職場(chǎng)禮儀中的信函禮儀

職場(chǎng)禮儀中的信函禮儀

　　職場(chǎng)禮儀，是指人們在職業(yè)場(chǎng)所中應當遵循的一系列禮儀規范。學(xué)會(huì )這些禮儀規范，將使一個(gè)人的職業(yè)形象大為提高。職業(yè)形象包括內在的和外在的兩種主要因素，而每一個(gè)職場(chǎng)人都需要樹(shù)立塑造并維護自我職業(yè)形象的意識。以下是小編精心為大家整理的職場(chǎng)禮儀中關(guān)于信函禮儀的相關(guān)內容，希望對大家有所幫助！

　　信函，又稱(chēng)書(shū)信，它是人類(lèi)最古老又最常用的一種溝通手段。時(shí)至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實(shí)用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱(chēng)公務(wù)信函。相對于普通書(shū)信，由于公務(wù)信函使用于正式場(chǎng)合，在禮儀方面通常有著(zhù)更為標準而規范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時(shí)，應注意言辭禮貌、表達清晰、內容完整、格式正確、行文簡(jiǎn)潔等五大要點(diǎn)。因為在英文里，禮貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正確(Correct)、簡(jiǎn)潔(Concise)等五個(gè)單詞皆以字母 C 打頭，故此這五大要點(diǎn)亦稱(chēng)做公務(wù)信函寫(xiě)作的 五C法則。

　　具體來(lái)講，使用公務(wù)信函時(shí)，主要應當在寫(xiě)作信函、應用信函等方面全面地運用禮儀規范，此外，寫(xiě)作電子信函也要注意遵守其禮儀規范。

　　一、寫(xiě)作信函

　　寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)，一定要對信函的內容與格式斟酌再三。以下五個(gè)具體問(wèn)題，尤須認真對待。

　　1.抬頭

　　一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結尾三部分構成。作為一封公務(wù)信函的開(kāi)端，抬頭決非可有可無(wú)，而是應當認真推敲。

　　抬頭的基本內容包括稱(chēng)謂語(yǔ)與提稱(chēng)語(yǔ)，二者均應根據具體對象具體對待，力求恰如其分。

　　一是稱(chēng)謂語(yǔ)準確。在寫(xiě)作信函抬頭時(shí)，應以稱(chēng)謂語(yǔ)稱(chēng)呼收信之人。在稱(chēng)呼收信者時(shí)，下列四點(diǎn)必須注意：

　　其一，姓名與頭銜必須正確無(wú)誤。在任何公務(wù)信函中，寫(xiě)錯收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱(chēng)呼收信者，有時(shí)可以只稱(chēng)其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無(wú)姓無(wú)名。

　　其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門(mén)作為抬頭中的稱(chēng)謂語(yǔ)。在許多時(shí)候，以有關(guān)單位或部門(mén)直接作為收信者在禮儀上是許可的。

　　其三，可以使用中性 名詞稱(chēng)呼收信者。當不清楚收信者的性別時(shí)，以 董事長(cháng) 、 經(jīng)理 、 主任 、 首席代表 等毋須辨別性別的中性稱(chēng)呼去稱(chēng)呼對方是比較穩妥的。

　　其四，切忌濫用稱(chēng)呼。初次致信他人時(shí)，千萬(wàn)不要濫用稱(chēng)呼。諸如 先生 、 小姐 一類(lèi)的稱(chēng)呼，在不清楚收信者性別時(shí)就不宜采用。不能圖省事，以 先生/小姐 去稱(chēng)呼收信者。不要亂用 閣下 、 老板 、 有關(guān)人士 這一類(lèi)專(zhuān)用性稱(chēng)呼。

