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公司秘書(shū)做好時(shí)間管理
摘要：因此，秘書(shū)應該努力掌握時(shí)間管理的藝術(shù)，懂得時(shí)間管理的原則和方法及一些小竅門(mén)，切實(shí)提高工作效率和工作質(zhì)量。秘書(shū)的時(shí)間管理主要分為兩個(gè)部分：第一部分要替上級掌控時(shí)間，也就是要時(shí)時(shí)提醒領(lǐng)導“時(shí)間到了”；第二部分是要規劃好自己的時(shí)間，以免時(shí)間分配不均。
談時(shí)間管理，首先要弄明白時(shí)間是一個(gè)什么東西。時(shí)鐘的發(fā)明，使時(shí)間有了一個(gè)具體地表達和傳遞，人類(lèi)也似乎抓住和掌握了時(shí)間。但事實(shí)上，時(shí)間在時(shí)間中流逝，時(shí)鐘的發(fā)明只是讓我們更加真切地感受到時(shí)間斗轉星移，卻始終無(wú)法阻止時(shí)間無(wú)可奈何花落去的流逝。時(shí)光穿梭機只是一種美好的想象，時(shí)間總是不經(jīng)意間在我們手中眼皮底下偷偷地溜走，不以任何人的意志而停留�！耙淮绻怅幰淮缃�，寸金難買(mǎi)寸光陰�！睍r(shí)間是物質(zhì)運動(dòng)的順序性和持續性，具有供給毫無(wú)彈性、無(wú)法積蓄、無(wú)法取代和無(wú)法失而復得等四個(gè)特性，就像一個(gè)神秘的精靈，來(lái)無(wú)影去無(wú)蹤，不可回溯、無(wú)法暫停，不能買(mǎi)賣(mài)也無(wú)法替代,是一項重要的無(wú)法再生的特殊資源。時(shí)間管理就是讓時(shí)間發(fā)揮到最高價(jià)值�！皶r(shí)間就是生命”，是我們每個(gè)人公平擁有的資產(chǎn)。研究表明：一個(gè)效率糟糕的人與一個(gè)高效的人工作效率相差可達10倍以上，成功人士的共同點(diǎn)之一就是善于高效的運用時(shí)間，因此，任何人想成功，都必須懂得時(shí)間管理。我們永遠無(wú)法抓住時(shí)間，也不能左右時(shí)間前進(jìn)的步伐，但我們可以合理地支配時(shí)間。時(shí)間管理并不是去管理時(shí)間，而是在有限的時(shí)間內，緊密?chē)@目標，高效、有序地執行計劃，圓滿(mǎn)地完成任務(wù)，在有限的精力與時(shí)間下，做出最大的產(chǎn)出，獲得最滿(mǎn)意的工作成果，其本質(zhì)是人生的自我管理，其意義在于計劃時(shí)間、做好確定目標、自我管理的工作，減少浪費時(shí)間的因素，使時(shí)間經(jīng)濟效益發(fā)揮到最大。好的時(shí)間管理，可以有效地發(fā)揮所長(cháng)，更節省人力成本，可減輕工作壓力，事半功倍，提早完成工作。
秘書(shū)作為自然人，與從事其他工作的人一樣，要做好工作必須加強時(shí)間管理，明確目標任務(wù)、分清輕重緩急，科學(xué)合理地分配時(shí)間，有計劃有組織地工作，
重要事情包括會(huì )影響群體利益的事情、上級關(guān)注的事情、會(huì )影響績(jì)效考核的事情。秘書(shū)要想做有效的時(shí)間管理，必須把自己當天要做的事記錄下來(lái)，把時(shí)間優(yōu)先順序安排好，參照“四象限”時(shí)間管理法，對時(shí)間進(jìn)行分配，把最重要的事排在最前面，最急的事排在其次，然后再安排不重要的事，最后才安排不急的事，做好輕重緩急，合理安排時(shí)間，才能提高工作效益，實(shí)現時(shí)間增值。
