辦公室訪(fǎng)客接待禮儀3篇
辦公室訪(fǎng)客接待禮儀1
文明應答
對方打來(lái)電話(huà)，一般會(huì )自己主動(dòng)介紹。如果沒(méi)有介紹或者你沒(méi)有聽(tīng)清楚，就應該主動(dòng)問(wèn)："請問(wèn)您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?"當對方說(shuō)明要找的人后，應說(shuō)"請稍等"，然后找受話(huà)人。如果受話(huà)人雖在，但有事無(wú)法分身，可禮貌地向對方解釋并提出建議，以免浪費對方時(shí)間，如"王先生現在正忙，您過(guò)5分鐘再來(lái)電話(huà)吧?"如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如"王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?"
認真傾聽(tīng)
在接電話(huà)的過(guò)程中，應避免打斷對方的講話(huà)，可視情況用"嗯"、"是的"、"對"、"知道了"等作答。沒(méi)有聽(tīng)清聽(tīng)懂，致歉后再請求對方重復。對重要的內容應記錄，并請求對方重復確保無(wú)誤。在電話(huà)交談結束時(shí)，應謙恭地問(wèn)一下對方："請問(wèn)您還有什么事情嗎?"當確認對方已經(jīng)講完之后，方可結束通話(huà)。掛電話(huà)時(shí)，切忌沒(méi)有致結束語(yǔ)就掛機或是掛機動(dòng)作突然、用力過(guò)大，使對方產(chǎn)生誤解。
接聽(tīng)細節
從拿起聽(tīng)筒到放聽(tīng)筒，整個(gè)過(guò)程都有禮儀規范，不可疏漏任何一個(gè)環(huán)節。接聽(tīng)電話(huà)時(shí)，應注意嘴和話(huà)筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話(huà)筒，仔細傾聽(tīng)對方的講話(huà)。講話(huà)時(shí)，聲音不宜過(guò)大或過(guò)小，吐詞清晰，保證對方能聽(tīng)明白，絕不能叼著(zhù)香煙、嚼著(zhù)口香糖。要多用"您好"、"請"、"謝謝"、"對不起"、"不客氣"等文明用語(yǔ)，而不能用失禮的"喂"來(lái)稱(chēng)呼對方;當對方要找的人不在時(shí)，接電話(huà)人也不要主動(dòng)打聽(tīng)對方的來(lái)意。
聲音親切
拿起電話(huà)聽(tīng)筒的時(shí)候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現在臉上，它也會(huì )藏在聲音里。你在微笑，電話(huà)就會(huì )傳遞你的微笑;你是快樂(lè )的，電話(huà)也會(huì )傳遞你的快樂(lè )。親切、溫情的聲音，會(huì )讓對方對你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著(zhù)臉，聲音會(huì )變得冷冰冰。即使你看不到和你通話(huà)的人，你也要像他們就在你的'面前一樣對待他們。他們一直在注意著(zhù)你的聲音，包括語(yǔ)調和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話(huà)中。
做好記錄
電話(huà)接聽(tīng)記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領(lǐng)導安排工作、調度工作、上情下達、檢查督促、界定責任的重要依據。辦公室工作人員要養成這樣一種習慣：用左手接聽(tīng)電話(huà)，右手拿好紙筆，隨時(shí)記錄有用信息。如會(huì )議通知就要準確記錄會(huì )議名稱(chēng)、開(kāi)會(huì )時(shí)間、地點(diǎn)、座位號及會(huì )議要求，并及時(shí)將情況報告相關(guān)領(lǐng)導及參會(huì )人員。
辦公室訪(fǎng)客接待禮儀2
辦公室訪(fǎng)客接待禮儀
1.行政文員負責回答訪(fǎng)客的詢(xún)問(wèn)，了解來(lái)訪(fǎng)目的，協(xié)助作好訪(fǎng)客登記，通知相關(guān)部門(mén)人員接待。
2.部門(mén)會(huì )議及訪(fǎng)客接待由部門(mén)相關(guān)人員跟進(jìn)。
3.訪(fǎng)客接待基本技能：既要機敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪(fǎng)客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪(fǎng)客著(zhù)想，仔細傾聽(tīng)這種沒(méi)預約的訪(fǎng)客解釋他的來(lái)意與理由。如果不能安排當時(shí)會(huì )見(jiàn)，就表示遺撼，并為他安排以后會(huì )見(jiàn)。按順序請訪(fǎng)客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達先后為次序。要做好訪(fǎng)客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來(lái)訪(fǎng)目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。
4.訪(fǎng)客接待基本禮儀：
