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數據庫在會(huì )計專(zhuān)業(yè)中的作用
會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生要學(xué)習《會(huì )計電算化》這門(mén)必修課，會(huì )計電算化的教學(xué)內容往往側重于會(huì )計軟件的操作，有時(shí)會(huì )涉及到數據庫的相關(guān)知識。那么，《數據庫》這門(mén)課對于會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生來(lái)講如何講授呢?筆者從事《會(huì )計電算化》和《數據庫》的教學(xué)多年了，發(fā)現會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生對《會(huì )計電算化》這門(mén)課的重視程度遠遠大于《數據庫》，在數據庫的學(xué)習中，經(jīng)常有學(xué)生問(wèn)，學(xué)習這門(mén)課有什么用?
的確，會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生對計算機的學(xué)習僅僅局限于計算機的操作上，對計算機的其它知識知之甚少，甚至認為沒(méi)有必要去學(xué)習。我卻不這樣認為，以我講授《Access數據庫》為例，會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生學(xué)習一點(diǎn)數據庫的基本知識和操作，不僅學(xué)習了一門(mén)新學(xué)科，還可以加深對電算化會(huì )計這門(mén)學(xué)科的更深層次的認識，從理論上進(jìn)一步理解會(huì )計軟件規范化操作的含義，同時(shí)還可以拓寬相關(guān)經(jīng)濟學(xué)科的學(xué)習思路。
首先，明確數據庫的含義，從數據庫的角度深入理解電算化會(huì )計信息系統的概念。
會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生沒(méi)有必要學(xué)習復雜的數據庫理論及編程，但是學(xué)會(huì )數據庫的基本概念和操作卻大有益處。Access數據庫是一個(gè)小型數據庫信息處理系統，它是Office的組件之一。它的強大功能主要體現在：數據表操作簡(jiǎn)單、易學(xué)易懂;可以通過(guò)向導創(chuàng )建表、查詢(xún)、窗體及報表;可以有效管理、分析數據等等。讓會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生通過(guò)學(xué)習Access數據庫的基本知識來(lái)了解電算化會(huì )計信息系統是非常實(shí)用的，可以起到事半功倍的效果。
數據庫是按照一定關(guān)系組織起來(lái)的有聯(lián)系的數據集合，在一個(gè)數據庫中，所有的數據相互關(guān)聯(lián)，構成了一個(gè)結構嚴謹、管理嚴密的信息系統。會(huì )計數據通常是指記錄下來(lái)的會(huì )計事實(shí)，是產(chǎn)生會(huì )計信息的源泉。會(huì )計數據數量龐大，分布在企業(yè)不同的業(yè)務(wù)部門(mén)，涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，需要經(jīng)過(guò)會(huì )計部門(mén)的不斷加工、處理才能形成有用的會(huì )計信息，因此，會(huì )計是一個(gè)信息系統，它所服務(wù)的對象是現代企業(yè)組織，它向與企業(yè)利益相關(guān)的各個(gè)方面傳遞以財務(wù)信息為主的經(jīng)濟信息。那么，怎樣把二者結合起來(lái)呢?
會(huì )計數據主要包括會(huì )計憑證數據、會(huì )計賬簿數據和會(huì )計報表數據，從手工會(huì )計核算上來(lái)看，它們之間的聯(lián)系是：首先取得反映經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的原始憑證，然后根據審核無(wú)誤的原始憑證登記反映會(huì )計要素增減變化的記賬憑證，再根據記賬憑證登記賬簿，最后根據賬簿信息編制會(huì )計報表。電算化會(huì )計則強調數據的輸入、處理和輸出這一流程，會(huì )計信息由輸入會(huì )計數據、保存會(huì )計數據和信息、會(huì )計數據的處理和變換以及輸出會(huì )計信息構成，它是一種有序排列的結構。從這點(diǎn)來(lái)看，把數據庫基本知識與會(huì )計信息系統結合起來(lái)，學(xué)習一些簡(jiǎn)單的數據庫操作，可以讓會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生明確學(xué)習數據庫的意義，了解會(huì )計電算化系統的開(kāi)發(fā)原理。
其次，學(xué)習、認識數據表，幫助學(xué)生認識會(huì )計數據所包含的基本內容及存儲方式。
創(chuàng )建了一個(gè)“庫”之后要在里面存放數據并對數據進(jìn)行管理，這就是“數據表”它是數據庫的基礎。數據表是按行和列組織起來(lái)的數據集合，一般具有特定的主題，可以將任何可用的數據放在表中。例如，在會(huì )計核算中首先要根據原始憑證編制記賬憑證，在一張記賬憑證中不僅包含經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間、內容摘要，還包含了經(jīng)濟業(yè)務(wù)引起的會(huì )計要素的增減變化，即會(huì )計科目的內容和數量的變化等等，所有這些數據都可以放在一張數據表中，那么，這些數據如何在數據表中表現出來(lái)呢?