同時(shí)秘書(shū)作為社會(huì )人，其獨特的工作性質(zhì)使其時(shí)間管理具有特殊性。秘書(shū)自己本身的時(shí)間安排往往是被動(dòng)的、從屬的，必須隨時(shí)根據所服務(wù)領(lǐng)導（上司、雇主）的時(shí)間進(jìn)行調整。秘書(shū)沒(méi)有自己的時(shí)間，領(lǐng)導下班沒(méi)有走，秘書(shū)就不應該走，領(lǐng)導周末加班，秘書(shū)就要跟著(zhù)加班。所以，秘書(shū)的時(shí)間管理除了要進(jìn)行自我的時(shí)間管理之外，更重要的是要協(xié)同領(lǐng)導，科學(xué)合理的安排好領(lǐng)導的活動(dòng)等，確保領(lǐng)導公務(wù)活動(dòng)順利地運轉。
秘書(shū)時(shí)間管理必須計劃先行。凡事“豫則立、不豫則壞”，這強調了計劃的重要性。對于秘書(shū)來(lái)說(shuō)，做好計劃顯得尤為重要。一般來(lái)說(shuō)，計劃按照實(shí)施時(shí)間的長(cháng)短和遠近可分為日計劃、周計劃、月計劃，甚至是季度、年度計劃、五年規劃等。秘書(shū)必須對領(lǐng)導一周、每一天的活動(dòng)及時(shí)進(jìn)行安排，列好活動(dòng)計劃表，以防止活動(dòng)時(shí)間發(fā)生沖突或重要活動(dòng)疏漏。每周周末，秘書(shū)要將下一周領(lǐng)導要召開(kāi)的會(huì )議、參加的活動(dòng)、找什么人談話(huà)，列出一個(gè)時(shí)間表來(lái)，及時(shí)交由領(lǐng)導審定，然后按照領(lǐng)導審定的計劃表去落實(shí)，如果遇到特殊情況需要進(jìn)行必要的更改和變動(dòng)時(shí)，要及時(shí)向領(lǐng)導反饋并征得領(lǐng)導的同意。除了一周安排表，很多秘書(shū)還應該有一個(gè)每天安排表。像我每天都會(huì )在晚上一個(gè)相對固定的時(shí)間，把第二天工作的具體時(shí)間、地點(diǎn)以及注意事項（包括參加的會(huì )是否需要領(lǐng)導講話(huà)、參加的活動(dòng)是否需要穿正裝等），通過(guò)手機短信的方式報給領(lǐng)導，這樣既可以提醒領(lǐng)導，也可以跟領(lǐng)導溝通一下會(huì )不會(huì )有什么新的變化。同時(shí)我還把短信發(fā)給領(lǐng)導的司機，讓司機也掌握情況，必要的時(shí)候司機也能提醒領(lǐng)導。
當然，在制定計劃表時(shí)，一定要安排得適時(shí)和得當，做到疏密結合，勞逸結合，這樣才能保證工作的質(zhì)量和效率。就像農業(yè)上常用的“間作套種”的科學(xué)種田方法，實(shí)踐證明，連續幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會(huì )下降很多，因為同一種作物吸收的是同一類(lèi)養分，長(cháng)此以往，地力就會(huì )枯竭。人的腦力和體力也像土地一樣，必須每隔一段時(shí)間就變換不同的工作內容，做到勞逸結合，張弛有度，例如有時(shí)候上午已經(jīng)安排了一個(gè)大會(huì )，那么下午就盡可能別再安排開(kāi)會(huì )了，可能安排得輕松一些，讓領(lǐng)導處理一下公務(wù)，理一理思緒，會(huì )議可以安排在第二天，這樣人的腦力和體力才可以得到有效的調劑和放松，從而確保領(lǐng)導工作計劃的落實(shí)執行。
秘書(shū)時(shí)間管理必須抓住重點(diǎn)。時(shí)間管理的重點(diǎn)不在于管理時(shí)間，而在于如何分配時(shí)間。你永遠沒(méi)有時(shí)間做每件事，但你永遠有時(shí)間做對你來(lái)說(shuō)最重要的事。特別是領(lǐng)導，每天都有大大小小的會(huì )要開(kāi)，有各種各樣的活動(dòng)要參加，但領(lǐng)導的精力和時(shí)間畢竟有限，這就要求秘書(shū)在進(jìn)行時(shí)間管理，為領(lǐng)導安排活動(dòng)時(shí)一定要抓住重點(diǎn)，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問(wèn)題，讓領(lǐng)導把主要的精力重點(diǎn)放在處理重要事務(wù)上，這樣就會(huì )像機器的主軸帶動(dòng)整個(gè)機器運轉那樣，促使其他的事情按時(shí)完成。
