合同信息化現代企業(yè)管理論文論文

合同信息化現代企業(yè)管理論文論文

　　〔摘要〕以國內某設計公司為例，詳細介紹了該公司在合同管理中的信息化手段，重點(diǎn)闡述對合同評審、合同查詢(xún)、合同執行等過(guò)程監督和控制的規范性、有效性，以及合同信息化管理制度建立、專(zhuān)業(yè)隊伍培養的必要性。

　　〔關(guān)鍵詞〕合同管理;信息化;企業(yè)管理

　　在現代企業(yè)經(jīng)營(yíng)生產(chǎn)管理活動(dòng)中，每個(gè)環(huán)節都與合同息息相關(guān)。合同管理模式的規范化、標準化和精細化，是企業(yè)經(jīng)濟效益和風(fēng)險管控的保障。如今，隨著(zhù)IT技術(shù)的發(fā)展，對合同管理提出了較高的要求，信息化的管控手段是提高現代企業(yè)管理水平的有效保障。本文以國內某知名設計公司為例，分別從合同評審、合同查詢(xún)、合同執行過(guò)程監督及合同管理隊伍等方面來(lái)闡述其合同信息化管理模式。

　　1合同評審

　　項目合同擬草后，需要企業(yè)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行評審。早期，是由經(jīng)辦人將合同草稿復印多份，逐一分發(fā)給評審人。這種傳統的合同管理方式需要專(zhuān)人跟蹤,且受各種不確定因素的影響，導致評審周期長(cháng)、及時(shí)性差、管理成本增加。目前，該公司建立了企業(yè)信息化管理系統，合同管理模塊是該系統的核心之一，這充分體現了該公司對合同管理的重視。在該系統中，合同評審流程如下：申請人發(fā)起評審→公司相關(guān)部門(mén)（專(zhuān)家）評審→匯總評審意見(jiàn)→修改合同草稿→確定合同最終版→準備合同簽訂。整個(gè)合同評審過(guò)程實(shí)行在線(xiàn)操作，各評審部門(mén)（專(zhuān)家）在線(xiàn)上接到評審通知，并且評審意見(jiàn)全部出現在申請人的流程界面上。這種新的合同評審模式節省信息傳遞周期，降低了人工成本。同時(shí)，通過(guò)線(xiàn)上評審加強了各部門(mén)對合同的了解和重視，使合同評審更加全面，增加了評審透明度，提高合同評審效率。

　　2合同查詢(xún)

　　企業(yè)在運營(yíng)過(guò)程中，需要隨時(shí)查詢(xún)合同信息。查詢(xún)紙質(zhì)版合同需要到文件歸檔部門(mén)，依靠人工翻閱查找，費時(shí)費力，且一份合同原件每次僅能供某一個(gè)借閱部門(mén)（人）使用，合同使用效率低。借閱后，合同若未被及時(shí)歸還，還易損壞、丟失，不利保管。查閱合同人員的權限無(wú)法設置，合同安全性差。企業(yè)信息化管理系統為每份合同分配了具有統一格式的編碼，每個(gè)合同號就是該合同在系統中的“身份證”，是合同查詢(xún)的唯一識別碼。錄入系統時(shí)，相關(guān)管理人員根據合同號登錄系統，將合同關(guān)鍵要素錄入合同模塊，并將紙版合同掃描上傳。擁有合同查詢(xún)權限的員工不管何時(shí)何地，只要在符合條件的網(wǎng)絡(luò )環(huán)境里，登錄信息化管理系統，輸入合同的系統編號，該合同的主要數據便會(huì )立刻呈現在查詢(xún)者的界面，而且信息準確、無(wú)誤。若想查看完整的合同內容，可進(jìn)行下一步操作，進(jìn)入查看合同掃描件環(huán)節。這種在統一平臺“秒查”的方式，實(shí)現了移動(dòng)辦公，海量信息共享，數據統計便捷，體現了高效的合同管理模式。

