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把握與離職者面談的技巧
離職是一個(gè)敏感的話(huà)題。員工離職是員工關(guān)系管理的脆弱階段，管理工作細致到位，可以提升人力資源管理水平，使員工順利離職，否則，極有可能使離職員工心懷不滿(mǎn)，激化工作期間的矛盾，甚至引起勞資糾紛。離職管理同時(shí)影響著(zhù)在職員工的情緒和心理。在員工離職管理諸多環(huán)節中，面談的作用不可低估。那么，離職面談怎樣談才合適?應該注意哪些問(wèn)題，講究哪些方法技巧?本期，我們請來(lái)致遠太行企業(yè)管理咨詢(xún)(北京)有限公司經(jīng)理韓子天，就上述問(wèn)題結合上期候診室案例與大家共同探討。
專(zhuān)家診斷
與離職者面談應單個(gè)進(jìn)行
離職的方式有很多種，勞動(dòng)關(guān)系終止、協(xié)商解除勞動(dòng)關(guān)系、用人單位解除勞動(dòng)關(guān)系和員工單方解除勞動(dòng)關(guān)系，每一類(lèi)中又分很多種情況，因此要進(jìn)行恰當的離職面談就要與其離職的方式相對應。人力資源管理人員是老板在人員管理上的左膀右臂，不僅要盡力將老板的意愿加以有效執行，也要利用其專(zhuān)業(yè)知識和實(shí)踐經(jīng)驗向老板提出更為建設性的建議。因此，藍女士在決定面談與否以及如何進(jìn)行面談之前首先要弄明白這些員工離職的原因和方式是什么。
有很多人力資源管理人員認為，被企業(yè)辭退的員工，離職面談僅僅就是向員工傳達“可以走人了”之意，但殊不知，即使解聘的原因合理合法，也會(huì )對一個(gè)即將失去“飯碗”的人在心理上造成很大影響，離職者多半會(huì )對公司產(chǎn)生不滿(mǎn)情緒，離開(kāi)后很可能會(huì )有詆毀公司以及其他沖擊行為的發(fā)生。因此，對由企業(yè)解除合同的員工進(jìn)行離職面談可以化解離職員工與企業(yè)及企業(yè)管理者之間的矛盾，人力資源管理人員可以根據員工的不同情況，有的放矢，盡可能地化解、減少矛盾。
藍女士首先需要做的就是，在接到相關(guān)信息后，與擬定解聘的員工所屬部門(mén)的主管溝通和確認相關(guān)信息，比如：部門(mén)經(jīng)理對于員工離職的態(tài)度，是否確有必要解聘該員工;員工當前從事工作的進(jìn)展情況，如果要解聘，人員在什么時(shí)候交接工作比較合適;人力資源部門(mén)如何配合部門(mén)經(jīng)理掌握離職進(jìn)程的安排等等。在取得員工所在業(yè)務(wù)部門(mén)與老板在目標上的一致后即可啟動(dòng)面談的程序。否則，即可利用多方面調查的信息，向老板提出建議。
如果要進(jìn)行離職面談，由于每個(gè)被解聘的員工具體情況不同，因此面談也不能一同進(jìn)行，而是要分別開(kāi)展。這同刑事訴訟程序中的訊問(wèn)的道理相似。試想，如果一群人聚在一起接受被解除勞動(dòng)合同這樣的決定，要么企業(yè)要多給錢(qián)，要么員工抱團反抗，百害而無(wú)一利。因此，藍女士一定要一個(gè)一個(gè)地單獨面談。
專(zhuān)家處方
離職面談是一種管理者與員工直接溝通的有效方式，可以融洽企業(yè)與離職員工之間的關(guān)系。通過(guò)離職面談可能會(huì )起到挽留核心員工的作用，而對于企業(yè)不想留用的員工，也可以通過(guò)離職面談降低雙方的敵對意識，體現出企業(yè)對員工的尊重與關(guān)懷。
處方1：
與離職者面談的兩個(gè)階段
一、準備階段
面談準備的過(guò)程中應該先對員工的個(gè)人信息和工作檔案做一個(gè)初步的整理，即需要首先掌握被解聘員工所在部門(mén)經(jīng)理的態(tài)度和要求、工作進(jìn)展情況、業(yè)績(jì)考核情況、勞動(dòng)合同狀況，以及有無(wú)附屬協(xié)議，如培訓協(xié)議、保密協(xié)議、競業(yè)禁止協(xié)議等，還有財務(wù)借款情況、辦公用品及設備、車(chē)輛領(lǐng)用情況、業(yè)務(wù)往來(lái)中的財物情況等等。這些信息一方面可以為解聘提供更為合法、合理的原因，另一方面也可以杜絕因解聘產(chǎn)生財物丟失、商業(yè)秘密泄漏企業(yè)卻無(wú)計可施的不良后果。
