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關(guān)于醫療設備檔案信息化管理論文
摘要：建立醫療設備檔案非常重要，因為完善的檔案資料不僅可以提高醫院的維修效率，有效減少醫院的維修成本，還可以為醫療糾紛提供依據。而設備檔案只有實(shí)現了信息化管理才能提供全面準確的資料，才能有效地避免資料丟失的現象。文章分析了如何才能實(shí)現檔案的信息化管理，以此促進(jìn)醫院的進(jìn)一步發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫療設備；檔案信息化；信息化管理；新技術(shù)；檔案資料
1概述
當前各大醫院引進(jìn)的先進(jìn)醫療設備越來(lái)越多，并且設備更新非�？�，設備檔案資料也隨之增多。為了能夠對設備檔案進(jìn)行有效的管理，進(jìn)一步提高設備的利用率，需要利用計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)創(chuàng )建一個(gè)信息管理平臺，實(shí)現醫療設備檔案管理的智能化，為醫院提供完整的設備檔案資料，從而輔助醫院的領(lǐng)導人員能夠根據檔案資料做出正確的決策。
2醫療設備檔案的作用
醫療設備檔案不僅詳細記錄了前期設備采購以及驗收兩方面的相關(guān)資料，還詳細記錄了后期設備使用、維修以及報廢等各個(gè)方面的相關(guān)資料，具有重要的作用。首先，檔案全面記錄了醫院所有設備后期保養維修等相關(guān)資料，根據這些資料就可以發(fā)現使用過(guò)程中發(fā)生的故障，對故障的內容以及次數進(jìn)行統計分析，從而預測設備有可能發(fā)生的故障，做出相應的預防機制，這樣不僅可以在很大程度上降低維修費用，而且還可以為遠程維修奠定基礎；其次，從檔案中可以查看各個(gè)型號設備的利用率，了解具體的使用狀況，根據這些資料醫院相關(guān)領(lǐng)導就可以做出正確的采購決策，就不會(huì )出現重復采購或者出現采購劣質(zhì)設備的情況，有效避免一系列的采購風(fēng)險；最后，檔案資料提供了準確客觀(guān)的計量檢測報告等數據，在發(fā)生醫療糾紛的時(shí)候，可以作為參考依據。
3醫療設備檔案信息自動(dòng)化管理系統的必要性
以往在對醫療設備檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，醫院通常都是采用臺賬化的管理方法，然后把檔案分門(mén)別類(lèi)放在檔案柜中，這種傳統的方式存在許多的問(wèn)題，首先，檔案文件數量非常多，很不方便保存，而且長(cháng)時(shí)間保存以后容易丟失或者損壞，這樣就會(huì )給醫院造成較大的損失；其次，查閱者在查找資料時(shí)，查找很不方便，浪費時(shí)間和精力；最后，檔案的管理設備不具有維修以及維護等功能，不能顯示設備的使用情況。檔案自動(dòng)化管理系統可以改變醫院傳統的管理模式，實(shí)現檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，使檔案管理實(shí)現網(wǎng)絡(luò )化。檔案信息自動(dòng)化管理具有很大優(yōu)勢：首先，檔案信息不受外因素的影響而丟失，這主要是因為電子檔案是可以備份的，這樣一旦有了自然災害，檔案資料就不會(huì )遺失；其次，查閱資料非常方便快捷，也可以提高管理人員的工作效率；再次，在構建一個(gè)系統的網(wǎng)絡(luò )化平臺以后，醫院的所有醫師和設備工程師就可以快速獲得設備的使用情況，各個(gè)科室在調用醫療設備的時(shí)候就更加的方便，這樣一方面可以提高醫院醫療設備的利用率，另一方面也可以提高醫院的治療質(zhì)量，使患者能夠得到及時(shí)的醫治，最終實(shí)現醫療設備的高利用率以及合理調度；最后，醫院的相關(guān)領(lǐng)導可以全面掌握各種型號醫療設備的運行數據，這樣就可以把所有數據進(jìn)行對比，從而利用計算機系統對這些數據進(jìn)行統計分析，準確客觀(guān)地反映出醫療設備的使用效益。