　　二是提稱(chēng)語(yǔ)到位。在稱(chēng)謂語(yǔ)之前，有時(shí)需要使用提稱(chēng)語(yǔ)。所謂提稱(chēng)語(yǔ)，意即提高稱(chēng)謂語(yǔ)的詞語(yǔ)。在公務(wù)信函里使用提稱(chēng)語(yǔ)，關(guān)鍵是要到位。在一般情況下，公務(wù)信函里最標準的提稱(chēng)語(yǔ)是 尊敬的 。平常的公務(wù)信函，不使用提稱(chēng)語(yǔ)亦可。在社交場(chǎng)合所使用的 尊鑒 、 臺鑒 、 鈞鑒 等古典式提稱(chēng)語(yǔ)以及在涉外場(chǎng)合所使用的 親愛(ài)的 、 我的 等西洋式提稱(chēng)語(yǔ)，在普通的公務(wù)信函中一般均不宜使用。

　　2.正文

　　在公務(wù)信函里，正文是核心內容。寫(xiě)作正文時(shí)，一定要注意主題明確，合乎邏輯，層次清晰，語(yǔ)句通暢，文字正確，言簡(jiǎn)意賅。以下幾處要點(diǎn)，在寫(xiě)作公務(wù)信函的正文時(shí)尤須注意。

　　一是注意人稱(chēng)使用。在公務(wù)信函里，寫(xiě)作者所使用的人稱(chēng)頗為講究。若為了表示親切、自然，宜采用第一人稱(chēng)。若意在表示公事公辦、嚴肅正規，則可以采用第三人稱(chēng)。

　　二是主要內容前置。一封標準公務(wù)信函的內容，應當像一座倒置的金字塔，越是重要的內容越應當置于前面。因此，在正文的開(kāi)端，即應直言自己認為最應當告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。

　　三是篇幅刪繁就簡(jiǎn)。在任何情況下，一封拖沓冗長(cháng)的公務(wù)信函都會(huì )使人感到無(wú)比乏味，所以在寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)，一定要注意控制其篇幅，力求簡(jiǎn)明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等 四短 ，是寫(xiě)作公務(wù)信函時(shí)所必須恪守的鐵律。

　　四是一信只議一事。為了確保公務(wù)信函發(fā)揮功效，并且盡量縮短其篇幅，最好一信只議一事。這樣一來(lái)，不但可以突出主題，而且可以限制其篇幅。

　　五是語(yǔ)言平易近人。盡管公務(wù)信函使用的是書(shū)面語(yǔ)言，寫(xiě)作者亦應即盡量使之生動(dòng)、活潑、親切、自然，既不應令其過(guò)于粗俗，也不應使之曲高和寡。

　　六是信息正確無(wú)誤。公務(wù)信函所傳遞的信息，應確保正確無(wú)誤。為此應做到：避免寫(xiě)錯字、用錯標點(diǎn)符號;防止濫用成語(yǔ)、典故、外語(yǔ);過(guò)于生僻的詞語(yǔ)或易于產(chǎn)生歧義的舉例，也不宜采用。

　　七是書(shū)面干凈整潔。一般來(lái)說(shuō)，正式的公務(wù)信函最好打印，而不是手寫(xiě)，這樣可確保其書(shū)面的干凈整潔。即使需要手寫(xiě)時(shí)，亦應避免隨意涂抹、填補。另外，不要在行、格之外寫(xiě)字，不要掉字，不要以漢語(yǔ)拼音代替生字。

　　八是防止泄露機密。普通的公務(wù)信函，不應在其字里行間直接或間接地涉及商業(yè)秘密。若打算將其郵寄或快遞時(shí)，尤須注意此點(diǎn)。

　　3.結尾

　　在公務(wù)信函里，作為最后一部分的結尾，寫(xiě)作上的基本要求是全面而具體。大體上說(shuō)，公務(wù)信函的結尾又由下述六個(gè)具體部分所構成：

　　一是祝頌語(yǔ)。它是寫(xiě)信者對收信者所進(jìn)行的例行祝福，其內容大都約定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。

　　二是附問(wèn)語(yǔ)。它是指寫(xiě)信者附帶問(wèn)候收信者周?chē)�人士，或代替自己周�(chē)�人士�?wèn)候收信者。附問(wèn)語(yǔ)可用可不用。