另外，也要注意面談的時(shí)間和空間的選擇。例如，可以選擇在能夠讓人精神放松的伴有舒緩音樂(lè )的空間明亮的咖啡廳，而不是每天都令人緊張壓抑的辦公室。這樣不僅可以預防沖擊行為產(chǎn)生，也不會(huì )對其他在職員工造成影響。時(shí)間以20分鐘至40分鐘之間較為恰當。
二、進(jìn)行階段
首先，前面提過(guò)，由于每個(gè)被解聘的員工個(gè)體不同、工作時(shí)間不同、崗位不同、解聘原因不同、解聘條件不同、心理承受能力不同……這諸多不同必然決定了即使進(jìn)行面談也不能一同進(jìn)行，而是要分別開(kāi)展。
其次，技巧問(wèn)題。辭退面談中，公司在信息掌握方面占有主動(dòng)地位，員工處于相對被動(dòng)地位，想要就離職方案達成一致意見(jiàn)，辭退面談需要的技巧性就更強一些。員工關(guān)注的內容無(wú)非就是兩個(gè)：辭退的理由和辭退的補償。因此，在面談中要讓員工清楚明白地了解企業(yè)對這兩點(diǎn)的安排是什么，不能含糊、閃爍。如果員工心生怨情的，也應讓員工有辯解和傾訴的機會(huì )，引導員工化解心中的不悅。當然，為了緩和氣氛，人力資源管理人員也可以在面談前先行營(yíng)造輕松的氣氛，如：給員工倒水、詢(xún)問(wèn)家庭狀況等等，以善意的動(dòng)作卸去對方的防備，設法將自己的立場(chǎng)與被面談?wù)哒驹谕魂嚲�(xiàn)，多聽(tīng)少說(shuō)，適時(shí)地提供分析建議和意見(jiàn)。但也應注意不要把個(gè)人感情帶入面談中，更不要輕下承諾。
最后，面談結束，HR也應對面談結果進(jìn)行梳理，對日后的工作總結經(jīng)驗，提出改善計劃。
處方2：
應對員工辭職的離職面談
員工跳槽帶來(lái)的成本非常巨大，所以企業(yè)對于員工離職都會(huì )感到惱火。有的管理者認為離職就是忘恩負義，就是背叛，員工離職時(shí)常常都是以雙方不快而收場(chǎng)。但是，這又與“以人為本”的人文管理主義相左。因此，這個(gè)時(shí)候就需要將離職面談拿上日程，并作為人力資源管理人員的一項重要職責。
對跳槽員工進(jìn)行面談的主要目的是為了了解員工辭職的原因和想法，究竟是為了個(gè)人發(fā)展、學(xué)習及家庭原因，還是對企業(yè)的管理模式、管理層的工作風(fēng)格、團隊的氛圍、績(jì)效的評價(jià)狀況、當前職位工作內容等不滿(mǎn)?但無(wú)論如何，通過(guò)離職面談既可以撫慰、挽留價(jià)值員工，又能夠在交流中提醒跳槽員工違約責任、保密責任、知識產(chǎn)權等，用以防范員工對公司利益的損害，甚至可以從側面了解企業(yè)上到高層，下到具體的業(yè)務(wù)部門(mén)的管理情況。因此，在對跳槽員工進(jìn)行面談時(shí)，除了也要設置較為輕松的面談環(huán)境以外，更應將重心放在對員工的人文關(guān)懷，讓員工說(shuō)出平時(shí)不敢說(shuō)的真心話(huà)，以及了解員工日后的職業(yè)發(fā)展計劃等方面。例如，讓員工填寫(xiě)離職原因、離開(kāi)公司后的打算、對公司管理的建議和看法、價(jià)值追求，以及傳達企業(yè)對員工的評價(jià)和職業(yè)發(fā)展規劃建議，如果還能向員工表示出可以“好馬也吃回頭草”的意向則更能將人文關(guān)懷的舉措進(jìn)行得更加徹底。
處方3：
應對合同到期終止職工的離職面談
按照法律規定，合同到期即可終止，可以由企業(yè)方提出，也可以由員工自由決定，因此，也就意味著(zhù)對合同到期終止的員工進(jìn)行的離職面談會(huì )出現類(lèi)似于辭退員工的面談和對辭職員工面談兩種方式。人力資源管理人員既需要向員工傳達不再聘用、終止勞動(dòng)關(guān)系的企業(yè)決定，又需要在面談中安撫員工情緒，緩和雙方劍拔弩張的氣氛。既需要了解員工不再續簽合同的原因和目的，又要根據企業(yè)的態(tài)度決定是挽留員工，還是采取平衡雙方利益的措施，預防員工的離職給企業(yè)造成商業(yè)秘密泄露、知識產(chǎn)權爭議的發(fā)生等等。
因此，在對合同到期終止員工進(jìn)行面談時(shí)，可以根據提出終止意向主體的不同，選擇采取應對辭退員工面談的方式或者員工主動(dòng)辭職情況下進(jìn)行的面談方式。惟一不同的是，合同到期終止是不存在培訓費、服務(wù)期等違約責任的，因此，在面談中人力資源管理人員要注意并不能將這些情況作為約束、挽留不再續簽合同員工的條件。
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