現實(shí)世界中客觀(guān)存在的事物一般都有多個(gè)屬性特征，一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)生在會(huì )計記錄中可以表現為“發(fā)生時(shí)間”、“內容摘要”、“會(huì )計科目”、 “金額”、“附件張數”、“責任人簽名”等屬性。目前廣泛使用的關(guān)系型數據庫由一系列二維表組成，二維表由行和列組成，表中的每一列表示數據的某一個(gè)屬性，在數據表中稱(chēng)為“字段”;表中的每一行表示一個(gè)具體的屬性值，在數據庫表中稱(chēng)為“記錄”。把發(fā)生的經(jīng)濟業(yè)務(wù)記錄在記賬憑證中，主要包括“年月日”(即經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間)、“摘要”、“會(huì )計科目名稱(chēng)”、“借方金額”、“貸方金額”等內容，它們是一張數據表中的幾個(gè)字段，它們從不同方面表明了一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的屬性，在數據表中表現為不同的列;而這項經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生的具體內容則以“行”的形式表現在表中，有多少筆經(jīng)濟業(yè)務(wù)就有多少這樣的“行”，它們被稱(chēng)為數據表中的“記錄”。大量的記賬憑證就是通過(guò)這樣的“表”表現出來(lái)的。如果開(kāi)發(fā)一個(gè)會(huì )計核算信息系統，首先就要設計表現和保存這些數據的“數據表”。如果操作財務(wù)軟件，就要明白輸入的會(huì )計數據保存在哪里了，它們是怎樣被保存的。
再次，通過(guò)數據表的操作，學(xué)習數據的屬性，讓學(xué)生更進(jìn)一步理解會(huì )計數據的內涵，進(jìn)而能規范會(huì )計軟件的操作。
明白了數據表的概念之后，還要學(xué)習一個(gè)重要概念：數據的類(lèi)型。定義數據類(lèi)型的目的是區別不同數據在輸入時(shí)的不同要求，即要遵循的相應規則。例如，在輸入會(huì )計憑證中的摘要信息時(shí)，要明確輸入的是“文本型數據”，就要按照文本型數據的輸入要求進(jìn)行操作;輸入借方、貸方的金額時(shí)，就要按照“數字型數據”的輸入要求輸入數字，而不能輸入文本。
設計了數據的類(lèi)型，還要對不同數據類(lèi)型的數據進(jìn)行屬性的設計。如定義數據的取值范圍，在數據表中就是定義字段的大小。這時(shí)，我們可以拿一張真實(shí)的會(huì )計憑證讓學(xué)生去體會(huì )。在一張會(huì )計憑證中要記錄會(huì )計要素的貨幣指標，但是標準的憑證上金額指標只精確到兩位小數，最大值只能到百萬(wàn)。在這個(gè)實(shí)例操作中，讓學(xué)生計算這個(gè)數據的大小，很多學(xué)生得出9。這個(gè)數據正確嗎?從數學(xué)角度講完全正確，但從計算機角度講卻是錯誤的，為什么?因為在計算機中，小數點(diǎn)也要占用一位，那么在定義這個(gè)數據的字段大小時(shí)，就要設置為10。通過(guò)這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的例子，學(xué)生很快明白了以下問(wèn)題：
1、不同的數據可以通過(guò)定義其類(lèi)型進(jìn)行區分。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生在輸入數據時(shí)不會(huì )輸入非法數據。例如輸入貨幣指標時(shí)不能輸入文本。
2、不同類(lèi)型的數據其屬性是不同的，可以通過(guò)定義其屬性提高數據輸入的準確性。例如，一般情況下輸入會(huì )計憑證時(shí)不允許逆時(shí)，即輸入下一張憑證時(shí)其業(yè)務(wù)時(shí)間不能小于上一張憑證的業(yè)務(wù)時(shí)間，要對這一點(diǎn)進(jìn)行正確性驗證，可以為其定義有效性規則即可。
這些問(wèn)題都可以反映在會(huì )計軟件操作的規范性上，學(xué)生學(xué)習了數據表的相關(guān)操作之后，理解了數據表的設計原理，對會(huì )計軟件的規范化操作要求就有了更深的認識，會(huì )計專(zhuān)業(yè)學(xué)生深厚的會(huì )計知識就很容易融合在數據庫知識中。