　　三是補述語(yǔ)。它是正文寫(xiě)完后，尚需補充的內容，故又稱(chēng)附言。一般的公務(wù)信函，最好不用補述語(yǔ)。如需使用補述語(yǔ)時(shí)應注意三點(diǎn)：?jiǎn)巫植怀尚?單行不成頁(yè);字數不宜多。

　　四是署名。在公務(wù)信函里，署名宜為寫(xiě)信者全名。必要時(shí)，亦可同時(shí)署上其行政職務(wù)與職稱(chēng)、學(xué)銜。若為打印信函，最好由署名者本人在信上親筆簽名。

　　五是日期。在署名之后，應注明寫(xiě)信的具體日期。為鄭重其事，所署日期越具體越好。至少要寫(xiě)明 某年某月某日 ，必要時(shí)還應注明 某年某月某日某時(shí) 。

　　六是附件。在一些公務(wù)信函的結尾，往往附有其他有關(guān)文件。附件通常應置于公務(wù)信函之后，但其具體件數、頁(yè)數、名稱(chēng)均應在信中一一注明，以便收信者核對查閱。

　　4.封文

　　交封郵寄、快遞的公務(wù)信函均應書(shū)寫(xiě)封文。在寫(xiě)作封文時(shí)，不僅應當認真，而且必須遵守其基本規范。對以下五點(diǎn)尤應重視。

　　一是地址詳盡。寫(xiě)作封文時(shí)，為了保證收信者及時(shí)收到信函，或者信函退回時(shí)不致丟失，一定要將收信者與寄信者雙方的具體地址仔細寫(xiě)明。不僅要寫(xiě)上省、市、區、街道、門(mén)牌號碼，而且還應寫(xiě)上單位、部門(mén)。

　　二是姓名正確。在封文上，收信者與寄信者的姓名均應書(shū)寫(xiě)正確。以單位、部門(mén)作為收寄者時(shí)，亦應注明其正確的全稱(chēng)。

　　三是慎用雅語(yǔ)。正式信函的封文上，往往要使用一些雅語(yǔ)。它們皆有一定之規，不可濫用。它具體包括：其一，郵遞員對收信者的稱(chēng)呼。它們寫(xiě)在收信者姓名之后，如 小姐 、 先生 、 老師 等。它并非寫(xiě)信者對收信者的稱(chēng)呼，故此不宜使用 大人 、 賢侄 之類(lèi)。其二，啟封詞。它是敬請收信者拆啟信封的禮貌語(yǔ)，如 啟 、 鈞啟 、 收啟 等，通常寫(xiě)在收信者姓名與郵遞員對其稱(chēng)呼之后。其三，緘封詞。它表示寄信者封閉信函時(shí)的恭敬之意，如 緘 、 謹緘 等等，緘封詞均應寫(xiě)在寄信者姓名之后。凡不封口的信函，沒(méi)有必要多此一舉。

　　四是郵編勿缺。正式交付郵寄的公務(wù)信函，一定要正確注明收信地址與寄信地址的郵政編碼。缺少郵編或郵編不正確的公務(wù)信函，有可能晚到甚至丟失。

　　五是格式標準。封文寫(xiě)作，通常都有一定的格式可依。橫式信封有橫式信封的寫(xiě)法，豎式信封有豎式信封的寫(xiě)法;國內信函有國內信函的封文格式，國際信函有國際信函的封文格式。寫(xiě)作公務(wù)信函的封文時(shí)，必須認真地照此辦理。

　　5.工具

　　寫(xiě)作公務(wù)信函，尤其是手寫(xiě)信函時(shí)，必須借助于一些必要的工具。使用這些工具時(shí)，應符合基本的禮儀規范。下面，著(zhù)重介紹一些手寫(xiě)信函對其所用工具的基本要求。

　　一是信箋。信箋又叫信紙。公務(wù)信函所使用的信箋，應當規格統一，紙質(zhì)上乘，美觀(guān)大方，統一印制。通常不宜使用外單位信箋寫(xiě)作公務(wù)信函，也不要使用本單位信箋寫(xiě)作私信。

