處理積壓電子郵件的工作小竅門(mén)

處理積壓電子郵件的工作小竅門(mén)

　　快速轉變。無(wú)論你使用什么系統（例如，最重要最簡(jiǎn)單回復郵件優(yōu)先），你都可以自由的進(jìn)行轉換。"處理積壓郵件最糟糕的方式莫過(guò)于按照時(shí)間順序一封接一封的處理了——這種方法太過(guò)分散，這通常需要你多次的掃描郵件，而你將不可避免的感到厭惡和不知所措，并讓你錯過(guò)重要郵件。而且，這種方式需要的時(shí)間太長(cháng)了，"《從內到外的時(shí)間管理》的作者朱莉。摩根斯坦（JulieMorgenstern）說(shuō)。她建議選擇有意義的積極的類(lèi)別，例如"發(fā)送產(chǎn)品信息"或"會(huì )議日程"，或者根據發(fā)信人（客戶(hù)或老板）來(lái)區分郵件。

　　創(chuàng )建過(guò)濾或做標記。根據你使用的電子郵件系統，你可以過(guò)濾出直接發(fā)給你或者只發(fā)給你的信息（而不是只是抄送給你的郵件），或者標記出來(lái)自特定發(fā)信人的信息。"這些過(guò)濾器可以幫助讓某些特定的郵件在你的收件箱中凸顯出來(lái)。"時(shí)間管理顧問(wèn)佩吉。鄧肯（PeggyDuncan）說(shuō)，她是《利用良好習慣、規范以及Outlook2007來(lái)征服積壓的電子郵件》的作者。"分離這些重要的信息能夠幫助你找出需要優(yōu)先回復的郵件。"這樣的話(huà)，你就可以留出時(shí)間仔細檢查特定的文件夾，而不用來(lái)回滾動(dòng)鼠標滑輪。例如，你可以整個(gè)小時(shí)都專(zhuān)注在處理你老板的郵件，然后用另外的整塊時(shí)間來(lái)處理來(lái)自客戶(hù)的郵件。

　　搜尋垃圾郵件。這些天來(lái)，至少有幾個(gè)（或者幾十個(gè)）他們不需要的郵件列表吧？無(wú)論是新聞通訊，購物廣告或其他類(lèi)型的垃圾郵件，你可以快速的合并它們以提高效率。"你可以完全刪除它們，或者把它們轉移到某個(gè)設置的文件夾中，在你的收件夾完全整理后再處理它們，"效率專(zhuān)家安德魯。詹森（AndrewJensen）說(shuō)。

　　保持住你的動(dòng)力。要記住，你的目標就是要讓你的收件箱在你的掌控之下，而不是處理你收到的每一條消息。追求完美會(huì )放慢你的速度，甚至可能讓你在中途就放棄。"我們的目標并不是完成所有已分配給你的任務(wù)——而是處理你的收件箱并消除積壓，這樣你才能給回去工作，"效率顧問(wèn)克萊。赫伯特（ClayHebert）說(shuō)。

　　讓人們了解延遲的原因。這不一定能讓你緩慢的郵件回復變的更快，但是這能確保讓他們更好的接受。"當你給標記過(guò)的客戶(hù)和同事的郵件回復時(shí)，要因延遲而向他們道歉，"詹森說(shuō)。距離來(lái)說(shuō)，"要讓他們知道你受到了颶風(fēng)的影響，但你正在努力的恢復正常工作。這能夠讓那些精力旺盛并缺乏耐心的人給你一些喘息的時(shí)間，并給你更多的理解。"

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