4檔案信息自動(dòng)化管理系統的實(shí)現
檔案信息自動(dòng)化管理系統主要是在建檔的時(shí)候，把所有的文檔資料等信息全部采集到該系統中，從而快速補充檔案的相關(guān)資料，對檔案信息進(jìn)行登記、檢索以及匯編等工作，這一過(guò)程為后期檔案資料的查閱等工作的實(shí)現打下了基礎。該管理系統的實(shí)現首先需要構建一個(gè)管理平臺，平臺所需的文檔資料不僅包括靜態(tài)檔案，而且還包括動(dòng)態(tài)檔案，然后通過(guò)這個(gè)管理平臺實(shí)現檔案信息的輸入與輸出。靜態(tài)檔案囊括了醫療設備從采購到報廢階段所有的相關(guān)資料，主要有以下四種資料形式：第一個(gè)是審批文件；第二個(gè)是紙質(zhì)資料；第三個(gè)是光盤(pán)或磁盤(pán)資料；第四個(gè)是影像資料。前兩種文件形式需要通過(guò)一定的技術(shù)處理使其生成數字化檔案，然后才能輸入信息管理平臺中，而后兩種文件形式可以直接作為電子文檔存儲到信息管理平臺中，這樣就可以對檔案資料進(jìn)行管理和檢索。動(dòng)態(tài)檔案囊括醫療設備在使用過(guò)程中產(chǎn)生的所有相關(guān)資料，它和其他檔案資料有一定的不同，隨機性非常強，比如設備的故障多種多樣。然而動(dòng)態(tài)檔案的信息化管理非常重要，這是作為故障分析的前提條件，做好故障預防工作可以在很大程度上縮短設備的停機時(shí)間，提高設備的利用率。所以必須要實(shí)現動(dòng)態(tài)檔案的網(wǎng)絡(luò )化管理，具體實(shí)現過(guò)程如下：首先，在使用過(guò)程中發(fā)現設備故障后，立即到網(wǎng)上進(jìn)行報修，申報者需要填寫(xiě)設備的基本信息，具體描述故障設備的狀態(tài)，再把這個(gè)報修單傳到醫學(xué)工程科；其次，醫學(xué)工程科查看設備報修單，根據故障描述檢查該醫療設備的具體情況，同時(shí)查閱設備的相關(guān)信息，確定能不能在院內維修，進(jìn)而科學(xué)地評估維修所花費的時(shí)間以及費用，告知報修故障科室評估結果，再協(xié)同該科室繼續開(kāi)展下一步的工作；最后，維修人員對出現故障的醫療設備進(jìn)行檢修，在完成檢修工作后，應當做好維修的記錄工作，不僅要詳細記錄維修人員的姓名以及故障的原因，而且還要詳細記錄設備維修費用以及時(shí)間，如果不是在院內維修，則應當要求維修單位提供對應的維修報告單。醫學(xué)工程科再修改設備的維修情況，方便各個(gè)科室的在線(xiàn)查詢(xún)。在平臺中形成檔案文件后，醫院的各個(gè)科室以及部門(mén)就可以隨時(shí)調用，并且還可以具體分析設備的工作狀態(tài)以及利用率。
5檔案信息自動(dòng)化管理系統在設備運行中的應用及發(fā)展前景