　　二是信封。公務(wù)信函所使用的信封，可以是市場(chǎng)上出售的標準信封，也可以是本單位統一印制的專(zhuān)用信封。不宜自制信封寄發(fā)公務(wù)信函，或是利用其他單位用過(guò)的信封寄發(fā)本單位的公務(wù)信函。公務(wù)信函信封的大小，宜與其容量相稱(chēng)。它的紙質(zhì)、色彩，最好與信箋相匹配。

　　三是筆具。手寫(xiě)公務(wù)信函時(shí)，通常應使用鋼筆或毛筆。如果以鉛筆、圓珠筆來(lái)寫(xiě)，往往會(huì )令人感覺(jué)不夠正式。

　　四是墨水。用毛筆寫(xiě)信，宜用黑色墨汁;用鋼筆寫(xiě)信，則宜用黑色或藍黑色墨水。純藍色的墨水因其字跡難以持久保存，故不應使用。使用其他彩色墨水，則有嘩眾取寵之嫌，亦不可取。

　　二、應用信函

　　在公務(wù)交往中，信函應根據實(shí)際需要和具體情況來(lái)使用。因其具體用途不同，職員所常用的聯(lián)絡(luò )函、通知函、確認函、感謝函、推薦函、拒絕函等等，在寫(xiě)作上往往又有一些各自不同的要求。具體應用不同類(lèi)型的公務(wù)信函時(shí)，既要遵守其共同要求，又要兼顧其各自獨具的特征。

　　1.聯(lián)絡(luò )函

　　聯(lián)絡(luò )函，又稱(chēng)保持接觸函，它是平時(shí)用以培養客戶(hù)關(guān)系、與客戶(hù)保持聯(lián)絡(luò )的一種專(zhuān)用信函。使用聯(lián)絡(luò )函的目的，不僅意在證明自己的存在，而且也是為了與客戶(hù)保持接觸，并借此培養對方對自己的好感，加深對方對自己的印象。一般而言，應當定期向客戶(hù)寄發(fā)聯(lián)絡(luò )函。寫(xiě)作聯(lián)絡(luò )函，通常有以下五個(gè)要點(diǎn)應當注意：

　　一是尋找適當的去信借口。這樣一來(lái)，就不會(huì )讓對方覺(jué)得不可思議。祝賀節日、生日，寄送簡(jiǎn)報，都是不錯的借口。

　　二是扼要介紹自己的狀況。向對方通報自己及所在單位的發(fā)展變化，可以使對方對自己及所在單位加深了解。

　　三是要表達對對方的關(guān)注。在介紹自己的狀況之前，可以先向對方表達自己誠摯的關(guān)心。例如，可告知自己對對方成就的了解，或為此祝賀對方等等。

　　四是相機表示合作的意圖。在聯(lián)絡(luò )函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對方進(jìn)行進(jìn)一步交往、合作的意圖。

　　五是靈活掌握友善的分寸。聯(lián)絡(luò )函并非直奔主題的業(yè)務(wù)函，因此其篇幅宜短，語(yǔ)氣宜友善，主題宜放在聯(lián)絡(luò )之上。

　　2.通知函

　　通知函，又稱(chēng)告知函。它主要用以向外界通報某項事務(wù)處理的具體情況，或是某項業(yè)務(wù)的具體進(jìn)展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發(fā)揮聯(lián)絡(luò )函的作用。寫(xiě)作通知函時(shí)，應注意下列五個(gè)要點(diǎn)：

　　一是重在介紹客觀(guān)情況。通知函的主要作用，是向有關(guān)方面通報事態(tài)的發(fā)展、變化，而并非就此展開(kāi)討論或進(jìn)行爭論。

　　二是注意介紹的連續性。在介紹當前狀況時(shí)，通知函要注意與此前函件的呼應，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。