　　3合同執行過(guò)程監管

　　合同從談判、評審、簽訂，到執行、索賠、關(guān)閉等涉及眾多部門(mén)，合同進(jìn)度控制、成本控制、質(zhì)量控制等整個(gè)過(guò)程中出現的各種不確定因素，會(huì )給合同執行帶來(lái)眾多風(fēng)險。如果僅靠人工溝通，這必將導致信息不對稱(chēng)、問(wèn)題處理滯后等結果，給合同雙方帶來(lái)困擾。因此，這種陳舊的合同管理方法已不適應現代化企業(yè)的發(fā)展需求。在合同執行過(guò)程中，經(jīng)常有合同金額變更情況（尤其是EPC項目），結算值與原合同金額不一致。這種變更在傳統管理模式中，一般只有項目經(jīng)理了解，公司各職能部門(mén)因種種原因，不能及時(shí)知曉。這就造成生產(chǎn)一線(xiàn)人員掌握的信息和數據與管理部門(mén)不一致，對數據的采集、應用和分析、比對都有很大的誤導，對各類(lèi)統計報表數據的真實(shí)性、完整性和有效性也有很大影響，甚至會(huì )影響管理層的判斷。如果1份合同在多個(gè)部門(mén)存在不同的合同金額，這說(shuō)明在業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中有偏差，在管理制度上有漏洞，勢必會(huì )影響企業(yè)的競爭力。為了解決這類(lèi)問(wèn)題，合同信息化管控優(yōu)勢需體現在精細化管理中：1)項目經(jīng)理在信息化系統中發(fā)起“合同變更審批流程”，說(shuō)明合同金額變更原因，上傳變更依據，流程審批辦結后，相關(guān)崗位人員在信息化系統中更改合同金額。同時(shí)，系統會(huì )第一時(shí)間推送變更合同金額的通知至項目經(jīng)理部成員和公司各相關(guān)職能部門(mén)，避免了各部門(mén)在合同執行過(guò)程因信息傳遞不及時(shí)或傳遞環(huán)節過(guò)多等而造成的誤導、誤判，保證了合同金額數據的唯一性、準確性。2)通過(guò)對系統中不同數據的積累、監管，以及對各類(lèi)指標的分析、判斷，可以用制度和流程等手段規范合同執行過(guò)程出現的偏差，真正實(shí)現動(dòng)態(tài)、精細化管理。這也是合同信息化管理帶來(lái)的便捷和高效。

　　4建立、健全合同信息化管理制度

　　信息化系統是一個(gè)平臺、一種工具，其使用效果如何，關(guān)鍵在于基礎數據做的怎么樣、各種管理是否到位，其核心是否有一套行之有效、完善的管理制度[1]。合同管理信息化是一項系統工程，周期長(cháng)，其涉及多方面、多部門(mén)，數據龐大。從調研、方案研討、實(shí)施、上線(xiàn)測試和上線(xiàn)后相關(guān)數據的維護等工作需要不同部門(mén)、各種崗位人員的協(xié)調和配合。在此過(guò)程中，不同模塊存在許多未知因素，不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單某個(gè)部門(mén)或一個(gè)專(zhuān)業(yè)能輕松搞定的。因此，要推動(dòng)企業(yè)信息化建設，并使之成為高效管控手段，從認識上要有一個(gè)新高度，特別是需要企業(yè)高層的重視，對其大力扶持，協(xié)調和推動(dòng)職能部門(mén)的積極參與，出臺配套的管理制度，為合同信息化管理的落地保駕護航。這樣才能讓合同信息化管理平臺發(fā)揮應有的作用，達到提高和完善企業(yè)現代化管理水平的目的。

　　5打造高素質(zhì)的合同管理隊伍

　　建立優(yōu)質(zhì)的合同管理團隊是合同信息化管理實(shí)施的關(guān)鍵所在。要加強管理人員的信息化意識、熟知管理制度，并且熟練掌握電子信息化系統的操作[2]。在信息化管理前，企業(yè)中的合同管理人員不懂信息化相關(guān)知識，IT工程師對合同管理工作不是很了解，兩個(gè)部門(mén)在業(yè)務(wù)領(lǐng)域沒(méi)有太多交集。如果企業(yè)建立了信息化管理平臺，這樣的工作狀態(tài)會(huì )大大改變：在信息化推進(jìn)初期，合同管理部門(mén)（人員）和信息化建立部門(mén)（人員）有著(zhù)長(cháng)期的溝通和交流，IT工程師通過(guò)了解合同管理線(xiàn)下工作模式、流程、數據來(lái)源等，梳理多重邏輯關(guān)系后，運用不同技術(shù)手段將代碼寫(xiě)至信息化平臺；合同管理人員在提出IT需求過(guò)程中也逐漸了解自己的工作在合同管理模塊中的職責、角色、權限、工作流程等，并能熟練掌握各種操作。經(jīng)歷一段時(shí)間的磨合，參與人員對不同范圍的工作從了解到深入，再通過(guò)后期的各類(lèi)培訓學(xué)習，使各自的合同管理水平及職業(yè)綜合素質(zhì)都有了大幅提高。因此，在信息化過(guò)程中，人是最重要的決定因素。沒(méi)有一支良好素養的員工隊伍，合同管理信息化系統建設是難以達到預期目標的。

　　6結束語(yǔ)

　　當今社會(huì )是一個(gè)知識時(shí)代，越來(lái)越多的企業(yè)為了跟上社會(huì )發(fā)展的進(jìn)程，保障企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競爭力，引進(jìn)了“信息化+管理”模式。在新時(shí)代的合同管理中運用創(chuàng )新理念，依據信息化平臺，提高合同管理的規范性和有效性。雖然合同信息化管理是一個(gè)漫長(cháng)的積累過(guò)程，但這些管理變革，給傳統企業(yè)帶來(lái)新活力，也是現代化企業(yè)實(shí)現高端產(chǎn)業(yè)鏈創(chuàng )新、飛躍發(fā)展的必然趨勢。

　　參考文獻

　　[1]陳志.集團企業(yè)合同風(fēng)險管控信息化初探[J].法制與社會(huì ),2013,5(上)：209－211.

　　[2]孫維娜.淺談合同的電子信息化管理[J].當代化工研究,2017(3)：161－162.

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