辦公室接待禮儀規范
一、關(guān)于會(huì )議主席臺座次的安排
1.主席臺必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導同志對號入座，避免上臺之后互相謙讓。
2.主席臺座次排列，領(lǐng)導為單數時(shí)，主要領(lǐng)導居中，2號領(lǐng)導在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導在l號領(lǐng)導右手位置;領(lǐng)導為偶數時(shí)，1、2號領(lǐng)導同時(shí)居中，2號領(lǐng)導依然在1號領(lǐng)導左手位置，3號領(lǐng)導依然在l號領(lǐng)導右手位置。(關(guān)于會(huì )議主席臺領(lǐng)導為偶數時(shí)的座次排列，有兩種截然不同的方法(均指面向觀(guān)眾時(shí))：8 6 4 2 1 3 5 7或7 5 3 1 2 4 6 8。兩種方法沒(méi)有正確不正確之分，只是各個(gè)地區習慣不同。在具體排座次時(shí)可以根據當地的習慣順序排列。)
3.幾個(gè)機關(guān)的領(lǐng)導人同時(shí)上主席臺，通常按機關(guān)排列次序排列�？伸`活掌握，不生搬硬套。如對一些德高望重的老同志，也可適當往前排，而對一些較年輕的領(lǐng)導同志，可適當往后排。另外，對邀請的上級單位或兄弟單位的來(lái)賓，也不一定非得按職務(wù)高低來(lái)排，通常掌握的原則是：上級單位或同級單位的來(lái)賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導的，可安排在主席臺適當位置就座。這樣，既體現出對客人的尊重，又使主客都感到較為得體。
4.對上主席臺的領(lǐng)導同志能否屆時(shí)出席會(huì )議，在開(kāi)會(huì )前務(wù)必逐一落實(shí)。領(lǐng)導同志到會(huì )場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺后所坐方位。如主席臺人數很多，還應準備座位圖。如有臨時(shí)變化，應及時(shí)調整座次、名簽，防止主席臺上出現名簽差錯或領(lǐng)導空缺。還要注意認真填寫(xiě)名簽，謹防錯別字出現。
二、關(guān)于宴席座次的安排
宴請客人，一般主陪在面對房門(mén)的位置，副主陪在主陪的對面，1號客人在主陪的右手，2號客人在主陪的左手，3號客人在副主陪的右手，4號客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應視情而定。
1.中餐桌
2.西餐桌
三、儀式的座次安排
簽字雙方主人在左邊，客人在主人的右邊。雙方其他人數一般對等，按主客左右排列。
四、關(guān)于乘車(chē)的座次安排
小轎車(chē)1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。(如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間)。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。
五、合影座次安排與主席臺安排相同。
注：人員排序與主席臺安排相同
六、會(huì )議座位安排
關(guān)于辦公室的接待
著(zhù)裝儀容規范
不要忽視辦公室著(zhù)裝。如果你看上去干凈利落、衣著(zhù)整潔，自己也會(huì )感覺(jué)良好、自信十足。注意，在穿著(zhù)上不要百無(wú)禁忌，過(guò)于招搖。新進(jìn)單位的人要根據自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過(guò)于追逐時(shí)尚;過(guò)于休閑的服裝，相對保守正規一些的服裝會(huì )給人留下好感。此外，要是你整天“標新立異”，想辦法從外觀(guān)上引起上司或者同事們的“視線(xiàn)”的話(huà)，上司或者同事們反而會(huì )認為你不把心思放在工作上，工作肯定不會(huì )太認真。
來(lái)訪(fǎng)者接待
前臺在崗位上一般是坐著(zhù)的。但遇到有訪(fǎng)客來(lái)時(shí)，應立即起身，面朝向來(lái)訪(fǎng)者點(diǎn)頭、微笑致意：“您好，請問(wèn)您找一位?”、“有預約嗎”。知道找誰(shuí)，并確認是預約之后，請來(lái)訪(fǎng)者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規范的儀態(tài)引領(lǐng)來(lái)訪(fǎng)者入座倒水。如果等了很長(cháng)時(shí)間，訪(fǎng)客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來(lái)訪(fǎng)者并說(shuō)向其說(shuō)明，不要扔在那里不管。
如果來(lái)訪(fǎng)者要找的沒(méi)有出來(lái)接，讓其自己過(guò)去，前臺接待應該用規范的手勢指引如何去，或者帶來(lái)訪(fǎng)者去。如果來(lái)訪(fǎng)者要找的人的辦公室門(mén)即使是開(kāi)著(zhù)的，也要先敲門(mén)，獲得許可后再請來(lái)訪(fǎng)者進(jìn)入，為來(lái)訪(fǎng)者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當然，如果前臺只有一位的話(huà)，直接指引來(lái)訪(fǎng)者就行了。
如果來(lái)訪(fǎng)者知道找誰(shuí)，但沒(méi)有預約，辦公室前臺要打電話(huà)問(wèn)問(wèn)，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導助理/秘書(shū)，×××單位的×××來(lái)訪(fǎng)，不知道是不是方便接待。出于對來(lái)訪(fǎng)者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導親自接，都可以當作是其他人接的電話(huà)，再詢(xún)問(wèn)。這樣在來(lái)訪(fǎng)者聽(tīng)來(lái)，即使電話(huà)那頭沒(méi)有答應接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。
接電話(huà)禮儀
辦公室前臺接起電話(huà)的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調，不得在電話(huà)中和來(lái)電者耍脾氣、使性子甚至說(shuō)粗口。接電話(huà)中，要勤說(shuō)“請問(wèn)”、“對不起”、“請稍等”之類(lèi)的謙詞。
在電話(huà)鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話(huà)。接起電話(huà)首先要說(shuō)“您好，×××(辦公室名稱(chēng)，如果辦公室名稱(chēng)較長(cháng)，應用簡(jiǎn)稱(chēng))”，忌以“喂”開(kāi)頭。如果因故遲接，要向來(lái)電者說(shuō)“對不起，讓您久等了”。對知道分機號碼或者轉向具體人姓名的電話(huà)，可以禮貌地說(shuō)“請稍等”，并馬上轉接過(guò)去。
如果要求轉接領(lǐng)導電話(huà)、對方又知道領(lǐng)導姓名，不知道分機號的話(huà)，就要禮貌地詢(xún)問(wèn)，對方是誰(shuí)、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類(lèi)的電話(huà)，應該用禮貌的借口擋駕，或者轉到相關(guān)部門(mén)處理。
鑒于前臺每天要接很多電話(huà)，為防止嗓子出現意外，要隨時(shí)準備水，以滋潤嗓子，隨時(shí)保持良好的聲音效果。
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