一般來(lái)說(shuō)，什么人要見(jiàn)領(lǐng)導，各單位邀請領(lǐng)導參加活動(dòng)，首先都要與秘書(shū)聯(lián)系，這就要求秘書(shū)一定要幫領(lǐng)導把關(guān)，對領(lǐng)導的活動(dòng)什么必須安排、什么不應安排，什么活動(dòng)可以多安排一些，什么活動(dòng)應該少安排一些，秘書(shū)自己也要從領(lǐng)導的身份地位和社會(huì )影響方面去考慮，為領(lǐng)導提出意見(jiàn)和建議，切實(shí)為領(lǐng)導減輕負擔。一般情況下，像一些涉及國計民生，涉及群眾利益的會(huì )議和活動(dòng)，如慰問(wèn)幫扶困難群眾、植樹(shù)造林等，能安排的應該盡量安排，領(lǐng)導參加這些活動(dòng)能夠收到正面的、積極的社會(huì )效果和示范帶頭作用。而一些商業(yè)性質(zhì)的活動(dòng)、一般的普通應酬、無(wú)關(guān)緊要的會(huì )議等，如一個(gè)小小的聯(lián)誼會(huì )，一個(gè)普通商業(yè)性項目的落成，秘書(shū)應該能擋駕的就幫領(lǐng)導擋駕，能推掉的就主動(dòng)幫領(lǐng)導推辭。
秘書(shū)時(shí)間管理必須統籌兼顧。在現實(shí)工作中，領(lǐng)導平時(shí)的活動(dòng)都是非常繁忙，很多時(shí)候領(lǐng)導的時(shí)間安排，往往不是一個(gè)領(lǐng)導自己的事，而是經(jīng)常會(huì )涉及到多個(gè)領(lǐng)導的時(shí)間相互協(xié)調，既包括協(xié)調領(lǐng)導的時(shí)間，還包括協(xié)調活動(dòng)（會(huì )議）的時(shí)間。例如一位副市長(cháng)已經(jīng)安排好時(shí)間召開(kāi)XX會(huì )議，但由于市長(cháng)也剛好同一時(shí)間召開(kāi)另一個(gè)與該副市長(cháng)有關(guān)的會(huì )議，需要該副市長(cháng)參加，這時(shí)候秘書(shū)就要及時(shí)地將情況報告該副市長(cháng)，一般情況下該副市長(cháng)就要調整自己的時(shí)間以適應市長(cháng)的時(shí)間。有時(shí)候還經(jīng)常碰到這樣的情況，就是兩個(gè)活動(dòng)或接待等同時(shí)進(jìn)行而且同樣重要都需要領(lǐng)導參加，這時(shí)候秘書(shū)就要及時(shí)將問(wèn)題提出來(lái)并協(xié)調，一方面看看有沒(méi)有可能其中一個(gè)活動(dòng)改期，如果不行則協(xié)調另一領(lǐng)導代表參加，如果時(shí)間無(wú)法更改也協(xié)調不了其他領(lǐng)導參加，則需要秘書(shū)進(jìn)一步協(xié)調，統籌兼顧，把兩個(gè)活動(dòng)的地方盡可能安排得近一些并盡可能地錯開(kāi)一些時(shí)間，以便領(lǐng)導兩頭跑，兩邊都兼顧一下。
