shí)發(fā)現問(wèn)題、解決問(wèn)題,同時(shí)督促做好糾正和預防措施工作;掌握行政系統工作情況和公司行政管理工作的運作情況,適時(shí)向總經(jīng)理匯報;(檢查單)
7、組織公司有關(guān)法律事務(wù)的處理工作,指導、監督檢查公司保密工作的`執行情況;(工作日記)
8、負責協(xié)調公司系統間的合作關(guān)系,先期調解工作中發(fā)生的問(wèn)題;
9、代表公司與外界有關(guān)部門(mén)和機構聯(lián)絡(luò )并保持良好合作關(guān)系;
10、完成總經(jīng)理臨時(shí)交辦的工作。
行政辦公室部門(mén)職責
在總經(jīng)理的領(lǐng)導下,貫徹執行公司規定的各項管理制度,抓好公司的日常行政事務(wù)管理,搞好各部門(mén)之間的協(xié)調,確保公司各項工作的順利進(jìn)行,具體這則如下:
1、建立和完善公司各項規章制度,確保公司規范化管理;
2、負責公司文件的起草、印發(fā)及公司內部法律文書(shū)、證照、印鑒、資料及文檔等管理工作;
3、負責公司人事招聘、員工考勤、考核、獎懲、人事任免、及人事檔案的管理等工作;
4、注重多方溝通與協(xié)調,積極協(xié)助領(lǐng)導搞好部門(mén)之間、上下級之間、員工之間的關(guān)系,保證上情下達和下情上報,切實(shí)當好領(lǐng)導的參謀助手作用;
5、合理計劃,統籌協(xié)調,及時(shí)準備,搞好外來(lái)訪(fǎng)客的接待及公司各類(lèi)會(huì )議的組織工作;
6、增強企業(yè)文化內涵,加強企業(yè)文化宣傳和文化活動(dòng)的組織與實(shí)施,切實(shí)提高公司競爭力;
7、負責對員工進(jìn)行遵守勞動(dòng)紀律教育及監督檢查工作,確保員工愛(ài)崗敬業(yè),勤奮工作;
8、抓好本部門(mén)工作,搞好所屬人員管理,確保行政工作的順利完成;
9、配合有關(guān)部門(mén)做好安全防事故工作,消除各種不安全隱患,杜絕事故的發(fā)生;
10、完成領(lǐng)導交辦的其它工作任務(wù)。
人事主管崗位職責
1、負責全體員工人事檔案的管理、匯總上報工作,人員匯總表;
2、負責公司員工的招聘、上崗及解聘手續的辦理,接待引領(lǐng)新進(jìn)員工;(上崗率、解聘率)
3、負責新進(jìn)員工試用期的跟蹤考核,晉升提薪及轉正合同的簽訂并形成相應檔案資料;
。ǜ櫩己吮、晉升提薪申請表、合同)
4、負責統計匯總,上報員工考勤月報表;
5、負責員工績(jì)效考核資料的定期統計匯總、上報,并對績(jì)效考核的方式方法提出意見(jiàn)和建議;
6、負責員工薪酬發(fā)放的異常處理和薪酬政策的跟蹤調查,提供相應的報表和資料;(異常處理流程,跟蹤調查表)
7、負責員工技能培訓方案,技能測評的督導與跟進(jìn); (培訓計劃)
8、按公司人力資源計劃,負責完成公司人事招聘工作任務(wù),并提出改進(jìn)意見(jiàn);(招聘記錄表) 9、建立健全的員工花名冊,掌握員工人數增減變化情況;(花名冊)
10、負責公司人事文件的呈轉及發(fā)放;(登記表)
11、協(xié)助上級領(lǐng)導處理人事方面的其他工作。
行政文員崗位職責
1、負責公司來(lái)文、來(lái)函、來(lái)電的收發(fā)、登記與管理工作;《登記表》
2、負責文件、資料的打印、復印、登記、發(fā)放、裝訂工作;(登記表)
3、做好各類(lèi)會(huì )議、會(huì )務(wù)的準備及參會(huì )通知與保障工作;(會(huì )議記錄)