檔案信息化在設備運行中的應用主要體現在以下兩個(gè)方面：首先，設備檔案信息自動(dòng)化管理系統具有共享模式，醫院可以利用這個(gè)優(yōu)勢實(shí)現在線(xiàn)培訓。把各種型號醫療設備購置階段的所有資料上傳到信息管理平臺中，再把設備調試階段的所有資料也上傳到信息管理平臺中，這樣醫院的培訓對象就可以在線(xiàn)上直接瀏覽閱讀。這種培訓模式具有很大的優(yōu)勢：一方面可以有效提高培訓效率，另一方面使用者在不了解具體設備操作步驟的時(shí)候，可以即時(shí)查閱資料，從而減少工作誤差，減少設備的損壞。其次，可以提高醫療設備的維修效率，不斷更新設備的維修狀態(tài)。醫院在信息管理平臺中建立的維修記錄檔案，并不是固定不變的，而是從設備的購置階段開(kāi)始不斷的變化著(zhù)，為了能夠準確地掌握各種醫療設備型號的相關(guān)信息，需要詳細地記錄每一次的維修信息，不僅要詳細記錄設備的使用情況，還要詳細記錄設備的具體維修過(guò)程。除此之外還需要詳細記錄設備質(zhì)量控制報告等，使醫療設備的維修維護記錄處于一個(gè)動(dòng)態(tài)化的模式中。這樣維修人員才能全面掌握醫療設備的維修狀態(tài)，在設備出現故障時(shí)就可以通過(guò)查閱維修記錄，從而迅速地診斷出故障的原因，這樣就可以提高維修效率，并且還能在很大程度上延長(cháng)設備的使用壽命。計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)不斷的發(fā)展，醫院在對醫療設備檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理模式也發(fā)生了很大的變化，從初期的單機記錄到融入HIS，而檔案信息自動(dòng)化管理模式也將成為未來(lái)醫院檔案管理的一個(gè)重要手段，只有這樣才能進(jìn)一步實(shí)現數字化醫院。而在對數字化醫院進(jìn)行建設的時(shí)候，應當以實(shí)現各個(gè)醫院的檔案信息共享為目標，而不是把眼光局限于單個(gè)的醫院。當前大多數醫院采用的醫療設備管理系統，只是能夠給本醫院人員提供查詢(xún)以及檢索等功能服務(wù)，而不能把設備檔案信息共享到其他的醫院，這在很大程度上影響了醫療設備的利用率，使其不能充分運用在臨床醫療中。使各個(gè)醫院之間的設備檔案信息實(shí)現共享模式，具有非常大的優(yōu)勢，在建立一個(gè)設備檔案信息共享管理平臺后，每一個(gè)醫院中的工作人員都能進(jìn)入這個(gè)平臺，從平臺中查看其他醫院醫療設備的有關(guān)信息，還可以利用這個(gè)平臺對某種設備的使用效率進(jìn)行統計分析，從而了解設備產(chǎn)生的效益，全面掌握各種設備的性能。這樣醫院在采購醫療設備的時(shí)候，就可以結合本醫院的情況，分析購買(mǎi)哪一種型號的設備最合理。同時(shí)有了這樣一個(gè)信息共享平臺，醫院的維修人員就能更全面地了解某種設備有可能發(fā)生的故障，從而做好故障預防工作，更加迅速地診斷出故障類(lèi)別，從而大大縮短維修時(shí)間，有效降低維修費用，減少醫院的設備維修成本。
6結語(yǔ)
醫療設備檔案的管理涉及醫院未來(lái)的發(fā)展，因此應當做好醫療設備檔案的管理工作，進(jìn)一步完善檔案資料，實(shí)現檔案資料的動(dòng)態(tài)化管理。采用新型的管理模式，使設備檔案管理實(shí)現智能化，需要建立一個(gè)信息自動(dòng)化管理系統，利用先進(jìn)的計算機技術(shù)創(chuàng )建一個(gè)信息管理平臺，不斷更新設備檔案的相關(guān)資料，為查閱者提供一個(gè)全面客觀(guān)的信息，從而為后期設備的維修維護等工作提供參考。同時(shí)也可以從檔案中查閱各種型號設備的性能以及使用效益，結合醫院的具體情況，決定購買(mǎi)經(jīng)濟適用的設備，進(jìn)一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪費。
作者:盧捷婷 單位:廣州市第八人民醫院
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