秘書(shū)時(shí)間管理必須留出時(shí)間。秘書(shū)在為領(lǐng)導安排時(shí)間時(shí)要注意為領(lǐng)導留出機動(dòng)時(shí)間，避免用各種活動(dòng)把一天的時(shí)間排滿(mǎn)。如果把每天的時(shí)間都排滿(mǎn)而沒(méi)有留出一點(diǎn)“機動(dòng)時(shí)間”，出現意外情況，領(lǐng)導就不得不放棄計劃中的工作，來(lái)處理突發(fā)事件，而今日未完成的工作，就必須加進(jìn)明日的工作表中，這樣就打亂了計劃，使后面的工作壓力不斷加大。每天為領(lǐng)導留些“機動(dòng)時(shí)間”，即使沒(méi)有發(fā)生突發(fā)事件，領(lǐng)導也可利用“機動(dòng)時(shí)間”處理一些較次要的問(wèn)題；或與下屬聯(lián)絡(luò )一下感情；也可休息一會(huì )，考慮一天工作中的得失等。這樣，領(lǐng)導就可緊張而又不失輕松地完成一天的工作，從容地面對明天。
一、秘書(shū)時(shí)間管理中存在的問(wèn)題
1、工作目標不明確，如果不清楚自己的行為目標，那么，要想有效地管理時(shí)間是十分困難的。除了一些日常工作，秘書(shū)還有很多臨時(shí)性的事務(wù)要處理，如果沒(méi)有明確的工作目標，就好比無(wú)頭蒼蠅，整天忙得團團轉，還不知道自己在干些什么，到頭來(lái)一些重要的工作或是應該在某個(gè)時(shí)段完成的工作沒(méi)有完成，影響了下一步工作的開(kāi)展。
2、工作計劃性不強，有些秘書(shū)的工作計劃性不強，或者說(shuō)沒(méi)有計劃，整天忙于應付，工作起來(lái)手忙腳亂，經(jīng)常被日常工作搞得暈頭轉向，工作效率大打折扣，自己覺(jué)得很忙很累，其實(shí)不然。
3、工作任務(wù)的延期現代社會(huì )是一個(gè)高速發(fā)展的社會(huì )，辦公室秘書(shū)工作不再是以前人們說(shuō)的那樣：一杯茶，一張報紙打發(fā)時(shí)間，而應該高速有效地運轉，注重效能。由于秘書(shū)工作任務(wù)繁重，有些秘書(shū)做事總是拖拖拉拉，把應該馬上做的事情一貫地往后拖，而每天又會(huì )有新的工作任務(wù)，新舊任務(wù)交織在一起，就可能導致工作雜亂無(wú)章，丟三落四。
二、秘書(shū)時(shí)間管理的原則
1、管理時(shí)間就是管理你的生命。人生最寶貴的資源就是時(shí)間，管理時(shí)間，就是管理你的生
命。時(shí)間管理要區分戰略和戰術(shù)兩個(gè)層次。首先做好戰略管理，包括時(shí)間要實(shí)現的整體目標與價(jià)值，經(jīng)常做方向性的調整，用戰略來(lái)指導戰術(shù)管理。要涉及長(cháng)遠和近期兩個(gè)尺度，近期時(shí)間安排要服務(wù)于長(cháng)遠規劃。時(shí)間的利用要使工作價(jià)值最大化，要通過(guò)管理使時(shí)間富�；�。要敢于打破常規，以創(chuàng )新方式利用時(shí)間。比如，利用走路時(shí)思考，帶問(wèn)題入睡，啟動(dòng)潛意識創(chuàng )新，讓空閑時(shí)間成為寧靜的享受。
2、減少不必要的時(shí)間浪費。首先，要改變無(wú)意義的思考及行動(dòng)的習慣。曾經(jīng)引起“水
平思考”風(fēng)潮的思考心理學(xué)者狄伯諾，最近提出了“五分鐘思考法”：最初一分鐘———決定目標及課題，次兩分鐘———思考的擴張及探求，最后兩分鐘———應整理思緒，定出結論。如此嚴格地限制時(shí)間，反而能使精神集中，更有助于解決問(wèn)題。另外，秘書(shū)還應消除工作中浪費時(shí)間的因素，如做事方法千篇一律、限制自己一次只做一件事、不利用黃金時(shí)間等等。
3、掌握時(shí)間的有序性。所謂有序性就是先做什么后做什么，要有條理，不能窮于應付。這種有序性要體現在時(shí)間的計劃安排之中。工作時(shí)間的順序確定一般說(shuō)來(lái)要注重將來(lái)而不是注重過(guò)去，要著(zhù)重于機會(huì )而非著(zhù)重于困難，要選擇認定的方向而不輕易地受環(huán)境影響，要以
創(chuàng )造性為先，而不僅僅追求穩當和易辦。
