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檔案的基礎工作與檔案管理現代化的建設
[摘 要]檔案管理實(shí)現現代化是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必然趨勢。在社會(huì )新形勢下，檔案在管理過(guò)程中如何實(shí)現現代化呢？這就需要我們在實(shí)際工作中加強基礎工作，提高其管理水平。本文從當前檔案管理基礎工作實(shí)施中存在的問(wèn)題出發(fā)，淺要論述了加強基礎工作的措施，從而推動(dòng)檔案管理實(shí)現現代化，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。
[關(guān)鍵詞]基礎工作；檔案管理；現代化；前提
檔案主要記載著(zhù)人類(lèi)文明、重要實(shí)踐活動(dòng)、科研成果等各種信息，具有非常高的價(jià)值，是推動(dòng)社會(huì )進(jìn)步與發(fā)展的重要動(dòng)力。隨著(zhù)社會(huì )的發(fā)展，檔案信息越來(lái)越多，加大了管理者的工作難度。在信息時(shí)代，要想保證檔案管理實(shí)現現代化，就需要我們在實(shí)際工作中加強基礎工作，提高其管理水平，將各種先進(jìn)的信息技術(shù)應用在其中，這樣才能夠達到目的，推動(dòng)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。由此看來(lái)，基礎工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。
一、當前檔案管理基礎工作實(shí)施的現狀及問(wèn)題
二、加強基礎工作有利于提高檔案管理水平
通過(guò)實(shí)踐經(jīng)驗證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對檔案信息進(jìn)行管理。
1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查
對于館藏信息進(jìn)行全面復查是實(shí)現檔案管理規范化的首要工作。目前，大多數檔案館在對當心信息進(jìn)行管理的過(guò)程中都不會(huì )進(jìn)行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進(jìn)行全面普查，針對于其中已經(jīng)過(guò)期或者無(wú)用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。
2、案卷重新組合，實(shí)現檔案信息管理的規范化
在檔案館內，有大部分案卷過(guò)厚，內容相對較為混雜，這就需要管理者對其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁(yè)碼或者沒(méi)有案卷標題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規范化。通過(guò)對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現現代化與自動(dòng)化。
3、對案卷統一分類(lèi)，方便用戶(hù)對檔案信息的檢索
在檔案管理工作中，通過(guò)計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的應用有利于用戶(hù)對檔案信息的檢索，因此再來(lái)滿(mǎn)足用戶(hù)的需求，管理者在對案卷進(jìn)行管理的過(guò)程中必須要嚴格按照國家現行的相關(guān)規定編制一套完善的分類(lèi)規則，然后嚴格按照這一規則進(jìn)行分類(lèi)，并統一檔案信息的分類(lèi)號，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現規范化與標準化，達到理想的管理效果。
4、規范題名保證檢索查準率
檔案的分類(lèi)號保證了檢索查全率，而題名準確才能保證檢索的查準率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準因此在著(zhù)錄時(shí)要統一規范題名。凡是要求批復的文件寫(xiě)“請示”，凡不要求批復的文件則寫(xiě)“報告”等等這樣就可在檢索中區分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。
三、加快數據準備推進(jìn)檔案現代化管理進(jìn)程
在檔案管理基礎工作的各個(gè)環(huán)節中，計算機數據的準備工作是一個(gè)大工程，尤其是對于那些建館時(shí)間較長(cháng)的綜合性檔案館來(lái)講，由于館藏案卷多著(zhù)錄工作不僅量大而且復雜，如果沒(méi)有一整套規范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會(huì )使計算機因數據準備不足而無(wú)法使用，甚至直接影響檔案管理工作現代化的進(jìn)展速度。
1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)
檔案管理的一個(gè)重要目的，就是要使檔案為社會(huì )所用。而實(shí)現計算機管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計算機管理的過(guò)程中，應先根據各全宗的重要程度、價(jià)值大小、利用率高低和是否開(kāi)放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊，將那些可以開(kāi)放的核心檔案和社會(huì )利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計算機化的進(jìn)程和提高社會(huì )利用的效率。
2、分級次著(zhù)錄，省時(shí)省力
在著(zhù)錄過(guò)程中，可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著(zhù)錄，即：將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級著(zhù)錄，對那些一卷內幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著(zhù)錄，而對那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著(zhù)錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內容和特征，而且也可以減少著(zhù)錄條目和錄入條目既節約了時(shí)間、人力與財力又提高了效率。
3、分門(mén)別類(lèi)，充分利用檔案原基礎
對于那些案卷基礎較好又具備全引目錄的案卷，在著(zhù)錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計算機程序將人名、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入，然后用計算機統一給出分類(lèi)號。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎，可以減少著(zhù)錄環(huán)節，大大地提高著(zhù)錄速度。
四、結束語(yǔ)
近年來(lái)我們在推進(jìn)檔案管理現代化的進(jìn)程中，通過(guò)實(shí)行標準化、規范化的工作，提高了檔案管理工作水平，并已初步建成了計算機檢索體系，為實(shí)行計算機管理打下了扎實(shí)的基礎。
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