如何輕松搞定電子郵件

如何輕松搞定電子郵件

如何輕松搞定電子郵件

說(shuō)起浪費時(shí)間的工作，電子郵件處理就屬于這樣一個(gè)巨大的黑洞。當然，我在這里指的并不是垃圾電子郵件(它帶來(lái)的問(wèn)題已經(jīng)非常嚴重)，而是人們用于取悅同事、員工以及客戶(hù)的常規電子郵件。

按照一份內部研究給出的結果，“通常情況下，員工僅在不能夠給自身業(yè)務(wù)帶來(lái)實(shí)際價(jià)值的內部電子郵件處理上面所花費的時(shí)間，平均每星期就達到了全部工作日的40%�！睋Q句話(huà)說(shuō)，如果這個(gè)數字是真實(shí)的話(huà)。這就意味著(zhù)，僅在處理電子郵件方面，每個(gè)星期人們都會(huì )浪費掉至少兩天的時(shí)間。 　　當然，大家現在再也不用擔心了。接下來(lái)，本文就會(huì )提供五種操作簡(jiǎn)單并且毫無(wú)副作用的實(shí)用方法來(lái)達到對電子郵件處理工作進(jìn)行有效控制的目標……這樣，大家就可以將節省下來(lái)的時(shí)間投入在其它方面實(shí)實(shí)在在的工作上了。 　　1、對現有電子郵件應用程序的既定設置進(jìn)行調整。

現在，我們就從最基礎的部分開(kāi)始做起。由于每一種電子郵件客戶(hù)端中都內建了不少實(shí)用功能，因而使用者如果可以對各種設置項目進(jìn)行適當調整的話(huà)，就能夠讓日常處理工作變得輕松很多。

舉例來(lái)說(shuō)，對于接收到的電子郵件，微軟Outlook就能夠應用“事前設置好的規則”;這其中就包括了，將它們分發(fā)到不同的文件夾，以便日后查看，根據發(fā)件人確定郵件應該獲得的優(yōu)先級別，或者直接刪除掉。盡管用來(lái)設定規則的使用界面并不那么正規，但還是屬于非常值得大家去努力掌握的技能。

同樣，谷歌Gmail 信箱也可以依據使用者的日常習慣來(lái)對電子郵件進(jìn)行相應處理。實(shí)際上，即便是蘋(píng)果iPhone智能手機里功能相對非常簡(jiǎn)陋的內置郵件客戶(hù)端也提供了最基本的垃圾郵件過(guò)濾選項。這就意味著(zhù)，只要使用者愿意在事前稍微花費幾分鐘來(lái)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)設置，就能夠節省下大量時(shí)間來(lái)。

2、對發(fā)件人的具體情況進(jìn)行更深入了解。

接下來(lái)，我們需要做的工作可能就有些復雜了。如果能夠做到知曉發(fā)件人到底是誰(shuí)的話(huà)，人們對于會(huì )引起關(guān)注的電子郵件的處理工作就可以變得更為容易了。在這里，一種方法就是對電子郵件進(jìn)行重點(diǎn)標注，并在網(wǎng)絡(luò )上進(jìn)行搜索，但存在的問(wèn)題就是操作起來(lái)非常麻煩。

當然，如果能夠做到利用應用程序來(lái)對接收到所有電子郵件的發(fā)件人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò )搜索的話(huà)，效果可能就會(huì )好很多。實(shí)際上，這種應用也有很多種，具體需要哪種需要取決于大家當前使用的具體電子郵件客戶(hù)端。

舉例來(lái)說(shuō)，谷歌Gmail 郵箱就可以采用Rapportive之類(lèi)的應用，而微軟Outlook電子郵件客戶(hù)端則能夠選擇鄰客音專(zhuān)用版之類(lèi)的工具。關(guān)鍵提示：由于微軟Outlook的基本設置里面并沒(méi)有包含所有必須部分，因而大家在使用的時(shí)間一定要確認選擇了自定義設置。

3、利用智能手機來(lái)作為過(guò)濾器。

對于絕大多數用戶(hù)來(lái)說(shuō)，由于已經(jīng)將智能手機與電子郵件帳戶(hù)關(guān)聯(lián)起來(lái)，從而就導致接受到的所有電子郵件都會(huì )被查看(或者想到)兩次。實(shí)際上，這種做法幾乎肯定就屬于非常浪費時(shí)間的情況。

因此，更明智的做法就應該是采用AwayFind之類(lèi)的應用程序來(lái)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)處理。它可以對收到的電子郵件進(jìn)行過(guò)濾，并在遇到屬于重要人士發(fā)出的情況時(shí)利用文字信息進(jìn)行專(zhuān)門(mén)提醒。

4、確保聯(lián)絡(luò )人列表可以及時(shí)自動(dòng)更新。

此外，在電子郵件處理工作中，另一項可以節約時(shí)間的實(shí)用措施就是對重要電子郵件中包含的客戶(hù)聯(lián)系信息進(jìn)行“匯總”。畢竟，人們只要花費兩三分鐘的時(shí)間就可以將信息剪切并粘貼到聯(lián)系人管理器，這屬于一件非常簡(jiǎn)單的事情。

老實(shí)說(shuō)，我真的不知道人們到底為什么會(huì )如此煩于處理這種相當無(wú)聊的文書(shū)工作。畢竟，根據使用客戶(hù)端的不同，現在就有不少應用工具可以為數據處理提供幫助。

我記得自己就看到過(guò)很多這樣的客戶(hù)信息管理系統，最近一位同事就向我推薦了WriteThatName，它可以支持谷歌Gmail 信箱、谷歌企業(yè)應用套件GoogleApps、微軟Outlook電子郵件客戶(hù)端、以及蓮花Lotus Notes。

5、將郵箱管理工作外包出去。

最后，我還將提供一條能夠確保電子郵件井井有條的最佳方案，這就是讓其它人代為進(jìn)行管理。據我所知，有家小公司的首席執行官就選擇讓自己的夫人來(lái)處理收到的所有信息，從而讓自己可以專(zhuān)注于應對客戶(hù)以及供應商的問(wèn)題。

此外，還有一種解決方案就是利用Sanebox之類(lèi)的綜合性工具來(lái)對電子郵件進(jìn)行全面管理。它可以在目前使用的電子郵件系統之上在添加幾個(gè)智能層來(lái)進(jìn)行控制。

當然，無(wú)論大家利用什么方法，決定花費半天的時(shí)間來(lái)進(jìn)行專(zhuān)門(mén)設置讓電子郵件處理工作耗費的時(shí)間得以減少。這里的目標都應該是減少花費在電子郵件處理工作之上的時(shí)間，而不是反而導致增加了自定義操作占用的時(shí)間。