4、注意事情的輕重緩急。秘書(shū)在擬定時(shí)間計劃表的時(shí)候，必須區分重要事情和一般事情。首先應把要做的事依據重要程度加以排列，先安排重要的事情，要注意抓住關(guān)鍵性的工作，同時(shí)還要注意用最佳的時(shí)間安排最重要的工作。根據自己的“生物鐘”，用精力最旺盛的時(shí)
間處理最重要的工作。
三、秘書(shū)時(shí)間管理的方法
1、目標計劃管理法。目標是秘書(shū)時(shí)間運用的基礎，工作目標不明確就會(huì )迷失方向。秘書(shū)要有較強的把握工作目標的能力，并能事先作好周密的工作計劃，事先作好周密的計劃是節省時(shí)間最好的辦法。如果在工作開(kāi)始前多花幾分鐘思考，可能會(huì )為下一步工作的開(kāi)展節省幾個(gè)小時(shí)的時(shí)間。如每年年末制定下一年度工作計劃，每季季末制定下季度工作計劃，每月月末制定下月工作計劃，每周周末制定下周工作計劃。同時(shí)要養成記錄自己實(shí)際耗用時(shí)間的習慣，一般是當時(shí)作出記錄，不得已的情況下可事后回憶補記，盡量做到事前控制；或準備一個(gè)待辦事項清單、時(shí)間記錄本或效率手冊，以事本上標注當天或預定工，電子記事本設置發(fā)
聲裝置以便及時(shí)提醒。
2、工作分類(lèi)法。將工作按輕重緩急分為：(（緊急、重要）、)（次要）、*（一般）三類(lèi)，以便于安排各項工作的優(yōu)先順序，粗略估計各項工作時(shí)間和占用百分比。在工作中記載實(shí)際耗用時(shí)間，對比每日計劃時(shí)間與實(shí)際耗用時(shí)間，分析時(shí)間運用效率；重新調整自己的時(shí)間安排，更有效地工作。將日常工作與非日常工作區分開(kāi)來(lái)，先將日常工作的時(shí)間大體固定下來(lái)，然后再合理地安排其他事務(wù)，以避免不必要的混亂和相互干擾。如果發(fā)現有一些事情反復或有規律地出現，就采用“批處理”的方式進(jìn)行操作，將大大提高工作安排上的科學(xué)性。
3、將工作內容交錯安排。為了高效地利用時(shí)間，切實(shí)提高工作效率，秘書(shū)人員應把一
天的工作內容交錯安排，以提高效率。這是因為長(cháng)時(shí)間持續同一個(gè)活動(dòng)內容，大腦細胞長(cháng)時(shí)間授受一種信息刺激，會(huì )導致工作效率降低。如果穿插進(jìn)行其他內容的活動(dòng)，人體原有的興奮區產(chǎn)生抑制點(diǎn)，在其他部位出現新的興奮區，就會(huì )提高工作效率。
四、秘書(shū)時(shí)間管理的竅門(mén)
1、提高說(shuō)話(huà)效率。言簡(jiǎn)意賅的表達不但節約自己的時(shí)間，更能夠節約他人的時(shí)間。任何場(chǎng)合的羅嗦、離題和無(wú)休止的爭執都是大忌。
2、下班前幾分鐘，整理好你的辦公桌，清清爽爽地回家。辦公桌、電腦都很容易成為堆積過(guò)量資料的地方，每天只要用下班前幾分鐘時(shí)間進(jìn)行簡(jiǎn)單整理，往往能取得事半功倍的效果，至少能為第二天工作的開(kāi)展做好準備，便于在第一時(shí)間里，搜尋到自己隨時(shí)所需的物品，省卻在關(guān)鍵時(shí)刻帶來(lái)的麻煩，提高工作效率和工作質(zhì)量。
3、為處理突發(fā)事務(wù)預留時(shí)間。如果將所有的時(shí)間都排得滿(mǎn)滿(mǎn)的，那么一旦出現意外或臨時(shí)性的工作，整個(gè)原定計劃就會(huì )被打亂，從而使整個(gè)工作都不能順利進(jìn)行。所以，在時(shí)間管理的過(guò)程中，還需為處理意外的不確定性事件預留時(shí)間。
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