　　三是通報己方今后計劃。在介紹客觀(guān)事態(tài)的同時(shí)，亦應告知收信者己方的對策以及已經(jīng)采取的行動(dòng)。

　　四是促進(jìn)彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動(dòng)收信方與寄信方的合作。

　　五是表達含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對方參與，在表達上都要委婉含蓄。要力戒語(yǔ)氣生硬，強人所難，或者嘮嘮叨叨。

　　3.確認函

　　確認函，在此是指專(zhuān)為確認某事而向交往對象所寄送的信函。在公務(wù)交往中，確認函是最為常用的信函之一。因為確認函意在對某種事實(shí)、某種意向進(jìn)行確定，所以它在寫(xiě)作上具有更高的規范性要求。寫(xiě)作確認函，應對下列五點(diǎn)多加注意：

　　一是明確應予確認的有關(guān)事項。此項內容是確認函關(guān)鍵內容所在，故應反復核對，確保不發(fā)生任何差錯。

　　二是逐一列出相應的附加條件。凡對所確認的事項附加各項具體條件的，在確認函里應向收信者予以明確。

　　三是陳述己方對此的基本立場(chǎng)。在確認函之中，確認方應再次承諾自己遵守約定，絕不隨意對此反復，或是臨場(chǎng)變卦。

　　四是要求收信方對此予以確認。在一般情況下，確認方均會(huì )在確認函中要求對方對此進(jìn)行確認。具體的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上簽署意見(jiàn)。

　　五是在信函末尾正式署名。正規的確認函，均需有關(guān)人員或相關(guān)單位的負責人在其末尾親筆簽署自己的姓名。有時(shí)，往往需要聯(lián)合署名，或由單位法人代表親自署名。必要時(shí)，還須加蓋本單位公章。

　　4.感謝函

　　在公務(wù)交往中，感謝函是指專(zhuān)為感謝某人或某單位而寫(xiě)作的信函。一般而言，收到禮品、出席宴會(huì )、得到關(guān)照之后，均應寄出專(zhuān)門(mén)的感謝函。一封恰如其分的感謝函，往往可以顯示寫(xiě)作者的教養。寫(xiě)作感謝函，通常應注意以下四點(diǎn)：

　　一是內容簡(jiǎn)練。一封感謝函，往往不必長(cháng)篇宏論，喋喋不休。只要在信中將自己的感謝之意表達清楚了，即使只寫(xiě)三五句話(huà)亦可。

　　二是面面俱到。很多時(shí)候，在感謝函中應當致謝的對象不止一人，那么一定要向所有應予感謝者一一致謝，千萬(wàn)不要有所遺漏。

　　三是盡量手寫(xiě)。為了表示自己的真心實(shí)意，感謝函要盡量親自動(dòng)筆撰寫(xiě)，而不要打印。在任何時(shí)候，一封當事人的親筆信，都會(huì )使人產(chǎn)生親切感。

　　四是盡早寄達。在一般情況下，感謝函實(shí)效性很強。它最好是在有關(guān)事件發(fā)生后24小時(shí)之內寄出，并應盡量使之早日寄達。

　　5.推薦函

　　推薦函，在此是指專(zhuān)為向其他單位推薦某位人士而使用的信函。在求職應聘時(shí)，一封有力度的推薦函，往往有助于被推薦者脫穎而出。寫(xiě)作推薦函，主要需要兼顧下述四個(gè)方面：

　　一是介紹自身情況。在推薦函的開(kāi)始部分，寫(xiě)作者應簡(jiǎn)述一下自己的情況，并對自己與被推薦者之間的關(guān)系略加說(shuō)明。

　　二是評價(jià)被推薦者。這部分是推薦信的主要內容，在此，應當全面而客觀(guān)地介紹被推薦者的基本情況，尤其是其能力、閱歷、特長(cháng)與業(yè)績(jì)。與此同時(shí)，還應對被推薦者做出自己的評價(jià)。

　　三是感謝收信之人。在推薦函中，不應忽略對收信者的問(wèn)候與感謝。這一部分，絕對不可缺少。

　　四是附有背景材料。為了便于用人單位及其負責人對被推薦者有進(jìn)一步的深入了解，在推薦函之后一般還應附有被推薦者的簡(jiǎn)歷、證書(shū)等個(gè)人背景材料。