最后，學(xué)習了數據庫和數據表之后，要創(chuàng )建數據表之間的關(guān)系，在這個(gè)學(xué)習階段，可以通過(guò)創(chuàng )建會(huì )計科目表與其它表之間的關(guān)系加深對數據庫的認識。
在電算化會(huì )計軟件的操作中，首先要進(jìn)行賬務(wù)系統的初始化，賬務(wù)系統的初始化是指將通用會(huì )計軟件轉化成適合本單位會(huì )計核算需要的專(zhuān)用會(huì )計軟件、將手工會(huì )計業(yè)務(wù)數據移植到計算機中等一系列的準備工作。在此除了要設置具體核算規則和方法外，還要輸入有關(guān)的基礎數據。在數據庫的教學(xué)中可以此為突破口，通過(guò)建立數據表之間的關(guān)系，深入講解數據之間的鉤稽關(guān)系。例如，數據庫中有一個(gè)重要的規則“參照完整性規則”，它屬于數據庫的表間規則系統，用于控制數據的一致性。在A(yíng)ccess中使用這個(gè)規則系統可以確保相關(guān)表中記錄之間的有效性，對于一個(gè)數據庫中的相關(guān)表，如果只對其中的一個(gè)表進(jìn)行插入、更新或刪除操作，就會(huì )影響到數據的完整性。以會(huì )計科目表為例，進(jìn)行會(huì )計核算首先要創(chuàng )建“會(huì )計科目”表，這一張數據表非常重要，任何單位在設計會(huì )計制度時(shí)首先要明確其進(jìn)行會(huì )計核算所需要的會(huì )計科目，這是會(huì )計核算的基礎。在電算化會(huì )計系統中它是一個(gè)數據字典，填制記賬憑證、登記各種賬簿、編制報表都要以此為依據的。因此，在一個(gè)會(huì )計核算系統中，會(huì )計科目表與其它數據有著(zhù)密切的聯(lián)系。
一個(gè)數據庫不能只含有一張表，它由一系列表組成，更為重要的是這些表之間是有關(guān)系的，在數據庫中我們把這些關(guān)系分為三種：一對一關(guān)系、一對多關(guān)系、多對多關(guān)系。在創(chuàng )建會(huì )計科目表的過(guò)程中，要讓學(xué)生找出會(huì )計科目表與反映記賬憑證的數據表、反映各種賬簿的數據表之間的關(guān)系。例如，在會(huì )計科目表中必須創(chuàng )建“會(huì )計科目編碼”字段、“會(huì )計科目名稱(chēng)”，其它可根據需要創(chuàng )建，在此應當明確“會(huì )計科目編碼”的含義，在手工會(huì )計系統，會(huì )計科目編碼的意義不很明顯，但是在電算化會(huì )計系統中會(huì )計科目編碼是數據處理的關(guān)鍵字，它便于檢索、分類(lèi)及匯總，可以提高輸入速度，減少工作量。如果在會(huì )計憑證中輸入了一個(gè)在會(huì )計科目表中不存在的科目編碼，軟件就會(huì )提示這張憑證輸入錯誤，這一點(diǎn)在任何會(huì )計軟件中都如此，那么，這個(gè)驗證是怎么實(shí)現的呢?這就是“參照完整性”規則在起作用，首先在“會(huì )計科目”表與“會(huì )計憑證”表之間通過(guò)“會(huì )計科目編碼”字段創(chuàng )建一個(gè)“一對多”的關(guān)系，然后實(shí)施“參照完整性”規則，“會(huì )計科目編碼”字段在會(huì )計科目表中是主鍵，在會(huì )計憑證表中是外鍵，參照完整性規則要求不能在相關(guān)表的外鍵字段中輸入不存在于主表的主鍵的值，這樣在輸入會(huì )計憑證時(shí)就不會(huì )出現非法數據，保證了數據的有效性。以此類(lèi)推還可以創(chuàng )建其它表之間的關(guān)系，充分體現了會(huì )計數據之間的內在聯(lián)系，保證會(huì )計信息的真實(shí)完整。
通過(guò)以上學(xué)習，學(xué)生運用會(huì )計軟件時(shí)，不僅能規范化操作，還能知道這樣做的原因，從而激發(fā)其對數據庫這門(mén)課的興趣。在《Access數據庫》中還可以利用其本身自帶的示例數據庫“羅斯文商貿”數據庫深入講解，拓寬學(xué)生相關(guān)經(jīng)濟學(xué)科的視野。因此，會(huì )計專(zhuān)業(yè)的學(xué)生學(xué)習一點(diǎn)數據庫知識具有現實(shí)意義。
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