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規范離職程序，減小員工離職潮負面影響
每到年底都是離職的高峰期，而離職管理作為人力資源管理的基礎工作，我們已經(jīng)在日常的工作中建立了規范的操作流程及工作表單，但我們或者用人部門(mén)在面對員工離職時(shí)，還是會(huì )遇到頭痛的問(wèn)題：?jiǎn)T工按照程序領(lǐng)導簽批后離職，還有多項工作未能完整交接，接手的同事也不能盡快熟悉新崗位工作，而導致關(guān)鍵工作遺漏、重要資料找不到或者丟失等一系列問(wèn)題出現。那么，如何做好員工離職工作交接，使工作秩序不受到影響或中斷呢?作為人力資源工作者，最近我翻閱了相應的書(shū)籍，針對我們日常的離職手續辦理工作總結了以下兩個(gè)方面，是我們在員工離職時(shí)需要注意的：
一、資料梳理是重點(diǎn)
每一名員工尤其那些關(guān)鍵崗位上的員工(比如各專(zhuān)業(yè)工程師)，在工作中都會(huì )積累大量與工作有關(guān)的文件資料，這些資料構成了公司的知識與經(jīng)驗體系，一旦丟失，后果不敢想象。因此，資料梳理就成為離職工作交接的重點(diǎn)環(huán)節，具體可以把握三點(diǎn)：
1、資料整理。對于移交人(離職員工)，部門(mén)負責人或人力資源經(jīng)理在與其進(jìn)行離職面談時(shí)，就要明確資料交接包括的內容及重點(diǎn)，并指導員工在辦理離職審批的同時(shí)，做好對其工作的梳理、交接資料的整理，以及《員工離職審批表》和《工作移交清單》的填寫(xiě)。
2、交接存檔。移交人(離職員工)資料整理完畢后，填寫(xiě)好《工作移交清單》，一并交接給部門(mén)經(jīng)理，由部門(mén)經(jīng)理負責對移交資料的全面性和準確性進(jìn)行審核并在監交人處簽字。
3、轉交備份。部門(mén)經(jīng)理將通過(guò)審核的電子或紙質(zhì)資料，轉交接收人(新接手該崗位的員工)存檔與備份，并應要求接收人盡快學(xué)習與熟悉相關(guān)資料。需要說(shuō)明的是，根據員工崗位和接收人對要接替工作的熟悉程度，接收人也可以直接與移交人進(jìn)行交接，這樣可以節省時(shí)間，同時(shí)也能夠一起熟悉一下工作內容，但是部門(mén)經(jīng)理必須一同參與交接，并且要對交接的內容做好審核，避免出現重大疏漏。
二、實(shí)操指導上手快
經(jīng)過(guò)“資料梳理”這一環(huán)節，基本上接收人在知識與概念層面沒(méi)有問(wèn)題，但知道并不等同于行動(dòng)，也不等同于會(huì )操作，接收人在實(shí)踐與操作上仍會(huì )感覺(jué)有一定的難度。為了保證交接崗位的工作不受影響，在離職交接過(guò)程中，我們還須設置一個(gè)實(shí)操指導的環(huán)節，實(shí)操內容應該是本崗位的重要工作。以我們部門(mén)做薪酬福利崗位為例，重點(diǎn)工作主要包括：(1)月度薪酬、福利核算與計發(fā);(2)月度社保與住房公積金業(yè)務(wù)辦理;(3)半年獎和年終獎核算與計發(fā)等。這幾項工作是本崗位人員必須熟練操作的內容。用人部門(mén)對崗位的核心工作梳理完畢后，移交人就可以指導接收人至少一遍以上對核心業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)際操作，通過(guò)實(shí)際操作及時(shí)發(fā)現問(wèn)題并處理，確保接收人能夠符合新崗位的實(shí)際操作要求。
做好以上兩點(diǎn)，可以減少因為員工的離職帶給公司的影響，不至于因員工離職而不能很好開(kāi)展工作的情況出現。
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