　　6.拒絕函

　　拒絕函，在此是指為拒絕外人或外單位的某項請求而使用的信函。在所有的公務(wù)信函里，拒絕函大概算是最難寫(xiě)作的一種。它的難以把握之處在于，既要正式拒絕對方，又要保證不會(huì )因此而損害雙方關(guān)系，寫(xiě)作拒絕函，大致上有下列四點(diǎn)注意事項：

　　一是當機立斷。使用拒絕函，一般非常講究實(shí)效。若無(wú)特殊原因，應當當機立斷，盡早拒絕對方。一拖再拖，往往會(huì )令對方產(chǎn)生其他想法。

　　二是具體說(shuō)明。在拒絕函里，應當對拒絕的具體事項予以明確。不要一概而論、含糊不清、模棱兩可，那樣搞不好就會(huì )耽誤事情。

　　三是闡明原因。對于拒絕對方的具體原因，最好要在拒絕函里認真地進(jìn)行說(shuō)明，以便使對方心服口服，不會(huì )為此而影響雙方的關(guān)系。

　　四是表達歉意。必要的話(huà)，在拒絕函里應向被拒絕者表達己方的歉意。此外，還應懇請對方今后繼續與自己保持聯(lián)絡(luò )。

　　三、電子信函

　　隨著(zhù)現代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公務(wù)信函中逐漸出現了一系列利用電子媒介的新的形式，例如，電報、電傳、傳真、電子郵件等等，它們均可稱(chēng)為電子信函。除了遵守一般信函的禮儀規范之外，電子信函還有自己的一些獨特要求。下面，主要對當今在公務(wù)交往中普遍應用的傳真與電子郵件的相關(guān)禮儀略加介紹：

　　1.傳真

　　傳真通常是指利用光電效應，通過(guò)專(zhuān)用的裝置將信函、文件、圖片等的真跡傳遞給遠方聯(lián)絡(luò )對象的一種通訊方式。用以傳真的專(zhuān)用裝置，一般叫做傳真機。傳真的優(yōu)點(diǎn)，主要是操作簡(jiǎn)便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，因此頗受人們的青睞。在公務(wù)交往中使用傳真時(shí)，下列幾個(gè)方面的禮儀規范務(wù)必遵守：

　　一是內容簡(jiǎn)單明了。與普通信函相比，傳真所需費用較高，因此在撰寫(xiě)傳真稿時(shí)，既要使之全面、具體，言之有物，又要使其簡(jiǎn)明扼要。正式發(fā)送傳真之前，應將可有可無(wú)的詞句統統刪去。

　　二是字跡清晰易辨。出于技術(shù)上的原因，傳真在傳送過(guò)程中容易變得模糊不清，所以在準備傳真稿時(shí)，一定要盡量使稿件的字體、行距、圖表等清晰易辨，避免因人為原因而導致其 失真 。

　　三是形式規范得體。發(fā)送傳真前，務(wù)必使之形式規范得體。未經(jīng)允許，不要發(fā)送過(guò)長(cháng)或保密的傳真。若是正式傳真，應首先標有名稱(chēng)，并在上面寫(xiě)明接收人所在單位、部門(mén)的名稱(chēng)，接受人姓名、職務(wù)、電話(huà)號碼等等。發(fā)送傳真所用的紙張，應為帶有本單位名稱(chēng)的正式公文紙。在傳真時(shí)，一般均應附有一頁(yè)封面，并注明頁(yè)碼。若傳送急件，應于封面之上注明。在傳真最后，應注上發(fā)送的具體日期與時(shí)間。此外，還可以附有備注，例如， 切盼3月1日17時(shí)之前答復。