4、安接待流程,熱情接待外來(lái)訪(fǎng)客,切實(shí)樹(shù)立企業(yè)良好形象;(接待流程)
5、負責辦公用品、電腦、復印機耗材等物品的請領(lǐng)、保管工作,并進(jìn)行賬務(wù)登記;(出入庫規定、發(fā)放記錄)
6、負責總經(jīng)理辦公室、會(huì )議室的衛生維護工作,始終保持上述辦公場(chǎng)所衛生整潔和干凈。
資料員崗位職責 1、按照檔案保密原則,認真辦理接收、查閱、借閱、傳遞等手續;(登記表)
2、負責鑒別、收集、整理、裝訂人事檔案、健康檔案、培訓檔案、技術(shù)檔案和其他文件檔案資料;(匯總表)
3、負責建立健全的檔案資料明細臺帳;
4、負責公司專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員技術(shù)檔案的整理工作;
5、負責有關(guān)往來(lái)文件資料的管理、收發(fā)和整理工作;
企業(yè)行政辦公室工作職責4
椒光集團辦公室職責主要有以下四個(gè)方面:
一、 行政管理職責:
1. 協(xié)助上級領(lǐng)導擬定和貫徹執行各種相關(guān)方針政策。
2. 建立公司行政辦公管理流程和制度體系。
3. 制定公司各項規章制度,印發(fā)公司各類(lèi)通知、文件。
4. 組織召開(kāi)公司各種工作會(huì )議,并做好會(huì )議記錄。
5. 負責上級領(lǐng)導意志貫徹與監督落實(shí)各項會(huì )議決議。
6. 收發(fā)各類(lèi)文件、信函、報刊。
二、 人事管理及考評:
1. 根據公司發(fā)展需要,負責做好新員工的招聘、實(shí)習、轉正工作;負責勞動(dòng)合同的簽訂,人事檔案的建立和員工的獎懲、辭退工作。
2. 制定公司薪資體系,根據薪資體系合理安排員工待遇。
3. 落實(shí)員工社保及各項福利待遇。
4. 公司員工考勤統計(人事部),工資核算(公司財務(wù)做)。
5. 建立和完善公司人事考評制度,對公司員工進(jìn)行績(jì)效考核,以績(jì)效為依據并根據相關(guān)規章制度對員工進(jìn)行獎懲。
6. 公司員工檔案整理歸類(lèi)及保管工作。
三、 后勤總務(wù):
1. 公司各項日用品及辦公用品采購、發(fā)放,公司福利采購及發(fā)放。
2. 公司食堂物質(zhì)采辦。
3. 公司專(zhuān)家樓公共設施安裝維護及房租、水電收繳工作。
4. 廠(chǎng)房租賃,租金收繳。
5. 公司駕駛員日常派遣管理及合理安排公車(chē)出借。
6. 公車(chē)保養維護、年審。
7. 公司通信、網(wǎng)絡(luò )、監控、辦公設備安裝維護。
四、 對外公關(guān):
1. 擬寫(xiě)各種對外的`文案與匯報材料。
2. 公司各項證書(shū)年檢,如營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證等。
3. 起草各種合同范本,如業(yè)務(wù)合同、商業(yè)合同、勞動(dòng)合同等。。
4. 負責相關(guān)的外聯(lián)和接待工作事務(wù),如政府公關(guān)、業(yè)務(wù)攻關(guān)、來(lái)賓接待等。
企業(yè)行政辦公室工作職責5
一、負責公司的行政管理和日常事務(wù),當好領(lǐng)導的參謀,協(xié)助領(lǐng)導搞好各部門(mén)之間的綜合協(xié)調,加強對各項工作的督促和檢查,建立并完善各項規章制度,促進(jìn)公司各項工作的規范化管理。
二、負責公司的公文、資料、信息和宣傳報道工作,溝通內外聯(lián)系,保證上情下達和下情上報。