4.1客人來(lái)訪(fǎng)時(shí)，應立刻從椅子上站起來(lái)，并禮貌性招呼一聲“您好”，當對方遞過(guò)名片來(lái)時(shí)，應用雙手接過(guò)來(lái)，并念出對方的姓名和公司名稱(chēng)。
4.2引導訪(fǎng)客到上司辦公室或會(huì )客室時(shí)，在離位前應先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。
4.3在走廊、樓梯陪同訪(fǎng)客行走時(shí)，要配合訪(fǎng)客步調，在訪(fǎng)客右側前一公尺處引導。在轉彎或上樓梯前應先有所指示動(dòng)作，讓訪(fǎng)客明白所往去處。
4.4在到達目的地前，要指明“就在這里”，在打開(kāi)門(mén)之前要先敲門(mén)。如果門(mén)向外開(kāi)，應用手按住門(mén)，讓訪(fǎng)客先行進(jìn)入并指引落座;如果門(mén)向內開(kāi)，應先進(jìn)入，按住門(mén)后再請訪(fǎng)客入內。
4.5進(jìn)入室內后，應請客人坐上位(離入口較遠處)，并說(shuō)“請坐，稍候”。退出會(huì )客室時(shí)，應以正面倒走方式退出，并關(guān)上門(mén)，掛上“訪(fǎng)客中”字樣的牌。
4.6面談時(shí)，應當在適當的時(shí)候端飲料(茶、咖啡、奶茶)，飲料應放在盤(pán)中端出并放在訪(fǎng)客正面的桌面上，并做出請用的'手式。面談時(shí)間過(guò)長(cháng)，應當在適當時(shí)間入內添加茶水;面談結束后，應將訪(fǎng)客的物品交給對方，若發(fā)現訪(fǎng)客離開(kāi)后有遺忘之物，應馬上上報處理。
4.7部門(mén)接待人員在訪(fǎng)客走后，要對會(huì )客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪(fǎng)客到來(lái)久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪(fǎng)客來(lái)臨有一段時(shí)間，應先開(kāi)窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪(fǎng)客的煙蒂，應馬上清除�？傊�，無(wú)論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，部門(mén)接待人員都應以最快捷的速度迎接訪(fǎng)客。
接待預約訪(fǎng)客
看到客戶(hù)后，微笑著(zhù)打招呼。如坐著(zhù)，則應立即起身。
握手和交換名片。
將客戶(hù)引到會(huì )議室。奉茶或咖啡。
會(huì )談。會(huì )談結束。送客。
接待臨時(shí)訪(fǎng)客
確認訪(fǎng)客所在單位、姓名、拜訪(fǎng)對象、拜訪(fǎng)事宜和目的。
如本人無(wú)時(shí)間接待，盡量安排他人接待，不要讓訪(fǎng)客空手而歸。如果暫時(shí)脫不開(kāi)身，則請訪(fǎng)客在指定地點(diǎn)等候，并按約定時(shí)間會(huì )見(jiàn)訪(fǎng)客。
看到訪(fǎng)客后，微笑著(zhù)問(wèn)候，并握手和交換名片。
如果訪(fǎng)客找的是本人，則直接帶訪(fǎng)客到會(huì )議室會(huì )談。
如果訪(fǎng)客找的是其他人，則迅速聯(lián)系受訪(fǎng)對象，告之訪(fǎng)客的所在單位、姓名和來(lái)意。
依受訪(fǎng)者的指示行事：
1、帶到會(huì )客室。奉茶或咖啡。告之受訪(fǎng)對象何時(shí)到。
2、將訪(fǎng)客帶到辦公室，將其引導給受訪(fǎng)對象后告退。
3、告訴訪(fǎng)客，受訪(fǎng)者不在或沒(méi)空接待，請訪(fǎng)客留下名片和資料，代為轉交。約定其他時(shí)間來(lái)訪(fǎng)。表示歉意。禮貌送客。
奉茶或咖啡
準備好杯子、杯墊、托盤(pán)、奶精、糖、抹布等器具。各項器具要潔凈、完好無(wú)缺。
不管份數多少，一律使用托盤(pán)端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時(shí)，可以立即擦拭。
先將托盤(pán)放在桌面上，再端送給客人。若會(huì )客室關(guān)著(zhù)門(mén)，應先敲門(mén)再進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)面帶微笑，點(diǎn)頭示意。
奉茶或咖啡的順序：客人優(yōu)先;職位高者在先。
留意奉茶或咖啡的動(dòng)作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。
雙手拿起托盤(pán)，后退一步，鞠躬或致意說(shuō)一句“打擾了”，然后退出，把門(mén)關(guān)上。
辦公室訪(fǎng)客接待禮儀3
一、及時(shí)接聽(tīng)
如果電話(huà)鈴聲一響起，就應立即放下收頭的事去接聽(tīng)。如果接聽(tīng)不及時(shí)，就會(huì )反映出一個(gè)人散漫的態(tài)度，而且應該親自接聽(tīng)電話(huà)，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。
在接電話(huà)時(shí)，我們提倡"鈴響不過(guò)三"：接聽(tīng)電活以鈴響三聲之內接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來(lái)遲。也不要鈴響過(guò)一次，就拿起聽(tīng)筒。這樣會(huì )讓打電話(huà)的人大吃一驚，如有持殊原因致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話(huà)時(shí)向對方說(shuō)明情況，棱示歉意。