　　四是附有聯(lián)絡(luò )方式。為便于交往雙方及時(shí)進(jìn)行聯(lián)絡(luò )，在發(fā)送傳真時(shí)，應在上面注有發(fā)送者的有效聯(lián)絡(luò )方式，例如，發(fā)送者單位、部門(mén)的名稱(chēng)，發(fā)送者的姓名與職務(wù)，發(fā)送者的傳真與電話(huà)號碼，傳送傳真過(guò)程之中一旦出現問(wèn)題時(shí)可以使用的聯(lián)系電話(huà)的號碼等等。

　　五是提前進(jìn)行通報。發(fā)送傳真前，應先向接收者進(jìn)行通報，并征得對方的同意。如果對方有規定的開(kāi)啟傳真機的時(shí)間，一般應予遵守。如果對方正在等候其他重要傳真，或者對方傳真與電話(huà)使用同一線(xiàn)路且正在忙碌，盡量不要給對方忙中添亂。如果對方傳真機無(wú)人值守，不預先通報而傳送過(guò)去的傳真就有可能不會(huì )被接收者及時(shí)收到。

　　六是謹防騷擾他人。發(fā)送傳真，大都屬于需要急辦之事。若非緊急的文件、信函，最好不要使用傳真。個(gè)人私事，亦不宜使用單位傳真機對外傳送。利用傳真開(kāi)展宣傳、促銷(xiāo)活動(dòng)時(shí)，一定要把握好量與度。假使接收者對此不感任何興趣，則有關(guān)的傳真大可少發(fā)或不發(fā)。不要忘記，泛濫的 垃圾傳真 是不受歡迎的。

　　七是及時(shí)進(jìn)行處理。接收到外來(lái)的傳真之后，應對其進(jìn)行及時(shí)處理。首先，應告知發(fā)送者;傳真業(yè)已收到。其次，應對傳真所涉事項進(jìn)行辦理，或交由有關(guān)部門(mén)、有關(guān)人員辦理。最后，鑒于傳真件不宜久存，應對其重要的內容進(jìn)行復制。

　　2.電子郵件

　　電子郵件又叫電子函件，它是指利用互聯(lián)網(wǎng)所傳遞的郵件。隨著(zhù)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件正在迅速普及，并且在公務(wù)交往中得到了越來(lái)越廣泛的運用。使用電子郵件時(shí)，下列三個(gè)方面的禮儀規范應當認真加以遵守：

　　一是認真準備。

　　使用電子郵件，必須認真做好各項必要的準備：

　　其一，主題明確。與重要的普通信函一樣，電子信函亦應每一封只有一個(gè)主題，并且最后標有令人一目了然的名稱(chēng)。

　　其二，篇幅短小。由于電子郵件需要利用互聯(lián)網(wǎng)傳送和接收，為防止收發(fā)出現問(wèn)題，電子郵件的內容應短小精悍。

　　其三，語(yǔ)言直白。商用的電子郵件并非網(wǎng)友們的網(wǎng)上聊天，因此其所用語(yǔ)言應通俗易懂。要少用生詞、怪字或自造的網(wǎng)絡(luò )用語(yǔ)。凡引用的數據、資料，應注明出處。

　　二是切勿濫用。

　　互聯(lián)網(wǎng)是一個(gè)虛擬世界。在網(wǎng)上發(fā)送電子郵件時(shí)，職員應保持清醒的頭腦。要注意以下兩個(gè)問(wèn)題：

　　其一，電子郵件并非萬(wàn)能。必須意識到，在絕大多數情況下，使用電子郵件進(jìn)行溝通，并不一定比直接會(huì )面或使用電話(huà)進(jìn)行溝通的效果更好。

　　其二，不宜濫發(fā) 電子垃圾 。使用電子郵件時(shí)，職員必須注意，不宜利用工作之便，利用單位的網(wǎng)絡(luò )向外界濫發(fā)電子郵件。泛濫的電子郵件俗稱(chēng) 電子垃圾 ，十分令人反感。

　　三是注意安全。

　　在公務(wù)交往中使用電子郵件時(shí)，既要確保信息傳送渠道暢通無(wú)阻，又要自覺(jué)維護網(wǎng)絡(luò )安全。以下五點(diǎn)，職員需要謹記：