三、負責公司來(lái)往文電的處理和文書(shū)檔案的管理工作,負責對會(huì )議、文件決定的事項進(jìn)行催辦、查辦和落實(shí)。
四、加強對外聯(lián)絡(luò ),拓展公關(guān)業(yè)務(wù),促進(jìn)公司與社會(huì )各界的廣泛合作和友好往來(lái),樹(shù)立良好的企業(yè)形象。
五、全公司組織系統及單位工作職責、編制人數的.規劃、研討、修訂。
六、下列各項管理制度的建議、推行與修訂:
1、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、設備管理制度。
2、技術(shù)管理、開(kāi)發(fā)管理制度。
3、物資管理制度。
4、會(huì )計帳務(wù)、成本管理制度。
5、人事、總務(wù)管理制度。
6、其化有關(guān)管理制度。
7、管理有關(guān)異常事項的檢核、報告、追蹤與改善。
8、管理有關(guān)呈核、呈報方案的分析、審核。
9、公司培訓計劃的匯總與推行。
10、人員的招募、甄選、訓練計劃的擬訂。
11、各部間有關(guān)事項的協(xié)調。
12、材料編號、成品編號的設(修)訂。
13、標準成本設立修訂及單元成本分析與推行。
14、經(jīng)營(yíng)資料分析、異常反應及改善方案的提供。
15、預算編制協(xié)助建立及管理。
16、專(zhuān)案性成本及產(chǎn)品利益分析。
17、新產(chǎn)品的成本預估及售價(jià)擬訂。
七、負責公司的印章、營(yíng)業(yè)執照、合同、禮品管理和法律事務(wù)。
八、完成領(lǐng)導交辦的其他工作。
行政的職責:
1、協(xié)助上級領(lǐng)導擬定和貫徹執行和相關(guān)方針政策;
2、建立公司行政辦公室管理流程和制度體系;
3、制定公司各項規章制度,印發(fā)公司各類(lèi)通知、文件;
4、組織召開(kāi)公司各種各種會(huì )議,并做好會(huì )議記錄;
5、負責上級領(lǐng)導意志貫徹與監督落實(shí)各項會(huì )議記錄;
6、收發(fā)各類(lèi)文件、信函、報刊。
人事管理及考評:
1、根據 公司發(fā)展需要,負責做好新員工的招聘、實(shí)習、轉正工作;負責勞動(dòng)合同的簽訂,人事檔案的建立和員工的獎懲、辭退工作;
2、制定公司薪資體系,根據薪資體系合理安排員工待遇;
3、落實(shí)員工社保及各項福利待遇;
4、公司員工考勤統計(人事部),工資核算(公司財務(wù)做);
5、建立和完善公司人事考評制度,對公司員工進(jìn)行績(jì)效考核,以績(jì)效為依據并根據相關(guān)規則制定對員工進(jìn)行獎懲;
6、公司員工檔案整理歸類(lèi)及保管工作。
對外公關(guān):
1、 擬寫(xiě)各種對外的文案與匯報材料;
2、 公司各項證書(shū)年檢,如營(yíng)業(yè)執照、組織機構代碼證等;
3、 起草各種合同范本,如物業(yè)合同、商業(yè)合同、勞動(dòng)合同等;
4、 負責相關(guān)的外聯(lián)和接待工作事務(wù),如政府公關(guān)、業(yè)務(wù)公關(guān)、來(lái)賓接待等。 辦公室禮儀:
1、 辦公室儀表禮儀:辦公室工作人員必須儀表端莊、整潔。
指甲:指甲不能太長(cháng),應經(jīng)常注意修剪,女性職員涂指甲油要盡量用淡
面部:女士職員要化淡妝上崗,男士不能留胡須,胡須要經(jīng)常修剪。 服裝:工作場(chǎng)所的服裝應清潔、方便,不追求修飾。
女性職員要保持服裝淡雅得體,不得過(guò)分華麗。
2、 辦公室舉止禮儀:
站姿:兩腳腳跟著(zhù)地,腳尖離開(kāi)約45度,腰背挺直,胸膛自然,頸脖伸直,頭微向下,使人看清你的面孔。兩臂自然,不聳肩,身體重心在兩腳中間。會(huì )見(jiàn)客戶(hù)或出席儀式站立場(chǎng)合,或在長(cháng)輩、上級面前,不得把手交叉抱在胸前。
坐姿:坐下后,應盡量坐端正,把雙腿平行放好,不得傲慢地把腿向前伸或向后伸,或俯視前方。要移動(dòng)椅子的位置時(shí),應先把椅子放在應放的地方,然后再坐。
公司內與同事相遇應點(diǎn)頭行禮表示致意。
握手時(shí)用普通站姿,并目視對方眼睛。握手時(shí)脊背要挺直,不彎腰低頭,要大方熱情,不卑不亢。伸手時(shí)同性間應先向地位低或年紀輕的,異性間應先向男方伸手。
出入房間的禮貌:進(jìn)入房間,要先輕輕敲門(mén),聽(tīng)到應答再進(jìn)。進(jìn)入后,回手關(guān)門(mén),不能大力、粗暴。進(jìn)入房間后,如對方正在講話(huà),要稍等靜候,不要中途插話(huà),如有急事要打斷說(shuō)話(huà),也要看住機會(huì )。而且要說(shuō):對不起,打斷您們的談話(huà)。
遞交物件時(shí),如遞文件等,要把正面、文字對著(zhù)對方的方向遞上去,如是鋼筆,要把筆尖向自己,使對方容易接著(zhù);至于刀子或剪刀等利器,應把刀尖向著(zhù)自己。
走通道、走廊時(shí)要放輕腳步。無(wú)論在自己的公司,還是對訪(fǎng)問(wèn)的公司,在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說(shuō)話(huà),更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶(hù)要禮讓?zhuān)荒軗屝小?/p>
3、 辦公室環(huán)境禮儀:
不在公共辦公區吸煙、扎堆聊天、大聲喧嘩;節約水電;禁止在辦公家具和公共設施上亂寫(xiě)、亂畫(huà)、亂貼;保持衛生間清潔;在指定區域內停放車(chē)輛。
飲水時(shí),如不是接待來(lái)賓,應使用個(gè)人的水杯,減少一次性水杯的浪費。不得擅自帶外來(lái)人員進(jìn)入辦公區,會(huì )談和接待安排在洽談區域。最后離開(kāi)辦公區的人員應關(guān)電燈、門(mén)窗、及室內總閘。
個(gè)人辦公區要保持辦公桌位清潔,非辦公用品不外露,桌面碼放整齊。當有事離開(kāi)自己的辦公座位時(shí),應將座椅推回辦公桌內。
下班離開(kāi)辦公室前,使用人應該關(guān)閉所用機器的電源,將臺面的物品歸位,鎖好貴重物品和重要文件。
4、辦公室同事相處禮儀:
1、真誠合作
同事之間屬于互幫互助的關(guān)系,俗話(huà)說(shuō)一個(gè)好漢三個(gè)幫,只有真誠合作才能共同進(jìn)步。
2、同甘共苦
同事的困難,通常首先會(huì )選擇親朋幫助,但作為同事,應主動(dòng)問(wèn)訊。對力所能及的事應盡力幫忙,這樣,會(huì )增進(jìn)雙方之間的感情,使關(guān)系更加融洽。
3、公平競爭
同事之間競爭是正常的,有助于同事成長(cháng),但是切記要公平競爭,不能再背后耍心眼,做損人不利己的事情。
4、寬以待人
同事之間經(jīng)常相處,一時(shí)的失誤在所難免。如果出現失誤,應主動(dòng)向對方道歉,征得對方的諒解;對雙方的誤會(huì )應主動(dòng)向對方說(shuō)明,不可小肚雞腸,耿耿于懷。
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