正常情況下，不允許不接聽(tīng)來(lái)電，特別是"應約而來(lái)"的電話(huà)。就像敲門(mén)一樣。如果剛敲第一聲門(mén)你就開(kāi)門(mén)，就會(huì )讓對方嚇一跳，而且還會(huì )認為你清閑得聚精會(huì )神地等著(zhù)別人來(lái)敲門(mén)。如果門(mén)被敲了很多省還沒(méi)有回答，又會(huì )被認為沒(méi)有人在，或者是不想理。
二、確認對方
一般情況下.對方打來(lái)電話(huà)后都會(huì )主動(dòng)介紹自己。如果對方打來(lái)電話(huà)，沒(méi)有主動(dòng)介紹自己或者自己沒(méi)有聽(tīng)清楚，你就應該主動(dòng)問(wèn);"請問(wèn)您是哪位價(jià)我能為您做什么?您找哪位?"但是，人們習慣性的做法是，拿起電話(huà)聽(tīng)筒后便會(huì )向對方盤(pán)問(wèn)："喂：哪位"這讓對方會(huì )感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話(huà)。拿起聽(tīng)筒后應首先自我介紹："您好，我是某某某"
三、非常規電話(huà)的處理
如果接到打錯的電話(huà)，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡(jiǎn)短向對方說(shuō)明情況后掛斷電話(huà)。有時(shí)候接起電話(huà)，問(wèn)候多聲卻聽(tīng)不見(jiàn)對方說(shuō)話(huà)，這時(shí)絕對不可以不外青紅皂白，認為是惡意騷擾電話(huà)而破門(mén)大罵。因為，這種情況極可能由電話(huà)線(xiàn)路問(wèn)題引起。使你聽(tīng)不見(jiàn)對方的聲音，但是對方能聽(tīng)見(jiàn)你聲音。萬(wàn)一對方是你的客戶(hù)或上級，聽(tīng)到你在這端破口大罵，會(huì )造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話(huà)，應簡(jiǎn)短而嚴歷地批評對方。不必長(cháng)篇大淪，更不應該說(shuō)臟話(huà);如果問(wèn)題嚴重，可以考慮報警解決。
四、分清主次
1.接聽(tīng)電話(huà)要專(zhuān)心，與其他人交談，邊聽(tīng)電話(huà)邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。
2.如果在會(huì )晤貴賓或會(huì )議期間接到電話(huà)，可向其歉意地說(shuō)明不能立即通話(huà)的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。
3.接聽(tīng)電話(huà)時(shí)如果有別的電話(huà)打進(jìn)來(lái)，千萬(wàn)不要不理睬，因為很可能是急事�？烧埱笳谕ㄔ�(huà)的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個(gè)電話(huà)，問(wèn)清情況后先訪(fǎng)對方稍候，或晚會(huì )兒再打進(jìn)來(lái)，之后再繼續和前者通話(huà)。
4.不能因為圖清凈隨便撥下電話(huà)線(xiàn)。
五、規范地代接電話(huà)
代別人接電話(huà)時(shí)。要特別住意講話(huà)順序，首先要禮貌地告訴對方來(lái)歷才能問(wèn)對方是何人，所為何事，但不要詢(xún)問(wèn)對方和所找人的關(guān)系。
1.尊重別人隱私。代接電話(huà)時(shí)，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽(tīng)別人通話(huà)、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉達的事情。
2.記憶準確要點(diǎn)：如果對方要找的`人不在，應先詢(xún)問(wèn)對方是否需要代為轉讓。如對方有此意愿，應照辦。最好用筆記下對方要求轉達的具體內容，如對方姓名、單位、電話(huà)、通話(huà)要點(diǎn)等，以免事后忘記，對方講完后，應再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。
3.及時(shí)傳達內容。代接電話(huà)時(shí)，要先弄清對方要找誰(shuí)，如果對方不愿問(wèn)答自已是誰(shuí)，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實(shí)相告，然后再詢(xún)問(wèn)對方"還有什么事情?"這二者不能
顛倒先后次序。之后要在第一時(shí)間把對方想要傳達的內容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉達的內容，托他人轉告。
六、錄音電話(huà)
1.留言制作要規范。留言?xún)热菀话惆ㄟ@么幾項：?jiǎn)?wèn)候語(yǔ)、機主姓名和單位、致歉語(yǔ)、留言的原因、對來(lái)電者的要求以及道別語(yǔ)等。
2.如非很必要，盡量少使用錄音電話(huà)，要及時(shí)處理錄音電話(huà)上打進(jìn)來(lái)的電話(huà)。
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