　　其一，不要充當駭客。利用單位網(wǎng)絡(luò )充當駭客，往往不僅不會(huì )受人欽佩，反而會(huì )影響單位的業(yè)務(wù)及形象。

　　其二，不要濫交網(wǎng)友�；ヂ�(lián)網(wǎng)上魚(yú)龍混雜，濫發(fā)電子郵件、濫交網(wǎng)友，往往于己不利。

　　其三，不要弄虛作假。使用電子郵件，一定要講究社會(huì )公德。切勿借此傳播虛假信息，或是散布流言蜚語(yǔ)。

　　其四，不要胡亂刪除。對自己信箱之內的電子郵件應及時(shí)進(jìn)行處理。該回復的回復，該刪除的刪除，但對重要單位或個(gè)人的電子郵箱地址一定要妥善保存。

　　其五，不要涉及機密。利用電子郵件傳遞秘密資訊，其安全性往往難以保證。

　　拓展：信函商務(wù)禮儀

　　一、完整

　　在寫(xiě)信時(shí)，為了避免傳輸錯誤信息，務(wù)必使書(shū)信的基本內容“按部就班”、完整無(wú)缺。

　　例如，在信文中提到收到對方來(lái)信，或是在末尾落款時(shí)，不可一筆帶過(guò)，而應準確到具體日期。一般要求寫(xiě)明何月何日，必要時(shí)還須寫(xiě)明何年何月何日何時(shí)。

　　在書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，雙方的郵編不可缺少。另外，在書(shū)寫(xiě)收信人及發(fā)信人地址時(shí)，要力求其完整，而不宜采用簡(jiǎn)稱(chēng)。惟有如此，方能確保書(shū)信被及時(shí)送達，或是因故被退還時(shí)不至于丟失。

　　二、清楚

　　書(shū)寫(xiě)信函時(shí)，必須使之清晰可辨。要做到這一點(diǎn)，須注意以下四個(gè)方面：

　�。�1）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。

　�。�2）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。

　�。�3）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時(shí)候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫(xiě)信，紅色、紫色、綠色、純藍等色彩的墨水也最好別用。

　�。�4）在書(shū)信里敘事表意時(shí)，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫(xiě)商務(wù)信函要特別注意的一點(diǎn)。

　　三、簡(jiǎn)潔

　　寫(xiě)信如同作文一樣，同樣講究言簡(jiǎn)意賅、適可而止。在一般情況下，寫(xiě)信應當“有事言事，言罷即止”，切勿洋洋灑灑、無(wú)休無(wú)止。

　　當然應當避免為使書(shū)信簡(jiǎn)潔而矯枉過(guò)正，走向另一個(gè)極端，過(guò)分地惜墨如金，而使書(shū)信通篇冰冷乏味。

　　四、正確

　　在寫(xiě)信時(shí)，不論是稱(chēng)呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無(wú)誤。

　　在信中，杜絕出現錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語(yǔ)拼音或外文替代不會(huì )寫(xiě)的字。

　　在書(shū)寫(xiě)收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱(chēng)時(shí)，不允許出現任何差錯。

　　書(shū)寫(xiě)信封時(shí)，在收信人姓名之后書(shū)寫(xiě)的稱(chēng)呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是專(zhuān)供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對收信人所用的稱(chēng)呼，因此像“大人”、“愛(ài)妻”、“小弟”之類(lèi)的私人稱(chēng)呼，是不宜出現的。

　　五、禮貌

　　寫(xiě)信人在寫(xiě)信時(shí)，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向對方表達自己的恭敬之意。其中的一個(gè)重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語(yǔ)。

　　例如，在信文前段稱(chēng)呼收信人時(shí)，可使用諸如“尊敬的”、“敬愛(ài)的”一類(lèi)提稱(chēng)詞。對對方的問(wèn)候必不可少，對對方親友亦應依禮致意。在信文后段，還應使用規范的祝福語(yǔ)，等等。